Учёт кассовых операций на примере предприятия МУП «Ульяновскэлектротранс»

Выдачу денег кассир производит только лицу, указанному в  расходном кассовом ордере или заменяющем его документе.

Если выдача денег  производится по доверенности, оформленной в установленном порядке, в тексте ордера после фамилии, имени и отчества получателя денег бухгалтерией указывается фамилия, имя и отчество лица, которому доверено получение денег.

Если выдача денег  производится по ведомости, перед распиской в получении денег кассир делает надпись: “По доверенности.” Доверенность остается в документах дня, как приложение к расходному кассовому ордеру или ведомости.

Оплата труда, выплата  пособий по социальному страхованию  производится кассиром по платежным ( расчетно-платежным ) ведомостям без составления расходного кассового ордера на каждого получателя. На титульном (заглавном ) листе платежной ( расчетно-платежной ) ведомости делается разрешительная надпись о выдаче денег за подписями руководителя и главного бухгалтера предприятия или лиц на это уполномоченных.

В аналогичном порядке  могут оформляться и разовые  выдачи денег на оплату труда (при  уходе в отпуск, пособия по нетрудоспособности), а также выдача депонированных сумм и денег под отчет на расходы, связанные со служебными командировками, нескольким лицам. Разовые выдачи денег на оплату труда отдельным лицам производятся , как правило, по расходным кассовым ордерам.

По истечению сроков оплаты труда, выплаты пособий по социальному страхованию кассир должен:

а) в платежной ( расчетно-платежной ) ведомости против фамилии лиц, которым  не произведены указанные выплаты, поставить штамп или сделать отметку от руки: ”Депонировано”;

б) составить реестр депонированных сумм;

в) в конце платежной (расчетно-платежной) ведомости сделать надпись о фактически выплаченных и подлежащих депонированию суммах, сверить их с общим итогом по платежной  ведомости и скрепить подпись своей подписью. Если деньги выдавались не кассиром, а другим лицом то на ведомости дополнительно делается надпись: “Деньги по ведомости выдавал ( подпись ) “.Выдача денег кассиром и раздатчиком по одной ведомости запрещается;

г) записать в кассовую книгу фактически выплаченную сумму  и поставить на ведомости штамп: “Расходный кассовый ордер № _____”.

В МУП «УЭТ» бухгалтерия производит проверку отметок, сделанных кассиром в платежных ( расчетно-платежных) ведомостях, и подсчет выданных и депонированных по ним сумм.

Депонированные суммы  сдаются в банк, и на сданные  суммы составляется один общий расходный  кассовый ордер.

Приходные кассовые ордера и квитанции к ним, а также  расходные кассовые ордера и заменяющие их документы заполняются бухгалтерией четко и ясно чернилами шариковой ручкой или выписаны на машине ( пишущей, вычислительной). Подчистки , помарки или исправления в этих документах не допускаются. В приходных и расходных кассовых ордерах указывается основание для их составления и перечисляются прилагаемые к ним документы.

Выдача приходных и  расходных кассовых ордеров или  заменяющих их документов на руки лицам, вносящим или получающим деньги, запрещается. Прием и выдача денег по кассовым ордерам может производится только в день их составления. При получении приходных и расходных кассовых ордеров или заменяющих их документов кассир обязан проверить:

а) наличие и подлинность на документах подписи главного бухгалтера, а на расходном кассовом ордере или заменяющем его документе разрешительной надписи ( подписи ) руководителя предприятия или лиц на это уполномоченных;

б) правильность оформления документов;

в) наличие перечисленных в документах приложений .

В случае несоблюдения одного из этих требований кассир возвращает документы в бухгалтерию для надлежащего оформления. Приходные и  расходные кассовые ордера или заменяющие их документы немедленно после получения или выдачи по ним денег  подписываются кассиром, а приложенные к ним документы погашаются штампом или подписью “Оплачено” с указанием даты ( числа, месяца, года ).

В МУП «УЭТ» имеются  типичные ошибки при заполнении приходного и расходного кассовых ордеров:

- строка «Приложение»  заполнена не полностью;

- не указан номер  и дата документа, по которому деньги поступили в кассу.

Все поступления и  выдачи наличных денег предприятия  учитываются в кассовой книге. Записи в кассовой книге ведутся в двух экземплярах через копировальную бумагу чернилами или шариковой ручкой. Вторые экземпляры листов отрывные и служат отчетом заведующей кассой МУП «УЭТ». Первые экземпляры листов остаются в кассовой книге. Первые и вторые экземпляры листов нумеруются одинаковыми номерами.

