Учет материально-производственных запасов

Запасы, как  полученные от других организаций (в том числе безвозмездно), так и изготовленные в организации, подлежат принятию на соответствующие склады организации.

Суммы, оплаченные за запасы, не вывезенные со складов  поставщиков и находящиеся в  пути, учитываются в бухгалтерском  учете на счетах расчетов как дебиторская задолженность.

В случае отсутствия у организации права собственности (права хозяйственного ведения или  оперативного управления соответственно) на поступившие материальные ценности последние должны учитываться на забалансовых счетах.

Все операции по движению (поступление, перемещение, расходование) запасов должны оформляться первичными учетными документами.

Формы первичных  учетных документов утверждаются:

1. Государственным комитетом Российской Федерации по статистике по согласованию с Министерством финансов Российской Федерации - унифицированные формы первичной учетной документации;
2. соответствующими министерствами и иными органами федеральной исполнительной власти - отраслевые формы;
3. организациями - формы первичных документов для оформления хозяйственных операций, по которым не предусмотрены унифицированные и отраслевые формы. При разработке и утверждении указанных форм учитывается специфика деятельности этих организаций.

Первичные учетные  документы должны включать в себя обязательные реквизиты, установленные Федеральным законом "О бухгалтерском учете":

- наименование  документа;

- дату составления  документа;

- наименование  организации, от имени которой  составлен документ;

- содержание  хозяйственной операции;

- измеритель  хозяйственной операции в натуральном и денежном выражениях;

- наименование  должностных лиц, ответственных  за совершение хозяйственной  операции и правильность ее  оформления;

- личные подписи  указанных лиц и их расшифровки.

Кроме того, в  первичные учетные документы  могут быть включены дополнительные реквизиты в зависимости от характера операции, требований соответствующих нормативных актов и методических указаний по бухгалтерскому учету, а также технологии обработки учетной информации.

Первичные учетные  документы могут быть многострочными (на несколько номенклатурных номеров) или однострочными (на один номенклатурный номер).

Первичные учетные  документы должны быть надлежащим образом  оформлены, с заполнением всех необходимых  реквизитов, и иметь соответствующие  подписи.

При отсутствии показателей по отдельным реквизитам в указанных первичных учетных документах соответствующие строко-графы прочеркиваются.

Может составляться отдельный список наименований и  устанавливаться особые правила  оформления первичных учетных документов на выдачу особо дефицитных и (или) дорогостоящих запасов (запасов особого учета). Перечень таких запасов и особые правила оформления первичных учетных документов на их выдачу и порядок контроля за их расходованием (использованием) устанавливаются руководителем организации по представлению главного бухгалтера.

Первичные учетные  документы должны быть заранее пронумерованы, либо номер ставится при оформлении и регистрации документа. В организации  порядок нумерации должен обеспечивать наличие не повторяющихся номеров в течение одного отчетного года.

Первичные учетные  документы могут составляться на бумажных и машинных носителях информации. Программы кодирования, идентификации и машинной обработки данных документов на машинных носителях должны обладать системой защиты и храниться в организации в течение срока, установленного для хранения соответствующих первичных учетных документов.

 

 

 

1.2. Документальное оформление материально-производственных запасов.

 

Документальное оформление материально-производственных запасов является основой для оперативного учета. Документы по учету запасов подразделяются на документы, оформляющие поступление в организацию и документы, оформляющие отпуск (списание) материалов.

 

К документам по поступлению относятся:

1. Журнал учета поступающих грузов (форма М-1).

Регистрируются сопроводительные документы по поставке материалов и  осуществляется контроль за выполнением  условий поставки.

2.  Доверенность (формы № М-2 и № М-2а)

Применяются для  оформления права лица выступать  в качестве доверенного лица организации при получении материальных ценностей, отпускаемых поставщиком по наряду, счету, договору, заказу, соглашению. Доверенность в одном экземпляре оформляет бухгалтерия организации и выдает под расписку получателю.

Форму № М-2а применяют организации, у которых получение материальных ценностей по доверенности носит массовый характер. Выдачу этих доверенностей регистрируют в заранее пронумерованном и прошнурованном журнале учета выданных доверенностей.

Выдача доверенностей  лицам, не работающим в организации, не допускается. Доверенность должна быть полностью заполнена и иметь образец подписи лица, на имя которого выписана. Срок выдачи - как правило, 15 дней. Доверенность на получение товарно-материальных ценностей в порядке плановых платежей может быть выдана на календарный месяц. Выданные доверенности регистрируются в журнале учета выданных доверенностей в хронологическом порядке. О выполнении задания подтверждает информация, отраженная в корешке доверенности: указывается номер, дата и наименование документа, на основании которого ценности поступают в организацию.

3. Приходный ордер (форма N М-4)

Применяется для  учета материалов, поступающих от поставщиков или из переработки. Приходный ордер в одном экземпляре составляет материально ответственное  лицо в день поступления ценностей на склад. Приходный ордер должен выписываться на фактически принятое количество ценностей.

Графа "Номер  паспорта" заполняется при оформлении хозяйственных операций по материальным ценностям, содержащим драгоценные  металлы и камни.

4. Акт о приемке материалов (форма № М-7)

Применяется для  оформления приемки материальных ценностей, имеющих количественное и качественное расхождение, а также расхождение  по ассортименту с данными сопроводительных документов поставщика; составляется также при приемке материалов, поступивших без документов; является юридическим основанием для предъявления претензии поставщику, отправителю. Необходимые дополнительные данные, не выделенные в форме отдельными строками, записываются в разделе "Другие данные".

