Учёт расчётов с подотчётными лицами

 

                                     Финансовые показатели

               В ОАО "Ростелеком" применяется  автоматизированная форма ведения  бухгалтерского учета. Форма ведения  бухгалтерского учета в обособленных  структурных подразделениях и в ОАО "Ростелеком" в целом закрепляются в Положении о формах ведения бухгалтерского учета в ОАО "Ростелеком".   При разработке Положения используются Письмо Минфина РФ от 24.07.92 N 59 "О рекомендациях по применению учетных регистров бухгалтерского учета на предприятиях" и методические рекомендации Минфина СССР и ЦСУ СССР от 20 февраля 1981 г. N 35/34-Р/426 "По организации бухгалтерского учета с использованием вычислительной техники".

               Автоматизированные системы учета  на разных участках бухгалтерской службы построены по принципу "первичный документ - главная книга" или "журнал хозяйственных операций - главная книга".

               Основным регистром бухгалтерского  учета, на основании которого  производится сбор и обработка  бухгалтерской информации, и формирование главной книги общества является шахматно-сальдовая ведомость, построенная на основании короткого рабочего плана счетов.

                ОАО "Ростелеком" ведет бухгалтерский  учет имущества, обязательств и  хозяйственных операций способом двойной записи в соответствии с принятым в организации рабочим планом счетов бухгалтерского учета. Рабочий план счетов формируется на основании Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организации, утвержденного Приказом Минфина СССР от 1 ноября 1991 г. N 56 (с последующими изменениями и дополнениями).

              Порядок документирования хозяйственных  операций и документооборота  в организации закрепляется в  Положении о документах и документообороте  в ОАО "Ростелеком".  Положение разрабатывается с учетом принципов и норм Положения о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденного Минфином СССР от 29 июля 1983 г. N 105, а также исходя из специфики организационной структуры и деятельности организации.

              Учитывая специфику организационной  структуры ОАО "Ростелеком" централизованно  разрабатывается и утверждается  только график документооборота  по сбору и обработке информации  в целях формирования бухгалтерского  баланса общества и составления налоговой отчетности. Графики документооборота в подразделениях, в которых организованы участки бухгалтерской службы, разрабатываются и утверждаются на уровне подразделений, на основе разработанных в ОАО "Ростелеком" рекомендаций.

               Состав первичных документов по расчетам с подотчетными лицами, с одной стороны, достаточно узок - это авансовые отчеты, заявления на выдачу денег из кассы. С другой стороны, состав документов, сопутствующих расчетам с подотчетными лицами, чрезвычайно широк и разнообразен, так как расчеты с подотчетными лицами связаны со многими другими разделами учета, например, операциями по кассе, расчетами с поставщиками и подрядчиками, операциями по движению материальных ценностей и т. д. и, следовательно, при проверке необходимо сопоставить авансовые отчеты с документами по другим разделам учета.

                   Порядок оформления командировки и расчётов с работником в ОАО «Ростелеком» происходит в соответствии с Инструкцией № 62, согласно которой:

- для командировки работнику оформляется командировочное удостоверение;

- наряду с командировочным удостоверением может быть издан приказ о командировке;

- командировочное удостоверение может не выписываться на однодневные командировки, если по ним не выплачиваются суточные;

- фактическое время нахождения работника в командировке отмечается в командировочном удостоверении печатью организации, отправляющей в командировку и принимающей, записями о днях отправления, прибытия, выбытия;

-  днём выезда считается день отправления соответствующего транспорта из места постоянной работы до 24 часов, а днём возвращения - дата прибытия соответствующего транспорта;

-  перед командировкой работнику наряду с командировочным удостоверением также выдаётся денежный аванс в пределах сумм, причитающихся ему для выполнения установленного задания (на оплату проезда, найма жилого помещения, суточных);

-  организации разрешается рассчитываться с командированным работником по предварительному расчёту, если командировочные расходы заранее известны. В этом случае работник в составе авансового отчёта не представляет документы, подтверждающие его расходы по командировке;

-  по возвращении из командировки работник обязан в течение 3 дней представить руководителю организации для утверждения авансовый отчёт с приложением командировочного удостоверения и документов, подтверждающих достоверность произведённых расходов. По утверждение отчёта руководителем он передаётся в бухгалтерию для отражения в бухгалтерском учёте использованных сумм.

