Учёт расчётов с подотчётными лицами

                В пределах вышеуказанной величины размеры выдаваемых под отчет наличных денежных средств определяются исходя из направлений расходования денежных средств и иных обстоятельств.

                Как представляется, для оплаты расходов обособленных подразделений может выдаваться и большая сумма. По сложившейся практике в таких случаях подотчетные суммы выдаются ежемесячно, а выдаваемая под отчет сумма определяется по аналогии с предыдущим или «базовым» периодом с учетом ее корректировки на планируемые новые расходы или отсутствия необходимости оплаты тех или иных расходов.

                 Для оплаты командировочных расходов наличные денежные средства должны выдаваться в пределах сумм, причитающихся командированным лицам на эти цели. В расчет при определении суммы, выдаваемой командируемому сотруднику, должны приниматься длительность командировки, установленный в организации размер суточных, планируемые расходы на оплату проезда и проживания. При определении расходов по найму жилого помещения можно исходить из установленной в организации нормы указанных u1088 расходов, а также продолжительности командировки. При этом количество подлежащих оплате дней проживания по сложившейся практике определяется как планируемое количество календарных дней нахождения в месте командировки, уменьшенное на один день. Расходы по оплате проезда можно определить исходя из справочной информации транспортных организаций.

                 Сроки, на которые выдаются подотчетные средства, необходимо определять с учетом местонахождения организации и направлений расходования средств. В частности, для оплаты расходов обособленных подразделений средства могут выдаваться до конца календарного месяца.

                   Средства для оплаты разовых закупок материальных ценностей рекомендуется выдавать на срок не более 10 календарных дней. Если ответственное должностное лицо организации постоянно занято оплатой хозяйственно-операционных расходов, закупкой общехозяйственных материалов и т. п., наличные средства ему могут выдаваться на соответствующий календарный месяц.

                   Для оплаты командировочных расходов наличные денежные средства выдаются на срок служебной командировки.

                  В каждом конкретном случае сроки, на которые выданы наличные денежные средства, рекомендуется отражать в документах, на основании которых производится их выдача. По сложившейся практике подотчетные суммы испрашиваются работниками на основании письменного заявления на выдачу аванса. В силу норм п. 4.4 Положения о ведении кассовых операций письменное заявление подотчетного лица оформляется в произвольной форме - достаточно оформления заявления на обычном листе бумаги. Впрочем, в организации может быть принят порядок, согласно которому заявление на выдачу подотчетных сумм может оформляться по строго определенной стандартной форме. Это актуально, в частности, в случаях, когда подотчетное лицо должно обосновать запрашиваемую сумму.

На каждом заявлении подотчетного лица руководителем организации должны быть оформлены собственноручная u1085 надпись о сумме наличных денег и о сроке, на который выдаются наличные деньги, подпись и дата оформления такой резолюции.

                    В конце года подотчетные суммы должны выдаваться на такой срок, чтобы работник успел отчитаться до 31 декабря. Исключение могут составлять случаи направления работников в служебную командировку, которая начинается в конце текущего года, а заканчивается уже в другом календарном году.

                     Если срок на использование подотчетных сумм приказом руководителя организации не будет определен, налоговые органы могут настаивать на осуществлении расчетов с соответствующим подотчетным лицом в пределах 1 рабочего дня. В противном случае выданные суммы могут трактоваться как доходы получателя, заемные суммы и т. д.

 

                1.2. Бухгалтерский расчет с подотчетными лицами

                  Общие правила организации бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами установлены Инструкцией по применению Плана счетов финансово-хозяйственной деятельности организаций, утвержденной Приказом Минфина России от 31.10.2000 N 94н.

                Для обобщения информации о расчетах с работниками по суммам, выданным им под отчет на административно-хозяйственные и операционные расходы, Планом счетов предусмотрено открытие и ведение счета 71 "Расчеты с подотчетными лицами".

                На выданные под отчет суммы счет 71 дебетуется в корреспонденции со счетами учета денежных средств. На израсходованные подотчетными лицами суммы счет 71 кредитуется в корреспонденции со счетами, на которых учитываются затраты и приобретенные ценности, или другими счетами в зависимости от характера произведенных расходов.

