Використання грошових коштів

При заповненні касового ордера, дуже важливо, щоб в ньому були заповнені  всі реквізити.

В  прибуткових ордерах, що оформляються на загальну суму проведених підприємством  касових операцій (отримання готівки з банку по чеку і оприбутковування їх в касі і т.п.), реквізит «Отримав» не заповнюється.

В прибутковому ордері обов'язково указується підстава для його складання (див. табл.. 2.3), і  в реквізиті «Додаток»  перераховуються прикладені до нього  документи, на яких ставиться штамп або напис «Сплачено» з вказівкою дати (число, місяць, рік).

Таблиця 2.3.

Документи, які служать підставою  для оформлення прибуткових  касових  ордерів

Господарська операція	Підстава
Надходження торгової виручки	—
Отримання грошових коштів з банку	Корінець  чеки  чекової  книжки
Оплата покупцем за реалізовану  йому продукцію	Накладна, акт, рахунок
Повернення невикористаних підзвітних сум	Звіт про використовування засобів
Погашення недостач за наслідками інвентаризації	Акт результатів інвентаризації і виписування з протоколу збору комісії
Оприбутковування надлишку засобів за наслідками інвентаризації каси	Акт результатів інвентаризації і виписування з протоколу  зборів комісії
Внесення до статутного фонду підприємства готівки	Статут або протокол зборів учасників

 

Прибуткові касові ордери повинні  бути підписані головним бухгалтером  або особою, уповноваженою керівником підприємства.

Виправлення в прибуткових документах не дозволяються.

Прибутковий касовий ордер повинен заповнюватися в одному екземплярі. Особі, що здає грошові кошти в касу, видається завірена відтисненням печатки цього підприємства квитанція (є відривною частиною прибуткового касового ордера) за підписами головного бухгалтера або працівника підприємства, уповноваженого на це керівником. Прибутковий касовий ордер по якому отримана готівка, залишається в касі, реєструється в Журналі реєстрації прибуткових і витратних касових документів (ф. № КО-з або № КО-за).

Видача готівки. Видача готівки  з каси здійснюється на підставі витратних касових ордерів (типова форма № КО-2) або відповідним чином оформлених розрахунково – платіжних відомостей, підписаних керівником і головним бухгалтером підприємства або працівником підприємства, уповноваженим на це керівником.

До видаткових ордерів можуть додаватися документи (заяви на видачу готівки, рахунки, звіти про використовування засобів, розрахунки і т.п.).

Якщо на доданих до видаткових касових  ордерів документах, заявах, рахунках тощо є дозвільний напис керівника  підприємства, то його підпис на видаткових касових ордерах не є обов'язковим.

Видача готівки окремим фізичним особам (як працівникам, не так і  не працівникам підприємства) по видатковому  касовому ордеру або видатковії відомості  здійснюється тільки при пред'явленні ними паспорта або документа, що його замінює. При цьому у видатковому ордері обов'язково повинні бути записані його назва, номер, ким і коли він виданий.

Фізична особа розписується у витратному касовому ордері або витратній відомості  про отримання готівки з вказівкою отриманої суми (гривень — словами, копійок — цифрами), використовуючи чорнильну або кулькову ручку з чорнилом темного кольору. Якщо витратна відомість складена на видачу готівки декільком особам, то одержувачі також пред'являють паспорти або замінюючі їх документи і розписуються у відповідній графі документа.

Для виведення залишку готівки  в касі не приймаються видаткові  касові ордери або видаткові відомості, в яких видача готівки з каси не підтверджена підписом одержувача.

Особи, яких немає в штатному розкладі підприємства, наявні видаються по видаткових касових ордерах, виписуваних окремо на кожну особу або по окремій видатковій відомості.

У видатвоких ордерах, що оформляються на загальну суму проведених підприємством  касових операцій (видача готівки по витратних відомостях, здача готівки в банк), реквізит «Отримав» не заповнюється.

Видачу готівки касир здійснює тільки особі, вказаній у видатковому  документі. Виняток становлять випадки, коли готівка видається за дорученням.

Якщо готівка видається за дорученням, в тексті видаткового ордера після прізвища, імені і по батькові одержувача готівки, бухгалтер указує прізвище, ім'я і по батькові особи, якій довірено отримати готівку. У разі видачі готівки по витратній відомості перед підписом в отриманні грошей касир робить в ній напис «За дорученням».

Довіреність залишається у касира і додається до видаткового касового ордера або видаткової відомості.

Видаткові документи відразу ж  після видачі по них готівки підписує касир, а на прикладених до них документах ставить штамп або напис «Сплачено» з вказівкою дати (число, місяць, рік).

У видатковому ордері обов'язково указуються документи, які є підставою  для його складання (див. табл.. 2.4), а  в реквізиті «Додаток» перераховуються  прикладені до нього документи.

