Учет расходов с подотчеными лицами

7

РОССИЙСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ СОЦИАЛЬНЫЙ УНИВЕРСИТЕТ

Филиал государственного образовательного учреждения высшего профессионального образования «Российский государственный социальный университет» в г. Тольятти Самарской области

Кафедра экономических дисциплин

Специальность: Бухгалтерский учет анализ и аудит

Форма обучения: заочная

КУРСОВАЯ РАБОТА

Дисциплина: Бухгалтерский и финансовый учет

Тема: «Учет расчетов с подотчетными лицами»

                                                                                  Студентки 3 курса группы Б 08

                                                                                  Гнусиной Г.Н.

                                                                                  Преподаватель:Старчикова Н.Г.

                                                                                  Подпись преподавателя_______

Тольятти 2011

ОГЛАВЛЕНИЕ

ВВЕДЕНИЕ………………………………………………………………………...3

1.ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ АСПЕКТЫ УЧЕТА РАСЧЕТОВ С ПОДОТЧЕТНЫМИ ЛИЦАМИ…………………………………………………………………………. .6

1.1.ОРГАНИЗАЦИЯ РАСЧЕТОВ С ПОДОТЧЕТНЫМИ ЛИЦАМИ…………. 6

1.2. ДОКУМЕНТАЛЬНОЕ ОФОРМЛЕНИЕ……………………………………. 9

1.3.СЛУЖЕБНЫЕ КОМАНДИРОВКИ …………………………………………13

1.4. ПОЛУЧЕНИЕ ПОДОТЧЕТНЫМ ЛИЦОМ МАТЕРИАЛЬНЫХ ЦЕННОСТЕЙ ……………………………………………………………………..19

1.5.ВОЗВРАТ ПОДОТЧЕТНЫХ СУММ………………………………………...20

1.6.БУХГАЛТЕРСКИЙ УЧЕТ………………………………………………….... 24

2.ПРАКТИКА УЧЕТА РАСЧЕТОВ С ПОДОТЧЕТНЫМИ ЛИЦАМИ НА ПРИМЕРЕ  ООО «АВТОБИЗНЕСТРАНС» ……………………………………..26

2.1.ОБЩАЯ ХАРАКТЕРИСТИКА ОРГАНИЗАЦИИ …………………………..26

2.2.ПРАКТИКА УЧЕТА РАСЧЕТОВ С ПОДОТЧЕТНЫМИ ЛИЦАМИ                        В ООО «АБТ»……………………………………………………………………... 29

3.ПРЕДЛОЖЕНИЯ ПО СОВЕРШЕНСТВОВАНИЮ УЧЕТА РАСЧЕТОВ С ПОДОТЧЕТНЫМИ ЛИЦАМИ…………………………………………………... 34

ЗАКЛЮЧЕНИЕ ……………………………………………………………………38

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ………………………………. 41

ПРИЛОЖЕНИЯ

ВВЕДЕНИЕ

Расчеты наличными денежными средствами периодически осуществляются практически всеми субъектами предпринимательской деятельности независимо от их организационно-правовой формы, объемов реализации и прочих финансово-экономических показателей с целью ускорения расчетов и снижения издержек, связанных с оформлением безналичных операций. При этом расчеты наличными денежными средствами между участниками хозяйственных договоров применяются достаточно редко, что объясняется существенными ограничениями, установленными гражданским и банковским законодательством.

Однако весьма часто расчеты наличными денежными средствами практикуются при приобретении материально-производственных запасов в небольших количествах, а также относительно недорогих объектов основных средств (как правило, оргтехники) и объектов нематериальных активов. Организации, имеющие структурные подразделения, нередко выплачивают заработную плату через специально уполномоченных лиц (раздатчиков).

Наиболее распространены расчеты наличными денежными средствами при оплате командировочных расходов.

Тема расчётов предприятий с сотрудниками, выезжающими в служебные командировки, как по России, так и в другие страны, достаточно хорошо изучена и освещена в экономической прессе и специальных изданиях. К тому же командировочные расходы относятся к категории затрат предприятия, которые постоянно находятся под пристальным вниманием проверяющих органов. На этом объекте учёта замыкается комплекс вопросов, связанных с отражением в бухгалтерском учёте и налогообложении.

