Учёт расчётов с подотчётными лицами

на расчеты с поставщиками товаров

и т.п.

              Сумма перерасхода (в разрешенных случаях) оформляется дополнительной бухгалтерской записью по дебету счета учета расчетов с подотчетными лицами и кредиту счета учета денежных средств в кассе. Подобная ситуация может иметь место, когда сумма фактически произведенных расходов оказалась больше суммы выданного аванса.

             При расчетах с подотчетными лицами по суммам, выданным для осуществления хозяйственных расходов, проведения расчетов и приобретения активов обстоятельства для ведения налогового учета, как правило, не возникают - материальная выгода или дополнительный доход подотчетным лицом получены быть не могут, так как неизрасходованные суммы подлежат возврату в кассу или удержанию.

            Необходимость организации и ведения обособленного налогового учета при списании подотчетных сумм возникает, как правило, только при принятии к учету командировочных расходов.

            Подотчетными лицами называют сотрудников организации, которым выдаются денежные суммы, для произведения расчетов и расходов в интересах выдавшей их организации.

              В дальнейшем эти сотрудники должны представить отчет о произведенных расходах. То есть денежные средства выдаются им «под отчет». Деньги, выданные подотчетным лицам, являются подотчетными суммами (табл.1).

 

                    Расходы, оплачиваемые подотчетными  суммами.    Таблица 1

 

 

             Выдача подотчетных сумм производится на основании письменного заявления сотрудника, подписанного руководителем компании. После осуществления расходов подотчетных средств, сотрудники обязаны в установленные сроки отчитаться перед организацией, представив в бухгалтерию компании авансовый отчет и приложив документы, подтверждающие произведенные им расходы. При возникновении перерасхода, сотруднику возвращают сумму перерасхода. Остаток неизрасходованных подотчетных сумм возвращается в кассу организации.

              При оформлении отчета о расходовании подотчетных сумм, выданных сотруднику, используется унифицированная форма «Авансовый отчет» (форма №АО-1). В авансовом отчете необходимо указать все документы, подтверждающие произведенные расходы и суммы затрат по ним.

                 Бланк авансового отчета двухсторонний. На лицевой стороне подотчетное лицо должно указать наименование организации, номер авансового отчета и дату его заполнения, свои ФИО, отдел, в котором он числится, и табельный номер, если таковой имеется, а также свою должность и назначение аванса. Ниже, в левой части лицевой формы авансового отчета, подотчетное лицо заполняет таблицу, в которой указывает сведения о предыдущем авансе, полученных в настоящее время денежных средствах, их расходе, перерасходе или остатке.

                   На оборотной стороне формы АО-1 подотчетное лицо записывает перечень документов, подтверждающих произведенные расходы (командировочное удостоверение, квитанции, транспортные документы, чеки ККМ, товарные чеки и другие оправдательные документы), и суммы затрат по ним (графы 1 — 6). Документы, приложенные к авансовому отчету, нумеруются в порядке их записи в отчете. Строка 1а лицевой стороны, формы и графы 6 и 8 оборотной стороны бланка авансового отчета заполняются в случае, если аванс был выдан в иностранной валюте (например, на загранкомандировку), согласно правилам и действующему законодательству.

                   Дальнейшее оформление авансового отчета осуществляет бухгалтер. В таблице «Бухгалтерская запись» на лицевой стороне он вносит номера корреспондирующих счетов и суммы, на оборотной стороне формы указываются суммы расходов, принятые к учету (графы 7 - 8), и счета (субсчета), которые дебетуются на эти суммы (графа 9). После проверки правильности заполнения авансового отчета, оформления оправдательных документов и целевого расходования средств, бухгалтер должен поставить отметку о том, что отчет проверен и утвержден в соответствующей сумме (цифрами и прописью), заполнить расписку на лицевой стороне бланка и передать ее подотчетному лицу. Далее на лицевой части бланка авансового отчета ставятся подписи бухгалтера и главного бухгалтера с их расшифровками, при необходимости, вносятся суммы остатка или перерасхода и реквизиты расходных или приходных кассовых ордеров, по которым производится окончательный расчет.

