Учет наличия и движения денежных средств

В соответствии с действующим  законодательством организация  может открыть в банках несколько  расчетных счетов, что затрудняет контроль за использованием наличного денежного оборота организации.

Операции по расчетным  счетам организаций регулируются Положением о безналичных расчетах в Российской Федерации, утвержденным ЦБ РФ 3 октября  2002 г. № 2-П. Для документального оформления этих операций используются платежные поручения. Чеки, платежные требования, инкассовые поручения. Обязательными реквизитами являются:

- наименование плательщика;  номер его счета; идентификационный  номер налогоплательщика (ИНН); наименование  и место нахождения банка плательщика  (БИК); номер корреспондентского  счета;

- наименование получателя; номер его счета; идентификационный  номер налогоплательщика (ИНН); наименование  и место нахождения банка получателя (БИК); номер корреспондентского  счета (субсчета);

- назначение платежа;

- сумма НДС;

- сумма платежа цифрами  и прописью⁶.

Платежное требование –  это документ, которым оформляется  поручение банку на перевод со счета организации суммы, указанной  в документу, на счет получателя. Действительно в течении 10 дней со дня выписки (в трех экземплярах – в одном банке, в четырех – в нескольких банках). При отсутствии средств на расчетном счете плательщика банк помещает платежные поручения в картотеку № 2 «Расчетные документы. Не оплаченные в срок».

Платежное требование –  это расчетный документ, содержащий требование кредитора (получателя средств) к должнику (плательщику) об уплате средств через банк в соответствии с договором (купли-продажи и т. п.). В нем содержатся данные об условиях оплаты, сроке дня акцепта, дате вручения документа, наименование товара (работ, услуг), номер и дата договора, номера и даты составления приемо-сдаточных  документов, подтверждающих поступление  товара.

Если в течении трех рабочих дней покупатель не заявил банку обоснованный отказ от акцепта, то платежное требование подлежит оплате на следующий рабочий день после истечения срока акцепта.

Плательщик имеет право  отказаться от акцепта полностью  или частично при нарушении условий  поставки (изменение продажных цен, арифметические ошибки, поставка некачественной продукции и др.).

В случаях, установленных  законодательством, может производиться  безакцептное списание средств. Такое списание может иметь место и при условии включения этого пункта в договор банковского счета. При этом в платежном требовании получатель проставляет штамп «без акцепта» со ссылкой на основание, по которому производится платеж.

Инкассовое поручение  – это документ, которым оформляется  списание средств со счетов плательщиков в бесспорном порядке (например, органами, осуществляющими контрольные функции, взыскания по исполнительным документам и др.). Очередность платежей при  недостаточности средств на счете  плательщика установлена ГК РФ (ст. 855).

Взнос наличных денег на расчетный счет организации оформляется  «объявлением на взнос наличными», например, при сдаче выручки, при  оплате банковских услуг и т. п.

Получение денежных средств в кассу организации оформляется чеком, в котором указываются цели этой операции (на выдачу заработной платы, командировочных расходов и т. п.). Такие чеки содержатся в чековой книжке, которая является документом строгой отчетности, а каждый чек подписывается руководителем и главным бухгалтером организации.

Синтетический учет операций по расчетному счету бухгалтерия  предприятия ООО «Бизон» ведет на счете 51 ”Расчетный счет”. Это активный счет, по дебету которого записываются остаток свободных денежных средств предприятия на начало месяца, поступления наличных денег из кассы предприятия, денежные средства, зачисленные от покупателей продукции, заказчиков, дебиторов, полученные ссуды. По кредиту этого счета отражаются денежные средства в погашение задолженности предприятия поставщикам материальных ценностей (услуг), подрядчикам за выполненные работы, бюджету, банку за полученные ссуды, органам социального страхования и прочим кредиторам, а также суммы, выданные предприятию наличными в кассу.

Для отражения оборотов по кредиту счету 51 служит журнал-ордер  №2. Обороты по дебету этого счета  записываются в разных журналах-ордерах  и, кроме того, контролируются ведомостью №2. Основанием для заполнения этих регистров являются проверенные  и обработанные выписки из расчетного счета. Суммы с одинаковыми корреспондирующими счетами каждой выписки складываются и записываются в журнал-ордер  и в ведомость итогами.

Обязательное условие  для заполнения регистров - использование  одной строки для каждой выписки  независимо от того, за какой период она составлена. Количество занятых  строк журнала-ордера №2 и ведомости  №2 за каждый месяц должно быть одинаковым и равно количеству полученных за этот период выписок из банка. Как в журнале ордере №2, так и в ведомости №2 суммы записываются в разрезе корреспондирующих счетов с дебетом и кредитом счета 51. Наличие этих показателей за каждый отчетный день и месяц позволяет счетным работникам анализировать источники поступления денежных средств на расчетный счет предприятия, контролировать целевое использование средств, исполнение обязательств перед бюджетом и прочими хозяйственными органами согласно утвержденному календарному графику финансовых платежей.

