Учет расчетов с поставщиками в программе «1С:Бухгалтерия»

Результаты  ввода документа

Запись об оплате платежного поручения, выполненная при помощи документа "Банковская выписка", нашла отражение в журнале документов "Банк".

 

 

В журнале  документов "Общий" будет представлена та же запись, но в несколько иной форме.

 

 

Записи об этих документах представлены в журнале операций.

 

 

Причем операция состоит  из одной проводки, которая зафиксирована  в журнале проводок.

 

 

В этой проводке по дебету указан счет 61.3, то есть данная операция трактуется как предоплата по капитальным вложениям. Произошло это из-за того, что по указанному в выписке счету на дату платежа не зафиксирована операция поступления товарно-материальных ценностей. В случае если до ввода операции оплаты была бы зафиксирована операция поступления основного средства, то этот же документ сформировал бы операцию по оплате данной поставки, используя в качестве кредитуемого счета счет 60.4. Из этого следует, что очень важно осуществлять ввод платежных документов, соблюдая их хронологическую последовательность. Если же ввод документов осуществляется в произвольном порядке, то можно поступить двояко.

1. При вводе документов не выполнять операцию проведения, а выполнить ее позже, когда будут введены все документы по приходу ТМЦ и их оплате.
2. Можно вводить документы с проведением. Затем выполнить 
   операцию по отмене проведения документов определенного вида и выполнить их повторное проведение.

  Различные варианты организации ввода операций по расчетам с поставщиками рассматриваются в главах, посвященных вопросам поставки товарно-материальных ценностей.

 

 Поиск и просмотр подчиненных документов

Введенный документ "Банковская выписка" является подчиненным по отношению к документу "Платежное поручение" данная особенность может быть использована для подбора выписок банка, относящихся к тому или иному платежному поручению.

Для этого необходимо открыть любой журнал, где зарегистрирован документ "Платежное поручение" и пометить строку с интересующим документом. Далее, через контекстное меню или через меню "Действия" обратиться к функции "Подчиненные документы". В результате будет сформирован журнал подчиненных документов. Если текущий документ не имеет подчиненных, то журнал починенных документов будет пуст.  Просмотр подчиненных документов также можно выполнить в документе, открытом для редактирования, если выбрать пункт "Подчиненные документы" в меню "Действия" главного меню программы.

1.4. Ввод многострочной банковской выписки

Приведенный выше пример наглядно показывает, что ввод реквизитов документа "Банковская выписка" с использованием элемента журнала "Платежные документы" гораздо проще, нежели ввод реквизитов вручную, который был рассмотрен в главе "Расчеты с покупателями". Однако в обоих случаях ввод многострочной банковской выписки сопряжен со значительными затратами времени, не говоря уже о необходимости проявления повышенного внимания к процессу заполнения строк табличной части.

Просмотр подчиненных документов также можно выполнить в документе, открытом для редактирования, если выбрать пункт "Подчиненные документы" в меню "Действия" главного меню программы.

Ввод многострочной банковской выписки

Приведенный выше пример наглядно показывает, что ввод реквизитов документа "Банковская выписка" с использованием элемента журнала "Платежные документы" гораздо проще, нежели ввод реквизитов вручную. Однако в обоих случаях ввод многострочной банковской выписки сопряжен со значительными затратами времени, не говоря уже о необходимости проявления повышенного внимания к процессу заполнения строк табличной части.

Если как выписка банка содержит несколько строк, то и в компьютерном учете оплату счетов поставщиков отразим в уже существующем документе "Банковская выписка".

Следующим этапом является выписка платежных поручений по каждому из предъявленных контрагентами счетов. Здесь также не будем останавливаться на порядке работы с документом "Платежное поручение", а отметим только те изменения, которые найдут отражение в журнале "Платежные документы":

 

Как видно, в списке платежных  документов только один документ имеет заполненный реквизит "Дата выписки", что вместе со значком V свидетельствует об уже прошедшей оплате по данному документу.

Используя введенные  платежные поручения, гораздо проще  выполнить ввод информации в документ "Банковская выписка". Для этой цели внизу экранной формы документа "Банковская выписка" существует кнопка «Подбор по плат, документам», при нажатии на которую открывается диалог для выбора платежных документов, который мы можем видеть на рис. 3.

