Учет расчетов с поставщиками в программе «1С:Бухгалтерия»

После выполнения последней операции изменится состояние счетов 46 и 80. В оборотно-сальдовой ведомости за август можем увидеть окончательную картину состояния остатков и оборотов всех счетов за месяц.

В данной ведомости  можем увидеть, что счета 25, 26, 37 и 46 закрыты и не имеют конечного сальдо. На счете 80 отражена прибыль в сумме 89,323.62 руб. вместо 90,426.62 руб., поскольку помимо кредитового оборота, имеется дебетовый оборот на сумму 1,103.00 руб. Можно не выходя из ведомости определить какие операции вызвали появление суммы дебетового оборота. Для этого достаточно дважды щелкнуть мышью по клетке с заинтересовавшей суммой. В результате будет предложено на выбор несколько видов ведомостей, в которых раскрывается источник возникновения данной суммы. Выбрав из него, например, ведомость карточка счета, получим перечень операций, которые привели к данному результату.

Оборотно-сальдовая  ведомость Август 2000 г.

 

 
    Этими операциями являются операции начисления налога на нужды образовательных учреждений, которые были введены бухгалтерскими записями от 28.08.00 при начислении заработной платы за август работникам предприятия. Таким образом, балансовая прибыль предприятия за август составляет 89,323.62 руб.

 

2.5. Формирование регламентированных отчетов

Режим "Регламентированные отчеты"

После завершения заключительных операций по закрытию отчетного периода можно приступать к формированию регламентированных отчетов, предназначенных для предоставления государственным финансовым и налоговым органам, а также в различные фонды.

Для этой цели в программе предусмотрен режим  регламентированных отчетов. Обратиться к этому режиму можно посредством меню "Отчеты — Регламентированные"-

В данном режиме диалог с пользователем осуществляется при помощи экранной формы приведенной на рис. 4.

Рис. 4. Форма диалога режима "Регламентированные отчеты"

Работа с  регламентированными отчетами организована следующим образом. Так как регламентированные отчеты ежеквартально изменяются в соответствии с текущими нормативными документами, они поставляются в виде отдельных файлов — внешних отчетов (имеющих расширение ЕР.т). Эти файлы располагаются в каталоге Ext Forms, подчиненном каталогу информационной базы. Все внешние отчеты сгруппированы в каталоги, имена которых определяются периодом отчетности, для которого они разработаны. Например, каталог RpOOq3.grp будет содержать регламентированные отчеты за третий квартал 2000 года. Кроме того, в каталоге, содержащем группу отчетов, располагается текстовый файл RpList.txt, содержащий перечень отчетов данной группы и соответствующие им имена файлов.

Режим регламентированных отчетов содержит механизм обновления форм отчетов.

Новые формы  отчетов ежеквартально обновляется  фирмой "1С" и распространяется среди зарегистрированных пользователей программы. Кроме того, получить обновленные отчеты можно на ежемесячном компакт-диске Информационно-технологического сопровождения (ИТС) системы программ "1С:Предприятие". Можно также обратиться к партнеру фирмы "1С", у которого приобретена программа, или в отдел технической поддержки фирмы "1С".

Новые формы  отчетности поставляются в виде файла  саморазворачивающегося архива, содержащего группу регламентированных отчетов разработанных для конкретного периода. Имя файла определяются периодом отчетности, для которого поставляется данная группа отчетов. Например, файл Rp00q2.exe будет содержать группу отчетов за первое полугодие 2000 года.

Для вызова механизма  загрузки следует нажать кнопку Загрузить. При этом открывается диалог для выбора файла-архива. В этом диалоге следует выбрать нужный файл. После этого выполняется загрузка новых форм отчетности из файла-архива. Если отчеты за этот период еще не загружались, то создается новая группа. Если отчеты за этот период уже загружались, то программа предлагает переписать в эту же группу или создать новую группу. Подробная инструкция по загрузке отчетов обычно прилагается в качестве дополнительного файла к саморазворачивающемуся архиву.

Формирование  отчета

Рассмотрим  порядок формирования регламентированных отчетов на примере формирования бухгалтерского баланса (форма №1). Для этого еще раз обратимся к диалоговой форме режима регламентированные отчеты (см. рис. 4).