              Для утверждения и списания израсходованных подотчетных сумм применяется авансовый отчет по унифицированной форме № АО-1. Работник должен представить в качестве приложения к авансовому отчету служебное задание с заполненным и подписанным отчетом о его выполнении (форма № Т-10а). На оборотной стороне авансового отчета подотчетное лицо записывает перечень документов, подтверждающих произведенные расходы (билеты на транспорт, счета на проживание, прочие документы, подтверждающие расходы во время командировки) и суммы расходов [13].

                В бухгалтерии проверяются законность и целевое расходование средств, путем сопоставления данных авансовых отчетов и приложенных к ним документов на оплату услуг, погашение задолженности поставщикам, приобретение материально-производственных запасов, наличие оправдательных документов, подтверждающих произведенные расходы, правильность их оформления.

                 Первичные учётные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, а документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, должны содержать следующие обязательные реквизиты [3, п. 2 ст. 9]:

-  наименование документа;

-  дату составления документа;

-  наименование организации, от имени которой составлен документ;

-  содержание хозяйственной операции;

-  измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;

- наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;

- личные подписи указанных лиц.

          Проверенный авансовый отчёт утверждается руководителем организации и принимается к учету. Как правило, передача отчета на утверждение осуществляется в день получения отчета от подотчетного лица. Ознакомившись с содержанием отчета, руководитель предприятия принимает решение об утверждении величины произведенных расходов.

            ОАО «Ростелеком» применяет унифицированные формы учета первичной бухгалтерской документации, утвержденные Госкомстатом РФ. При оформлении финансово-хозяйственных операций, по которым не предусмотрены унифицированные формы, применяются самостоятельно разработанные формы первичных учетных документов, содержащие обязательные реквизиты, установленные Федеральным Законом «О бухгалтерском учете» [3, п. 2 ст. 9]:

-  наименование документа;

-  дату составления документа;

-  наименование организации, от имени которой составлен документ;

-  содержание хозяйственной операции;

-  измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;

-  наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;

-  личные подписи указанных лиц.

             Право подписи первичных учетных документов, правила и порядок организации документооборота, график документооборота, технология обработки первичных учетных документов регламентируются внутренними организационно - распорядительными документами организации.

              Общество ведет бухгалтерский учет на основании единого рабочего плана счетов. Достоверность данных, содержащихся в годовой бухгалтерской отчетности, подтверждается Ревизионной комиссией и аудитором ОАО «Ростелеком». Перед опубликованием годовой бухгалтерской отчетности она предварительно утверждается Советом директоров. Для целей составления отчетности ОАО «Ростелеком» признает финансовым годом период с 1 января по 31 декабря календарного года.

              Бухгалтерия действует на основании Положения о бухгалтерии, которое определяет её функции, права, обязанности и ответственность. В целях ведения бухгалтерского учета бухгалтерия осуществляет сбор, обработку и группировку информации в виде сводных регистров аналитического и синтетического учета, внесение записей на счета бухгалтерского учета и составление внутренней и внешней бухгалтерской и финансовой отчетности

2.2 Синтетический  и аналитический учет расчетов  с подотчетными лицами в ОАО  «Ростелеком»

             Ведение бухгалтерского учета в ОАО «Ростелеком» и составление его бухгалтерской отчетности осуществляет бухгалтерская учётная служба организации, возглавляемая главным бухгалтером.

