Учет расчетов с подотчетными лицами

По дебету	По кредиту
Сальдо начальное по счету 71 – это остаток долга  подотчетного лица на начало периода	Сальдо начальное –  это остаток долга подотчетному лицу на начало периода
Оборот по дебету –  выдача денег подотчетному лицу	Оборот по кредиту – списание денег с подотчетного лица
Сальдо дебетовое на конец периода – это остаток  долга подотчетного лица на конец  периода	Сальдо кредитовое на конец периода – это остаток  долга подотчетному лицу на конец  периода

 

В ситуации, когда работник вовремя не отчитался по подотчетным средствам и не вернул неизрасходованную сумму, по распоряжению работодателя (но не позднее 1 месяца со дня окончания срока возврата денег) эта сумма удерживается из зарплаты работника.

При выплате зарплаты удержания не должны быть больше 20% от суммы заработной платы работника. Если работник оспаривает данную ситуацию, то денежные средства могут быть взысканы в судебном порядке. Размер удержаний может быть увеличен до 50%, если представлены два или больше исполнительных документов.

Для отражения удержаний  из заработной платы в бухгалтерском  учете используются: счет 94 "Недостачи  и потери от порчи ценностей", счет 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда", счет 73 "Расчеты  с персоналом по прочим операциям".

В бухгалтерском учете отражаются следующие проводки:

Д-т 94 К-т 71 - отражены не возвращенные в установленные сроки денежные средства

Д-т 70 К-т 94 - удерживаются из заработной платы работника не возвращенные в установленные сроки денежные средства

Д-т 73 К-т 94 - взысканы не возвращенные в установленные сроки денежные средства в случае, когда они не могут быть удержаны из заработной платы работника организации.

Расходы, осуществленные во время командировки, могут быть отнесены на любой из счетов учета производственных затрат (20, 23, 25, 26, 28, 29, 44, 91). Кроме того, если командировки непосредственно связаны с приобретением материально-производственных запасов, объектов основных средств или иных активов, командировочные расходы могут относиться на увеличение стоимости приобретенного имущества.

 

 

3.2 Состояние учета расчетов с подотчетными лицами по прочим

операциям

 

В торговых предприятиях расчеты с подотчетными лицами имеют  особое значение, так как часто возникают потребности в закупке товаров через сотрудников предприятия.

Расчеты с  работниками предприятий по суммам, выданным под отчет  на административно - хозяйственные нужды и прочие расходы, также как и расходы на служебные командировки учитываются на счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

  Административно-хозяйственные расходы – это непроизводственные накладные расходы, связанные с содержанием административных служб и управлением предприятием в целом. К таким расходам относятся: канцелярские, почтово-телеграфные расходы, приобретение материалов по мелкому опту в розничной торговле, закупки сельхозпродукции и расходы на прочие операционные нужды. В Выгоничском сельпо большинство хозяйственных расходов относят на покупку товаров, ГСМ, материалов,  ремонт техники.

Выдача наличных денежных средств может производиться:

- либо под отчёт на хозяйственные и операционные расходы;

- либо в порядке возмещения произведённых сотрудником из личных средств расходов на нужды организации (по решению руководителя организации).

Целесообразность, размеры  и сроки, на которые выдаются средства под отчет согласно Порядку ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденному решением Совета директоров ЦБР от 22.09.1993 № 40, определяются руководителем предприятия.

Кассир выдает денежные средства на основании приказа руководителя или заявления работника с разрешительной надписью руководителя. При этом в приказе/заявлении должен быть указан срок, на который выдаются подотчетные средства на административно-хозяйственные цели [15].