В верхней части окна располагается поле для выбора группы отчетов. В поставочный комплект включена только одна группа регламентированных отчетов, то есть отчеты за один период. После получения и загрузки новых форм отчетности за следующие квартаны в этом списке будут появляться новые группы.

Ниже располагается  список отчетов. Для обращения к конкретному отчету следует выбрать нужную группу и установить курсор е списке на нужный отчет. После этого следует нажать кнопку Открыть или дважды щелкнуть мышью в списке отчетов в нужной строке. При этом открывается форма регламентированного отчета.

Состав параметров настройки  конкретных регламентированных отчетов  зависит от их назначения и принципов  работы. В соответствии с обозначенной целью, выберем из списка отчет, представленный под именем "Форма 1 (Бухгалтерский баланс)"н период.    В верхней части окна расположен ряд элементов, управляющих формированием отчета. Здесь можно, например, задать единицу изменения и точность представления данных в печатной форме. Реквизит "Период" определяет интервал, за который формируются и вводятся данные (квартал или месяц).

Поясним назначение некоторых  управляющих элементов, наиболее часто встречающихся в диалогах регламентированных отчетов. Сохранить - содержимое ячеек формы запоминается. Чтобы вернуться к сохраненным данным, достаточно нажать на кнопку Восстановить.

Очистить - все ячейки формы, заполненные ранее, будут очищены.

Восстановить - запись в форму ранее сохраненных значений.

Закрыть — завершение работы с формой, при этом программа предложит сохранить последнее состояние формы.

Период составления отчета — может принимать значения "квартал" или "месяц", в последнем случае можно выбрать из предложенного списка месяц, за который и будет сформирован отчет.

Так, если требуется сформировать балансовый отчет на 31 августа 2000 года необходимо в реквизите "Период" выбрать "Август".

В нижней части диалога  расположен бланк отчета, который представляет собой таблицу 1С:Предприятия, работающую в режиме ввода данных. Эта таблица содержит ячейки желтого и зеленого цвета. Ячейки желтого цвета предназначены для ввода и редактирования данных, зеленого - вычисляются на основе данных в ячейках желтого цвета и не редактируются вручную. Это, как правило, суммирующие строки или столбцы бланка; для вычисления значений могут применяться и более сложные алгоритмы.

Нажатием кнопки Заполнить выполним заполнение формы баланса итоговой учетной информацией по состоянию на 31 августа 2000 года. Ниже приводится полный вариант сформированного программой балансового отчета по итогам выполнения сквозного примера хозяйственной деятельности условного предприятия "ЭПОС", рассмотренного на страницах настоящего пособия.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

3.Первоначальная настройка программы: настройка общих и индивидуальных параметров функционирования программы

Первый  вход в программу

Ознакомившись с основными понятиями и принципами работы С программой, можно приступать к непосредственной работе.

Чем же встречает  программа "!С:Бухгалтерия 7.7" пользователя, впервые обратившегося к ней? С чего начать работу?

Будем считать, что пользователем уже сделаны первые шаги по направлению к автоматизации бухгалтерского учета — программа приобретена, установлена на компьютере, заполнена и отослана "Регистрационная анкета".

Порядок запуска  программы в среде Windows 95/98/NT описан в 'предыдущей главе, поэтому перейдем к первому "контакту" между пользователем и программой. При запуске программы на экране компьютера появится окно, изображенное на рис. 5, которое информирует о том, что программе требуется некоторое время для выполнения некоторых начальных действий: установки значений констант, начального заполнения некоторых справочников (в основном нормативно-справочной информацией), добавления в план счетов полных наименований счетов и др.

После загрузки в информационную базу справочников, констант, типовых операций и других объектов, автоматически включится обучающая система "Путеводитель по конфигурации". Диалоговое окно данной системы показано на рис. 6.

Данная система  является подобием электронного "учителя" или проводника, который ведет пользователя "за руку", помогая справиться с проблемами освоения новой программы.

Путеводитель  предлагает начать работу с раздела "Начало ведения учета", чем и следует воспользоваться. В этом разделе можно ознакомиться с планом счетов, предусмотренным типовой конфигурацией, а также ввести сведения об организации, ставки налогов и некоторые другие данные.

 

Ввод  сведений о предприятии

В первую очередь следует  ввести информацию, характеризующую предприятие. Эта информация будет сохранена программой в константах, реквизитах справочников и в дальнейшем будет использоваться при заполнении первичных документов и формировании отчетов. На рис. 7 показано, как непосредственно из окна путеводителя осуществляется вызов формы диалога для ввода сведений об организации. Рассмотрим порядок заполнения этой формы на конкретном примере.

 

 

В закладке "Коды", собраны сведения о различных кодах, которые характеризуют деятельность предприятия. Пример заполнения этой закладки сведениями о предприятии "ЭПОС" показан на рис.8.

На закладке "Банк", изображенной на рис. 9, указываются основной расчетный счет организации, а также реквизиты обслуживающего банка.

 

На закладке "ГНИ", изображенной на рис. 10, собраны сведения об органах государственного контроля.

Графа "ГНИ" используется для ввода и хранения информации о территориальном отделении налоговой инспекции, в котором зарегистрировано предприятие.

Поле "Орган управления государственным имуществом" содержит две графы: "Наименование" и "ОКПО". Они заполняются в том случае, если есть орган, который регулирует и координирует деятельность государственного иди муниципального унитарного предприятия. Согласно постановке задачи, условное предприятие является хозрасчетным, поэтому данное поле заполнять не требуется.

Закладка "Ответственные лица" используется для ввода данных о руководителе, главном бухгалтере и кассире предприятия. На данном этапе ее можно не заполнять, так как предварительно следует сделать соответствующие записи в справочнике "Сотрудники".

Если в дальнейшем появится необходимость внести какие-либо коррективы или дополнения в сведения об организации, например, при изменении почтового адреса, пли смене налоговой инспекции, то к рассмотренному- диалогу всегда можно обратиться через меню "Сервис - Сведения об организации".

 

Кроме сведений об организации, на начальных этапах работы с программой рекомендуется внести данные о налогах и отчислениях, а также установить определенные параметры учетной политики предприятия.

Информацию, касающуюся налогов и отчислений во внебюджетные фонды можно внести с помощью путеводителя, подобно тому, как это было сделано при рассмотрении порядка ввода в программу сведений об организации, или любым другим способом, которым можно изменять справочные данные. Более подробно вопросы работы со справочниками обсуждаются в главе 4 "Ввод информации в справочники". Здесь же остановимся на порядке отражения в компьютерной бухгалтерии сведений об учетной политике.

Ввод  сведений об учетной политике предприятия

Учетная политика предприятия заключает в себе определенные сведения, касающиеся порядка ведения бухгалтерского учета на предприятии. Она предусматривает четкую характеристику того, как будут реализовываться те элементы учета, которые могут иметь принципиальные различия в методологии их отражения. Учетная политика утверждается приказом руководителя предприятия, и учетные работники обязаны неукоснительно соблюдать все ее положения.

В компьютерной бухгалтерии устанавливаются лишь отдельные, наиболее важные параметры учетной политики, определяющие алгоритмы работы бухгалтерской программы. Ввод этих параметров осуществляется через меню "Сервис — Учетная политика". На экране появляется диалог, изображенный на рис. 11, в котором предлагается заполнить следующие графы.

В графе "Метод определения выручки" следует выбрать один из двух возможных вариантов: либо "По отгрузке", либо "По оплате".

Графа "Предел стоимости МБП, руб." служит для ввода информации о предельной стоимости МБП. которая рассчитывается исходя из действующей ставки минимальной оплаты труда.

В графе "Способ начисления амортизации МБП" выбирается способ начисления амортизации: будет ли при вводе в эксплуатацию списываться 100% стоимости МБП, или только 50%, а остальные 50% будут списываться при списании или выбытии МБП.

Следует учитывать, что параметры учетной политики носят периодический характер, то есть они должны сохранять различные значения за различные периоды времени. Например, если с некоторого момента изменился предел стоимости МБП, то операции с МБП вводимые за предшествующий период должны использовать старое значение этого параметра, в то время как операции, вводимые после даты изменения должны использовать новое значение. Программа обеспечивает хранение всех старых значений, соотнося их с периодом, в котором они действовали или действуют сейчас. В связи с этим, очень важно при внесении изменений в данном диалоговом окне обращать внимание на установленную дату, на которую эти параметры фиксируются в системе.