Учет товарных операций на предприятии оптовой торговли

Планирование, организацию  и проведение инвентаризации товаров  и тары на оптовых складах, контроль качества проведения инвентаризации, рассмотрение се результатов, профилактическую работу по обеспечению сохранности собственности, принятие мер по возмещению причиненного материального ущерба и устранению выявленных нарушений проводит инвентаризационная комиссия, назначенная приказом (распоряжением) руководителя организации. В состав комиссии входит не менее трех человек. Председателем инвентаризационной комиссии, как правило, назначают представителя администрации торговой организации. Количество членов инвентаризационной комиссии определяется исходя из объемов инвентаризируемых ценностей и числа материально ответственных лиц. В состав комиссии включают опытных работников, хорошо знающих инвентаризируемые ценности, первичный учет и порядок инвентаризации. С целью исключения условий для злоупотреблений запрещается назначать председателем комиссии для инвентаризации ценностей на одном объекте одного и того же работника два раза подряд. При проведении инвентаризации ценностей после стихийных бедствий (наводнение, пожар и т.п.) в состав инвентаризационной комиссии приглашают представителя страховой компании. При проведении инвентаризации ценностей в отсутствие материально ответственного лица (болезнь и т. п.), а также после хищений, краж, ограблений в состав инвентаризационной комиссии приглашают представителя милиции, местного Совета депутатов.

Приказ (распоряжение) о назначении инвентаризационной комиссии, в котором  также указывают объекты, порядок  и продолжительность инвентаризации, подписывают руководитель и главный бухгалтер организации. Внезапность инвентаризации - важнейший принцип се проведения. Категорически запрещается доводить до сведения материально ответственных лиц сроки намечаемой инвентаризации.

Порядок проведения и документальное оформление инвентаризации товаров и тары на складе. Инвентаризационная комиссия несет ответственность за соблюдение правил и сроков проведения инвентаризации, за полноту и точность отражения в описи выявленных фактических остатков ценностей, за правильность отражения отличительных признаков и цен товаров, за качество оформления и своевременность представления инвентаризационных материалов в бухгалтерию, за правильность оформления поступления ценностей в период инвентаризации.

На оптовом складе до начала проверки фактического наличия товаров  и тары инвентаризационная комиссия проводит следующие первоочередные меры:

• пломбирует входы и  выходы (кроме одного) всех помещений, где хранятся ценности;

• проверяет исправность  и соблюдение сроков клеймения весоизмерительного оборудования;

• проверяет и визирует последний на дату инвентаризации отчет  материально ответственного лица о движении товаров и тары по складу с приходными и расходными документами, с указанием на каждом из них «До инвентаризации на ... (дата)» и подпись председателя инвс1ггаризационной комиссии. Отчет передают в бухгалтерию, который служит основанием для определения остатков товаров и тары к началу инвентаризации по учетным данным;

• берет расписку у материально  ответственного лица, которая оформляется на титульной странице инвентаризационной описи, о том, что к началу инвентаризации все приходные и расходные документы на товары и тару сданы в бухгалтерию или переданы комиссии и все ценности, поступившие под его ответственность, оприходованы, а выбывшие списаны в расход;

• при бригадной материальной ответственности с согласия всех членов бригады председатель инвентаризационной комиссии составляет протокол подкомиссий с определением состава каждой и распределением между ними инвентаризируемых объектов.

В состав каждой подкомиссии  должно входить не менее трех человек: два члена инвентаризационной комиссии, одного из которых назначают председателем подкомиссии, и материально ответственное лицо - член бригады. Проведение инвентаризаций несколькими комиссиями позволяет сократить затраты времени на их проведение и проводить их, как правило, в нерабочее время.

Проверку фактического наличия  товаров и тары комиссия проводит в порядке их расположения в помещении  путем их пересчета, перевешивания, перемеривания. Количество единиц товаров  и тары определяет материально ответственное  лицо, а председатель и другие члены  комиссии контролируют правильность их определения. Товары, находящиеся в  таре, упаковке, могут быть записаны в опись на основании спецификации или маркировки по таре, но часть  товара выборочно должна быть распакована  для проверки их количества и качества. При наличии большого количества весовых товаров результаты каждого их взвешивания член комиссии и материально ответственное лицо записывают предварительно в накопительную ведомость отвесов. По окончании взвешивания всей партии товара ведомость отвесов закрывают, сверяют общий итог количества товаров и переносят его в опись. Составленные по наименованиям отдельных товаров ведомости отвесов служат приложениями к описи. Не допускается вносить в опись данные об остатках товаров и тары со слов материально ответственного лица или по данным бухгалтерского или складского учета без проверки их фактического наличия.