Таблиця 2.4

Документи, які є підставою для  оформлення видаткових  касових  ордерів

Господарська операція	Підстава
Здача наявної виручки  в банк:
— самостійно	Оголошення  на внесення  готівки
— шляхом інкасації	Супровідна відомість
Видача під звіт на господарські потреби	Наказ керівника підприємства
Видача під звіт на відрядження	Наказ керівника підприємства
Виплата забортної платні, допомог матеріальної допомоги	Платіжна (розрахунково-платіжна) відомість

Видача готівки по витратному касовому ордеру може проводитися тільки в день складання документа. Виправлення у витратних документах не допускаються.

Видача з каси коштів на оплату праці своїм найманим працівникам  підприємство може проводити із засобів, отриманих в банку або з  виручки.

Раніше було встановлено, що підприємства, що мають податковий борг, здійснюють виплату заробітної платні виключно за рахунок засобів отриманих  в установах банків. З наявної  виручки такі виплати проводити  заборонялося. Зараз подібної заборони не існує. Тобто ніяких обмежень по виплатах з виручки для підприємств, які мають податковий борг Положення №637 [6] не містить.

Наявні кошти, отримані підприємством  в установі банку для виплат, що відносяться до фонду оплати праці, а також пенсій, стипендій, дивідендів можуть зберігатися понад встановлений ліміт каси протягом 3 робочих днів включаючи день отримання готівки в банку (в сумі, вказаній в переданих в касу платіжних (розрахунково -платіжних) відомостях).

Для проведення цих виплат працівникам  віддалених відособлених підрозділів підприємств залізничного транспорту і морських портів готівка може зберігатися в їх касах понад встановлений ліміт каси протягом п'яти робочих днів, включаючи день отримання готівки в банку. Наявні, отримані в банку на інші виплати, повинні видаватися підприємством своїм працівникам того ж дня.

Суми готівки, отримані в банку  і не використані за призначенням протягом встановлених вище термінів, повертаються підприємством в банк не пізніше за наступний робочий  день банку або можуть залишатися в його касі (в межах встановленого ліміту).

Видача готівки  під звіт. Наявні кошлти видають під звіт для здійснення витрат, пов'язаних з виробничими (господарськими) потребами підприємства, на закупівлю  сільськогосподарської продукції, а також на відрядження.

Підзвітною вважається особа - обов'язково працівник підприємства, якому  видані наявні грошові кошти на виробничі (господарські) потреби, на закупівлю  сільськогосподарської продукції  або на витрати по службових відрядженнях.

Видача готівки  під звіт може проводитися із засобів коштів , що знаходяться в касі підприємства або надійшли до каси у вигляді виручки, за рахунок отриманих касиром по чеку грошових коштів з поточного рахунку підприємства в банку і т.п.

На практиці допустимим є ситуація, коли підзвітна особа витрати на господарські потреби або на закупівлю сільгосппродукції проводить за рахунок власних коштів, після чого підприємство відшкодовує такому працівнику витрачені їм суми. В цьому випадку підзвітна особа всі дії виконувані їм при витрачанні коштів на ці цілі повинна здійснювати від імені і за рахунок підприємства.

Видавати готівку під звіт з  каси можна за умови повного звіту  конкретної підзвітної особи по раніше виданих під звіт сумах.

Видача готівки  під звіт оформляється видатковим касовим  ордером.

Підзвітна особа  зобов'язана відзвітувати по виданих  йому сумах. Звітування проходить в наступному порядку:

- скаладається Звіт про використання  засобів, наданих на відрядження  або під звіт (далі – Звіт) формою, затвердженій наказом. № 440 [14]; 

- касир оформляє  прибутковий   ордер (при поверненні невикористаних  грошових коштів підзвітною особою) або витратний  ордер (при  перевитраті грошових коштів  підзвітною особою).

Порядок заповнення Звіту наступний.

Основні реквізити Звіту на лицьовій і оборотній стороні заповнює підзвітна особа (дата складання, призначення авансу, розмір отриманих і витрачених сум готівки, перелік підтверджуючих документів). Решта граф Звіту, такі як:

- «Звіт перевірений»;

- «Залишок внесений (перевитрата  видана) в сумі по касовому ордеру»;

- бухгалтерські проводки;

- розрахунок штрафу і суми  утриманого податку за несвоєчасно  повернені витрачені засоби на  відрядження або під звіт (заповнюється  у разі порушення обличчям  термінів представлення Звіту,  що відряджається (підзвітним) і повернення підзвітних сум) - заповнює особа, що надала грошові кошти  в підзвітну суму (бухгалтер)

а графи – «Доцільність проведених витрат підтверджую»,  «Звіт затверджений», підписує керівник підприємства.

Відривну частину Звіту - Розписку заповнює і підписує працівник підприємства, якому підзвітна особа здає Звіт. Вона видається особі, що відряджається (підзвітному), на підтвердження факту уявлення таким обличчям Звіту. По суті, Розписка, також як і квитанція прибуткового касового ордера є для підзвітної особи документом, підтверджуючим виконання певних зобов'язань (своєчасність звіту і повернення залишку підзвітних сум).

