Учет кассовых операций

Предварительный контроль осуществляется до начала совершения хозяйственных операций и направлен на предупреждение незаконного и нерационального использования собственности хозяйства. Осуществляется главными специалистами и главным бухгалтером.

Текущий контроль проводится непосредственно в процессе совершения хозяйственных операций и направлен на оперативное устранение недостатков, выявление и распространение положительного опыта в хозяйстве. Текущий контроль должен осуществляться всеми должностными лицами.

Последующий контроль осуществляется после совершения хозяйственных операций и направлен на выявление недостатков или имеющегося положительного опыта. Последующий контроль осуществляют работники бухгалтерии, ревизионные комиссии и аудиторские фирмы.

По мнению И.К.Петрова, особая роль в обеспечении соблюдения кассовой дисциплины, наведение должного порядка в хранении, приеме и выдачи наличных денег принадлежит главному бухгалтеру предприятия. Вот что пишет по этому поводу И.К.Петров: «Главный бухгалтер должен организовать такой предварительный и текущий контроль за совершением кассовых операций, который предупреждал бы возможность совершения незаконных денежных операций и нарушения кассовой дисциплины. Для этого через него или через его заместителя должны проходить все денежные документы, прежде чем окончательно совершится денежная операция» [26. c.46].

Основным нормативным актом, регулирующим порядок осуществления операций по приему, хранению и выдаче наличных денег в кассе предприятия, является Порядок ведения кассовых операций в Российской Федерации. Этот документ устанавливает единый порядок хранения наличных денег, их приема и выдачи, оформления кассовых документов и ведения кассовой книги, ревизии кассы и контроля за соблюдением кассовой дисциплины.

Проверка правильности ведения кассовых операций производится сплошным образом. Начиная со дня окончания предыдущей ревизии (аудиторской проверки), все кассовые документы подвергаются сплошной проверке. При этом используются следующие документы и регистры бухгалтерского учета: отчеты кассира с приложенными приходными и расходными кассовыми ордерами; журнал регистрации приходных и расходных кассовых ордеров; кассовая книга; корешки чеков использованных чековых книжек; выписки банка со счетов предприятия с прилагаемыми к ним документами; журналы-ордера по кредиту счетов «Касса», «Расчетный счет», «Специальные счета в банках», «Переводы в пути» и т.д.; ведомости к соответствующим журналам-ордерам, ведущиеся по дебету этих счетов.

Прежде чем приступить непосредственно к проверке кассовых документов и записей, В.Я. Кожевинов советует, прежде всего, проверить ведение кассовой книги. Необходимо установить, действительно ли только одну кассовую книгу ведут в данном хозяйстве, как это предусмотрено инструкцией Центрального банка [20].

При проверке приема наличных денег, полученных в учреждении банка, следует сверить записи в кассовой книге, приходных кассовых ордерах, корешках чеков и выписках банка.

При установлении фактов неоприходования по кассе полученных в банке наличных денег следует составить промежуточный акт, для привлечения в установленном порядке к ответственности виновных лиц и взыскании с них причиненного хозяйству материального ущерба.

При проверке расходных кассовых документов общим требованием является определение правильности списания и законности расходования наличных денег по кассе хозяйства.

При проверке соблюдения кассовой дисциплины уточняют: не превышали ли остатки наличных денег в кассе установленного банком лимита, и использовалась ли кассовая выручка на текущие нужды в пределах установленных норм; использовались ли полученные из банка наличные деньги по целевому назначению; своевременность и полноту возврата в банк неиспользованных денежных средств, полученных на выплату заработной платы, премий, пособий, пенсий, услуг, товарно-материальных ценностей и других поступлений. При этом следует иметь в виду, что предприятия имеют право хранить в кассе наличные деньги в пределах лимита, а также использовать деньги из выручки в пределах норм, установленных банком по согласованию с руководителем предприятия. Исключением являются полученные суммы для выплаты заработной платы, премий, пособий по социальному страхованию, стипендий, пенсий в течение трех рабочих дней (для колхозов, сельских советов не свыше 5 рабочих дней), включая день получения денег в банке. Денежная наличность сверх лимитов должна сдаваться в обслуживающий предприятие банк.

При проверке соблюдения установленного лимита остатка денег в кассе сопоставляют их фактические остатки на отдельные даты и в среднем за месяц с лимитом остатка. Фактические остатки определяются с учетом наличных денег в дни выплаты заработной платы, премий, пособий, пенсий, стипендий и др.