Сведения о фактическом  наличии товаров и тары записывают в инвентаризационную опись товаров, материалов и тары в торговле. Отдельные описи с присвоением порядкового номера составляют на товары; порчу товаров; тару; товары и тару на ответственном хранении и т.п. Товары на оптовых складах и подготовленные к отправке, находящиеся на складе, включают в общую инвентаризационную опись и обязательно проверяют, не списаны ли они материально ответственным лицом в расход. Товары и тару, поступившие на склад во время инвентаризации, заведующий складом принимает в присутствии инвентаризационной комиссии. Приходные товарные, товарно-транспортные накладные на эти товары председатель инвентаризационной комиссии визирует с надписью «Поступили во время инвентаризации, в опись и отчет не включены». Документы на поступившие во время инвентаризации товары и тару заведующий складом включает в первый отчет после инвентаризации.

При инвентаризации товаров  и тары описи составляют в двух экземплярах под копирку членом инвентаризационной комиссии и один экземпляр материально ответственным лицом, а при передаче товарно-материальных ценностей - в трех экземплярах под копирку членом инвентаризационной комиссии и по одному экземпляру каждым материально ответственным лицом, сдающим и принимающим ценности. Все экземпляры инвентаризационной описи являются действительными и заполняются от руки или с использованием ПЭВМ. Записи в них производят четко, ясно, без помарок и подчисток, с полным заполнением всех реквизитов: наименование товара, номенклатурный номер, обоснование цены. Исправление допущенных ошибок производят корректурным способом без копирки во всех экземплярах инвентаризационной описи. Исправления в части наименования товаров, их количества, фасовки и цены должны быть оговорены и подтверждены подписями всех членов комиссии.

На каждой странице инвентаризационной описи указывают прописью число порядковых номеров материальных ценностей, количество единиц в натуральных показателях независимо от единиц измерения (штуки, килограммы, метры и т. д.), в которых записаны эти ценности и их стоимость. В процессе заполнения описей производится их сверка по каждой странице. Правильность итоговых данных на каждой странице своими подписями подтверждают все члены инвентаризационной комиссии. Если инвентаризацию товаров и тары на складе проводят несколько дней, то помещение, где хранятся материальные ценности, комиссия в конце рабочего дня опечатывает. Вес экземпляры инвентаризационной описи комиссия оставляет в несгораемом шкафу (сейфе) данного помещения. В конце описи на последней странице по окончании инвентаризации после записи данных по этой странице и прочеркивания незаполненных строк комиссия указывает в целом по всей описи число порядковых номеров товарно-материальных ценностей, количества единиц всех ценностей в натуральных показателях и их стоимость, что подтверждают своими подписями все члены инвентаризационной комиссии. Здесь же материально ответственные лица дают расписку, подтверждающую проверку имущества комиссией в их присутствии, об отсутствии к членам комиссии каких-либо претензий и принятии перечисленного в описи имущества на ответственное хранение. Если при инвентаризации товарно-материальных ценностей составлено несколько инвентаризационных описей, то комиссия составляет сводную опись остатков товаров и тары, в которую записывают итоговые данные каждой отдельной описи и подсчитывают общие итоги всех ценностей по предприятию. Вес реквизиты на титульной и последней странице сводной описи заполняют в полном объеме.

Первый экземпляр инвентаризационной описи, заполненный членом комиссии и экземпляры, заполненные материально  ответственными лицами, а также акт  о порче, бое, ломе товаров на выявленные при инвентаризации товарные потери и письменное объяснение материально  ответственных лиц о причинах образования потерь и недостачи  или излишков товаров и тары, председатель комиссии в день окончания инвентаризации или на следующий рабочий день передаст в бухгалтерию. Материально ответственные лица, сдающие и принимающие ценности, получают в обмен второй и третий экземпляры инвентаризационной описи, составленные членом инвентаризационной комиссии под копирку.

