Анализ системы документационного обеспечения управления персоналом в МЭС Урала

 

1. Работа с контрольными документами. 

1.1. Контроль исполнения документов, поступивших в адрес МЭС Урала почтой, по АСУД из исполнительного аппарата ОАО «ФСК ЕЭС» и ОРД МЭС Урала  осуществляется специалистами ОУД МЭС Урала.  

1.2. Контроль включает: постановку на контроль (создание резолюций со сроком исполнения в АСУД в течение 8 рабочих часов после подписания документа, либо получения документа (поручения) в МЭС Урала на исполнение, мониторинг и регулирование хода исполнения, снятие с контроля, направление исполненного документа в архив, информирование руководителей и ответственных исполнителей о наступлении контрольного срока в целях своевременного и качественного исполнения поручений, зафиксированных в документах: за 5 дней и за 1 день до наступления контрольного срока исполнения.

1.3. Ответственность за своевременное исполнение поручений, выданных по контрольным документам ОАО «ФСК ЕЭС», МЭС Урала и качество подготовленных документов несёт исполнитель поручения.

1.4. Руководитель структурного подразделения обязан систематически рассматривать состояние исполнительской дисциплины по контрольным документам, а также по документам, поступившим в адрес структурного подразделения и требующим исполнения и подготовки ответа.

1.5.Генеральный директор МЭС Урала имеет право принять решение о применении дисциплинарного взыскания к работникам, необоснованно нарушившим сроки исполнения документов и своевременно не принявшим меры к решению вопросов, поставленных в документе.

1.6.В целях эффективного выполнения поручений и напоминания об исполнении контрольного документа исполнителю в АСУД приходит уведомление о приближении срока исполнения поручения по документу.

Если последний день срока исполнения документа приходится на нерабочий день, то документ подлежит исполнению не позднее рабочего дня, предшествующего нерабочему дню.

1.7.Если по каким-либо объективным или субъективным причинам невозможно исполнение контрольных поручений в указанные сроки, исполнитель обязан не позднее, чем за 2 рабочих дня до наступления контрольного срока представить служебную записку на имя руководителя, выдавшего контрольное поручение, либо на имя руководителя, выполняющего контроль исполнения поручения. Если документ стоит на контроле в ОАО «ФСК ЕЭС», служебную записку необходимо согласовать с ОУД.

  В служебной записке необходимо  отразить причины невыполнения  в срок контрольного поручения  и определить конкретную дату (новый контрольный срок) исполнения  контрольного документа.

1.7.1. Руководитель, выдавший контрольное поручение, рассматривает служебную записку и назначает новый контрольный срок по поручению. О перенесении срока выполнения поручения исполнитель сообщает в ОУД.

1.8. В случае если исполнитель, которому выдано контрольное поручение, считает, что поручение не относится к его компетенции, он обязан в течение 8 рабочих часов с момента получения документа сообщить об этом руководителю ОУД для перенаправления контрольного поручения по функциональной принадлежности (либо для согласования с руководителем, выдавшим поручение, о назначении другого ответственного исполнителя).

Если по истечении 8 рабочих часов информация о необходимости перенаправления контрольного поручения не поступила в ОУД, то оно считается принятым к исполнению и подлежит обязательному исполнению тем исполнителем, которому первоначально было выдано поручение.

В случае если контрольное поручение необходимо выполнить немедленно (со сроком исполнения менее 8 часов), а исполнитель считает, что поручение не относится к его компетенции, то он обязан немедленно по получении документа сообщить об этом начальнику ОУД.

1.9. При завершении исполнения документа, полученного на исполнение:

• прикрепить в АСУД отчет об исполнении поручения не позднее срока, установленного на карточке документа (поручения) (через графу «Отчет» кнопка «Создать», при необходимости, вложив документальное подтверждение исполнения контрольного поручения на закладку «Связанные документы» в карточке «Резолюции» путем кнопки «Добавить из хранилища/Добавить внешний документ») и завершить задание в АСУД (через кнопку «Завершить»);

Представленный отчет должен быть полным и изложен таким образом, чтобы автор поручения и или контролер, к которому отчет направляется на одобрение или снятие с контроля, оперативно смогли принять решение о снятии с контроля, переносе срока или направлении поручения на доработку. 

