Учет расчетов с подотчетными лицами

Формы бухгалтерской отчетности, как  внешней, так и внутренней, также разрабатываются главным бухгалтером и утверждаются в приказе по учетной политике. Кроме того, главный бухгалтер определяет:

•отчетный период, за который составляется та или иная форма отчета;

•объем и сроки  представления отчетности внутренним и внешним пользователям;

•круг должностных лиц (внутренних пользователей), которым  представляются определенные формы отчета;

•наименования и адреса учреждений (внешних пользователей), которым представляется бухгалтерская отчетность;

•способ представления  отчетности (почтой, курьером, телекоммуникационными каналами связи и пр.);

•фамилии работников бухгалтерии, ответственных за составление  конкретных форм отчетности.

Инвентаризация имущества  и обязательств организации - это проверка и документальное подтверждение их наличия, состояния и оценки. Инвентаризация обеспечивает достоверность бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности. Главный бухгалтер разрабатывает, а руководитель утверждает план проведения инвентаризации в торговой организации. В плане определяют порядок, формы и сроки проведения плановых и внеплановых инвентаризаций.

Организацию бухгалтерского учета в Выгоничском сельпо следует  признать хорошей, так как доработки требуют лишь некоторые ее элементы. Необходимо более подробно раскрыть учетную политику в целях налогообложения, доработать имеющуюся учетную политику с учетом всех изменений, произошедших в законодательстве РФ в последнее время. Также необходимо разработать положение о бухгалтерии, график документооборота, усилить контроль за выполнением обязанностей по организации бухгалтерского учета на всех его участках.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

3. БУХГАЛТЕРСКИЙ УЧЕТ  РАССЧЕТОВ С ПОДОТЧЕТНЫМИ ЛИЦАМИ В «ВЫГОНИЧЕСКОМ СЕЛЬПО»

 

1. Состояние учета расчетов с подотчетными лицами по командировкам

 

При осуществлении предпринимательской  деятельности в Выгоничском сельпо постоянно возникает необходимость направления работников для выполнения тех или иных функций, в частности для закупки товаров, за пределами местности, в которой работник постоянно проживает и выполняет функции, закрепленные трудовым договором.

В соответствии со ст. 166 ТК РФ поездка работника по распоряжению руководителя организации на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы является служебной командировкой. При этом служебные поездки работников, постоянная работа которых протекает в пути или имеет разъездной характер, командировками не признаются. Командировочные расходы возникают вследствие оплаты расходов работнику предприятия, направленного в командировку.

В соответствии со ст. 167 ТК РФ при направлении работника  в служебную командировку ему гарантируются сохранение места работы (должности) и среднего заработка, а также возмещение расходов, связанных со служебной командировкой.

В служебную командировку могут направляться работники любых  категорий (управленческий персонал, технические и обслуживающие работники, рабочие) и профессий. Чаще всего в командировку Выгоничское сельпо направляет водителей и товароведов.

Право направлять работников в командировки предоставлено руководителю организации – Афанасову А.И. и его заместителю Тишину Н.А. При направлении  в командировку оформляется командировочное удостоверение (форма № Т-10), которое выписывается в одном экземпляре на основании приказа (распоряжения) о направлении работника в командировку (прил. 6,7,8). Командировочное удостоверение содержит: ФИО работника, его должность на предприятии, место назначения командировки, цель командировки, сроки пребывания, и подпись руководителя. Командировочное удостоверение должно обязательно содержать отметки о прибытии и выбытии из командировки. Все командировочные удостоверения регистрируют в журнале учета работников, выбывающих в командировки.

Если период командировки включает выходные и праздничные дни, то другие дни отдыха по возвращении работника из командировки ему не предоставляются. Если работник специально был командирован для работы в выходные и праздничные дни, то за работу в эти дни ему должна быть начислена доплата или предоставлен дополнительный день отдыха.

За рабочие дни в  командировке работнику выплачивается  средняя заработная плата за все рабочие дни недели по графику, установленному по месту постоянной работы.