Своевременность и полноту внесения в банк неиспользованных денежных средств проверяют путем сопоставления даты и суммы зачисления денег на соответствующий счет по данным выписок банка с датой окончания выплаты премий, пособий, пенсий и др., указанной в разрешительной надписи на платежных ведомостях, депонированной зарплаты и других ранее невыплаченных сумм, а также с датой и суммой оприходования денег в кассу по прочим поступлениям. При этом тщательно анализируются полнота и своевременность оприходования в кассу денежных средств, полученных из банка путем встречной и взаимной сверки данных банковских выписок со счетов предприятия, корешков чековых книжек, приходных кассовых ордеров и записей в кассовой книге.

Для облегчения работы и обеспечения полноты проверки оприходования в кассу полученных в банке денег, некоторые авторы [17], советуют открывать ведомость и записывать данные всех чеков по возрастающим номерам, включая испорченные и аннулированные чеки. Против номера такого чека в ведомости делается отметка «Аннулировано». Это позволяет выявить факты неоприходования в кассу полученных наличных денег.

При выявлении случаев неоприходования денег, исправлений, подчисток, расхождений в номерах или разрыва между датой получения по выписке банка и оприходования их в кассу устанавливается их причина. Для этого берутся письменные свидетельства кассира и главного бухгалтера предприятия, проводится встречная проверка в банке.

Одновременно проверяется полнота отражения по кассе внесенных в банк наличных денег и их зачисления на счета предприятия.

В дальнейшем проверяют полноту оприходования денег, полученных за реализованную продукцию, работы, услуги, товарно-материальные ценности и др., использую при этом отчеты о их движении, а также записи по счетам их учета и реализации. Дебетовые записи по счетам реализации должны сверяться с кредитовыми записями по счетам учета ценностей, а их кредитовые записи с дебетовыми записями по счету кассы. При наличии задолженности работников или других лиц за купленные ценности, проверяется реальность возникновения задолженности. При этом следует отметить, что ценности, реализуемые предприятием за наличный расчет должны отпускаться только при наличии на товарной накладной штампа «Оплачено», т.е. после внесения денег в кассу с выдачей на руки квитанции приходного кассового ордера. Запрещается материально-ответственным лицам получать наличные деньги за отпускаемые населению ценности со склада предприятия.

В ведомостях на выплату заработной платы, премий, пособий, стипендий и др., а также в расходных кассовых ордеров и других документах на выдачу денежных средств проверяется подлинность подписей получателей денег. Для этого подписи в одних ведомостях или других документах сопоставляются с подписями в других, причем особое внимание обращается на исправления и подчистки. В некоторых случаях производится опрос получателей денег.

При проверке кассовых операций уточняют правильность подсчета оборотов по приходу и расходу в кассовых отчетах, определения остатков на конец отчетного периода и переноса их с одной страницы на другую, а также соответствие остатка по отчету кассира на конец месяца остатку по счету 50 «Касса» в Главной книге.

На основании данных отчетов кассира и приложенных к ним оправдательных документов, а также записей в учетных регистрах проверяется правильность корреспонденции счетов по движению средств в кассе.

Все выявленные нарушения отражаются в соответствующем разделе акта ревизии либо аудиторской проверки со ссылками на прилагаемые к акту ведомости, таблицы и другие данные, свидетельствующие о допущенных нарушениях.

Аудиторская практика расчетов наличными денежными средствами, отмечает И.К.Петрова [26], свидетельствует о множестве нарушений в оформлении кассовых документов. Типичными ошибками при заполнении кассовых документов являются:

- заполнение кассовых документов  осуществляется небрежно: не всегда  проставляются номера приходных  и расходных ордеров, авансовых  отчетов; в приходных и расходных кассовых ордерах не всегда проставляются корреспондирующие счета и субсчета; в строке "Приложение" к ПКО и РКО не указываются все реквизиты соответствующих прилагаемых документов (накладных, счетов-фактур, доверенностей и т. д.); даты квитанций к ПКО не всегда совпадают; суммы НДС выделяются неверно; фамилии, имена и отчества лиц, подписывающих кассовые документы, неразборчивы, а в некоторых случаях просто отсутствуют те или иные подписи; много случаев подчисток, помарок, исправлений.