В Выгоничском потребительском обществе на основании приказа руководителя о нормах административно-хозяйственных расходов бухгалтером составляется смета, итог которой после утверждения ее в виде аванса выдается подотчетному лицу, что оформляется расходным кассовым ордером.            Бухгалтер выписывает расходный кассовый ордер (форма № КО-2), указав в нем выдаваемую сумму, после составления и регистрации расходный кассовый ордер передается кассиру для исполнения, кассир выплачивает сотруднику деньги, выдача расходных ордеров на руки лицам, получающим денежные средства, не допускается. Установление данного правила объясняется тем, что передача ордера непосредственно кассиру исключает возможность внесения в него неоговоренных исправлений. При выдаче денежных средств по расходному кассовому ордеру или заменяющему его документу отдельному лицу кассир требует предъявления документа (паспорта или другого документа), удостоверяющего личность получателя, записывает наименование и номер документа, кем и когда он выдан. Порядок ведения кассовых операций допускает выдачу денежных средств по удостоверению, выданному данным предприятием, при наличии на нем фотографии и личной подписи владельца.

Расписка в получении  денежных средств может быть сделана  получателем только собственноручно чернилами или шариковой ручкой с указанием полученной суммы: рублей – прописью, копеек – цифрами. Кассир производит выдачу денежных средств только лицу, указанному в расходном кассовом ордере или заменяющем его документе, подотчетное лицо ставит свою подпись в ордере, дату.

Так, 17 февраля 2012 года товароведу Березиной Татьяне Федоровне под отчет была выдана сумма 165000 рублей на закупку товара, что было оформлено расходным кассовым ордером, который был подписан руководителем и главным бухгалтером. Деньги выдал кассир - Дударева Г.В. (прил. 9). Данная операция была оформлена корреспонденцией:

Дт-71.1   Кт-50.1 165000 руб. из кассы организации выдана сумма под отчет Березиной Т.Ф.

Подотчетная сумма была израсходована полностью.

В случае, когда у работника  остается остаток подотчетной суммы, то в день сдачи в бухгалтерию авансового отчета он должен вернуть в кассу организации неиспользованную сумму аванса. При этом работнику выдают квитанцию к приходному кассовому ордеру (форма №КО-1) (прил.10).

В Выгоничском сельпо также выдаются деньги под отчет для служебных разъездов. Так, 1.03.2012 водитель Шашин А.А. взял под отчет сумму, размером в 11330 рублей на приобретение бензина. Подотчетная сумма в течение месяца была израсходована полностью (прил. 14). К авансовому отчету водителя организации были приложены чеки контрольно-кассовых машин АЗС, на которых производилась заправка автомобиля. Эти кассовые чеки содержат следующие реквизиты: наименование организации-продавца (АЗС); идентификационный номер организации-продавца; номер кассового аппарата; номер и дата выдачи чека; стоимость ГСМ с учетом НДС и налога с продаж, оплаченное количество ГСМ и стоимость 1 литра ГСМ.

В Выгоничском сельпо бухгалтерский учет расчетов с подотчетными лицами ведется автоматизировано, с использованием программы «1С: Предприятие ». Сводная информация по расчетам с подотчетными лицами представлена в оборотно-сальдовой ведомости (прил. 12). Стандартный отчет «Оборотно-сальдовая ведомость по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» представляет собой отчет по движению денежных средств на счете за выбранный период: сальдо на начало периода, обороты за период и сальдо на конец периода.

Все итоги из оборотно-сальдовой ведомости переносятся в выходную машинограмму "Обороты по счету 71.1", в которой отражены дебетовые обороты – по корреспондирующим счетам, кредитовые – общей суммой (прил. 11).

Таблица 9

Рассмотрим бухгалтерские  проводки по расчетам с подотчетными

лицами в Выгоничском сельпо за февраль

Содержание операции	Сумма, руб.	Дебет	Кредит
Оприходованы материалы, приобретенные подотчетным лицом	42847,03	10	71
Расходы подотчетных лиц, связанные  с продажей товаров, учтены в расходах на продажу	8531,69	44	71
Неиспользованные денежные средства, ранее выданные подотчет, возвращены в кассу	828466,49	50	71
Продукция оплачена подотчетным лицом	4666461,30	60	71
Подотчетные лица погасили кредиторскую задолженность предприятия	22348,00	76	71
Подотчетное лицо головного отделения  предприятия оплатило услуги оказанные филиалу	39830,00	79	71
Учтены расходы подотчетных  лиц	2900,00	91	71

 

Для получения информации о наличии и движении средств  предприятия, выданных под отчет или возвращенных в кассу предприятия, не только по счетам, но и в более детальных разрезах, предназначено ведение аналитического учета.

Аналитический учет по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» ведется по каждой сумме, выданной под отчет. Для обозначения объектов (подотчетные лица) аналитического учета в 1С: Бухгалтерии используется термин субконто. Наличие субконто позволяет более детально раскрыть информацию о расчетах с подотчетными лицами.

 

 

3.3 Совершенствование  организации учета на предприятии  и учета 

расчетов с подотчетными лицами

 

В Выгоничском сельпо в командировку направляется любой сотрудник организации по усмотрению руководителя, так как не утвержден круг должностных лиц, имеющих право получать денежные средства под отчет. Это может привести к тому, что при проверке, налоговые органы посчитают, что срок выдачи подотчетных сумм не установлен. А значит, расчеты по подотчетным суммам должны быть осуществлены в пределах одного рабочего дня. Хотя денежные средства под отчет на предприятии выдаются на более длительный срок. Данный недостаток повлечет за собой штрафные санкции.

Чтобы избежать это, на предприятии  необходимо создать приказ, в котором должен быть утвержден перечень лиц, которые имеют право на получение средств под отчет. Также в приказе должны быть установлены:

• сроки, на которые выдаются подотчетные суммы, и их предельный размер;
• порядок представления авансовых отчетов;
• запрещение выдачи денег работнику под отчет при условии неполного отчета по ранее выданному авансу;
• запрещение передачи подотчетных денежных средств от одного работника другому.

Перечисленных в приказе  сотрудников необходимо ознакомить с ним в обязательном порядке.

Часто к учету принимаются авансовые отчеты, к которому прилагаются чеки ККМ и товарные чеки, где просто указано «хозтовары» или «канцтовары». Этого не должно быть, так как чек служит для расшифровки сведений указанных в кассовом чеке. В нем должно быть подробно описано, что, сколько и за какую цену приобрело подотчетное лицо.

К такому товарному чеку налоговые органы обязательно предъявят  претензию. Вдруг подотчетное лицо приобрело товарно-материальные ценности стоимостью меньше 10 000 рублей, но сроком службы больше 12 месяцев (например, вентилятор или калькулятор). В таком случае они должны быть оприходованы как основные средства в соответствии с ПБУ 6/01 «Учет основных средств».

Допущенную ошибку бухгалтера и подотчетного лица можно исправить, организовав комиссию из уполномоченных лиц. Комиссия составит акт, в котором зафиксирует, что конкретно и для каких целей приобретено. Данный акт подшивается к авансовому отчету и служит оправдательным документом.

В Выгоничском сельпо встречается такая ситуация, когда командированному работнику выдаются наличные средства организации, поступившие от покупателей. Это тоже является нарушением правил расчетов с подотчетными лицами, так как у предприятия нет специального разрешения обслуживающего банка на использование данных денежных средств на свои нужды.

Существует определенная последовательность выдачи денег подотчетному лицу на приобретение той или иной продукции. Предприятие должно сначала сдать наличную выручку в банк, затем снять с расчетного счета необходимую сумму и оприходовать ее в кассу.

А можно, заранее снять  с расчетного счета денежные средства на хозяйственные нужды. Данную сумму можно будет хранить в кассе предприятия и постепенно расходовать на покупку необходимых товаров, выдавая деньги под отчет. Самое главное – не превысить лимит наличных в кассе, который устанавливает банк.