• при условии, если не требуется отчет - завершить задание в АСУД (через кнопку «Завершить»).

После этого документ поступает на снятие с контроля руководителю, выдавшему контрольное поручение. Отчёты о выполнении контрольных поручений ОРД МЭС Урала, поступают в ОУД и снимаются с контроля либо направляются на «Доработку» после согласования представленного отчёта с автором поручения или заказчиком работ.

1.10.Запрещено отправлять отчет по контрольному поручению отдельным исходящим письмом  (во избежание дублирования отчета исходящим письмом).

 

2. Cроки исполнения документов (поручений).

2.1. Сроки исполнения входящих документов исчисляются в календарных днях, начиная с даты получения документа (поручения) или направления первого поручения.

2.2. Поручения с фиксированной в АСУД датой исполнения подлежат исполнению в указанный срок.

2.3. Парламентские запросы, запросы членов Совета Федерации, депутатские запросы, поручения Правительства Российской Федерации, Минэнерго России и иных министерств и ведомств подлежат исполнению строго в соответствии со сроками, указанными в запросе, или не позднее, чем через 15 календарных дней с даты их получения.

2.4. Остальные документы (поручения) подлежат исполнению в течение  
30 календарных дней с даты  получения документа.

2.5. В целях обеспечения выполнения в срок контрольного документа (поручения) исполнителю в АСУД приходит уведомление о приближении срока исполнения за 5, 3 и 1 рабочий день до наступления контрольного срока исполнения.

 

 

3.Определение ответственности по документам (поручениям).

3.1. Ответственные исполнители (заместители Генерального директора МЭС Урала, директора ПМЭС, руководители структурных подразделений) несут персональную ответственность и обязаны:

- рассматривать документы, поставленные на контроль, в день их поступления или направления первого поручения, документы с пометкой «СРОЧНО» - незамедлительно;

- строго соблюдать установленные  контрольные сроки исполнения  по документам (поручениям), поставленным  на централизованный контроль;

- своевременно согласовывать (подписывать) служебные записки о переносе  срока исполнения контрольных  поручений или отчетов об исполнении  поручений, поставленных на централизованный контроль;

- по выданным поручениям, контролируемым  «в Подразделении» своевременно  устанавливать сроки исполнения  и назначать ответственных исполнителей, в т.ч. за свод, либо назначать  ответственного за контроль исполнения;

- своевременно представлять отчет  об исполнении поручения и  завершать задания в АСУД;

- строго соблюдать порядок переноса  срока исполнения поручений, находящихся  на централизованном контроле, установленный  в п. 1.7.раздела III настоящей Инструкции по делопроизводству;

- переадресовывать поручения, не  входящие в компетенцию, а также  перенаправлять их в соответствии  с установленными сроками и  порядком другому ответственному  исполнителю. согласно п. 1.8 раздела III настоящей Инструкции по делопроизводству;

- согласовывать проекты документов (ОРД, протоколы совещаний, поручения, технические задания, закупочная  документация, акты приемки законченных  строительством объектов, договоры, дополнительные соглашения, акты  выполненных работ/накладные, а также  проекты исходящих документов) в  установленные локальными нормативными  актами Общества сроки, а также  своевременно представлять инициаторам  замечания (предложения) по доработке  проекта документа на закладке «Комментарии», либо путем размещения предложений (замечаний) на закладке «Связанные документы»;

- осуществлять комплексный сутевой  контроль за ходом исполнения  организационно-распорядительных документов  Общества, по которым на руководителя  возложен контроль;

- оперативно рассматривать (либо  выдавать соответствующие поручения) в АСУД запросы (резолюции) работников  Группы контроля и Отдела ОРД касательно подтверждения качества исполнения выданного поручения и согласовывать возможность снятия с контроля документов (поручений), а также представлять комментарии о причине несогласования;

- систематически рассматривать  состояние исполнительской дисциплины (в т.ч. случаи нарушения исполнительской  дисциплины) по документам (поручениям), поступившим в адрес курируемого  Блока, направления, структурного подразделения  Общества, которые требуют исполнения  и подготовки отчета (ответа);

- неукоснительно выполнять требования, установленные настоящей Инструкцией по делопроизводству и принимать меры воздействия к исполнителям, нарушившим (периодически нарушающим) требования настоящей Инструкции по делопроизводству.