За июль 2012 года на рассматриваемой организации были осуществлены следующие операции, связанные с расчетным счетом: 1июля – поступило 4 000 руб. из кассы организации; 4 июля – возврат излишне перечисленных в бюджеты всех уровней и во внебюджетные фонды средств, в размере 3 230 руб.; 7 июля – оплачены счета поставщиков и подрядчиков – 9 200 руб.; 15 июля – погашена задолженность перед персоналом по оплате труда – 27 800 руб.; 16 июля – зачислена выручка от оказания услуг – 3 500 руб.; 23 июля – поступление предоставленных банками кредитов и займов – 40 000; 29 июля – перечислены денежные средства по начисленным доходам учредителям (кроме работников организации) – 9 000 руб. Данные хозяйственные операции показаны в табл. 4

Таблица 4 - Корреспонденция  счетов по движению денежных средств  на расчетном счете ООО  «Бизон» в июле 2012 года

Содержание хозяйственной  операции	Сумма, (руб.)	Корреспонденция счетов
		Дт	Кт
1	2	3	4
1. 01.07. Поступило из кассы  выручка	4 000	51	50
2.04.07. Возврат излишне перечисленных в бюджеты всех уровней и во внебюджетные фонды средств	3 230	51	68, 69
3. 07.07. Оплачены счета поставщиков  и подрядчиков	9 200	60	51
4. 16.07. Погашена задолженность  перед персоналом по оплате труда	27 800	70	51
5. 16.07. Зачислена выручка  от оказания услуг	3 500	51	90.1
6. 23.07. Поступления предоставленных  банками кредитов и займов	40 000	51	66
7.29.07. Перечислены денежные средства по начисленным доходам учредителям	9 000	75.2	51

 

Для составления отчетности о движении денежных средств в  организации производится обобщение  информации на расчетном счете по направлениям деятельности – основной, инвестиционной, финансовой.

 

5. Учет денежных средств на специальных счетах

Наряду с расчетными счетами  организации могут иметь счета  для учета денежных средств целевого назначения, находящихся в аккредитивах, платежных чековых книжках и  иных платежных документах (кроме  векселей) и предназначенных для  финансирования капитального строительства  и других текущих расходов.

Учет данных средств ведется  в порядке, аналогичном порядку  отражения операций по расчетному счету, но на активном синтетическом счете 55 «Специальные счета в банках», который имеет несколько субсчетов, открываемых для учета движения отдельных платежных документов.

Зачисление денежных средств  на специальные счета отражается следующей бухгалтерской записью:

Д-т 55    «Специальные счета в банках»

К-т 51    «Расчетные счета», 66 «Расчеты по краткосрочные кредитам и займам».

По мере использования  этих средств (на основе выписок банка) производится запись:

Д-т 60   «Расчеты с поставщиками и подрядчиками»

К-т 55    «Специальные счета в банках».

Оставшиеся (неиспользованные) средства возвращаются на тот счет в банке, с которого они были перечислены, и отражаются бухгалтерской записью:

Д-т 51    «Расчетные счета»

К-т 55    « Специальные счета в банках ».

На отдельных субсчетах, открываемых к этому счету, отражают движение обособленно хранящихся в  банках средств целевого финансирования. К ним можно отнести: субсидии государственных органов, средства на финансирование учреждений социально-культурного  назначения, средства на финансирование отдельных объектов капитальных  вложений и пр.

Получение средств финансирования отражается записью:

Д-т 55    «Специальные счета в банках»

К-т 86    « Целевое финансирование ».

При использовании средств  делается проводка:

Д-т 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками», 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами» и др.

К-т 55    «Специальные счета в банках».

По окончании строительства  или финансирования других расходов (на сумму использованных средств) составляется следующая бухгалтерская запись:

Д-т 86    «Целевое финансирование»

К-т 83    «Добавочный капитал»⁷.

В настоящее время в  России активно распространяется новая  для юридических и физических лиц форма расчетов - расчеты с  использованием банковских корпоративных  карт, или, как их еще называют, пластиковых  карт. Банковская пластиковая карта - персонифицированное платежное  средство, предназначенное для оплаты товаров, работ или услуг, а также  получения наличных денег в банковских учреждениях и банкоматах.

Корпоративные банковские карты  бывают двух видов - расчетные и кредитные.

Расчетная карта - это банковская карта, использование которой позволяет  держателю (уполномоченному организацией) распоряжаться денежными средствами со счета организации в пределах расходного лимита (установленного договором  банка и клиента). Кредитная карта  позволяет ее держателю осуществлять операции в размере предоставленной  банком кредитной линии, т.е. заемных  средств (в пределах расходного лимита).

Чтобы стать держателем корпоративной  банковской карты, организация должна представить в банк заявление  на ее приобретение в соответствии с условиями использования. В  заявлении обычно указывают тип  карты, тип валюты, вносимой на специальный  карточный счет, желаемый порядок  получения выписок со счета, имя  и паспортные данные будущего пользователя карты. Все условия пользования  картой оговариваются затем в  договоре между банком и держателем карты.

Для перечисления средств с расчетного счета на специальный карточный счет организация подает в свой обслуживающий банк платежное поручение на перевод средств. Тогда для учета средств, перечисленных на специальный карточный счет, необходимо открыть к счету «Специальные счета в банках» самостоятельный субсчет. Все записи на субсчете могут производиться только на основании выписок банка со специального карточного счета. По дебету этого субсчета будут показываться суммы, поступившие на карточный счет с расчетного счета держателя карты, а по кредиту - суммы, списанные в оплату расходов, произведенных по карте, и суммы комиссии, уплаченной банку за обслуживание. Сальдо по субсчету будет отражать остатки средств, не использованных по карте на конец месяца.

Сотрудник, которому выдали карту, получает возможность приобретать  материальные ценности или услуги с  оплатой через карту. При проведении операций с банковскими картами  необходимо составлять документы на бумажном носителе - слип, квитанцию электронного терминала или банкомата (или иные документы, предусмотренные банковскими правилами и договорами между участниками расчетов). Слип или квитанции должны содержать следующие обязательные основные реквизиты: наименование (идентификатор банкомата, организации, обменного пункта и пр.), дату совершения операции, сумму операции, валюту операции, реквизиты банковской карты, допустимые правилами безопасности, подпись держателя карты⁸.

При отражении выдачи под  отчет работнику пластиковой  карты на счетах бухгалтерского учета  делается следующая запись:

Д-т 71    «Расчеты с подотчетными лицами»