Учет оплаты труда

В современных условиях предприятие  вправе выбирать вид, систему оплаты труда, условия премирования, но в  пределах заработанных на эти цели средств и с соблюдением установленного в отрасли соотношения между квалифицированными и неквалифицированным трудом по одной профессии.

Фонд заработной платы  должен быть обоснованным и достаточным  для нормального функционирования предприятия. Излишек фонда оплаты труда ложится на себестоимость  продукции, сокращает прибыль, снижает  рентабельность. В то же время недостаток фонда, особенно в период инфляции, вызывает относительное снижение заработной платы, может привести к увеличению текучести кадров, дестабилизации коллектива и даже к социальным конфликтам, плоть до забастовок.

Плановая величина фонда  оплаты труда (ФОТ) может быть определен  различными способами.

1. Метод прямого счета:

ФОТ= Чсп × 3пл (ср),

Где Чсп – среднесписочная плановая численность работающих,

3пл (ср) – средняя заработная  плата одного работающего в  плановом периоде с доплатами  и начислениями.

С помощью этого метода общий фонд оплаты труда может  быть рассчитан как исходя из численности  работающих и их заработной платы  в целом по организации, так и  по категориям и отдельным группам  работников.

2. Нормативный метод.

ФОТ= Q × Н зп,

Где Q – общий объем  выпускаемой продукции в плановом периоде.

Н зп – норматив заработной платы на 1 руб. выпускаемой продукции.

При обосновании норматива  заработной платы на 1 руб. выпускаемой  продукции предприятие должно учитывать  планируемое изменение производительности труда, ожидаемый уровень инфляции и планируемое изменение реальной заработной платы работников.

Для покрытия непредвиденных трудовых затрат (в связи с аварийными ситуациями либо резкими изменениями  рыночной конъюнктуры) на предприятии  обычно создается резервный фонд оплаты труда.

Помимо фонда заработной платы в составе издержек на рабочую  силу учитывают выплаты социального  характера, а также другие выплаты, не относимые к фонду заработной платы и выплатам социального  характера.

Основания начисления оплаты труда. На предприятии (организации) должны быть разработаны следующие нормативные  документы, регламентирующие условия  оплаты труда:

– документ, устанавливающий  размеры тарифных ставок рабочих,

– схемы должностных окладов  руководителей, специалистов и служащих,

– положения о надбавках  и доплатах,

– положения о премировании: за основные результаты деятельности, за улучшение отдельных сторон деятельности предприятия,

– положения о единовременных поощрениях.

Условия оплаты труда целесообразно  фиксировать в Положении об оплате труда работников предприятия (организации).

В соответствии со ст. 57 ТК РФ условия оплаты труда являются существенными  или обязательными условиями  любого трудового договора.

В трудовом договоре устанавливаются  размер тарифной ставки (оклада) работника  по профессии (должности), квалификационному  разряду или процент от прибыли (продаж), предусмотренные в коллективном договоре или ином локальном нормативном  акте, конкретные доплаты и надбавки стимулирующие и компенсационного характера, установленные работнику (например, доплаты за совмещение профессий, работу с меньшей численностью, расширение зон обслуживания, надбавки за выслугу лет, за профессиональное мастерство, высокие достижения в труде, персональные надбавки к окладам, за ученую степень, за государственную тайну), основные условия премирования, форма выплаты– наличная или через перечисление на счет в банк, денежная или в сочетании с неденежной формой (не более 20 %), место и сроки выплаты заработной платы с указанием конкретной даты.

Таким образом, одним из главных  документов для бухгалтера является трудовой договор. Фирма обязана  заключить его с каждым работником, причем в письменной форме. Трудовой договор составляется в двух экземплярах, один из которых остается на фирме, второй – передается работнику.

А если не оформлять трудовой договор, а ограничиться лишь приказом о приеме на работу? Прежде всего, это  является нарушением трудового законодательства, за которое наказывают штрафами.

Кроме того, возникнут проблемы с налогом на прибыль. Ведь в ст.255 Налогового кодекса РФ сказано, что  в расходы на оплату труда можно  включить только те выплаты, которые  предусмотрены трудовым и (или) коллективным договором. А в п.21 ст.270 содержится прямой запрет: нельзя включать в расходы  вознаграждения, которые не предусмотрены  трудовыми договорами.