Работник, вернувшийся  из командировки, не позднее трех дней после возвращения должен составить авансовый отчет (форма № АО-1) и представить его в бухгалтерию (прил. 9). Если работник возвратился из заграничной командировки, авансовый отчет составляется не позднее 10 дней после возвращения.

К авансовому отчету прикладываются оправдательные документы, подтверждающие расходы и производственный характер командировки. Такими документами могут быть: проездные билеты, счета за проживание, чеки за бензин и т.д.

В бухгалтерии проверяются  законность и целевое расходование средств, путем сопоставления данных авансовых отчетов и приложенных к ним документов, подтверждающих произведенные расходы, правильность их оформления.

Проверенный авансовый  отчет утверждается руководителем  или уполномоченным на это лицом и принимается к учету. Ознакомившись с содержанием отчета, руководитель предприятия принимает решение об утверждении величины произведенных расходов.

В соответствии с действующим  законодательством командированному работнику оплачиваются:

 - расходы по найму жилого помещения;

- расходы по проезду к месту командировки и обратно к месту постоянной работы;

- суточные;

- другие расходы (например, оплата услуг связи или почты).

Командированному работнику оплачиваются расходы по найму жилого помещения, если работник проживал в гостинице, то количество суток, за которое оплачено проживание, определяется по времени, фактически проведенному в месте командировки. Практически это количество ночей, проведенных в данной местности. Возмещение производится в соответствии с представленными документами с учетом расходов на бронирование и "расчетного часа", принятого в гостинице.

Снимая номер в гостинице, работникам необходимо ориентироваться  на требования, установленные работодателем  в отношении предельной стоимости расходов на проживание. Эти пределы стоимости могут быть зафиксированы в локальных актах, таких как, приказ по организации, либо записаны в коллективном договоре.

При оформлении проживания в гостинице исполнитель выдает квитанцию (талон) или иной документ, подтверждающий заключение договора на оказание услуг. Это может быть гостиничный счет по форме № 3-Г, утвержденный приказом Минфина России от 13 декабря 1993 г. № 121 "Об утверждении форм документов строгой отчетности".

Документ, оформленный по форме должен содержать:

наименование исполнителя (для индивидуальных предпринимателей - фамилию, имя, отчество, сведения о  государственной регистрации);

фамилию, имя, отчество потребителя;

сведения о предоставляемом  номере (месте в номере);

цену номера (места  в номере);

другие необходимые данные по усмотрению исполнителя.

Гостиницы при оказании услуг населению в обязательном порядке должны применять контрольно-кассовые машины (ККМ) при расчетах с населением, в том числе и с иностранными физическими лицами. Если у гостиницы нет кассового аппарата, то работнику должны выдать бланк строгой отчетности, отпечатанный типографским способом не ранее 2008 года. Суммы НДС, указанные в бланках строгой отчетности, установленной формы, выдаваемые гостиницами гражданам, находящихся в служебной командировке, являются основанием для принятия НДС к налоговому вычету. Требования по оформлению расчетных документов и выставлению счетов-фактур считаются выполненными, если продавец выдал покупателю кассовый чек или иной документ установленной формы.

На дополнительные услуги, предоставляемые гостиницей (заказ  билетов в аэропорт, оплата услуг переводчика, предоставление чая, кофе по желанию проживающего) выписывается квитанция по форме № 12-Г "Квитанция на предоставление дополнительных платных услуг", тоже представляющая собой бланк строгой отчетности.

Бронирование номера в гостинице относится к дополнительным услугам, оказываемым гостиницей и подлежат включению в состав расходов, уменьшающих налогооблагаемую базу по налогу на прибыль.

Расходы на обслуживание в барах и ресторанах, в номере, за пользование рекреационно-оздоровительными объектами оплачиваются работниками за счет личных средств.

