Учет материалов и сырья

     Для сокращения количества первичных документов разрешается и бездокументальное оформление поступивших материалов. Если расхождение ни в количестве, ни в качестве прибывшего груза с документами поставщика нет, то на документах поставщика (платежных требований) проставляется и записывается специальный штамп с основными реквизитами приходного ордера.

   В случае доставки материалов автотранспортом со склада поставщик выписывает товарно-транспортную накладную (ф. №5, и М-6) в четырех

экземплярах:

       - первый - покупателю для оприходования материалов в место приходного ордера;

       - второй - для списания ценностей;

       - третий - для начисления заработной платы водителям автотранспорта;

       - четвертый - для предъявления в банк оплату.

       При получении материалов на станции железной дороги в качестве первичного документа выступают железнодорожная накладная с соответствующими отметками на станции отправления или назначения.

       При получении материалов на хлебокомбинате, доставаемых экспедитором, материально ответственное лицо проверяет соответствие количества, качества ассортимента поступивших материалов документам поставщика.

     Акт о приемке материалов (ф. № М-7) применяется для оформления материальных ценностей без платежных документов и в случае расхождений с данными сопроводительных документов поставщика. Акт составляется приемной комиссией с обязательным участием представителя поставщика или представителя незаинтересованной организации, заведующего складом представителя отдела снабжения организации. Комиссия назначается руководителем организации. Составляется акт в двух экземплярах: первый предназначен для бухгалтерии как основание для бухгалтерских записей на счетах и расчета суммы недостач или излишков; второй предназначен поставщику или сообщается ему о предоставлении платежного требования на излишки. Наличие акта исключает выписку приходного документа.

     Приходные документы составляются в день поступления материалов.

     Обособленно хранят на складах материалы, подлежащие лабораторному анализу и техническому осмотру, а также материалы, принятые на ответственное хранение. Приходные ордера на них не выписываются, расходовать их не разрешается до выявления резервов анализа. Их учет организация ведет в специальной книге. В начале регистрируют поступившие материалы, находящиеся на лабораторном исследовании, а затем материалы, принятые на ответственное хранение. Ведение этой книги обеспечивает контроль за сохранностью любых видов собственности.

     Кроме перечисленных документов, составляются требования - накладные на отпуск (внутреннее перемещение материалов (ф. № М-14)). При внутреннем перемещении материалов со склада или при сдаче цехам на склад неиспользованных или сэкономленных материалов или ценных отходов производства (отходов от брака продукции), материально ответственные лица, сдающие материалы выписывают накладные в двух экземплярах. Первый - цеху для списания материалов; другой экземпляр - складу для их оприходования.

     Расходные документы отражают отпуск материалов на производственные нужды (изготовление продукции), на строну излишних, не использованных в хозяйственной деятельности организации материалов. К расходным документам на хлебозаводе относятся лимитно-заборные карты, требования, накладные.

   Лимитно-заборная карта (ф. №М-8; М-9) выписывается отделом маркетинга на одну или несколько позиций относящихся к определенному коду производственных затрат.

     Расчет потребности необходимого объема и вида материальных ценностей цеха для выполнения производственной программы осуществляет планово-производственный отдел. Лимит расходования и отпуска материалов при этом сокращается на количество ценностей данного вида, оставшихся в цехах на начало месяца.

     Выписываются карты в двух экземплярах: первый экземпляр - цеху; второй экземпляр - складу.

     При отпуске ценностей со склада кладовщик расписывается в лимитно-заборной карте цеха, а представитель получателя - в лимитно-заборной карте склада. В обеих картах после каждого отпуска выводится остаток неиспользуемого лимита. При использовании лимита и по окончании месяца лимитно-заборные карты сдаются в бухгалтерию организации. На основании их оформляется отпуск материалов и осуществляется текущий контроль за соблюдением установленных лимитов их отпуска на производственные нужды.

     По лимитно-заборной карте ведется также учет материалов, неиспользованных в производстве (возврат). При этом никаких дополнительных документов не составляется.