Подчистки и не оговоренные  исправления в кассовой книге  МУП «УЭТ» не наблюдались.

Старший кассир МУП «Ульяновскэлектротранс»  ведет кассовую книгу автоматизированным способом с помощью специального программного обеспечения, при котором ее листы формируются в виде машинограммы «Вкладной лист кассовой книге». Одновременно с ней формируется машинограмма «Отчет кассира». Эти машинограммы оставляются к началу следующего рабочего дня, имеют одинаковое содержание и включают все реквизиты, предусмотренные формой кассовой книги. Нумерация листов кассовой книги в этих машинограммах осуществляется автоматически в порядке возрастания с начала года. Кассир МУП «УЭТ» проверяет правильность составления указанных документов после получения машинограмм «Вкладной лист кассовой книги» и «Отчет кассира», подписывает их и передает отчет кассира вместе с приходными и расходными кассовыми документами в бухгалтерию под расписку во вкладном листе кассовой книги.

«Вкладные листы кассовой книги» в течение года хранятся кассиром МУП «Ульяновскэлектротранс" отдельно за каждый месяц. По окончании календарного года машинограммы «Вкладной лист кассовой книги» брошюруются в хронологическом порядке. Общее количество листов за год заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера МУП «УЭТ» и книгу опечатывают. Контроль за правильным ведением кассовой книги возлагается на главного бухгалтера МУП «УЭТ».

Старший кассир МУП «Ульяновскэлектротранс»  ведет книгу учета принятых и  выданных кассиром денежных средств. В ней он ежедневно отражает выдаваемую кассирам отдела сбора выручки сумму, необходимую для проведения расходных операций, под роспись. В конце рабочего дня старший кассир «Ульяновскэлектротранс» выводит остаток наличных денег в кассах отдела сбора выручки, отдельно по кассирам. Оставшийся остаток наличных денег в кассах подтверждается подписью кассиров.

Форма № КО-5 «Книга учета  принятых и выданных кассиром денежных средств» в МУП «Ульяновскэлектротранс»  отредактирована непосредственно  для данной организации.

Руководители организации МУП «УЭТ» оборудовали кассу и обеспечили сохранность денег в помещении кассы, а также при доставке их из учреждения банка и сдаче в банк. Помещение кассы изолированно, а двери в кассу во время совершения операции – заперты с внутренней стороны. Доступ в помещение кассы лицам, не имеющим отношения к ее работе, воспрещается.

Ключи от металлических  шкафов и печати хранятся у кассиров. Учтенные дубликаты ключей в опечатанных кассирами пакетах, хранятся у руководителей организации. Не реже одного раза в квартал проводится их проверка комиссией, назначаемой руководителем организации, результаты ее фиксируются в акте.

При обнаружении утраты ключа руководитель организации  сообщает о происшествии в органы внутренних дел и принимает меры к немедленной замене замка металлического шкафа.

Хранение в кассе  наличных денег и других ценностей, не принадлежащих данной организации, запрещается.

Согласно Закону Российской Федерации от 22.05.2003 г. № 54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт» МУП «Ульяновскэлектротранс» денежные расчеты при осуществлении торговых операций или оказания услуг производит с применением контрольно-кассовой машины (ККМ) (машина электронная контрольно-кассовая ЭКР 3102Ф). ККМ зарегистрирована в Ленинской налоговой инспекции (карточка регистрации контрольно-кассовой техники № 3350). МУП «УЭТ» заключил договор с «Предприятием торгово-вычислительной техники» на техническое обслуживание и ремонт контрольно-кассовой машины.

По ККМ ведется журнал кассира - операциониста (форма №  КМ-4), в нём отражаются данные по выручке, полученной через ККМ. Все листы журнала пронумерованы и прошнурованы. На последнем листе журнала указано их общее количество. Количество листов журнала заверено директором МУП «УЭТ», главным бухгалтером, налоговым инспектором Ленинской налоговой, а также печатью предприятия. Из вышеизложенного следует вывод, что требования по оформлению первичных кассовых документов в МУП «Ульяновскэлектротранс» в целом соблюдаются.