Важно отметить следующий  момент: существует разница между  работой по трудовым и гражданско– правовым договорам, реализация которых также связана с трудовой деятельностью. Понятие трудового договора сформулировано в ст.56 ТК РФ, где говорится, что это соглашение между работодателем и работником, в соответствии с которым работодатель обязуется предоставить работнику работу по обусловленной трудовой функции, труда, своевременно и в полном размере выплачивать работнику заработную плату, а работник обязуется лично выполнять трудовую функцию.

При исполнении работы по гражданско – правовому договору работник сам организует свой труд, выполняет определенную работу на свой риск, получает вознаграждение за конечный результат работы. По трудовому договору работник выполняет не конкретное задание, а любую порученную ему работу в рамках своей специальности и получает заработную плату по установленным нормативам. Такое разграничение имеет, прежде всего, практическое значение, т. к. право и обязанности, установленные трудовым законодательством распространяются только на лиц, заключивших трудовые договоры.

Помимо трудового договора взаимоотношения на фирме может  регулировать коллективный договор. Этот документ заключается между сотрудниками и работодателем и представляет собой своеобразный внутренний трудовой кодекс фирмы. В него, в частности, могут включаться вопросы, касающиеся:

– форм, систем и размеров оплаты труда (в том числе – положение о премировании);

– выплат пособий, компенсаций;

– занятости, переобучения, условий увольнения работников;

– механизма регулирования  оплаты труда с учетом роста цен;

– рабочего времени и  времени отдыха, включая вопросы  предоставления и продолжительности  отпусков;

– оздоровления и отдыха работников и членов их семей.

Перечень вопросов, которые  отражаются в коллективном договоре, этим не ограничен. Главное, что положения, зафиксированные в коллективном договоре, не должны противоречить  Трудовому кодексу РФ и ухудшать положения работников. Замечу также, что коллективный договор никак не может заменить договор трудовой, это самостоятельные документы.

Закон не требует обязательного  оформления коллективного договора, за его отсутствие фирму не накажут.

На практике коллективные договоры заключаются в крупных  организациях. Там прописывают конкретные права и гарантии для работников, которые не установлены Трудовым кодексом РФ. Например, обязательства  по доставке сотрудников к месту  работы, организации бесплатного  питания на фирме, по оплате стоимости  проезда к месту отпуска и  т. д. Иначе составление коллективного  договора теряет всякий смысл. Согласитесь, просто переписывать нормы Трудового  кодекса РФ ни к чему.

Кадровый учет. В любой  организации главный бухгалтер  встретится с вопросами расчетов по оплате труда. На небольшом предприятии  ему придется не только руководить этим процессом, но и непосредственно  начислять и выдавать заработную плату. Чтобы работа была рационально  организована, главный бухгалтер, прежде всего должен иметь документальное подтверждение того, кто и на каких условиях работает на данном предприятии. Один экземпляр всех документов руководителя предприятия по кадровому составу должен поступать в распоряжение главного бухгалтера. Документы по кадровому составу могут быть в виде приказов, распоряжений, указаний за подписью руководителя предприятия.

1.2 Документальное оформление  операций

В состав документов по кадровому  составу входят:

1. документы о движении  по службе (по приему и увольнению, переводу. совмещению, откомандированию, замещению должности, изменению оплаты).

2. во вторую группу  документов по кадровому составу  входят приказы (распоряжения) о  различных выплатах, кроме основной  заработной платы.

З. в третью группу документов по кадровому составу входят приказы  распоряжения, подтверждающие отрыв  работника от основной работы, к  которым относятся:

а) приказы о предоставлении отпуска,

б) приказы об оплате за время  длительных командировок.

в) приказы об оплате за время  отрыва от работы на сборы.

4. четвертую группу документов  по кадровому составу представляют  различные распорядительные указания, инициируемые либо руководством  организации (например, о сверхнормативных  рабочих часах или рабочих  днях, о внесении в штатное  расписание), либо работниками (об  изменении фамилии, о перечислении  заработка по почте или сберегательную  книжку, об изменении данных паспорта).