Видача готівки  під звіт на відрядження. Підприємство, направляючи працівника у відрядження, зобов'язано забезпечити  його грошовими коштами (авансом) в розмірах, в межах суми, визначеної на оплату проїзду, наймання житлового приміщення і добові.

Працівник у відрядження прямує на підставі наказу (розпорядження) керівника  підприємства. Відрядження працівника оформляється посвідченням про відрядження, в якому указується пункт призначення, назва підприємства на яке відряджається працівник. Термін і ціль відрядження.

Для того, щоб видати грошові кошти  з каси підприємства, бухгалтеру необхідно  розрахувати суму авансу виходячи з  норм  добових витрат, вартості проїзду і найма житла.

Порядок розрахунку авансу, необхідного  для видачі працівнику залежить від  того, куди він відряджається: по території  України або за межу. Як правило, аванс видається в цілих гривнях  без копійок. Розраховується аванс з урахуванням добових витрат, вартості проїзду в пункт призначення і назад, витрат на мешкання і якщо працівник у відрядженні доповів провести витрати на господарські потреби, то з урахуванням таких передбачуваних витрат.

Видача авансу на відрядження обов'язкова.

Після повернення з відрядження  працівник, що відряджається, зобов'язаний відзвітувати протягом трьох робочих  днів банку наступних за днем завершення відрядження - надати Звіт про використання засобів, наданих на відрядження  або під звіт формою, затвердженій наказом. № 440 [14] і здати невитрачену готівку.

Разом із Звітом підзвітна особа  представляє командировочне посвідчення (з відмітками про прибуття і вибуття  в пункти призначення), документи  про найм житлового приміщення і  проїзд, інші документи, підтверджуючі витрати на відрядження. Після повернення із закордонного відрядження, до звіту додається також ксерокопія відміток в загранпаспорті, завірена відділом кадрів або керівником підприємства.

За наявності надмірно витрачених грошових коштів їх сума повертається працівником в касу або зараховується на банківський рахунок особи, яка їх надала, до або у момент представлення вказаного Звіту.

Термін повернення наявних, отриманих  підзвітними особами, і терміни  надання звіту

Терміни повернення наявних, отриманих підзвітними особами, і надання звіту встановлені Положенням № 637[6] і Законом про податок з доходів [15].

Згідно із Законом про податок  з доходів [15] ( п.9.10.2) Звіт незалежно  від цілі видачі грошових коштів представляється  працівником до закінчення третього банківського дня, наступного за днем, в якому працівник:

- завершує відрядження;

- завершує виконання окремої  цивільно-правової дії за дорученням  і за рахунок особи, що видала  їх.

Згідно п. 2.11  Положення № 637[6]:

- повернення коштів, отриманих на закупівлю сільськогосподарської продукції і вторсировини повинен проводитися протягом 10 робочих днів з дня видачі наявних засобів під звіт;

- повернення коштів, отриманих  на інші виробничі (господарські) потреби –  не пізніше за 2 робочі дні, включаючи день отримання наявних засобів під звіт.

Тобто, що стосується  термінів представлення  Звіту і видачі  готівки на закупівлю сільськогосподарської  продукції, вторсировини і на інші виробничі (господарські) потреби, Закон про  податок з доходів [15] і Положення № 637 [6] трактує їх по-різному. Приведемо  ці терміни в табл.. (див. табл. 2.5)

 

 

 

Таблиця 2.5

Терміни повернення готівки і представлення  Звіту

На які цілі видана готівка	На який термін видається готівка під звіт (п. 2.11 Положения  № 637 [6])	Строки надання  Звіту (п. 9.10 Закону № 889 [15])
Відрядження	Видача готівки під  звіт на відрядження здійснюється відповідно до чинного законодавства України (тобто відзвітувати і у разі потреби  повернути надлишок потрібно до закінчення 3-го банківського дня після повернення з відрядження).	До закінчення 3-го банківського дня, наступного за днем повернення з  відрядження
Закупівля сільгосппродукції, продуктів її переробки, заготівка  вторсировини, окрім металолому	Не більше 10 робочих  днів з дня видачі готівки під звіт	До закінчення 3-го банківського дня, наступного за днем після в якому  завершено виконання окремої  цивільно-правової дії по дорученню  і за рахунок особи, що надала грошові  кошти під звіт
Інші виробничі (господарські) потреби	Не більше 2 робочих днів, включаючи день отримання готівки
Одночасно на відрядження  і на вирішення в цьому відрядженні  виробничих (господарських) питань, у  тому числі і для закупівлі  сельскохпродукции і заготівки  вторсировини	Термін, на який видана готівка  під звіт, може бути продовжений до закінчення терміну відрядження	До закінчення 3-го банківського дня після повернення з відрядження (лист НБУ від 11.05.2004 р. № 11-113/1571-4618)
Товари (продукція, послуги) придбані працівником за власні засоби	Обмежень не передбачено	На сьогоднішній день не встановлені чіткі терміни  представлення Звіту за витрачені  працівником власні засоби.