 

 

 

2.4. Инвентаризация  денежных средств

 

Одной из особенностей бухгалтерского учета кассовых операций является ежемесячная взаимосверка данных бухгалтерского учета и фактического наличия денежных средств в кассе организации. В обязанность руководителя входит правильная и надежная организация кассового узла, а кассира- полная материальная ответственность за правильное и своевременное оприходование и выдачу денежных средств, т. е. сохранность

Инвентаризация (ревизия) наличия денежных средств в кассе производится согласно с Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации (утвержден решением совета директоров Банка России от 22 сентября 1993года № 40 не менее одного раза в месяц.). Комиссия должна проверить сохранность:

- наличных денег;

- ценных бумаг;

- денежных документов (билетов, путевок и проч.)

В обязательном порядке  инвентаризация проводится:

- перед составлением годовой бухгалтерской отчетности;

- при смене кассира;

- если были выявлены факты хищения наличных денег;

- если наличные деньги были частично или полностью уничтожены из-за стихийного бедствия, пожара, других чрезвычайных ситуаций.

Ревизия кассы проводится внезапно комиссией, назначенной приказом руководителя предприятия, в присутствии кассира. При этом полистно проверяются наличные деньги, денежные документы, ценные бумаги и бланки строгой отчетности.

Расписки на выданные суммы наличными, не оформленные  расходными кассовыми ордерами, в остаток по кассе не включаются. Результаты инвентаризации оформляются актом.

На оборотной стороне  акта материально ответственное  лицо пишет объяснение о причинах излишков или недостач, установленных инвентаризацией, а руководитель предприятия - решение по результатам инвентаризации. Выявленные излишки наличных денег приходуются с последующим перечислением в доход бюджета (на госпредприятиях) или перечисляются в доход предприятия.

В МУП «Ульяновскэлектротранс»  инвентаризация кассы проводится один раз в месяц по приказу руководителя. Для проведения ревизий кассы создана постоянная действующая комиссия в составе: председатель комиссии – заместитель главного бухгалтера; члены комиссии: начальник отдела кассово-банковских операций, бухгалтер отдела кассово-банковских операций.

Акт ревизии (инвентаризации) кассы составляется в двух экземплярах: один остается в делах бухгалтерии, другой – у кассира. При смене кассира акт составляется в трех экземплярах: первый экземпляр передают кассиру, сдавшему ценности; второй экземпляр передают кассиру, принявшему ценности; третий экземпляр передают в бухгалтерию.

Результаты ревизии  отражают в акте о проверке наличных денежных средств кассы (форма №  КМ-9).

Отдельные проверки кассовых операций и наличия денежных средств  могут производиться:

- учредителями организации, вышестоящими организациями (в случае их наличия), а также аудиторами в соответствии с заключенными договорами;

- учреждениями банков, которые обязаны систематически проверять соблюдение организациями требований Порядка ведения кассовых операций;

- в бюджетных организациях соответствующими финансовыми органами;

- органами внутренних дел в пределах своей компетенции проверяется техническая укрепленность касс и кассовых пунктов, обеспечение условий сохранности денег и ценностей на предприятиях.

Предложения и рекомендации по устранению выявленных в ходе проверок кассовой дисциплины недостатков, а также причин и условий, способствующих совершению хищений и злоупотреблений, обязательны к выполнению предприятиями.

На основании акта инвентаризации или ревизии бухгалтер  должен сделать в соответствующих случаях такие проводки:

Дебет  50   Кредит  91/1 – оприходованы наличные деньги, выявленные в процессе инвентаризации (ревизии);

Дебет  94    Кредит  50 – отражена недостача наличных денег в кассе организации;

Дебет  73    Кредит  94 – сумма недостачи отнесена на материально ответственного работника.

В случае обнаружения  наличных денег, не подтвержденных приходными кассовыми ордерами, считаются излишками кассы и зачисляются в доход организации. При этом производится запись по дебеты счета 50 «Касса» и кредиту счета 99 «Прибыль и убытки»:

Дебет  50    Кредит 99 – на сумму излишков.

 

 

 

 

 

 

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

 

Учет кассовых операций и связанный с этим учет движения наличных денежных средств является необходимым в деятельности любого предприятия, и занимают одно из центральных мест в хозяйственной деятельности организации. Потребность в наличных денежных средствах возникает постоянно и связана с выплатой заработной платы, пособий, средств на командировочные и хозяйственные расходы, оплату услуг наличными и т.п. В то же время в кассу ежедневно могут поступать платежи наличными за услуги, в погашение долга работниками, поступления с расчетного счета или от заказчика, и др.