Учет расчетов с поставщиками и подрядчиками

Отражение на счетах бухгалтерского учёта происходит таким  же образом, как и при расчётах, платёжными поручениями – требованиями.

Расчёты чеками. Расчётный чек содержит письменное поручение владельца счёта (чекодателя) обслуживающему его банку по перечислению указанной в чеке суммы денег с его счёта на счёт получателя средств (чекодержателя). Данная форма расчётов всё шире используется при одногородних расчётах.

Расчёты в порядке  плановых платежей производят в тех  случаях, когда между подрядчиком  и заказчиком сложились устойчивые хозяйственные и расчётные отношения, а взаиморасчёты носят регулярный характер. Сущность данной формы заключается  в том, что заказчик оплачивает будущую продукцию равными суммами и в сроки, установленные соглашением. Расчёт в порядке плановых платежей заказчики отражают на счёте 60 «Расчёты с поставщиками и подрядчиками», подрядчики – на счёте 62 «Расчёт с покупателями и заказчиками».

Когда расчеты  производятся с помощью векселей, то покупатель (ЗАО «Агрофирма Болховская») выдает поставщику вексель (в векселе обуславливается порядок расчетов, и он является акцептованным платежным документом), при этом задолженность, обеспеченная векселями, не списывается со счета 60. При наступлении срока оплаты банк списывает со счет векселедателя обозначенную сумму.

Если отгрузка ТМЦ происходит вне территории ЗАО «Агрофирма Болховская», то на получателя груза (представителя организации - экспедитора) оформляется доверенность, в которой указываются реквизиты получателя, перечень ТМЦ, которые необходимо получить и сроки действия доверенности. Выданная доверенность фиксируется в специальном журнале по учету доверенностей.

Все первичные  документы по учету расчетов оформляются и проводятся в бухгалтерском учете надлежащим образом, после чего передаются в архив, где хранятся 5 лет.

Минусом системы  контроля является отсутствие графика  документооборота, из которого можно  было бы проследить цепочку исполнителей, ответственных за оформление и проведение документа от составления документа и до сдачи его в архив.

Основная масса  материальных ценностей поступает  в организацию от поставщиков. В  договоре с ними оговариваются условия  поставки: наименование материалов (работ, услуг), количество, цена, срок выполнения (отгрузки) и др. организация ведет учет выполнения договорных обязательств с поставщиками материальных ценностей, подрядчиками работ, услуг. В случае невыполнения указанных в договоре условий организация имеет право на отказ от акцепта платежных требований.

Для учета расчетов с поставщиками и подрядчиками используется счет 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками

Аналитический учет по счету 60 в ЗАО «Агрофирма Болховская» ведется по каждому поставщику и подрядчику и по каждому предъявленному счету.

Счет 60 кредитуется  на стоимость фактически поступивших  или принятых к оплате товарно-материальных ценностей, потребленных услуг и  работ в корреспонденции с  дебетом соответствующих счетов товарно-материальных ценностей или затрат.

Основным документом по расчетным взаимоотношениям с  поставщиками является счет-фактура, который  служит основанием для оформления соответствующих  банковских платежных документов на перечисление задолженности: платежных  требований, аккредитивов, платежных поручений, расчетных чеков.

Счет-фактуру  выписывает поставщик на отпускаемые  товарно-материальные ценности кроме  обычных счетов-фактур по расчетам с поставщиками за поставленную продукцию, товары, услуги применяются также  специализированные счета-фактуры для учета НДС.

Организация одновременно со специализированными счетами-фактурами  ведут также журналы учета  полученных и выставленных счетов-фактур, книги покупок и книги продаж по налогу на добавленную стоимость.

Специализированная форма счета-фактуры выписывается поставщиком на покупателя в двух экземплярах. Первый экземпляр в течение 5 дней с даты отгрузки представляется покупателю; он дает право на учет сумм НДС после оплаты товара. Второй экземпляр счета-фактуры остается у поставщика для отражения в книге продаж и начисления НДС по реализованной продукции.

Получаемые  и выдаваемые счета-фактуры записываются раздельно в журналы учета  счетов-фактур и хранятся в течение  полных 5 лет с даты их получения  или выдачи. Счета-фактуры в журнале должны быть подшиты и пронумерованы.

