Учет расходов с подотчеными лицами

              Пример 4. В связи с необходимостью перегона автобуса марки ПАЗ 3205 из Москвы в Тольятти был отправлен в командировку водитель автоколонны.  В данном случае работник, получивший из кассы денежные средства под отчет, не был включен в ежегодный приказ с указанием лиц, считающихся подотчетными. Направление в командировку было оформлено отдельным приказом руководителя на основании служебного задания.

              В кассе организации командированный работник получил под отчет 15 000 рублей. Продолжительность командировки составила 4 дня. Размер суточных составил 700 рублей в сутки.

              После возвращения из командировки работник представил в бухгалтерию организации:

      авансовый отчет,

      документы, подтверждающие оплату проезда (железнодорожный билет, проездной билет),

      кассовые и товарные чеки, подтверждающие расходы на ГСМ при перегоне и услуги автостоянки.

Согласно представленному авансовому отчету и подтверждающим понесенные расходы документам расходы работника составили:

      суточные – 2 800,00 рублей,

      оплата проезда – 1 700,00 рублей,

      расходы на ГСМ – 7 850,00 рублей,

      услуги автостоянки – 150,00 рублей

В кассу предприятия был произведен возврат подотчетной суммы в размере

2 500,00 рублей.

      На  основании представленных документов в бухгалтерском учете                     ООО «АБТ» были отражены следующие проводки (Табл.7)

Табл.7

Пример 5. В целях оформления необходимой документации для постановки транспортного средства учет в ГИБДД подотчетному лицу из кассы предприятия выданы денежные средства в размере 1 800,00 рублей.

              Согласно предоставленному в бухгалтерию предприятия авансовому отчету и подтверждающим понесенные расходы документам затраты сложились следующие:

      оформление заявления при постановке на учет – 350,00 рублей,

      оплата госпошлины – 100,00 рублей,

      оплата за постановку на учет в ГИБДД – 600,00 рублей,

      техосмотр – 300,00 рублей.

В кассу предприятия был произведен возврат подотчетной суммы в размере

450,00 рублей.

     На  основании представленных документов в бухгалтерском учете                     ООО «АБТ» были отражены следующие проводки (Табл.8)

Табл.8

3.ПРЕДЛОЖЕНИЯ ПО СОВЕРШЕНСТВОВАНИЮ

УЧЕТА РАСЧЕТОВ С ПОДОТЧЕТНЫМИ ЛИЦАМИ

При расчетах с подотчетными лицами очень часто возникают множество различных противоречий в отнесении расходов подотчетных лиц на ту или иную статью расходов.

У бухгалтеров постоянно возникают вопросы об отнесении или не отнесении некоторых расходов по командировке на себестоимость.

Например. Сотрудник, находящийся в служебной командировке, по распоряжению руководителя предприятия должен ежедневно информировать его по телефону о ходе выполнения задания. Возникает вопрос о том, за счет каких источников должны финансироваться затраты на телефонные переговоры.

Расходы на телефонные переговоры командированного работника возмещаются ему в случае предоставления в бухгалтерию предприятия распечатки, приложенной к счету гостиницей или предприятием связи, с указанием телефонных номеров, по которым звонил командированный, а также пояснительной записки командированного, в которой расшифровывается принадлежность телефонных номеров и характер переговоров. Расходы на телефонные переговоры относятся на счета учета затрат по статье "услуги связи".

Если телефонные переговоры оплачиваются работнику без предоставления указанных документов, то они относятся на счета учета затрат по субсчету "исключаемые из себестоимости при налогообложении".

Затраты на производственные телефонные переговоры могут быть компенсированы работнику, но, поскольку компенсация не относится к командировочным расходам и не предусмотрена действующим законодательством, она должна производится из прибыли, остающейся в распоряжении предприятия после налогообложения, и включаться в совокупный облагаемый доход физического лица для исчисления налога на доходы и отчислений во внебюджетные фонды.

Учитывая недостаточность российской экономической базы по этому вопросу можно порекомендовать относить затраты на командированного сотрудника на телефонные переговоры за счет суточных во избежание штрафных санкций налоговых органов.

Командировочное удостоверение можно не выписывать, если работник должен возвратиться из командировки на место постоянной работы в тот же день, в который он был командирован. Однако, рекомендуется все же оформить командировочное удостоверение, т. к. в п. 6 Инструкции № 62 написано, что фактическое время пребывания в месте командировки определяется по отметкам в командировочном удостоверении. При отсутствии командировочного удостоверения могут возникнуть ненужные сложности с проверяющим предприятие налоговым инспектором по поводу обоснованности компенсационных выплат работнику. Непростая ситуация складывается при приобретении материальных ценностей (работ, услуг) организациями для производственных нужд у граждан-предпринимателей (в том числе в розничной торговле).