3.2. Начальник ОУД и специалисты ОУД обязаны:

- своевременно рассматривать, ставить  на централизованный «Контроль», а также создавать и рассылать резолюции в адрес ответственных исполнителей по поручениям ОАО «ФСК ЕЭС», Генерального директора МЭС Урала, его заместителей;

• обеспечивать постоянный общий контроль соблюдения сроков исполнения ОРД ОАО «ФСК ЕЭС», МЭС Урала, протоколов совещаний и поручений Председателя Правления, Генерального директора МЭС Урала и его заместителей, поставленных на централизованный «Контроль»;
• ежемесячно, до 5 числа месяца, следующего за отчетным, направлять в адрес первых заместителей Генерального директора сводные данные о нарушении исполнительской дисциплины за прошедший  месяц в подведомственных Блоках управления;
• информировать Генерального директора о состоянии исполнительской дисциплины в рамках ежеквартального отчета об исполнении поручений ОАО «ФСК ЕЭС» и МЭС Урала.

3.3. Работники ОУД несут персональную ответственность и обязаны:

- ставить на централизованный «Контроль», создавать и рассылать в АСУД резолюции по протоколам совещаний и поручениям Председателя Правления в адрес ответственных исполнителей в течение одного рабочего дня с даты получения в АСУД зарегистрированного документа; 

- фиксировать изменения в АСУД  по документам (поручениям), поставленным на «Контроль» (включая изменение контрольных сроков) с внесением комментариев в течение одного рабочего дня с даты получения подтверждающей резолюции (информации) от автора поручения/начальника ОУД;

• осуществлять постоянный контроль, мониторинг и регулирование хода исполнения документов (поручений) в соответствии с установленными контрольными сроками;

- рассматривать  в течение одного рабочего  дня (в случае срочности исполнения -  незамедлительно) в АСУД проекты  отчетов, служебных записок о  переносе срока исполнения либо  о переадресации поручений;

• рассматривать в АСУД представленный исполнителем на одобрение отчет, согласовывать, снимать с контроля либо вносить комментарии (замечания) и отклонять на доработку.

- снимать с контроля  поручение в АСУД только при  фактическом исполнении поручения  и одобрении отчета автором  поручения либо в соответствии  с указанием начальника ОУД;

- после фактического исполнения и снятия с контроля всех резолюций по входящему документу направить (списать) его в архив, сделав соответствующую запись о том, на основании чего документ снят с централизованного контроля в поле «отметки Канцелярии» регистрационной карточке документа;

- сформировать и поддерживать  в актуальном состоянии внутренний  реестр по контролируемым работником  документам (поручениям);

-  информировать ответственных  исполнителей устно, по электронной  почте или посредством резолюций  в рамках АСУД о просроченных (наступивших) контрольных сроках  по документам (поручениям) с указанием  мер воздействия, предусмотренных  требованиями к контролю в Обществе;

- ежемесячно  до 1 числа месяца следующего за  отчетным представлять достоверную  и полную информацию заместителям генерального директора по направлениям о просроченных поручениях, находящихся на централизованном  контроле и  исполнителях, нарушивших контрольные сроки исполнения по документам (поручениям) за прошедший месяц для формирования сводных данных и направления Генеральному директору;

- работники ОУД, контролирующие исполнение поручений, имеют право направлять в АСУД запросы (резолюции) в адрес руководителей МЭС Урала (на которых возложен контроль за исполнением документа или поручения) касательно подтверждения качества исполнения выданного поручения;

- выполнять  требования, установленные разделом  III настоящей Инструкции по делопроизводству, в рамках своей компетенции.

3.4. Сотрудники ОУД,  делопроизводители  Генерального директора, заместителей Генерального директора:

- передавать непосредственным руководителям входящие документы, приказы Общества, протоколы совещаний и поручения Председателя Правления, поставленные на централизованный «Контроль», в день их поступления, а документы (поручения) с пометкой «СРОЧНО» - незамедлительно;