     В целях сокращения количества лимитно-заборных карт возможно применение поквартальных карт с отрывными месячными талонами. Если лимитно-заборные карты исчисляются при постоянном системном отпуске материалов, то для оформления однократного их отпуска на хозяйственные нужды и прочее применяется акт - требование на замену материалов (ф. №14 -10).

     Выписывается акт-требование в двух экземплярах цехами, отделами. Первый остается у получателя с распиской материально-ответственного лица склада; второй остается у заведующего складом с распиской получателя.

     Всякий сверхлимитный отпуск материалов на производство (возмещение брака, перерасход, перевыполнение производственной программы) или замена материалов оформляется выпиской специального требования с отметкой в нем кода причины и виновника перерасхода. Отпуск разрешается с разрешения директора.

    Накладные (ф. № М-11) применяются для учета и оформления отпуска материалов на сторону или хозяйствам своей организации, расположенным за пределами его территории. Выписывается отделом сбыта в трех экземплярах на основании нарядов или договоров. При перевозке - выписывается товарно-транспортная накладная.

 

2.2 Организация складского учета материалов

 

Для обеспечения производственной программы соответствующими материальными  ресурсами на предприятиях создаются  специализированные склады для хранения основных и вспомогательных материалов, топлива, запасных частей. Кроме центральных  заводских складов в структурных  различных подразделениях организации  могут быть кладовые, выполняющие  функции промежуточных складов. Каждому складу приказом по предприятию  присваивается постоянный номер, который  в последствии указывается на всех документах, относящихся к операциям  данного склада. Склады должны быть обеспечены исправными весами,  измерительными  приборами  и мерной тарой.

На складах материальной ценности размещают по секциям, а внутри них  по группам, типа – и сорторазмером  в штабелях, ящиках, контейнерах, на стеллажах, полках, ячейках, поддонах, что обеспечивает быструю их приемку, отпуск и контроль за соответствием  фактического наличия установленным  нормам запасом (лимиту).

На каждый номенклатурный номер  материалов кладовщика заполняет материальный ярлык и прикрепляет его к  месту хранения материалов. В ярлыке указывают наименование материалов, номенклатурный номер, единицу измерения, цену и лимит наличия материалов.

Учет движения и остатков материалов осуществляют в карточках учета материалов форма №М-17. На каждый номенклатурный номер открывают отдельную карточку, поэтому учет называют сортовым учетом и осуществляют его только в натуральном выражении и регламентируются «Основными положениями по учету материалов на предприятиях и стройках». При первом поступлении какого-либо материала кладовщика извещает бухгалтера.    Бухгалтер открывает карточку, регистрирует в оборотной ведомости и под роспись в ведомости выдает кладовщику. Такой порядок  ставит целью обеспечить сохранность карточек. На предприятии может быть установлен и иной порядок открытия карточек. Из-за отдаленности склада от бухгалтерии или большой загрузки кладовщика, он сам открывает карточки, а в установленный период отчета он предъявляет новые карточки в бухгалтерию для  выполнения процедуры их регистрации в установленном порядке. Материалы на складах учитываются в карточках складского учета, открываемых на каждое отдельное наименование материала. В карточках указывают наименование материала, номенклатурный номер, размер, сорт, место хранения, единица измерения, учетная цена, балансовый счет, норма запаса и другие данные.

Запись в карточках кладовщик  делит на основания первичных  документов в день совершения операций.

После каждой записи по поступлению  или выбытию материалов в карточке следует внести остаток по материалу  данного вида. Совокупность всех складских  карточек составляют складскую картотеку. В картотеке карточки размещают  по учетным группам – по однородным материалам (металлы, строительные материалы, запасные части, канцелярские товары и  тому подобное). Ведение учета материалов допускается также в книге учета материалов, которая содержит те же реквизиты, что и карточка учета материалов.

Первичные документы после записи их данных в карточки учета передают в бухгалтерию; сюда те передают лимитно-заборные карты по мере использования лимита, но не позднее первого числа следующего месяца. Сдачу документов оформляют  реестром, в котором указывают  наименование и номера сдаваемых  документов.