               Подотчетные суммы, не возвращенные работниками в установленные сроки, отражаются по кредиту счета 71 и дебету счета 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей". В дальнейшем эти суммы списываются со счета 94 в дебет счета 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда" (если они могут быть удержаны из оплаты труда работника) или 73 "Расчеты с персоналом по прочим операциям" (если они не могут быть удержаны из оплаты труда работника).

              Особенности отражения в учете отчета о расходовании подотчетных сумм обусловлены спецификой производимых расходов:

               расходы, связанные с формированием стоимости внеоборотных активов, а также материальных запасов (если их фактическая стоимость формируется обособленно) списываются в дебет калькуляционных счетов 08 "Вложения во внеоборотные активы" и 15 "Заготовление и приобретение материальных ценностей";

             расходы, связанные с приобретением материальных запасов (если их фактическая стоимость формируется без использования счета 15), - в дебет соответствующего субсчета, открытого к счету 10 "Материалы";

расходы, ранее оформленные как задолженность перед работниками организации или другими получателями, оформляются как уменьшение задолженности;

             все прочие расходы списываются на счета учета расходов (по соответствующим синтетическим и аналитическим счетам).

          Таким образом, наиболее распространенными являются следующие бухгалтерские записи по учету расчетов с подотчетными лицами:

 Дебет 71 Кредит 50

 на сумму наличных денежных средств, переданных под отчет материально ответственному лицу.

          В данном случае имеется в виду ситуация (не запрещенная гражданским и банковским законодательством), когда чек на получение наличных денег выписывается не на кассира организации, а на материально ответственного работника. Подобная ситуация может иметь место, например, тогда, когда необходимая сумма наличных денежных средств в кассе отсутствует, расходы необходимо провести немедленно, а выезд кассира для получения наличных денежных средств нецелесообразен;

Дебет 71 Кредит 51

на сумму денежных средств, полученных материально ответственным лицом непосредственно с расчетного счета или перечисленных для получения подотчетным лицом в месте осуществления расчетов;

Дебет 10 Кредит 71

на сумму расходов, подлежащих включению в фактическую себестоимость приобретенных материалов.

Чаще всего подобным образом приобретаются канцелярские товары, товары хозяйственного и бытового назначения, а также оплачиваются некоторые услуги (например, транспортные), стоимость которых подлежит включению в фактическую себестоимость приобретенных материалов;

Дебет 20 (23) Кредит 71

на сумму стоимости работ и услуг сторонних организаций, оплаченных подотчетным лицом, а также на сумму расходов, подлежащих включению в фактическую себестоимость продукции (работ, услуг) основного производства.

Стоимость работ и услуг сторонних организаций может быть оплачена работником любого подразделения, т.е. для того чтобы расходы, произведенные материально ответственным работником, могли быть списаны подобным способом, необязательно, чтобы подотчетным лицом был рабочий основного производства;

Дебет 25 Кредит 71

на сумму оплаченных наличными деньгами расходов, подлежащих отнесению на увеличение общепроизводственных расходов. Это могут быть расходы в виде оплаты работ и услуг сторонних организаций по содержанию объектов основных средств цехового назначения, а также командировочные расходы цехового персонала (например, мастера или начальника цеха);

Дебет 26 Кредит 71

на сумму оплаты работ и услуг сторонних организаций, включаемых в общехозяйственные расходы (например, коммунальные платежи, оплата юридических, консультационных услуг и т.п.);

Дебет 44 Кредит 71

наряду с бухгалтерской записью в корреспонденции со счетом 26 использование счета учета расходов на продажу в корреспонденции со счетом 71, по нашему мнению, имеет наибольшее распространение. В таком порядке могут быть списаны расходы по транспортировке и хранению готовой продукции - при условии, что они оплачены наличными деньгами. Кроме того, таким же образом списываются расходы, связанные с заключением и исполнением хозяйственных договоров, представительские и рекламные расходы, а также расходы, осуществляемые в рамках претензионной работы (с поставщиками, подрядчиками, транспортными организациями и т.п.) и мероприятий по разрешению разногласий с контрагентами. Организации торговли и общественного питания в дебет счета 44 могут списывать суммы оплаченных наличными расходов любого из работников организации (с распределением по статьям издержек обращения);