             На рассматриваемом нами предприятии действует функциональная структура бухгалтерии. Права главного бухгалтера в этом случае передаются руководителем подразделений бухгалтерий в пределах установленной компетентности. Структуру бухгалтерской службы ОАО «Ростелеком» можно представить в виде схемы:

Рисунок 1. Структура бухгалтерской службы ОАО «Ростелеком»

         Работники ОАО «Ростелеком» (в том числе и совместители), которым выдаются из кассы наличные деньги с условием представления отчета об их использовании, получают денежные средства по следующим направлениям:

- на командировочные расходы;

- на хозяйственные нужды;

- на оплату представительских расходов.

          Согласно Инструкции 94н по применению Плана счетов аналитический учет по счету ведется по каждой авансовой выдаче [23].

          В соответствие с п. 11 Порядка ведения кассовых операций в РФ на предприятии определен перечень лиц, которым предоставлено право получения наличных денег под отчет на хозяйственно-операционные нужды.

         Согласно вышеуказанному пункту выдача наличных денег под отчет производится при условии полного отчета конкретного подотчетного лица по ранее выданному авансу. Перечень подотчетных лиц, которым могут выдаваться наличные деньги под отчет, утверждён приказом руководителя ОАО «Ростелеком» (см. Приложение №1).

            Синтетический учёт расчётов с подотчётными лицами в ОАО «Ростелеком» ведётся в журнале-ордере №7 и на активно-пассивном счёте 71 «Расчёты с подотчётными лицами». В данном учётном регистре осуществляется также аналитический учёт по каждому подотчётному лицу. Рассмотрим конкретные примеры осуществления расчётов с подотчётными лицами в ОАО «Ростелеком».

            Начальник коммерческого отдела Тимирязев С. П. был направлен в командировку в Москву сроком на 4 дня с 5 по 8 марта 2013 г. включительно в связи с производственной необходимостью.

             Основанием для выезда являлся приказ (распоряжение) о направлении Тимирязева С. П. в командировку, в котором были указаны фамилия, инициалы, структурное подразделение, должность командируемого Тимирязева С. П., цель, время и место командировки (см. Приложение №2). Приказ о направлении Тимирязева С. П. был оформлен на основании служебного задания с указанием цели командировки (см. Приложение №3). На основании приказа о направлении работника в командировку Тимирязеву С. П. было выдано командировочное удостоверение, в котором сделаны отметки о времени прибытия и выбытия работника, заверенные подписью ответственного лица и печатью той организации, куда работник был направлен (см. Приложение №4).

              Сумма аванса - 3100 руб. исходя из следующего расчёта: проезд в оба конца 1600 руб. (включая страховые платежи по государственному обязательному страхованию пассажиров на транспорте, оплату за пользование постельными принадлежностями в поезде и оплату услуг по предварительной продаже билетов). Проживание в гостинице - 1100 руб. (550 руб.× 2 дня), суточные - 400 руб. (100 руб. × 4 дня).

       Фактические расходы по окончании командировки составили 3280 руб. учитывая ходатайство Тимирязева С. П. на имя генерального директора организации об увеличении размера суточных в связи с более высоким уровнем цен в г. Москва, в соответствие с решением генерального директора суточные были установлены в размере 120 руб. в день, а всего на 480 руб. (120 руб. × 4 дня). Кроме того, Тимирязев С. П. представил в бухгалтерию квитанцию об оплате за проживание в гостинице на сумму 1200 руб. (600 руб. × 2 дня).

             В учёте производственные расходы в пределах действующих норм ставили 3100 руб. (100 руб. ×4 дня + 550 руб.× 2 дня + 1600 руб.); сверх норм - 180 руб. (3280 руб. - 3100 руб.). Однако, принимая во внимание, что с 1 января 2002 г. следует руководствоваться главой 25 части второй НК РФ, согласно которой в себестоимость для целей налогообложения можно включать всю сумму произведённых расходов по найму жилых помещений, включая и оплату дополнительных услуг, оказываемых в гостиницах, сумма превышения за проживание в размере 100 руб. (1200 руб. -1100 руб.) не учитывалась как доход работника. Сумма командировочных расходов сверх установленных норм (80 руб.) рассматривалась как доход работника. Она была включена в его совокупный годовой доход, с которого должен быть исчислен налог на доходы физических лиц.