В цехах, имеющих кладовые, а также  в подотчетных организациях (пункты, отделения) материально ответственные  лица составляют месячные отчеты об остатках и движения материалов в подотчете и представляют их в бухгалтерию. В отчетах содержатся сведенья об остатках материалов на начало месяца, их поступления, расходе и остатке на конец месяца. В отчетах мастеров заводов наряду с фактическим расходом материалов указывают их расход по норме.

 

2.3 Учет операций по приобретению, заготовлению и поступлению

материалов

 

     Приобретение материалов у поставщиков по безналичному расчету за рубли и по бартеру.

     Для получения от поставщиков материалов предприятие выдает доверенности лицам, состоящим с ним в трудовых отношениях. Доверенности подписываются должностными лицами предприятия и заверяются его печатью.   Доверенности выдаются на бланках типовой формы м-2 или м-2а. Различие бланков состоит в том, что форма м-2 имеет корешок, при помощи которого и ведется учет доверенностей.

     Если же получение материальных ценностей носит на предприятии массовый характер, то учет выданных доверенностей можно вести в специальном журнале. При этом применяют доверенности формы м-2а.

     Представитель предприятия, получивший материалы, передает их должностному лицу, ответственному за их хранение, и отчитывается перед бухгалтерией за использование доверенностей. Материально ответственное лицо на основании первичного приходного документа (накладной, приходного ордера или акта о приемке материала) делает запись в карточке складского учета материалов. Карточка заполняется на каждую разновидность материала. После этого первичные документы по приходу материалов сдаются в бухгалтерию.

    Поступление материалов от поставщиков и связанные с этим расчеты отражаются в учете следующими проводками:

     - Дебет 10 Кредит 60 - отражение стоимости полученных от поставщика материалов;

      - Дебет 19 Кредит 60 - отражение НДС, причитающегося к уплате поставщику;

     - Дебет 60 Кредит 51 - оплата поставщику;

     - Дебет 68 Кредит 19 - списание НДС, по оприходованным оплаченным материалам.

     Если фактическое количество поступивших материалов отличается от количества, которое причиталось к получению, то излишки следует оприходовать как неотфактурованные поставки, известив об этом поставщика.

     В случае недостачи работники бухгалтерии определяют фактическую себестоимость недополученных материальных ценностей, и, соответственно, поставщику предъявляется претензия. При этом делается проводка:

     - Дебет 63 Кредит 60 - отражение фактической себестоимости недостающих материальных ценностей (сверх норм естественной убыли).

   При отказе органами арбитража во взыскании сумм потерь с поставщиков или транспортных организаций сумма, ранее отнесенная в дебет счета 63, списывается

на счет 84.

     Товарообменные операции (натуральный обмен) достаточно распространены в экономике переходного периода. Поступление материалов по бартеру отражается в учете проводкой дебет 10 кредит 60 (76).

     Учет приобретения (заготовления) материальных ценностей может вестись с применением балансовых счета 15 "заготовление и приобретение материалов" и счета 16 "отклонение в стоимости материалов". Разница в стоимости приобретенных материальных ценностей, исчисленной в фактической себестоимости приобретения (заготовления) и учетных ценах, отражается на сч. 16 "отклонение в стоимости материалов". Делаются следующие бухгалтерские проводки:

     - Дебет 15 Кредит 60 (20, 23, 71, 76 и т. П. В зависимости от того, откуда поступили ценности, от характера расходов) - отражение покупной стоимости согласно поступившим расчетным документам поставщиков;

     - Дебет 10 Кредит 15 - стоимость фактически поступивших на предприятие и оприходованных материалов по учетным ценам;

     - Дебет 16 Кредит 15 - отражение положительной разницы между покупными и учетными ценами (в случае отрицательной разницы - обратная проводка);

     - Дебет 20 (23, 25, 26 и др.) Кредит 16 - списание накопленных разниц пропорционально стоимости по учетным ценам израсходованных в производстве материалов. Для списания сумм, накопленных по кредиту счета 16, данная проводка делается методом красного сторно.