Учет и аудит расчетов с персоналом по оплате труда

Некоторые из направлений совершенствования учета могут обеспечиваться принятием управленческих решений в области системы внутреннего контроля предприятия без применения специализированных бухгалтерских программ. Например, задача обеспечения контроля над полнотой и правильностью оформления и реквизирования документов по учету труда и заработной платы решается ограничением количества лиц, которым предоставлено право подписывать документы.

Но так как, процесс совершенствования учета на предприятии должен охватывать весь комплекс поставленных задач бухгалтерской службе предприятия не обойтись без применения автоматизированных средств учета бухгалтерских программ, интегрированных бухгалтерских комплексов, которые повышают точность и оперативность учетных работ.

В неавтоматизированной системе ведения бухгалтерского учета обработка первичных данных и хозяйственных операций предприятия по выпуску и реализации готовой продукции легко прослеживается и обычно сопровождается документами на бумажном носителе информации распоряжениями, счетами, журналами-ордерами.

Компьютерная обработка предполагает использование одних и тех же команд при выполнении идентичных операций бухгалтерского учета, что практически исключает появление случайных ошибок, обыкновенно присущих ручной обработке.

Кроме того, компьютерные системы дают в руки администрации широкий выбор аналитических средств, позволяющих оценивать и контролировать деятельность предприятия. Наличие дополнительных инструментов обеспечивает укрепление системы внутреннего контроля в целом и, таким образом, снижение риска его неэффективности. Так, результаты обычного сопоставления фактических затрат с плановыми, а также сверки счетов поступают к администрации более регулярно при компьютерной обработке информации.

Рассмотрим подробнее все достоинства компьютерных систем бухгалтерского учета, присущие большинству из них [14].

Так как весь бухгалтерский и налоговый учет ведется на основании первичных документов, первая задача любой программы – автоматизировать ввод, создание, хранение и учет таких документов. При этом некоторые документы создаются непосредственно в программе, и она должна максимально упростить эту процедуру. Автоматическая нумерация документов и подстановка нужных дат, выбор значений из справочника вместо ввода информации с помощью клавиатуры существенно ускоряет и упрощает создание документов. Если в документах есть расчетная часть, например, следует отдельно выделить налог на добавленную стоимость, то программа автоматически выполнит нужные расчеты. Естественно, программа самостоятельно выведет нужную сумму прописью.

Если вручную обработанные данные синтетического и аналитического учета могут расходиться, то при программной обработке этого не может быть. На основе первичных документов создается журнал хозяйственных операций. При отсутствии компьютера эта утомительная работа выполняется бухгалтером вручную. Любая бухгалтерская программа автоматически создает журнал операций на основе введенных документов.

Однако некоторые операции все же приходится вносить вручную. Чем совершеннее бухгалтерская программа и чем лучше она настроена на особенности учета на конкретном предприятии, тем меньше операций вводится вручную. В идеале, весь журнал хозяйственных операций должен создаваться автоматически.

Каждая хозяйственная операция порождает одну или несколько проводок, которые помещаются в журнал корреспонденции счетов. Эта операция легко делается автоматически, так что вручную вводить корреспонденции в журнал приходится достаточно редко. Конечно, ввод вручную операции и состоит в описании связанных с ней проводок, так что фактически бухгалтеру все же приходится иногда описывать нужные проводки, но это делается через журнал операций, а не напрямую в журнал проводок. В некоторых программах отдельный журнал проводок отсутствует, и вся работа ведется с журналом хозяйственных операций.

Кроме первичных документов, журнала хозяйственных операций и проводок, любая бухгалтерская программа обязательно поддерживает ведение многочисленных справочников. Справочники нужны не только для быстрого ввода документов, но и необходимы при автоматических расчетах.

Ставки налогов, штатный состав предприятия, планы счетов и многая другая информация должна храниться в программе для ее правильного функционирования. При этом в программах имеется возможность редактирования справочника, добавления и удаления из них информации. Также в бухгалтерских программах предусмотрены способы структурирования и поиска, облегчающие работу со справочником.