В случае, если гостиница  не выдает счет по форме 3-Г, не пробивает  чек, а выписывает приходный кассовый ордер, такие затраты все равно  можно учесть в расходах. Налоговый кодекс РФ не уточняет, какими именно документами должны быть подтверждены командировочные расходы, следовательно, он может служить подтверждением расходов по найму жилья.

Все иные командировочные  расходы, произведенные работником, возмещаются работодателем только с его разрешения.

Командированному работнику  возмещаются расходы по проезду  к месту служебной командировки и обратно к месту постоянной работы (включая страховой взнос на обязательное личное страхование пассажиров на транспорте, оплату услуг по оформлению проездных документов, расходы за пользование в поездах постельными принадлежностями) - в размере фактических расходов, подтвержденных проездными документами, но не выше.

При отсутствии проездных  документов, подтверждающих произведенные расходы,  возмещаются в размере минимальной стоимости проезда.

Для расчета размера  суточных существенное значение имеет  порядок определения длительности командировки. В соответствии с Инструкцией  № 62:

– днем выезда в командировку считается день отправления поезда, самолета, автобуса или другого транспортного средства из места постоянной работы командированного, а днем приезда – день прибытия указанного транспортного средства в место постоянной работы;

– при отправлении транспортного средства до 24 часов включительно днем отъезда в командировку считаются текущие сутки, а с 0 часов и позднее – последующие сутки. Если станция, пристань, аэропорт находятся за чертой населенного пункта, учитывается время, необходимое для проезда до станции, пристани, аэропорта;

– день приезда работника в место постоянной работы определяется аналогичным образом.

При командировках в  такую местность, откуда командированный  имеет возможность ежедневно возвращаться к месту своего постоянного жительства, суточные не выплачиваются.

Размер суточных, которые предприятие выплачивает своим работникам, определяется коллективным договором или локальным нормативным актом. До 2009 года размер суточных составлял 100 рублей за каждый день нахождения в командировке. С 2009 года,  оптимальный (рекомендуемый) размер суточных составляет 750 рублей для работников, едущих в командировку на территорию РФ и 2500 для работников, едущих в заграничную командировку.  В Выгоничском сельпо оплата суточных установлена в размере 500 рублей.

Расходы, возмещаемые  работникам в пределах норм, установленных законодательством, норм для целей налогообложения принимаются в установленных пределах.

Расходы, возмещаемые  работникам в пределах норм, установленных  законодательством, а так же фактически произведенные расходы, связанные с командировкой в облагаемый налогом доход работника не включаются. Суммы же, оплачиваемые сотруднику сверх норм, а так же не подтвержденные документально компенсируемые средства подлежат включению в совокупный доход работника и обложению налогом на доходы в установленном Налоговым кодексом РФ порядке.

На оплату командировочных расходов работнику перед его отъездом в командировку выдается аванс. Аванс выдается в рублях. Однако если работник уезжает в зарубежную командировку или в страны СНГ, аванс выдается в валюте страны, в которую он направляется. Валюта на оплату командировочных расходов может быть получена только с валютного счета. Покупать валюту для оплаты командировочных расходов за наличные рубли в обменных пунктах банков предприятиям запрещается. Выдавая иностранную валюту, работник банка должен выписать справку по форме № 0406007, которая является разрешением на вывоз валюты за рубеж.

После возвращения работника  из командировки сумма неизрасходованного аванса должна быть возвращена в кассу организации.

Командировочные расходы  учитываются на счете 71- «Расчеты с  подотчетными лицами». В Выгоничском сельпо к нему открыты субсчета:

71.1 «Расчеты с подотчетными лицами в рублях»;

71.11 «Расчеты с подотчетными  лицами в валюте». 

 Счет является активно-пассивным и в аналитическом учете он может иметь сальдо сразу по дебету (когда кто-то из работников не отчитался по подотчетным деньгам) и кредиту (сотрудник потратил свои деньги, а предприятие их пока не вернуло).

Таблица 8

Структура 71 счета «Расчеты с подотчетными лицами»