Контрольная проверка качества проведения инвентаризации товаров на складе. Руководитель организации, главный бухгалтер, председатель ревизионной комиссии или другие опытные работники по приказу (распоряжению) руководителя организации проводят контрольные проверки качества инвентаризаций товарно-материальных ценностей. Контрольную проверку проводят в присутствии членов инвентаризационной комиссии в процессе проведения инвентаризации или по се окончании, но до начала работы оптового склада. Количество товарно-материальных ценностей, подвергающихся контрольной проверке, определяет руководитель организации в каждом конкретном случае. Результаты контрольной проверки оформляют Актам контрольной проверки правильности проведения инвентаризации ценностей в двух экземплярах, в котором отражают данные по инвентаризационной описи, фактически установленные при контрольной проверке и выявленные отклонения по количеству, цене и сумме товаров и тары, подвергшихся проверке. Акт подписывают липа проводившие контрольную проверку, председатель и члены инвентаризационной комиссии. Акт передают в бухгалтерию, на основании которого ведут учет проводимых контрольных проверок в Книге учета контрольных проверок правильности проведения инвентаризаций. При установлении значительных расхождений между данными инвентаризационной описи и данными контрольной проверки руководитель организации назначает новую инвентаризационную комиссию для проведения повторной сплошной инвентаризации. Виновных лиц за допущенные нарушения в проведении инвентаризации товарно-материальных ценностей привлекают к административной ответственности. Если материально ответственные лица после окончания инвентаризации самостоятельно обнаружат ошибки в описях, то они обязаны немедленно (до начала работы склада) заявить об этом председателю инвентаризационной комиссии. Инвентаризационная комиссия проверяет такие факты и в случае их подтверждения производит исправления выявленных ошибок в установленном порядке.

Все поступившие инвентаризационные материалы подвергают тщательной проверке. Торговый отдел проверяет состояние товарных запасов, правильность их размещения и хранения, соблюдение сроков реализации, возможности зачета излишков в покрытие выявленных недостач при пересортице товаров и тары и т.п. Бухгалтерия проверяет правильность цен, таксировку и подсчет итогов в инвентаризационной описи, о чем на последней ее странице должна быть отметка и подписи лиц, производивших такую проверку. Ревизионная комиссия изучает причины и обстоятельства возникновения недостач и излишков товаров и тары и т.п.

Выведение и учет результатов  инвентаризации товаров и тары на складе. До выведения результатов  инвентаризации в бухгалтерии ведут  проверку, обработку последнего отчета о движении товаров и тары по складу с приложенными первичными документами, на основании которых производят в регистры соответствующие записи; сверяют данные бухгалтерского натурально-стоимостного и складского учета товаров и тары по аналитическому счету заведующего складом, а также производят сверку внутреннего перемещения товаров и тары между оптовыми складами, оптовым складом и объектами торговли, находящимися на одном балансе; производят сверку расчетов с основными поставщиками и покупателями и т.п. Данные бухгалтерского учета об остатках товаров и тары на дату инвентаризации должны быть точными и достоверными.

Результаты инвентаризации товаров и тары по продовольственным  складам бухгалтерия должна вывести не позднее трех дней, а по непродовольственным складам - не позднее пяти дней после окончания инвентаризации. Для выявления результатов инвентаризации бухгалтерия составляет Сличительную ведомость результатов инвентаризации товарно-материальных ценностей. По результатам инвентаризации товаров, находящихся на ответственном хранении, принятых для реализации на условиях комиссии, составляют отдельные сличительные ведомости. Сличительные ведомости составляют вручную или с использованием ПЭВМ.

Предварительно в инвентаризационной описи по каждому наименованию товаров  и тары отражают данные бухгалтерского натурально-стоимостного учета на дату инвентаризации. Сличение в инвентаризационной описи фактического наличия товаров  и тары с данными бухгалтерского учета по каждому их наименованию (номенклатурному номеру) позволяет выявить и записать в сличительную ведомость первоначальный результат: недостачи и излишки товаров и тары, с указанием наименования, характеристики, номенклатурного номера товарно-материальных ценностей, единицы измерения, количества и суммы. Выявленные недостачи товаров и тары должны быть списаны с подотчета заведующего складом, а излишки оприходованы в подотчет заведующего складом с учетом полученных результатов в сличительной ведомости.