Конечная цель работы любой бухгалтерии - составление отчетов по результатам финансово-хозяйственной деятельности предприятия. Важно иметь возможность оперативно получать такие отчеты, как оборотную ведомость, главную книгу, журнал-ордер и другие документы. Данные отчеты программами строятся автоматически на основе информации из журнала корреспонденции счетов. Можно сказать, что главная причина в использовании бухгалтерских программ - автоматизация построения этих отчетов. При ручном расчете неизбежны ошибки, а компьютер построит отчет абсолютно безошибочно, при условии правильности ввода информации в журнал хозяйственных операций.

Практически все бухгалтерские программы позволяют вести не только синтетический, но и аналитический учет. Различные отчеты, формируемые на основе данных по объектам аналитического учета, позволяют облегчить ведение производственного, складского учета и учет взаимоотношений с контрагентами.

Таким образом, бухгалтерские системы на основе компьютерной обработки вне зависимости от их масштаба, программно - аппаратной платформы и стоимости обеспечивают качественное ведение бухгалтерского учета, являются надежными и удобными в эксплуатации. Они безошибочно производят арифметические расчеты; обеспечивают подготовку, заполнение, проверку и распечатку первичных и отчетных документов произвольной формы; осуществляют безошибочный перенос данных из одной печатной формы в другую; производят накопление итогов и исчисление процентов произвольной степени сложности; обеспечивают обращение к данным и отчетам за прошлые периоды (ведение архивов).

Поскольку деятельность предприятия характеризуется множеством хозяйственных операций, различных в своей функциональности, то в процессе совершенствования бухгалтерского учета необходимо выбрать такую компьютерную бухгалтерскую систему, которая бы обеспечивала ведение всех основных учетных функций и разделов предприятия. К таким программам, объединяющим и поддерживающим все функции и разделы предприятия, относятся интегрированные бухгалтерские системы. Реализуются они обычно в рамках одной программы, состоящей из отдельных модулей. Каждый модуль предназначен для обработки отдельных участков учета, где ведется аналитический учет. Также характерной чертой их является расширение традиционного состава за счет таких дополнительных модулей, как финансовый анализ, учет инвестиций, производство, складской учет и др.

Например, программа «1C: Предприятие», кроме бухгалтерского учета, предназначена для производственного учета, выполнения операций по сбыту и снабжению, финансовому планированию и анализу, а также автоматизации документооборота.

Состав модулей, обеспечивающих автоматизированную обработку бухгалтерских задач, неодинаков в разных программах. В основном это модули, осуществляющие ведение аналитического учета по финансово-расчетным операциям, учету производства, учету основных средств и учету товарно-материальных запасов на складах, учету заработной платы.

Последовательность обработки учетных задач в интегрированных системах заключается в следующем. Сначала обрабатываются отдельные бухгалтерские задачи по участкам учета, в результате чего происходит составление аналитических сводок. После окончания обработки участка учета (или в ходе обработки) бухгалтерские проводки поступают в головной модуль и записываются в единый журнал хозяйственных операций, на базе которого получаются оборотно-сальдовые ведомости, главная книга, карточки счета, баланс, отчетные формы. Таким образом, осуществляется интеграция обработки всех бухгалтерских задач.

Следовательно, программа должна подходить к существующей на предприятии системе бухгалтерского учета, соответствовать современным его требованиям и обеспечивать получение всей необходимой, для целей управления, информации. Необходимо обратить внимание на наличие в программе функций, отвечающих профилю предприятия, специфике его работы. Программа должна иметь достаточный уровень аналитического учета, т.е. возможность более углубленного, детального учета на отдельных участках производства и организации в целом, обеспечивать автоматизацию формирования проводок и выполнения расчетов, составление сводок, отчетов, а также формирование первичных документов, что намного повышает эффективность ведения первичного учета и облегчает труд бухгалтерской службы.