Дебет 68 Кредит 71

на сумму наличных денежных средств, использованных на оплату задолженности перед бюджетом по налогам и сборам (чаще всего подобным образом осуществляется оплата государственной пошлины);

Дебет 70 Кредит 71

на сумму выплаты заработной платы структурным подразделениям организации через подотчетных лиц (раздатчиков). Бухгалтерская запись оформляется после завершения выплат и сдачи ведомости (платежной или расчетно-платежной) в кассу организации;

Дебет 50 Кредит 71

на сумму неиспользованного остатка подотчетной суммы, сданной подотчетным лицом в кассу организации;

Дебет 51 Кредит 71

на сумму неиспользованного остатка, сданного подотчетным лицом непосредственно на расчетный счет в банке;

Дебет 70 Кредит 71

на сумму неиспользованного остатка подотчетной суммы, удержанного с заработной платы подотчетного лица, - при условии его согласия на удержание. Если работник не согласен с удержанием (например, в случае, когда часть фактически произведенных расходов не принимается к оплате), используется другая схема бухгалтерских записей:

Дебет 94 Кредит 71

на сумму остатка денежных средств или расходов, не подтвержденных оправдательными документами;

Дебет 73, субсчет 2 "Расчеты по возмещению материального ущерба", Кредит 94

на сумму, подлежащую удержанию на основании проведенного расследования и изданного приказа или распоряжения руководителя организации;

Дебет 91 Кредит 94

на сумму ущерба, во взыскании которой отказано судом или арбитражем, а также при отсутствии оснований для взыскания;

Дебет 70 Кредит 73

на сумму, удержанную с оплаты труда подотчетного лица.

            Если с подотчетным лицом производятся расчеты по оплате труда с использованием банковской карты, то возврат подотчетной суммы может быть оформлен как удержание. В этом случае при начислении заработной платы сумма задолженности организации перед работником уменьшается на размер остатка подотчетной суммы и на банковскую карту перечисляется уже уменьшенная сумма обязательства. Никаких дополнительных бухгалтерских записей в этом случае оформлять не следует (пример).

            Пример. Организацией был выдан аванс наличными деньгами под оказание услуги сторонней организацией (в интересах основного производства) на сумму 10 000 руб. Фактическая стоимость указанной услуги (с учетом НДС) составила 8260 руб. Остаток неиспользованного аванса был сдан в кассу организации подотчетным лицом предприятия, оказавшего услугу. В бухгалтерском учете будут оформлены следующие записи:

Дебет 60, субсчет "Авансы выданные", Кредит 51

10 000 руб.;

Дебет 20 Кредит 60

7000 руб. - на сумму стоимости  оказанной услуги;

Дебет 19 Кредит 60

1260 руб. - на сумму НДС  по стоимости указанной услуги;

Дебет 60 Кредит 60, субсчет "Авансы выданные",

8260 руб. - на сумму зачтенного  аванса;

Дебет 50 Кредит 60

1740 руб. - на сумму остатка неиспользованного аванса, внесенного в кассу организации;

Дебет 68 Кредит 19

1260 руб. - на сумму НДС, предъявленную к зачету или  возмещению.

Аналитический учет по счету 71 ведется по каждой сумме, выданной под отчет.

В некоторых случаях для целей финансового или экономического анализа, а также при существенных оборотах подотчетных сумм может оказаться весьма полезной организация аналитического учета по принципам, используемым в бюджетном учете, - в зависимости от целей, на которые выдан аванс:

на оплату труда;

на оплату услуг связи;

на оплату транспортных услуг;

на оплату коммунальных услуг;

на арендную плату за пользование имуществом;

на приобретение основных средств;

на приобретение материалов;

на командировочные расходы (с возможной дифференциацией по видам расходов);