Поступление работника на работу, движение по службе, увольнение отражаются в личной карточке N Т 2, которая хранится в отделе кадров или у заместителя руководителя по кадрам, или у директора.

На основании документации по кадровому составу главный  бухгалтер формирует систему  информации по количеству работающих, их профессиональному, квалификационному, должностному составу, а также о  режиме работы, режимах отрыва от работы, наличии совместительства, о формах и величине заработной платы, компенсационных  и премиальных выплатах.

Первичные и сводные документы  по учету труда и оплаты. Во всех организациях любой формы собственности  и видов деятельности большое  значение приобретает правильно  организованный первичный учет труда  и его оплаты. Использование трудовых ресурсов в процессе производства выражается в затратах ими рабочего времени, исчисляемого в настоящее время  в 2-х трудовых измерителях – человеко днях и человеко часах.

В связи с этим во всех первичных и сводных документах по учету труда и его оплаты необходимо указывать количество затраченного живого труда в человеко днях и человеко часах, что послужит основанием для исчисления показателей производительности труда.

Формы первичных документов зависят от вида оплаты труда.

Так, основными первичными документами для учета отработанного  времени при повременной оплате труда являются:

– табель учета использования  рабочего времени и расчета заработной платы (ф. N Т 12),

– табель учета использования  рабочего времени (ф. N Т 13).

Основным первичным документом для учета труда, связанного с  выполнением работ или получением продукции, является наряд на сдельную работу.

Первичными документами  для учета труда и начисления заработной платы водителям являются путевой лист грузового автомобиля и путевой лист легкового автомобиля.

Путевой лист легкового автомобиля (форма ф. N 3) служит первичным документом для начисления заработной платы  водителям легковых автомобилей  и ведется ежедневно.

Итоговые данные путевых  листов ежедневно переносятся в  соответствующие ведомости: «Накопительную ведомость работы грузового автотранспорта»  и в «Накопительную ведомость  работы легкового автомобиля», которые  ведут в течение месяца по каждому  автомобилю отдельно.

Расчетно- платежная ведомость (ф. Т. 49) и расчетная ведомость (Т. 51) применяются как в условиях механизированного учета и являются основными документами по начислению и выплате всех видов заработной платы, а также пособий по временной нетрудоспособности, беременности и родам, отпускам и прочим выплатам.

В расчетно- платежной ведомости содержится 45 граф, что позволяет получить информацию о сумме начисленной заработной платы и произведенном удержании за текущий месяц и с начала года по текущий месяц включительно. В соответствующих графах записываются суммы начисленной основной и дополнительной заработной платы, произведенные из фонда оплаты труда, из других источников, а также удержания налога на доходы, по исполнительным документам и пр. общая сумма удержаний из заработной платы не должна превышать 50 %.

Аналитический учет оплаты труда в организации ведется  по каждому работнику с использованием лицевых счетов.

За отсутствие документов, не связанных с записями в учете, – не штрафуют. Среди такой «первички», например, штатное расписание, табели учета рабочего времени, техзадания на командировку, приказ о приеме работника на работу. Однако пренебрегать этими документами не стоит. Ведь они послужат вам аргументом для подтверждения обоснованности затрат.

В связи с этим у многих бухгалтеров возникает вопрос. Можно  ли продолжать использовать старые бланки? Ответ на этот вопрос неоднозначный. С одной стороны, предыдущие унифицированные  формы отменены, значит, фирма не вправе их использовать. Такой вывод  следует из Закона N 129 ФЗ «О бухгалтерском  учете», в котором сказано, что  «первичные… документы принимаются  к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных  форм». С другой стороны, старые бланки содержат все те же необходимые реквизиты, что и новые: наименование документа, дата составления, содержание хозяйственной  операции, личные подписи ответственных  лиц и т. д. Заполненные реквизиты  – главное условие для принятия документа к учету. И раз они  остались прежними, то выходит, что  использовать устаревшие бланки все  же можно. Причем, как показывает практика, контролеров больше интересует наличие  самого документа и хозяйственная  операция, которая в нем отражена, а не то, что бланк «первички» устаревший. Отражение заработной платы в бухгалтерском учете. Заработная плата работников может: