Учет расходов с подотчеными лицами

Расчеты с подотчетными лицами затрагивают достаточно широкий круг операций - с наличными денежными средствами в национальной и иностранной валюте, расчетами, перемещением ценностей (необоротные и оборотные активы), оплатой услуг, формированием затрат и стоимости ценностей, налогообложением, удержаниями из заработной платы работников, специфически решенных правовых отношений, использованием как типовых форм первичных документов, так и нестандартных документов, разработанных на предприятии, и т.д. В результате, как показывает практика, ошибки и погрешности, возникающие при проведении расчетов с участием подотчетных лиц, не редкость.

Основные ошибки, возникающие на предприятиях при оформлении расчетов с подотчетными лицами, связаны с несоблюдением норм оформления оправдательных документов, подтверждающих расходы подотчетного лица; отсутствием необходимых первичных документов регламентирующих суммы произведенных расходов, а также правомерности подотчетного лица совершать данные расходы, что ведет к сознательным или случайным ошибкам в определении налогооблагаемой базы при расчете налогов на прибыль, НДС, НДФЛ и ЕСН.

Ввиду того что налоговые и иные контролирующие органы обращают особое внимание на расчеты наличными денежными средствами, вопросы изучения и точного практического применения порядка отражения в бухгалтерском и налоговом учете данных операций имеют исключительно важное значение. Правильно организованный бухгалтерский учет расчетов с подотчетными лицами на предприятии обеспечит контроль за использованием денежных средств и не создаст проблем с налогообложением и аудиторской проверкой.

Возможность применения санкций со стороны контролирующих органов за нарушение принятых правил проведения расчетов наличными денежными средствами предусматривает повышенные требования к осуществлению расчетов с подотчетными лицами.

Издание приказов, выдача распоряжений, установление цели привлечения подотчетного лица, заключение договора о материальной ответственности в необходимых случаях, составление должностных инструкций, формулирование служебных обязанностей работника, установление сроков привлечения работника, расчеты сумм денежных средств, заполнение удостоверений, регистров, журналов, ведомостей и т.п. - предполагают соблюдение известных правил оформления документов.

При проверках контролирующих органов первичные документы, не относящиеся на стадии их составления непосредственно к ведению бухгалтерского учета, также являются объектом ревизии. От последовательного и тщательного заполнения всех реквизитов в первичных документах и регистрах во многом зависит проведение учетных процедур. Ошибки и неточности, допущенные при этих операциях, в последующих операциях исправить невозможно.

Соблюдение определенных правил осуществления расчетов с подотчетными лицами, предполагающих последовательность и точность заполнения первичных документов, получение и выдачу наличных денег подотчетным лицом, заполнение учетных регистров, контроль за проведением расчетов, отражение операций на счетах бухгалтерского учета и в отчетности, в налоговом учете и т.д. позволяет в значительной мере повысить надежность проведения операций на данном участке учета и снизить потери.

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ

1.Нормативные документы:

1.1.Налоговый Кодекс Российской Федерации (НК РФ) принят ГД ФС РФ 16.07.1998г.,

1.2.Трудовой Кодекс Российской Федерации (ТК РФ) принят ГД  РФ 31.12.2001г.,

1.3. Федеральный  закон  от 21.11.1996 №129-ФЗ "О бухгалтерском учете",

1.4. Постановление  Правительства РФ от 13.10.2008  № 749

1.5. Постановление Госкомстата России от 18.08.1998 №88 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации",

1.6. Учетная политика Общества с ограниченной ответственностью «АвтоБизнесТранс»,

2.Печатные издания:

2.1. Бабаева Ю.А. Бухгалтерский учет. – М.: «Юнити», 2002.,

2.2. Бакаев А.С. Комментарии к новому плану счетов бухгалтерского учета. - М.: «ИПБ-БИНФА», 2001,

2.3. Кондраков Н.П. Бухгалтерский учет: Учебное пособие. – М.: - Инфра – М, 2002,

2.4. Крутякова Т.Л. Командировки по России и за рубеж. - М.: «АКДИ  Экономика и жизнь», 2001,

3.Статьи:

3.1.Кравченко С., Расчеты с подотчетными лицами на жесткий контроль, "Бюджетные учреждения: ревизии и проверки финансово-хозяйственной деятельности", 2009, № 11

3.2.Овчинникова О.С., Деньги под отчет: погашение задолженности, Зарплата, 2010, № 10,

3.3.Полякова Е.В., Расчеты с подотчетными лицами, Бухгалтер и закон,

2010,№ 4

3.4. Обухова Т.И., Учет расчетов с подотчетными лицами, Учреждения физической культуры и спорта: бухгалтерский учет и налогообложение,

2008, N 5,

3.5.Соснаускене О.И., Какие документы подтверждают расходы по командировке и что делать в случае, если они отсутствуют, "Горячая линия бухгалтера", 2009, N 1,

3.6.Шиндер И., Учет расчетов с подотчетными лицами, Бюджетные учреждения образования: бухгалтерский учет и налогообложение, 2008, №12,

4.Электронные ресурсы:

4.1.http://fictionbook.ru/author/v_r_zaharin/raschetiy_s_podotchetniymi_licami_buhgal/read_online.html?page=1,

4.2. http://stud24.ru/accounting/uchet-raschetov-s-podotchetnymi-licami/4951-9939-page1.html.