Анализ нарушений записей в кассовых документах, проведенный авторами работы [13], показал, что большое число ошибок возникает при оформлении авансовых отчетов и кассовых книг. Например, при проверке авансовых отчетов обнаруживается, что ссылки на даты прилагаемых документов не совпадают с фактическими датами. При большом количестве прилагаемых документов появляются ошибки в подсчете сумм.

Нарушения и злоупотребления возникают при отражении в авансовых отчетах остатков или перерасхода предыдущего аванса. Авторы работы [12] предлагают авансовые отчеты регистрировать в отдельном журнале. Это позволит не нарушать последовательность их оформления, в результате при проверках всe необходимые данные авансовых отчетов будут ясны и понятны.

Особо следует поговорить о заполнении кассовых книг. Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации установлено, что подчистки и недоговоренные исправления в кассовой книге не допускаются. Однако, нарушения с неоговоренными исправлениями все же случаются: некоторые бухгалтеры-кассиры отражают операции с денежной наличностью в кассовой книге не за каждый день, а один раз за 5, 7, 10 дней и указывают, например, в кассовой книге на листе "Касса за 8-15 июля _ г.". Такое отражение кассовых операций недопустимо, т. к. это создает ситуацию недоверия к бухгалтеру данного предприятия по поводу соответствия остатков и установленному банком лимиту. Существует общеустановленные правила (Порядок ведения кассовых операций в РФ), ежедневно в конце рабочего дня кассир подсчитывает итоги операций за день, выводит остаток денег в кассе на следующее число и передает в бухгалтерию в качестве отчета кассира второй отрывной лист (копию записей в кассовой книге задень) с приходными и расходными кaccoвыми документами под расписку в кассовой книге [12].

Возникают случаи, когда в кассовых книгах исправляются остатки на конец рабочего дня, количество ПКО и РКО, если не ведется учет последних, т. е. отсутствует журнал приходных и расходных кacсовых документов. Практика аудита показала, что названные журналы отсутствуют на тех малых предприятиях, где небольшое количество кассовых операций и бухгалтеры-кассиры не регистрируют ПКО и РКО, делая затем ошибки и исправления в кассовой книге и наоборот, в некоторых торговых предприятиях с большим количеством кассовых операций имеют место нарушения, связанные с искусственной путаницей в номерах РКО и ПКО и их несоответствие с кассовой книгой.

Указаниями Центрального банка РФ от 14.11.01. № 1050-У «Об установлении предельного размера расчетов наличными деньгами в Российской Федерации между юридическими лицами по одной сделке» предельный размер расчетов наличными по одному платежу между юридическими лицами составляет не более 60 тыс.руб. по одной сделке.

Согласно письму МНС России от 01.07.2002 № 24-2-02/252 предельный размер расчетов наличными деньгами относится к расчетам в рамках одного договора, заключенного между юридическими лицами. Расчеты наличными деньгами, осуществляемые по одному или нескольким денежным документам по одному договору, не могут превышать предельный размер расчетов наличными деньгами.

Президиум ВАС РФ в постановлении от 26.06.2001 № 1115/01 определил, что согласно п.9 Указа № 1006 нарушения, связанные с несоблюдением условий работы с денежной наличностью, являются административными правонарушениями, за которые налагаются административные штрафы.

В Кодексе Российской Федерации об административных правонарушениях (КоАП РФ), который введен в действие с 1 июля 2002 года, в ст.15.1 «нарушение порядка работы с денежной наличностью и порядка ведения кассовых операций» определено, что нарушение порядка работы с денежной наличностью и порядка ведения кассовых операций, выразившееся в осуществлении расчетов наличными деньгами с другими организациями сверх установленных размеров, неоприходовании (неполном оприходовании) в кассу денежной наличности, несоблюдении порядка хранения свободных денежных средств, а равно в накоплении в кассе наличных денег сверх установленных лимитов, влечет наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от 40 до 50 МРОТ; на юридических лиц – от 400 до 500 МРОТ.

В ст.15.2. «Невыполнение обязанностей по контролю за соблюдением правил ведения кассовых операции» КоАП РФ установлено, что невыполнение должностным лицом учреждения банка обязанностей по контролю за выполнением организациями или их объединениями правил ведения кассовых операций влечет наложение административного штрафов размере от 20 до 30 МРОТ.