Поставщики  кроме учета журнала выданных счетов фактур ведут также специальную  книгу продаж, которая предназначена  для регистрации счетов фактур. Учет счетов-фактур в книге ведется  в хронологическом порядке по мере отгрузки товаров, выполнения работ, оказания услуг или получения предоплаты. Записи делаются не позднее 10 дней после совершения операции. (Приложение 5)

В книге продаж отражаются все реквизиты, содержащиеся в счетах-фактурах, причем суммы  НДС фиксируются раздельно по товарам со ставкой обложения налогом в 18 и 10 %, отдельно показываются продажи, не облагаемые налогом. (Приложение 6)

В свою очередь  у покупателей товаров, работ, услуг  кроме журнала учета получаемых от поставщиков счетов-фактур ведется специальная книга покупок, в которой регистрируются счета-фактуры, представляемые поставщиками. Цель ведения книги покупок заключается в определении сумм НДС, подлежащего зачету в соответствии с законом об НДС.

Книга покупок  включает все реквизиты поступающих счетов-фактур поставщиков, причем суммы НДС фиксируются раздельно по товарам со ставкой обложения налогом в 18 и 10 %, отдельно показываются покупки, не облагаемые по действующему положению НДС. (Приложение 7)

Аналитический учет по счету 60 в ЗАО «Агрофирма Болховская» ведется по каждому предъявленному счету, а расчетов по плановым платежам – по каждому поставщику и подрядчику в ведомости по счету 60.  (Приложение 8)

В регистрах  журнально-ордерной формы учета  расчеты с поставщиками учитываются  в журнале-ордере № 8 и реестрах операций по расчетам с поставщиками и подрядчиками.

Журнал-ордер  № 8 открывают на квартал, полугодие  или год с использованием вкладных листов. Реестры операций по расчетам с поставщиками (подрядчиками) ведут  раздельно по каждому поставщику за тот же период, что и журнал-ордер. (Приложение 9)

Записи по кредиту  счета 60 производят по графам в корреспонденции  с дебетуемыми счетами по учету  товарно-материальных ценностей (07, 10, 11 и 15), затрат на производство (20-29), капитальных  вложений (08) и др. Правая сторона журнала-ордера предназначена для отражения операций по дебету счета 60, т.е. записей об оплате поставщикам и подрядчикам за поставленные товарно-материальные ценности и, выполненные работы и услуги и другим списаниям. При записях по дебету счета указывают кредитуемые счета (счета по учету денежных средств, кредитов банка и др.).

Суммы, принятые к платежу по кредиту счета 60, отражаются в соответствующих графах журнала-ордера  по слагаемым, определяющим покупную стоимость поступивших товарно-материальных ценностей; отдельно записывается сумма зачетов, НДС и общая сумма, принятая к оплате.

В конце месяца в журнале-ордере  выводят остатки: по дебету – суммы, оплаченные поставщикам; по кредиту – суммы, причитающиеся  к оплате поставщикам.

При этом построение аналитического учета должно обеспечить возможность получения необходимых  данных по: поставщикам по акцептованным  и другим расчетным документам; срок оплаты, которых не наступил; поставщикам  по неоплаченным в срок расчетным  документам; поставщикам по неотфактурованным поставщикам; поставщикам по выданным векселям, срок оплаты которых не наступил; поставщикам по просроченным оплатой Расчеты предприятия за поступившие ТМЦ, принятые выполненные работы и потребленные услуги учитываются на счете 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками».

3.3. Состояние аналитического и синтетического учета

Порядок расчетов между предприятием и поставщиками и подрядчиками по внутрироссийским поставкам определяется в соответствии с правилами безналичных расчетов в РФ; по импортным поставкам - в соответствии с правилами международных расчетов.

 Условия  внутрироссийских поставок формируются  в стране условиями (франко-завод;  франко-станция отправления; франко-вагон  и др.), определяющими права и  обязанности продавцов и покупателей по отношению к товару.

 Аналитический  учет по счету 60 «Расчеты с  поставщиками и подрядчиками»  можно вести разными способами:  на карточках суммового учета,  по наименованию поставщиков.  Для проверки соответствия данных  аналитического учета синтетические записи с карточек переносят в оборотную ведомость. Суммы по оборотной ведомости должны соответствовать сальдо по счету 60. Учет можно вести также по поставщикам, у которых остались незаконченные расчеты (сальдо).