Дело в том, что получение от этих граждан-предпринимателей кассовых и товарных чеков, квитанций к приходным кассовым ордерам и иных документов, оформленных так же, как и при покупках у юридических лиц, и нередко даже заверенных печатью предпринимателя, по действующему НК РФ гл.23«О налоге на доходы физических лиц» не освобождает организацию-покупателя от обязанности известить налоговую инспекцию о суммах дохода, полученных гражданами- предпринимателями от этой организации.

Организация-покупатель должна представить сведения по форме Инструкции Госналогслужбы РФ.

Эти сведения включают в себя адрес постоянного местожительства гражданина-предпринимателя, его паспортные данные и иные данные, которые при покупках за наличный расчет, особенно в розничной торговле, далеко не всегда представляется возможным получить. В лучшем случае на печати гражданина-предпринимателя указаны населенный пункт, в котором он зарегистрирован в этом качестве, и номер его регистрационного свидетельства.

Поэтому сотрудник организации, производящий закупки за наличный расчет, должен быть проинформирован о требованиях, предъявляемых налоговым законодательством, и при невозможности получить достоверные данные о гражданине-предпринимателе, продающем товары (работы, услуги), в том числе в розничной торговле с применением контрольно-кассовых аппаратов, - отказаться от покупок для нужд организации именно у этого продавца.

Нередко встречается следующая ситуация: сотрудник предприятия приобрел, например, авиабилет для поездки в командировку, которая впоследствии была отменена и сотрудник получил от авиакомпании за сданный билет сумму меньшую, чем та, которая была уплачена при приобретении билета. За счет каких источников может быть компенсирована указанная разница?

Руководитель предприятия может принять решение о компенсации работнику понесенных расходов, учитывая, что они связаны с исполнением трудовых обязанностей. Однако данная компенсация не относится к командировочным расходам (так как командировка фактически не состоялась) и к другим видам компенсаций, предусмотренных действующим законодательством, следовательно, она должна возмещаться за счет прибыли, остающейся в распоряжении предприятия после уплаты налогов.

Выплаченная компенсация должна быть включена в совокупный годовой доход работника, облагаемый налогом на доходы.

Более широкое внедрение компьютерного учета в процесс оформления первичных документов может являться одним из наиболее эффективных путей совершенствования первичного учета. С этой целью необходимо автоматизировать учет расчетов с подотчетными лицами, что позволит механизировать обработку информации о командированных работниках, понизить вероятность ошибок при перенесении информации из первичных документов в регистры бухгалтерского учета, а также сократить количество первичной учетной документации, что, в свою очередь, будет способствовать повышению точности и оперативности учета расчетов с подотчетными лицами на предприятии.

Этому также способствует упорядочение первичной документации, широкое внедрение типовых унифицированных форм, повышение уровня механизации и автоматизации учетно - вычислительных работ.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

В заключении можно сдать выводы о том, в процессе написания работы были достигнуты цели и задачи, поставленные во введении к данной работе и отражающие актуальность данной темы.

Были рассмотрены основы бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами, свои особенности,  порядок учета и организация контроля расчетов.

Определены основные направления расходования подотчетных сумм.

Рассмотрены основные первичные документы и нормативные акты, применяемые в оформление расчетов с подотчетными лицами в бухгалтерском учете.

На примере ООО «АвтоБизнесТранс» была рассмотрена практическая организация учета расчетов с подотчетными лицами в конкретной организации. Приведены примеры практических расчетов. В т.ч. получение денежных средств на общехозяйственные нужды и командировочные расходы.

Операции по отражению в учете расчетов с подотчетными лицами - привычные, можно сказать повседневные для бухгалтеров предприятий всех форм собственности и видов деятельности. Реформа бухгалтерского учета практически не затронула данный вид расчетов, неизменными остались правовая база таких операций, круг документов и регистров учета, оформляемых при этом, и многое другое.

Как правило, в организациях деньги под отчет выдаются достаточно часто и разным работникам. Расчеты с подотчетными лицами имеют место практически на каждом предприятии и весьма разнообразны:

      приобретение запасных частей, материалов, топлива за наличный расчет,

      канцелярских товаров, оплата почтово-телеграфных расходов;

      оплата мелкого ремонта оргтехники, транспортных средств;

      расходы на командировки по территории Российской Федерации и за границу;

      представительские расходы.

Все эти хозяйственные операции сопровождаются выдачей денежных средств из кассы организации.

Основным первичным документом, отражающим расчеты с подотчетными лицами, является авансовый отчет. Бухгалтерский учет расчетов с подотчетными лицами ведется на активно-пассивном счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами».