Учет расходов с подотчеными лицами

      железнодорожным транспортом - в плацкартном вагоне пассажирского поезда;

      водным транспортом - в каюте X группы морского судна регулярных транспортных линий и линий с комплексным обслуживанием пассажиров, в каюте III категории речного судна всех линий сообщения;

      автомобильным транспортом - в автобусе общего типа.

Отправляя работника в заграничную командировку, при возмещении затрат, связанных с этой командировкой, следует учитывать нормы возмещения расходов:

        по найму жилого помещения, утвержденные Приказом Минфина России №64н;

        суточных, утвержденные Постановлением Правительства РФ №812.

1.4. ПОЛУЧЕНИЕ ПОДОТЧЕТНЫМ ЛИЦОМ

МАТЕРИАЛЬНЫХ ЦЕННОСТЕЙ

Подотчетное лицо может получать материальные ценности, отпускаемые поставщиком по наряду, счету, договору, заказу, соглашению учреждению.                    В этом случае оно действует на основании доверенности, порядок выдачи которой работнику организации установлен гражданским законодательством.

В соответствии с п. 1 ст. 185 ГК РФ доверенностью признается письменное уполномочие, выдаваемое одним лицом другому лицу для представительства перед третьими лицами. Пунктом 5 этой статьи установлено, что доверенность от имени юридического лица выдается за подписью его руководителя или иного лица, уполномоченного на это его учредительными документами, с приложением печати этой организации.

Доверенность оформляется в одном экземпляре бухгалтерией организации и выдается под расписку получателю. После того как материальная ценность получена, подотчетное лицо приносит в организацию документ (накладную), подтверждающий ее получение, и в книге учета доверенности ставится соответствующая пометка с указанием номера и даты накладной. Кроме того, оформляется приходный ордер, подтверждающий передачу полученных материальных ценностей подотчетным лицом материально ответственному лицу учреждения.

1.5.ВОЗВРАТ ПОДОТЧЕТНЫХ СУММ

Как было уже отмечено выше, подотчетное лицо обязано вернуть взятые денежные средства либо отчитаться за них не позднее 3 рабочих дней по истечении срока, установленного приказом руководителя учреждения. Что касается сумм, выданных на командировочные расходы, то по ним работник обязан отчитаться не позднее 3 рабочих дней со дня возврата из командировки.

              Определенную бухгалтером сумму неиспользованного остатка подотчетного аванса работник возвращает в кассу предприятия. После внесения денег в кассу бухгалтер делает отметку в соответствующих графах лицевой стороны авансового отчета - вносит номер приходного ордера, указывает дату операции и сумму погашенной задолженности.

Если работник пропустил срок возврата остатка неиспользованного подотчетного аванса, работодатель вправе принять решение об удержании из заработной платы работника неиспользованного подотчетного аванса не позднее одного месяца со дня окончания срока, отведенного для его возвращения (ч. 3 ст. 137 ТК РФ). То есть отсчет месячного срока следует производить начиная с четвертого дня после окончания периода, установленного для выполнения подотчетным лицом поручения работодателя.

Трудовым кодексом установлен один месяц именно для принятия решения об удержании. Срок для осуществления операций по удержанию неограничен. Этот процесс может быть растянут во времени. Согласно ч. 1 ст. 138 Трудового кодекса при каждой выплате заработной платы общий размер всех удержаний не должен превышать 20% суммы заработной платы, причитающейся работнику к выплате. А сумма неиспользованного остатка подотчетного аванса может значительно превышать эту величину. В таких случаях задолженность удерживают частями, соблюдая установленное ограничение.

В ст. 138 Трудового Кодекса речь идет об удержаниях именно из заработной платы. В ч. 4 ст. 138 Трудового Кодекса говорится о недопустимости удержаний из сумм, на которые не может быть наложено взыскание. Они перечислены в ст. 101 Федерального закона от 02.10.2007 № 229-ФЗ "Об исполнительном производстве" (далее - Закон №229-ФЗ). В частности, нельзя производить удержания из следующих выплат, начисление и выдача которых может осуществляться вместе с заработной платой:

- из денежных сумм, выплачиваемых организацией в связи с рождением ребенка, со смертью родных, с регистрацией брака (пп. "в" п. 8 ст. 101 Закона №229-ФЗ);

- страхового обеспечения по обязательному социальному страхованию, за исключением пенсии по старости, пенсии по инвалидности и пособия по временной нетрудоспособности (п. 9 ст. 101 Закона №229-ФЗ);

- пособий гражданам, имеющим детей, за счет средств федерального бюджета, государственных внебюджетных фондов, бюджетов субъектов Российской Федерации и местных бюджетов (пп. 12 п. 1 ст. 101 Закона №229-ФЗ);

      сумм полной или частичной компенсации стоимости путевок, за исключением туристических (пп. 15 п. 1 ст. 101 Закона №229-ФЗ).

              В соответствии с ч. 3 ст. 137 Трудового кодекса обязательным условием удержания является согласие работника. Необходимо, чтобы работник не оспаривал его основания и размера.