В верхней  таблице диалога виден журнал платежных документов. Знак — в служебной колонке показывает, что по документу не было оплаты, а знаком v отмечаются документы, по которым оплата уже произведена.

 

 

 

В нижней таблице отображаются документы, выбранные для формирования строк выписки. Чтобы выбрать документ, достаточно дважды щелкнуть мышью в верхней таблице, можно также воспользоваться кнопкой Заполнить, расположенной в нижней части диалога. По кнопке Заполнить в таблицу выбранных документов переносятся документы, по которым оплаты еще не производилось или она была выполнена частично. В случае частичной оплаты в колонке суммы отображается только неоплаченная часть суммы. По кнопке Удалить из таблицы выбранных документов удаляется текущая строка, а по кнопке Очистить удаляются все выбранные документы.

По кнопке Ok диалог закрывается, а для выбранных документов формируются строки выписки.

При этом реквизит "Дв. по р/с" определяется видом  документа: если строка сформирована по платежному поручению или заявлению на аккредитив, то выбирается движение "Оплата поставщику (аванс без указания договора)", в остальных случаях— "Поступление (произвольный счет)". Если в выписку ввести платежное поручение по перечислению налогов, то будет сформирована проводка по списанию средств насчет, предназначенный для расчетов по налогам, с указанием необходимой аналитики.

В случае использования  подбора платежных документов, происходит автоматическое заполнение реквизита "Дв. по р/с". В случае необходимости, следует изменять значение данной графы документа в соответствии с целью платежа (рис.4). В нашем случае, во второй и третьей строке следует исправить "Оплата поставщику (аванс без договора)" на "Оплата поставщику (аванс по договору)", а в четвертой строке на "Оплата поставщику по капитальным вложениям (аванс по договору)".

Выбор вида движения по расчетному счету влияет на формирование проводки: на выбор корреспонденции счетов и аналитических объектов.

 

 

 

Если выбирается вариант  движения "Аванс без договора" программа в качестве аналитического объекта на субсчетах счета 61 устанавливает значение "Без договора", и в этом случае становится невозможным определить по данным бухгалтерского учета - по каким именно договорам оплата произошла, а по каким - нет.

В реквизит "Назначение платежа" переносится содержимое аналогичного реквизита из платежного документа.

В зависимости от вида документа, сумма платежа проставляется в графу "Приход" (по инкассовому поручению, платежному требованию или платежному требованию-поручению) или "Расход" (по платежному поручению или заявлению на аккредитив).

Реквизит "Корр. счет" не заполняется, документ формирует  проводки на основании состояния расчетов с контрагентом. Реквизиты "Аналитика" заполняются из документа.

 Результаты ввода документа

В результате сохранения изменений и перепроведения уже существующего документа в компьютерном учете произойдут определенные изменения.

До перепроведения документа

 

Увеличивается с двух до пяти количество проводок , из которых состоит данная операция.

 

 

На счетах 61.1 и 61.3 определена аналитика в разрезе контрагентов и соответствующих договоров.

В журнале  документов "Банк" изменится запись о перепроведенном документе.

 

 

В данной записи, в графе "Списание", появилась сумма выплаченных поставщикам денежных средств.

2. Учет финансовых результатов

2.1. Распределение косвенных производственных затрат

Учетный порядок

В течение  отчетного периода косвенные  затраты на производство учитывались обособленно на счетах 25 и 26. Эти счета на конец отчетного периода не должны иметь остатка - учтенные на них затраты должны быть списаны на основное производство (счет 20). Или, иначе говоря, эти счета на конец периода должны быть закрыты

 

Только после  того, как все косвенные затраты  за отчетный период учтены и введены в журнал операций, можно выполнять их списание со счетов 25 и 26 на счет 20. Обратим внимание, что счет 20 обычно ведется в аналитическом разрезе видов продукции (видов деятельности), статей затрат, иногда - подразделений. В этой связи необходимо списываемые затраты распределить на счете 20 по всем аналитическим объектам в какой-то пропорции. В учетной практике такие затраты наиболее часто распределяют пропорционально затратам на заработную плату основным рабочим по видам продукции и другим аналитическим объектам на счете 20.

Рассмотрим  этот алгоритм закрытия счетов 25 и 26.

Сумма, аккумулированная к концу отчетного периода  на счете 25 (26) по статье затрат к, должна быть распределена на аналитические объекты счета 20 по следующей формуле:

 

 

 

где: С\_к — доля от общей суммы остатка на счете 25 (26) по статье затрат к , относимая на /-й аналитический объект счета 20 по статье затрат к;

S_K  - сумма остатка на счете 25 (26) по статье затрат к;

Z, - доля от общей суммы заработной платы основных рабочих, отнесенная на i-M аналитический объект счета 20;

Z_o - общая сумма заработной платы основных рабочих.

Рассчитанная  сумма С,_д должна быть отнесена с кредита счета 25(26) определенной статьи затрат в дебет счета 20 (на соответствующий аналитический объект) по той же статье затрат.

Реализация  в компьютерной бухгалтерии

Поскольку процедура  закрытия счетов предполагает выполнение достаточно большого объема вычислительных операций, в компьютерную бухгалтерию включаются средства автоматизации таких расчетов.

В типовой конфигурации программы "1С:Бухгалтерия" имеется  универсальный документ, обеспечивающий закрытие всех счетов, для которых проведения подобной процедуры требуется по регламенту ведения учета на конец отчетного периода (месяца). Данный документ имеет имя "Закрытие месяца" и входит в группу регламентных документов. Он доступен через меню "Документы - Регламентные - Закрытие месяца".

Документ "Закрытие месяца" предназначен для автоматического формирования проводок в конце месяца, по закрытию ряда счетов и определению прибыли (убытка). Документ "Закрытие месяца" является регламентным, его следует вводить один раз в месяц. В документе автоматически устанавливается последняя дата месяца.

Рекомендуется записывать этот документ в конец дня. Для  этого в журнале документов или операций следует выделить запись о документе и выполнить процедуру изменения времени при помощи меню "Действия - Изменить время".

Перечень  выполняемых документом функций  представлен в диалоговом окне документа в виде списка. Причем каждая из перечисленных функций может быть включена или выключена пользователем путем установления или снятия флажка, расположенного слева от название функции.

 

В данной главе поочередно рассматриваются функции, включенные документ, поскольку все они связаны с определением финансового результата, в связи с чем, будем последовательно разбирать каждую из функций выполняемых документом. В данный момент остановимся на первых двух функциях - распределение косвенных производственных затрат.

Первые две  функции в приведенном перечне  реализуют закрытие счета общехозяйственных расходов (счет 26) на счет производства (счет 20) и закрытие счета общепроизводственных расходов (счет 25) на счет производства (счет 20).

Использование документа "Закрытие месяца" для распределения косвенных затрат

 

В конце отчетного месяца  необходимо произвести списание косвенных производственных затрат со счетов 25 и 26 на счет 20 по видам деятельности, пропорционально доле затрат на оплату труда по данному виду деятельности.

Обратимся к фрагменту  отчета "Оборотно-сальдовая ведомость" с целью определить наличие остатков на счетах 25 и 26.

 

Оборотно-сальдовая  ведомость по счету: 25

Статьи  затрат за август 2000г.

 

Из ведомости видим, что на конец августа сальдо счета 25 составляет 28,078.95 руб., а сальдо счета 26 составляет 32,220.15 руб.

Для выполнения закрытия этих счетов необходимо обратиться к документу "Закрытие месяца" пометить в списке функций — первые две ("Закрытие счета 25" и "Закрытие счета 26") и нажать кнопку "Ок".

 

Результаты  использования документа 

"Закрытие  месяца" для распределения косвенных затрат

Документ в результате проведения сформирует последовательность проводок, в которых дебетуется счет 20 и кредитуется счет 25 (26). Интерес представляет аналитика проводок. По счету 20 указывается два аналитических объекта - вид деятельности и статья затрат. На корреспондирующем счете 26 (26) аналитика не учитывается. Все списываемые суммы относятся на некоторое условное значение субконто или пустое значение, которое обозначается <...>.