Аналитический учет расчетов должен обеспечить оперативный контроль расчетов не только с каждым поставщиком, но и по каждой поставке. Поэтому учет расчетов организуют по поставщикам (подрядчикам) и по счетам-фактурам. Для этого используют журнал- ордер по кредиту счета 60 (форм № 6АПК) и реестр операций по расчетам с поставщиками и подрядчиками (приложение к журналу-ордеру № 6АПК). В зависимости от объема расчетного оборота и интенсивности расчетных операций журнал-ордер может быть заведен на год, полугодие, квартал и месяц. Записи в реестре осуществляются линейно-позиционным способом. В конце месяца итоги записей (оборот) по каждому поставщику (подрядчику) из реестра переносят в журнал-ордер. Оборот в журнале-ордере показывают по контрагентам и в целом по корреспондирующим счетам (05-12, 20-35), что позволяет итоги журнала-ордера сверить с регистрами учета товарно-материальных ценностей и учета затрат.

Аналитический учет по счету 60 ведется по каждому  предъявленному счету, а расчетов в  порядке плановых платежей - по каждому поставщику и подрядчику.

При этом построение аналитического учета должно обеспечить возможность получения необходимых  данных по: поставщикам по акцептованным  и другим расчетным документам; срок оплаты которых не наступил; поставщикам  по неоплаченным в срок расчетным документам; поставщикам по неотфактурованным поставщикам; поставщикам по выданным векселям, срок оплаты которых не наступил; поставщикам по просроченным оплатой Расчеты предприятия за поступившие ТМЦ, принятые выполненные работы и потребленные услуги учитываются на счете 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками».

 Расчеты  с поставщиками производятся  независимо от того, поступили  ТМЦ на склад покупателя или  находятся в пути. Если материальные  ценности поступили на склад  покупателя, но поставщик счет  для оплаты не выставил (неотфактурованные  поставки), то их приходуют по прейскурантным ценам или по ценам за аналогичные материальные ценности. При получении счета-фактуры ранее отраженная сумма сторнируется и проводится новая - предъявленная поставщиком.

 В случае  отсутствия средств на счете  плательщика оплата пени поставщику за несвоевременный платеж относится на счет 99 «Прибыли и убытки».

 Кредитуется  счет 60 «Расчеты с поставщиками  и подрядчиками» только после  того, как на склад покупателя  поступили ТМЦ или приняты  заказчиком работы, услуги (потреблены  электроэнергия, газ, вода и т.п.). Отражение этих операций на счетах затрат на производство возможно, если время выполнения работ, предоставления услуг совпадает с их производством. Бухгалтеры должны следить и своевременно начислять (включать) расходы на счета затрат на производство, связанные с использованием различных видов услуг (энергия, газ, вода и т.п.).

 На убытки (счет 60) списывают дебиторскую задолженность,  безнадежную к получению из-за  пропуска срока исковой давности  или по другим причинам (когда  не создан резерв по сомнительным долгам).

 На счет 94 «Недостачи и потери от порчи  материальных ценностей» списывают  суммы потерь, превышающие нормы  естественной убыли в пути, разницу  между ценами и тарифами, несоответствие  качества или количества оплаченных  ТМЦ спецификации и т.п. до решения судебных органов. Когда судебными органами иски подтверждены, то эти суммы относятся на счет 76/2 «Расчеты по претензиям», а если они отклонены, списываются на счет «Прибыли и убытки».

 В практической  работе по расчетам с поставщиками и подрядчиками применяют журнал или книгу, которую заводят на квартал или больший учетный период в зависимости от количества расчетных операций. Записи в журнал производят по каждому платежному документы позиционным способом (вне зависимости от того, что расчеты производятся с одним и тем же поставщиком).

 В ЗАО «Агрофирма Болховская» одной из формой расчетов с организациями - поставщиками является бартер. При этом в качестве оплаты поставщикам отпускается готовая продукция: мясо, овощи, молоко и прочее. Все характеристики отпускаемой готовой продукции также указываются в договоре. Наряду с бартером при осуществлении расчетов с поставщиками применяется оплата наличными.

 Как было  отмечено выше для учета расчетов  с поставщиками в плане счетов ЗАО «Агрофирма Болховская» предусмотрен счет 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками». По кредиту этого счета отражают полученные от поставщиков товарно-материальные ценности, а по дебету их оплата. Расчеты хозяйства с заготовительными организациями за реализованную продукцию и прочим покупателями объединены с расчетами с поставщиками и также учитывают на балансовом счете 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками». Данную особенность учета в ЗАО «Агрофирма Болховская» можно объяснить тем что многие предприятия и организации являются одновременно и поставщиками, и покупателями, а также особенностями автоматизированной формы, принятой в хозяйстве. Аналитический учет расчетов с поставщиками и подрядчиками, покупателями и заказчиками ведется по каждой организации - поставщику, либо покупателю.