В процессе своей деятельности практически каждый бухгалтер сталкивается с проблемой правильного учета и налогообложения командировочных расходов. При этом часто возникают вопросы, в частности, что считать служебной командировкой; каков порядок командирования сотрудников предприятия, работающих по совместительству или выполняющих работу по договорам гражданско-правового характера; какими нормативными документами, затрагивающими вопросы командировочных расходов, необходимо руководствоваться в настоящее время.

Во всех случаях расчеты наличными денежными средствами должны производиться через подотчетных (материально ответственных) лиц. Особенности этой группы расчетов обусловлены необходимостью соблюдения довольно жестких правил наличного денежного обращения, а также своевременного и правильного документального оформления выдачи денежных средств под отчет и их последующего списания.

Состав первичных документов по расчетам с подотчетными лицами, с одной стороны, достаточно узок — это авансовые отчеты, заявления на выдачу денег из кассы. С другой стороны, состав документов, сопутствующих расчетам с подотчетными лицами, чрезвычайно широк и разнообразен, так как расчеты с подотчетными лицами связаны со многими другими разделами учета, например, операциями по кассе, расчетами с поставщиками и подрядчиками, операциями по движению материальных ценностей и т. д. и, следовательно, при проверке необходимо сопоставить авансовые отчеты с документами по другим разделам учета.

Ввиду того, что налоговые и иные контролирующие органы обращают особое внимание на расчеты наличными денежными средствами, вопросы изучения и точного практического применения порядка отражения в бухгалтерском и налоговом учете данных операций имеют исключительно важное значение.

Возможность применения санкций со стороны контролирующих органов за нарушение принятых правил проведения расчетов наличными денежными средствами предусматривает повышенные требования к осуществлению расчетов с подотчетными лицами. Стоит отметить, что соблюдение определенных правил осуществления таких расчетов, предполагающих последовательность и точность заполнения первичных документов, получение и выдачу наличных денег подотчетным лицом, заполнение учетных регистров, контроль за проведением расчетов, отражение операций на счетах бухгалтерского учета и в отчетности, в налоговом учете и т.д. позволяет в значительной мере повысить надежность проведения операций на данном участке учета и снизить потери.

Основными задачами бухгалтерского учета расчётов с подотчётными лицами являются:

      своевременное, полное и достоверное отражение фактических затрат на счетах бухгалтерского учета,

      документальная обоснованность использования подотчётных сумм и обоснованность включения в состав затрат,

      контроль за экономным и рациональным использованием денежных средств на хозяйственно-операционные цели.

Бухгалтерский учет расчетов с подотчетными лицами имеет свои особенности. Цель этой работы – изучить порядок учета и организацию контроля расчетов с подотчетными лицами.

Методологической основой написания курсовой работы являются нормативные документы по ведению бухгалтерского учета, отчетности, периодика и учебная литература. В практической части использованы данные хозяйственной деятельности Общества с ограниченной ответственностью «АвтоБизнесТранс», расположенного в г.Тольятти.

1.ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ АСПЕКТЫ

УЧЕТА РАСЧЕТОВ С ПОДОТЧЕТНЫМИ ЛИЦАМИ

1.1.ОРГАНИЗАЦИЯ РАСЧЕТОВ С ПОДОТЧЕТНЫМИ ЛИЦАМИ

              Законодательство по бухгалтерскому учету и налогам не содержит определений "подотчетное лицо" и "подотчетные средства". Только исходя из норм Инструкции по применению Плана счетов, утвержденной Приказом Минфина России от 31.10.2000 №94н, следует, что подотчетные лица - это физические лица (сотрудники организации), которым авансом на определенные цели выдаются наличные денежные средства, а также другие ценности с обязанностью представления отчета об их использовании (отсюда термин «под отчет»).

Как правило, под подотчетными средствами понимаются денежные суммы, выданные работникам организации на определенные цели, которые в основном связаны:

      с хозяйственно-операционными расходами;

      с расходами на служебные командировки по территории РФ и за границу.

Список подотчетных лиц утверждает руководитель организации. Утвердить такой список можно как в виде отдельного приказа (распоряжения), так и в качестве приложения к приказу об учетной политике. В документе прописывается, на какие цели и на какой срок выдаются денежные средства. Например, одни работники в соответствии с приказом руководителя вправе получать денежные средства только на приобретение ГСМ, тогда как другие - на оплату всех хозяйственных расходов. Работники, получающие денежные средства на командировочные расходы, в документе не указываются. В данном случае издаётся отдельный приказ о направлении в служебную командировку.

Под расходами на хозяйственно-операционные нужды подразумевают обычно расходы учреждения по приобретению канцелярских или хозяйственных товаров, материальных ценностей, ГСМ, на оплату мелкого ремонта, представительские расходы. Оплачивая те или иные расходы, подотчетное лицо (работник) действует от имени учреждения, следовательно, должно соблюдать предельный размер расчетов наличными, который в соответствии с Указанием ЦБ РФ равен 100 000 руб. по одной сделке. Если работник нарушит установленный лимит расчетов, учреждение может быть оштрафовано. Причем сумма штрафа составляет от 40 000 до 50 000 руб. и налагается на организацию, которая расплатилась наличными. За это нарушение административный штраф в размере от 4000 до 5000 руб. может быть наложен и на руководителя организации (п. 15.1 КоАП РФ).

На практике возникает ситуация, когда подотчетные лица в действительности не являются таковыми, так как фактически не получают денег под отчет. Они оплачивают товарно-материальные ценности за счет своих средств, а затем на основании авансового отчета учреждение компенсирует им произведенные расходы. Такую операцию нельзя назвать подотчетом, а сотрудника, потратившего свои деньги на нужды учреждения, - подотчетным лицом. Отчитываться ему не за что - средств от учреждения до совершения операции он не получал. Напротив, сотрудник какое-то время кредитовал организацию. Налицо своеобразный "подотчет наоборот". Данную операцию следует рассматривать как использование учреждением заемных средств.

Правила выдачи и представления отчетности по использованию подотчетных сумм установлены Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденным Решением Совета директоров Банка России от 22.09.1993 №40.

Согласно п. 11 Порядка ведения кассовых операций организации выдают наличные деньги под отчет на хозяйственно-операционные расходы, а также на расходы уполномоченных организаций, отдельных подразделений хозяйственных организаций, в том числе филиалов, не состоящих на самостоятельном балансе и находящихся вне района деятельности организаций, в размерах и на сроки, определяемые руководителями организаций.

Помимо этого указанным пунктом предусмотрены следующие основные правила выдачи, расходования и отчетности по подотчетным суммам:

      выдача наличных денег под отчет на расходы, связанные со служебными командировками, производится в пределах сумм, причитающихся командированным лицам на эти цели;

      лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, или со дня возвращения их из командировки, предъявить в бухгалтерию организации отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним;

      выдача наличных денежных средств под отчет производится при условии полного отчета конкретного подотчетного лица по ранее выданному ему авансу;

      передача выданных под отчет наличных денежных средств одним лицом другому запрещается.

Следует отметить, что в силу п. 11 Порядка ведения кассовых операций, выдача наличных денег под отчет производится при условии полного отчета конкретного подотчетного лица по ранее выданному ему авансу. В случае если в учреждении согласно приказу руководителя одно подотчетное лицо получает денежные средства по разным статьям (подстатьям) кодов бюджетной классификации (КБК), то, как правило, на день выдачи аванса по одной статье КБК у него имеется задолженность по другой статье (статьям) КБК. Если дословно трактовать вышеуказанный пункт, то можно сделать вывод о том, что при наличии задолженности подотчетного лица хотя бы по одному КБК аванс из кассы не выдается.

1.2. ДОКУМЕНТАЛЬНОЕ ОФОРМЛЕНИЕ

Выдача подотчетных средств и последующее их списание требуют тщательного многоступенчатого документального оформления. Все бухгалтерские записи, в том числе связанные с обеспечением расчетов с подотчетными лицами, оформляются первичными документами (ст. 9 Федерального закона от 21.11.1996 №129-ФЗ "О бухгалтерском учете"). На сегодняшний день действует Постановление Госкомстата России от 18.08.1998 №88 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации". Причем от применения разработанной на законодательном уровне формы документа отказаться нельзя.

Выдача подотчетному лицу денежных средств оформляется Расходным кассовым ордером (ф. КО-2) (РКО), к которому прилагается заявление работника на получение из кассы аванса или перерасхода. Возврат в кассу подотчетной суммы или ее части оформляется Приходным кассовым ордером (ф. КО-1).

В случае выдачи подотчетных средств на командировочные расходы также необходимо оформить следующие документы по формам, утвержденным Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 №1: