Учет расчетов с поставщиками в программе «1С:Бухгалтерия»

Введение

«1С:Предприятие 8.0» — это система прикладных продуктов, предназначенных для эффективного решения разнообразных задач управления предприятием. Благодаря своей универсальности и гибкости она легко настраивается для нужд конкретной организации и позволяет решать широкий круг задач автоматизации любых разделов учета на предприятии, а также вести учет по нескольким организациям в одной информационной базе.

В соответствии с конкретной областью деятельности фирма «1С» разработала в составе системы «1С: Предприятие 8.0» несколько прикладных программных продуктов. Наиболее известными из них являются программы для управления бухгалтерским, торговым и кадровым учетом: «1С:Бухгалтерия 8.0», «1С:Предприятие 8.0. Управление торговлей», «1С:Зарплата и Управление Персоналом 8.0».

Каждый программный  продукт фактически представляет собой  одну и ту же программу, запускаемую вместе с конкретной конфигурацией, которая непосредственно соответствует конкретному программному продукту и включает базу данных по учету на одном предприятии.

«1С:Бухгалтерия 8.0», конфигурация «Управление торговлей» — программе «1С:Предприятие 8.0. Управление торговлей», конфигурация «Зарплата и Управление Персоналом» — программе «1С:Зарплата и Управление Персоналом 8.0». Каждая конфигурация может быть установлена на компьютере как по отдельности, так и вместе с другими конфигурациями.

Рассмотрим в общих  чертах назначение каждого из перечисленных программных продуктов.

Программа «1С:Бухгалтерия 8.0» позволяет организовать учет практически по любым разделам бухгалтерского учета:

• учет операций по банку и кассе;
• учет основных средств, нематериальных активов, материалов, това 
  ров и производства продукции;
• учет валютных операций;
• учет взаиморасчетов с организациями, дебиторами, кредиторами, 
  подотчетными лицами;
• учет расчетов по заработной плате;
• учет расчетов с бюджетом;
• налоговый учет.

Управлять движением  товаров и отслеживать остатки  товаров на складах позволяет программа «1С: Предприятие 8.0. Управление торговлей». Программа обеспечивает решение следующих задач оперативного учета:

• учет складских запасов и их движения;
• управление взаиморасчетами с клиентами и поставщиками;
• резервирование товаров и контроль их оплаты;
• управление расчетами по банку и кассе, связанными с торговлей;
• управление товарными кредитами и их погашением;
• автоматический расчет цен и списание товаров.

В программе  предусмотрены различные схемы  продаж. При пополнении складских запасов предусмотрены механизм отслеживания изменения цен поставщиков, выбор оптимального поставщика, возможность выбора минимальных затрат на пополнение складских запасов. Реализован механизм автоматического отслеживания цен при регистрации очередной поставки.

Для ведения  кадрового учета, подбора персонала, расчета заработной платы и налогов с фонда оплаты труда предназначена программа.

«1С :Зарплата и Управление Персоналом 8.». Программа позволяет

также учитывать  отпуска, больничные листы и отсутствие на работе, эффективно планировать занятость персонала.

Названные программы  могут работать совместно, возможен перенос данных из одной программы в другую. Несомненными достоинствами системы являются возможность ее настройки для нужд конкретного предприятия, эргономичность интерфейса. 

1. Учет расчетов  с поставщиками в программе  «1С:Бухгалтерия»

1.1. Организация компьютерного учета

 Настройка плана счетов

Для учета  расчетов с поставщиками активно  используются счета 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками", 61 "Расчеты по авансам выданным", 63 "Расчеты по претензиям". Рассмотрим особенности настройки данных счетов в типовой конфигурации.

 

 Как видим  из настройки плана счетов, на  счетах расчетов с поставщиками  выделены две группы субсчетов  – собственно расчеты с поставщиками  и подрядчиками и расчеты по  капитальным вложениям. В свою  очередь в каждой такой условной группе имеются два субсчета: для учета расчетов, производимых в российских рублях и иностранной валюте. Кроме того, на счете 60 предусмотрены субсчет 3 «Векселя выданные (кроме кап. Вложений)» и субсчет 6  «Векселя вы- данные по кап. вложениям", предназначенные для учета расчетов, производимых при помощи векселей.

На счетах расчетов с  покупателями аналитический учет ведется по двум видам субконто: "Контрагенты". "Основание".

На счете 61 также предусмотрено  ведение аналитического учета по двум видам субконто: "Контрагенты" и "Основание". Тем самым, существующая настройка аналитического учета позволяет учитывать выданные авансы по каждому контрагенту вплоть до отдельного договора.

 

 Оплата счета поставщика

Действия, выполняемые  по отражению расчетов с поставщиками, во многом схожи с действиями по отражению расчетов с покупателями.

Порядок действий по оплате счета поставщика, в условиях ведения компьютерного учета в среде типовой конфигурации программы "1С:Бухгалтерия" предполагает выполнение следующих шагов.

1. Регистрация контрагента.
2. Регистрация счета.

Поскольку учет расчетов с поставщиками ведется  в аналитическом разрезе документов оснований, следует сразу же по приходу таких документов зарегистрировать их в справочнике "Договоры (Счета)".

3. Выписка платежного поручения.

На основании  счета поставщика выписывается платежное  поручение. Формирование платежного поручения с использованием встроенного документа дает возможность не только напечатать документ, но и сохранить его в базе учетных данных в соответствующих журналах, что позволит в дальнейшем использовать эту информацию для ввода и контроля банковских выписок.

4. Получение  и ввод банковской выписки.

При поступлении  выписки банка, подтверждающей платеж, факт оплаты отражается в учете проводкой в дебет счета расчетов с поставщиками и кредит счета 51 "Расчетный счет".

Необходимо  в компьютерной бухгалтерии зарегистрировать организацию-поставщика и поступивший  счет, а также выписать платежное  поручение.

 

  Регистрация новой организации  в справочнике «Контрагенты»

 

Новую организацию необходимо ввести в справочник как элемент группы "Организации", которая, в свою очередь, входит в группу "Юридические лица". Новому элементу автоматически будет присвоен следующий по порядку код. Бухгалтеру потребуется заполнить форму ввода элемента справочника. При этом нельзя забывать, что данная форма ввода имеет два слоя: первый - для ввода общих реквизитов предприятия, второй - для ввода реквизитов банковских счетов. Регистрация счета в подчиненном справочнике "Договора (счета)"

Для регистрации поступившего счета необходимо ввести его в  справочник "Договора".

1.2. Использование документа "Платежное поручение" Выписка платежного поручения

Для выписки  платежного поручения в типовой  конфигурации предусмотрен документ "Платежное поручение ". Обращение к этому документу осуществляется через меню "Документы — Платежное поручение".

Рассмотрим последовательность действий при заполнении формы документа "Платежное поручение". Выбирается расчетный счет, с которого будут перечисляться денежные средства. По умолчанию документ использует тот расчетный счет, который был выбран как основной при заполнении сведений об организации.

2. В поле "№" вводится номер платежного поручения. Всегда 
   автоматически устанавливается следующий по порядку номер, но его 
   можно  изменить  вручную.   Программа  контролирует уникальность 
   номеров в течение одного финансового года и не позволит ввести повторяющиеся номера.
3. В поле "от" вводится дата выписки платежного поручения
4. В поле "Получатель " имеется кнопка обращения к справочнику "Контрагенты". Из него выбирается получатель платежа. В поле "Основание " необходимо ввести документ, на основании которого выполняется  платеж. Его выбор осуществляется из 
   справочника "Договора (счета)". Если запись о документе в справочнике отсутствует, то ее можно ввести непосредственно в процессе заполнения данного поля.
5. В поле "Сумме" вводится сумма перечисления, включая НДС.
6. Ставка НДС определена по умолчанию равной 20%, что со 
   ответствует  постановке  задачи,  поэтому   ее   не   придется   изменять 
   вручную.
7. В поле "НДС" помещается сумма НДС, автоматически рас 
   считанная исходя из процентной ставки НДС и суммы платежа, введенных в двух предшествующих полях. Эта сумма также может быть 
   введена и вручную.
8. В поле "Назначение платежа" вводится краткое содержание операции, проводимой платежным поручением, в которой следует 
   отразить следующие моменты:

• назначение общей суммы платежа, то есть, за какой товар, за какие

работы или  услуги перечисляются средства;

• если перечисление производится до получения товара или оказания

услуги, то указывается, что данный платеж является предоплатой;

• номера и сокращенные названия оправдательных документов с указанием даты их составления или получения.

10. Автоматически к информации, содержащейся в поле "На 
значение платежа", может быть добавлен текст, отражающий сумму 
платежа и НДС. Возможны различные варианты такой записи. Выбор 
нужного варианта осуществляется в экранном поле "Автоподстановка в текст платежного поручения". Для выбора предлагается следующий набор:

• указать в тексте сумму и НДС;
• указать в тексте только НДС;
• указать в тексте только сумму без НДС;
• не указывать в тексте сумму и НДС.

Ниже поля для выбора демонстрируется текст, который будет помещен в платежное поручение.

11. В поле "Вид" вводится способ осуществления платежа путем 
выбора одного из возможных значений:

• по почте,
• по телеграфу,

• электронным путем.

Если   платеж   осуществляется   в   пределах   одного   расчетно-кассового центра, то реквизит не заполняется.

12. В поле "Срок платежа" вводится дата, до которой должен 
быть выполнен платеж.

13. В поле "Очередность платежа" проставляется цифрой (от 
1 до 6) приоритет платежа в соответствии с гражданским кодексом 
РФ.

Печать  платежного поручения

После того как  все поля введены, можно выполнить печать документа в требуемом количестве экземпляров.

Экземпляры  платежного поручения подписываются  руководителем предприятия и главным бухгалтером и направляются в банк.

 

Выход из формы  ввода документа приведет к его  сохранению в журналах операций и документов. Поскольку документ не порождает проводок, его проведение не производится. В результате во всех журналах запись о документе будет идти с графической пометкой "непроведенный". Помимо этого в журнале "Платежные документы" имеется еще одна дополнительная графическая отметка. Сразу после ввода документа она отображается в виде знака "минус". Это значит, что по данному платежному поручению не было получено банковской выписки. Если в последствии данное платежное поручение будет использовано для ввода банковской выписки, то графическая отметка изменится и станет отображаться в виде символа 0 "галочка".

 

Результат ввода платежного поручения

Платежное поручение  № 1 от 23.07.2000 зарегистрировано в журнале документов "Платежные документы" (рис. 1).

 

 

Запись содержит основные реквизиты, позволяющие идентифицировать документ. Помимо этого в нижней части журнала отображается информация о банке и расчетном счете, через которые проводится платеж. Эта информация относится к той строке журнала, на которой установлен курсор.

По этой записи можно  в любое время вновь обратиться к экранной форме ввода данного документа, где заполнены все ее поля, а также распечатать платежное поручение в необходимом количестве экземпляров.

1.3. Использование документа "Банковская выписка"

Ввод  выписки банка с использованием платежного поручения

Продолжим рассмотрение хозяйственных операций по расчетам с поставщиками.

 

Рассмотрим  порядок ввода информации банковской выписки по ранее введенному платежному поручению.

После ввода  даты и номера документа производится заполнение многострочной части  выписки. В нашем случае требуется  ввести одну • строку, отражающую единственный платеж. Ввод новой строки начинается с того, что программа предлагает выбрать "платежный документ". Этот реквизит не является обязательным. Однако, нажав на кнопку Ш, появляющуюся при активизации данной графы, можно открыть журнал "Платежные документы", и выбрать тот платежный документ, по которому произведена оплата. После того, как выбрана запись о платежном поручении №00001, все необходимые его реквизиты будут автоматически перенесены в текущую строку банковской выписки. Эта ситуация показана на рис. 2.

Следует заметить, что при автоматическом заполнении реквизитов банковской выписки, в графе "Вид движения по расчетному счету ( Дв. по р/с)" программа по умолчанию установит значение "Оплата поставщику (аванс без указания договора)". В этом случае после проведения документа, проводки сформируются по дебету счета 61.1 "Расчеты по авансам (кроме капитальных вложений), выданным в рублях". Однако, в рассматриваемой задаче аванс выдан за поставку производственного оборудования (станка), поэтому в графе "Дв. по р/с" следует вручную выбрать вид движения - "Оплата поставщику по капитальным вложениям (аванс по договору)", тогда, в результате проведения данного документа, в проводке будет использован счет 61.3 "Расчеты по авансам, выданным по капитальным вложениям в рублях".

 

Обратим внимание на то, что в документ "Банковская выписка №00005" в качестве одного из реквизитов включена ссылка на другой документ "Платежное поручение № 00001". В терминологии программы, если документ включает ссылки на другие документы, то такой документ считается подчиненным тем документам, на которые он ссылается. В нашем случае документ "Банковская выписка №00005" является подчиненным документу "Платежное поручение №00001". Мы могли видеть, как использование подчиненных документов облегчает процесс ввода реквизитов. Кроме того, эта особенность сказывается и на представлении результатов в журналах компьютерной бухгалтерии.