Акт в двух экземплярах  составляется членами приемной комиссии с обязательным участием материально  ответственного лица и представителя  отправителя (поставщика) или представителя  незаинтересованной организации. После приемки ценностей акты с приложением документов (транспортных накладных и т.д.) передают: один экземпляр - в бухгалтерию организации для учета движения материальных ценностей, другой - отделу снабжения или бухгалтерии для направления претензионного письма поставщику. Графа "Номер паспорта" заполняется только в случаях обнаружения расхождений при оформлении хозяйственных операций по поступлению материальных ценностей, содержащих драгоценные металлы и камни.

5. Товарно-транспортная накладная (форма 1-Т).

Выписывается, если груз оформляется  автотранспортом. Состоит из двух разделов: товарного и транспортного. Товарный регулирует взаимоотношения между поставщиком и покупателем товара; транспортный определяет взаимоотношения между владельцем автотранспорта и его заказчиком. Документ выписывается по одному экземпляру для каждой из сторон.

6. Товарная накладная (форма ТОРГ-12)

Предназначен для оформления поступления  товаров. Выписывается в двух экземплярах  материально ответственным лицом. Является основанием для оприходования  товаров у покупателя и списанию товаров у поставщика.

7. Карточка учета материалов (форма М-17)

Материально-производственные запасы на складе учитываются по номенклатурным номерам. На каждый номенклатурный номер  заводится карточка учета материалов в одном экземпляре. Карточка выписывается в бухгалтерии и под роспись передается кладовщику. К карточке материалы учитываются только в натуральном выражении. Запись в карточку производится на основании приходных и расходных документов в день совершения операции. В карточке проставляется количество поступившего или списанного материала и после каждой операции выводится остаток, что позволяет контролировать количество материально-производственных запасов.

8. Акт об оприходовании материальных ценностей, полученных при разборке и демонтаже зданий и сооружений (форма № М-35)

Форма применяется  для оформления оприходования материальных ценностей, полученных при разборке и демонтаже зданий и сооружений, пригодных для использования  при производстве работ.

Акт составляется в трех экземплярах комиссией, состоящей из представителей заказчика и подрядчика, подписывается представителями заказчика и подрядчика.

Первый и  второй экземпляры акта остаются у  заказчика, третий - у подрядчика. Заказчик, в свою очередь, первый экземпляр  акта прилагает к предъявленному счету для оплаты подрядчику.

 

Документами по отпуску материально-производственных запасов являются:

1. Лимитно-заборная  карта (форма № М-8)

Применяется при  наличии лимитов отпуска материалов для оформления отпуска материалов, систематически потребляемых при изготовлении продукции, а также для текущего контроля за соблюдением установленных лимитов отпуска материалов на производственные нужды и является оправдательным документом для списания материальных ценностей со склада.

Лимитно-заборная карта выписывается в двух экземплярах на одно наименование материала (номенклатурный номер). Один экземпляр до начала месяца передается структурному подразделению - потребителю материалов, второй - складу.

Отпуск материалов в производство осуществляется складом  при предъявлении представителем структурного подразделения своего экземпляра лимитно-заборной карты.

Кладовщик отмечает в обоих экземплярах дату и  количество отпущенных материалов, после  чего выводит остаток лимита по номенклатурному  номеру материала. В лимитно-заборной карте расписывается кладовщик, а в лимитно-заборной карте склада - представитель структурного подразделения.

Для сокращения количества первичных документов там, где это целесообразно, рекомендуется  оформлять отпуск материалов непосредственно  в карточках учета материалов (форма № М-17). В этом случае расходные документы на отпуск материалов не оформляются, а сама операция производится на основании лимитных карт, выписываемых в одном экземпляре, и не имеющих значения бухгалтерских документов. Лимит отпуска можно указать и в самой карточке. Представитель структурного подразделения при получении материалов расписывается непосредственно в карточках учета материалов, а в лимитно-заборной карте расписывается кладовщик.

По лимитно-заборной карте ведется также учет материалов, не использованных в производстве (возврат). При этом никаких дополнительных документов не составляется. Сверхлимитный отпуск материалов и замена одних видов материалов другими допускается только по разрешению руководителя организации, главного инженера или лиц, на это уполномоченных. Изменение лимита производится теми же лицами, которым предоставлено право его установления.

Отпуск материальных ценностей производится с тех  складов, которые обозначены в лимитно-заборной карте. Кладовщик отмечает в лимитно-заборной карте дату и количество отпущенных материалов, после чего выводит остаток лимита по каждому номенклатурному номеру материалов. Сдача складом лимитно-заборных карт в бухгалтерию производится после использования лимита. Бланк лимитно-заборной карты с частично заполненными реквизитами может быть оформлен с помощью средств вычислительной техники.

2. Требование-накладная  (форма № М-11)

Применяется для  учета движения материальных ценностей  внутри организации между структурными подразделениями или материально ответственными лицами.

Накладную в  двух экземплярах составляет материально  ответственное лицо структурного подразделения, сдающего материальные ценности. Один экземпляр служит сдающему складу основанием для списания ценностей, а второй - принимающему складу для оприходования ценностей.

Этими же накладными оформляются операции по сдаче на склад или в кладовую остатков из производства неизрасходованных  материалов, если они ранее были получены по требованию, а также  сдача отходов и брака.

Накладную подписывают  материально ответственные лица соответственно сдатчика и получателя и сдают в бухгалтерию для  учета движения материалов.

3. Накладная  на отпуск материалов на сторону  (форма N М-15)

Применяется для  учета отпуска материальных ценностей хозяйствам своей организации, расположенным за пределами ее территории, или сторонним организациям, на основании договоров и других документов.