              Решение об удержании следует оформить приказом (распоряжением) руководителя. Унифицированной формы такого приказа нормативными правовыми актами не установлено. Его вы можно разработать самостоятельно с учетом требований п. 2 ст. 9 Федерального закона от 21.11.1996 №129-ФЗ "О бухгалтерском учете". При этом в тексте приказа предусмотреть графу (поле) для выражения работником согласия с величиной и основанием удержания.

              В авансовом отчете бухгалтер указывает реквизиты ведомости, в которой начислена зарплата и произведено удержание из нее.

              Если работодатель пропустил месячный срок для принятия решения или работник оспаривает сумму (основание) удержания, организация теряет право на бесспорное взыскание суммы неиспользованного остатка подотчетного аванса. В данной ситуации работодатель может обратиться в суд, пока не истек срок исковой давности - три года (ст. 196 ГК РФ). Для этого необходимо предъявить иск о возмещении работником ущерба. Присужденные судом суммы взыскиваются с работника на основании исполнительных листов.

              Также работодатель может простить работнику сумму задолженности. Прощение (списание) долга - право работодателя, накладывающее на него определенные обязательства. Решение о списании долга следует оформить приказом (распоряжением) руководителя. Унифицированной формы такого приказа нормативными правовыми актами не установлено. Его вы также можно разработать самостоятельно с учетом требований п. 2 ст. 9 Закона №129-ФЗ.

              Достаточно часто у бухгалтеров возникает вопрос: начислять ли НДФЛ на доходы физического лица при несвоевременном возвращении им подотчетных сумм и возникает ли в этом случае материальная выгода с суммы, с которой также следует удержать НДФЛ?

              Для ответа на него следует обратиться к нормам налогового законодательства. Так, согласно п. 1 ст. 210 НК РФ при определении налоговой базы для целей исчисления НДФЛ учитываются все доходы налогоплательщика, полученные им как в денежной, так и в натуральной форме или право на распоряжение которыми у него возникло, а также доходы в виде материальной выгоды, определяемой в соответствии со ст. 212 НК РФ.

              В этой статье указано, что доходом налогоплательщика является материальная выгода от экономии на процентах за пользование налогоплательщиком заемными (кредитными) средствами, полученными от организаций или индивидуальных предпринимателей.

              В данном случае к работнику не перешло право собственности на полученные денежные средства. Следовательно, не возвращенные в срок денежные средства не являются доходом подотчетного лица.

              Кроме того, в соответствии со ст. 808 ГК РФ в том случае, если заимодавцем является юридическое лицо, договор займа должен быть заключен в письменной форме. Такой договор не заключался, и заемные отношения между организацией и работником отсутствуют. Поэтому нет оснований исчислять материальную выгоду в виде экономии на процентах.

Получив в кассе организации денежные средства, работник от имени организации совершает действия по оплате товаров (работ, услуг), приобретаемых для организации. Следовательно, отношения с работником соответствуют признакам договора поручения, предусмотренным ст. 971 ГК РФ. Согласно нормам данной статьи по договору поручения одна сторона (поверенный) обязуется совершить от имени и за счет другой стороны (доверителя) определенные юридические действия. Права и обязанности по сделке, совершенной поверенным, возникают непосредственно у доверителя. Поверенный обязан после исполнения поручения без промедления представить доверителю отчет с приложением оправдательных документов (ст. 974 ГК РФ).

После представления этого отчета у работника лишь образуется задолженность по возврату полученных для исполнения поручения денежных средств.

Если считать доходом работника всю сумму невозвращенных денежных средств или экономию на процентах, это будет означать изменение юридической квалификации отношений между организацией и работником с договора поручения на договор займа или договор дарения денежных средств. Таким образом, для начисления работнику НДФЛ в связи с несвоевременным возвратом подотчетных денежных средств налоговому органу придется обратиться с соответствующим иском в арбитражный суд.

1.6.БУХГАЛТЕРСКИЙ УЧЕТ

В бухгалтерском учете для отражения расчетов с сотрудниками организации по подотчетным суммам предназначен специальный счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами», в соответствии с Планом счетов, утвержденным Приказом Минфина РФ от 31 октября 2000 года №94н.

На выданные под отчет суммы счет 71 "Расчеты с подотчетными лицами" дебетуется в корреспонденции со счетами учета денежных средств. На израсходованные подотчетными лицами суммы счет 71 "Расчеты с подотчетными лицами" кредитуется в корреспонденции со счетами, на которых учитываются затраты и приобретенные ценности, или другими счетами в зависимости от характера произведенных расходов.

Подотчетные суммы, не возвращенные работниками в установленные сроки, отражаются по кредиту счета 71 "Расчеты с подотчетными лицами" и дебету счета 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей". В дальнейшем эти суммы списываются со счета 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей" в дебет счета 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда" (если они могут быть удержаны из оплаты труда работника) или 73 "Расчеты с персоналом по прочим операциям" (когда они не могут быть удержаны из оплаты труда работника).

Аналитический учет по счету 71 "Расчеты с подотчетными лицами" ведется по каждой сумме, выданной под отчет.

Счет 71 "Расчеты с подотчетными лицами" корреспондирует со счетами:

Табл.1