                        Проверенный авансовый отчет должен быть подписан (с расшифровкой) руководителем организации или уполномоченным на это лицом, для чего в верхней части лицевой стороны бланка авансового отчета предусмотрена соответствующая строка. После утверждения документ принимается к учету для списания подотчетных денежных средств. Остаток неиспользованного аванса должен быть оприходован в кассу.

 

 

 

     Бухгалтерия компании проверяет:

• целевое расходование подотчетных сумм;
• наличие и правильность оформления документов, подтверждающих произведенные расходы.

      После данной проверки бухгалтер заполняет остальные графы авансового отчета, в том числе – проставляет суммы расходов, принятые к учету и используемые счета бухгалтерского учета. Сумма неиспользованного аванса вносится подотчетным лицом в кассу организации, а суммы перерасхода – возвращаются сотруднику. После составления, подписания и утверждения авансового отчета данные о хозяйственных операциях необходимо отразить в регистрах бухгалтерского учета.

       Нередко при учете расчетов с подотчетными лицами допускается большое количество ошибок. Самыми распространенными из них являются: отсутствие оправдательных документов, несоблюдение предельного размера расчетов наличными денежными средствами с юридическими лицами и др. В ходе проверки налоговые органы обращают особое внимание на заполнение командировочного удостоверения, авансового отчета и других документов, связанных с командировкой.

          Суточные выплачиваются за каждый день командировки, включая дни нахождения в пути. Днем выезда считаются сутки, до 24 часов, в течение которых отправляется работник в командировку и календарные сутки до 24 часов – днем прибытия. Суточные не выплачиваются, если длительность командировки составляет один день. Размер суточных устанавливается и закрепляется внутренними документами организации. Вся сумма в полном размере включается в состав расходов. При этом Налоговым кодексом установлены нормативы в отношении суточных в целях исчисления налога на доходы физических лиц. Так, согласно п.3 ст.217 Кодекса, в отношении суточных в 2013 году действуют прежние нормативы – 700 рублей за каждый день нахождения в командировке, включая дорогу, для территории России, и 2500 рублей за день командировки за границей.

 

                            Нормативы размера суточных                   Таблица 2

        Расходы на проезд «туда и обратно», возмещаются в части стоимости проезда на транспорте общего назначения. В эту сумму входят страховые платежи по страхованию пассажиров, оплата за пользование постельными принадлежностями. Если были расходы на услугу предварительной оплаты проездного документа, то они тоже возмещаются работодателем.

Работодатель может по заявлению работника возместить и полную стоимость проезда, однако эти суммы не могут быть учтены в расходах для целей налогообложения.

         В целях исчисления НДФЛ и налога на прибыль в отношении компенсации за использование личного т/с в 2013 году действуют прежние нормы (Таблица 3)

       Нормы компенсации за использование личного транспортного средства.                                    

                                                                                                              Таблица 3  

       Расходы по найму жилого помещения возмещаются в пределах норм за сутки проживания. Если работник проживал в гостинице, эти расходы возмещаются в полном размере, при их документальном подтверждении.

         Если работник не может представить оправдательные документы, то их следует возместить согласно следующим нормативам. Если работник представил «расходные» документы, в которые включены услуги за пользование мини-баром, сауной, то такие расходы не возмещаются. К компенсируемым затратам относятся также расходы на пользование телефоном, телевизором и холодильником. Питание отдельно не оплачивается, т.к. считается, что суточные включают в себя такие расходы.

Возмещение дополнительных расходов зависит от цели служебной командировки. Возмещаются расходы, непосредственно связанные с выполнением служебного задания. Это могут быть: услуги синхронного перевода, услуги перевода материалов, стоимость входных билетов на выставку, конгресс, биржу и т.п.

 

                                            Налогообложение                      Таблица 4

         "Входной" НДС можно принять к вычету, если командировка связана с деятельностью организации, облагаемой НДС. При этом сумма налога должна быть выделена отдельной строкой в счете-фактуре или бланке строгой отчетности. НДС, уплаченный по расходам на командировки, в том числе по услугам гостиниц, принимается к вычету либо на основании счетов-фактур, выставленных гостиницами при оказании данных услуг, либо на основании документов строгой отчетности

            Согласно п. 10 Правил при приобретении в период служебной командировки работников услуг по найму жилых помещений и услуг по перевозке работников к месту служебной командировки и обратно основанием для регистрации счетов-фактур в книге покупок являются заполненные в установленном порядке бланки строгой отчетности с выделенной отдельной строкой суммой НДС, выданные работнику и включенные им в отчет о служебной командировке. Таким образом, получается, что счет-фактура в данной ситуации не нужна.

             Документы по первичному учету расчетов с подотчетными лицами.

             К итоговой документации относятся: авансовый отчет (с приложением командировочного удостоверения, служебного задания, чеков, проездных документов, накладных, счетов, счетов-фактур, квитанции к приходным кассовым ордерам) и отчет о результатах командировки (см. Рис 1.).

 

                     

Рис.1 Документы по первичному учету расчетов с подотчетными лицами

              

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2. Учет расчетов  с подотчетными лицами на примере  ОАО «Ростелеком»

2.1. Краткая организационно-экономическая характеристика ООО «Ростелеком»

                                 ИНФОРМАЦИЯ О КОМПАНИИ

         Ростелеком – одна из крупнейших  в России и Европе телекоммуникационных  компаний национального масштаба, присутствующая во всех сегментах  рынка услуг связи и охватывающая более 34 млн. домохозяйств в России. Компания занимает лидирующее положение на российском рынке услуг широкополосного доступа в Интернет (ШПД) и платного телевидения: количество абонентов услуг ШПД превышает 10,6 млн., а платного ТВ Ростелекома - более 7,5 млн. пользователей, из которых свыше 2,2 миллиона смотрит уникальный федеральный продукт «Интерактивное ТВ». Консолидированная выручка Группы компаний за 2013 год составила 325,7 млрд. рублей, OIBDA достигла 113,3 млрд. рублей (34,8% от выручки), а чистая прибыль - 24,1 млрд. рублей.

         Ростелеком является безусловным лидером рынка телекоммуникационных услуг для российских органов государственной власти и корпоративных пользователей всех уровней. Компания - признанный технологический лидер в инновационных решениях в области электронного правительства, облачных вычислений, здравоохранения, образования, безопасности, жилищно- коммунальных услуг.

              Стабильное финансовое положение  Компании подтверждается кредитными  рейтингами: агентства Fitch Ratings на уровне «BBB-», а также агентства Standard&Poor’s на уровне «BB+».

              Место нахождения: Российская Федерация, 191002, г. Санкт-Петербург, ул. Достоевского, дом 15.

              Место нахождения постоянно действующего  исполнительного органа: Российская Федерация, 125047, г. Москва, ул. Тверская-Ямская 1-я, дом 14.

               Липецкий филиал ОАО «Ростелеком»  осуществляет деятельность на  территории Липецкой области, общей  площадью 24 тыс. кв. км. Численность  населения региона составляет 1 171 тыс. человек.

               Липецкая область является одним  из наиболее телефонизированных  субъектов РФ. Ведущим оператором  связи в регионе является Липецкий  филиал ОАО «Ростелеком», предоставляющий  населению, органам региональной  власти и коммерческим компаниями широкий спектр современных услуг связи и информатизации. Доля филиала (по доходам) на региональном рынке услуг местной телефонной связи – 92%, внутризоновой связи – 100%. По предоставлению услуги широкополосного доступа в Интернет филиал занимает 49% рынка, интеллектуальные услуги – 100%.

Среди услуг, предоставляемых филиалом, — услуги передачи данных, доступ в Интернет, услуги интеллектуальной сети связи, интерактивное телевидение, местная и внутризоновая телефонная связь, проводное и эфирное радио.