«1С: Бухгалтерия 8.2» - это универсальный интегрированный комплекс бухгалтерских программ, который не требует предварительного освоения [14].

Средства работы с документами в данном комплексе позволяют организовать ввод документов, их произвольное распределение по журналам и поиск любого документа по различным критериям: номеру, дате, сумме, контрагенту; ручной и автоматический ввод бухгалтерских операций.

«1С: Бухгалтерия8.2» позволяет автоматизировать подготовку любых первичных документов: платежные поручения и другие банковские документы, счета на оплату, накладные, счета-фактуры, приходные и расходные кассовые ордера, авансовые отчеты, доверенности, другие документы.

Исходной информацией в «1С: Бухгалтерии 8.2» является операция, которая отражает реальную хозяйственную операцию, произошедшую на предприятии. Операция содержит одну или несколько бухгалтерских проводок для отражения совершенной хозяйственной операции в бухгалтерском учете. Операции могут быть введены вручную или сформированы введенными документами автоматически. Кроме того, в «1С: Бухгалтерии 8.2» могут использоваться типовые операции, дающие возможность пользователю автоматизировать рутинный ввод часто повторяющихся операций (типовые операции)

Конфигурация «1С:Бухгалтерия 8.2» позволяет осуществлять оперативный кадровый учет и планирование, расчет зарплаты, а также реализовывать управленческие задачи, в число которых входит отношение к каждому сотруднику предприятия как интеллектуальному ресурсу.

«1С:Бухгалтерия 8.2» предполагает хранение не только личных данных работников предприятия, но и служебной информации. К последней относятся: подразделение, где числится работник, его должность, служебные телефоны и прочая контактная информация. Регистрируется и продвижение работника на предприятии: прием на работу, служебные перемещения, отпуска и командировки вплоть до увольнения.

Для анализа кадрового состава предприятия по накопленной информации о работниках строятся разнообразные отчеты. В их числе списки работников организации, движение кадров организации, статистика кадров организации и др.

«1С:Бухгалтерия 8.2» поддерживает штатное расписание организаций с возможностью указания различных видов тарифных ставок, произвольного количества надбавок, дополнительной информации о штатных единицах. По штатному расписанию формируется вся необходимая отчетность.

Для расчета и учета заработной платы в программе автоматизирована деятельность как менеджеров, принимающих решения по заработной плате персонала, так и бухгалтеров-расчетчиков заработной платы:

• разработка схем мотивации работников;
• учет результатов производственной деятельности;
• автоматический расчет широкого круга начислений - от оплаты по окладу до оплаты больничных и отпусков по среднему заработку;
• гибкая настройка используемых начислений и удержаний.

«1С:Бухгалтерия 8.2» обеспечивает ведение взаиморасчетов с работниками предприятия, а также учет затрат на оплату труда в составе себестоимости продукции и услуг. Автоматизирован весь комплекс расчетов с персоналом, начиная от ввода документов о фактической выработке, оплаты больничных листов и отпусков, вплоть до формирования документов на выплату зарплаты и депонирование, а также отчетности в государственные надзорные органы.

Реализованы основные формы оплаты труда, используемые на хозрасчетных предприятиях: повременная (с использованием месячных, дневных и почасовых тарифных ставок) и сдельная формы оплаты труда, а также их варианты - повременно-премиальная и сдельно-премиальная формы оплаты труда.

Гибкий механизм учета использования рабочего времени позволяет описывать графики работы и регистрировать отклонения от обычного режима работы.

Одним из документов конфигурации является «Табель учета рабочего времени». В этом документе по каждому сотруднику автоматически рассчитываются начисления по окладу, надбавки, праздничные и сверхурочные с учетом введенных отклонений. Заполнение табеля, определение количества отработанных дней (часов) и расчет сумм начислений производится автоматически. Сумма оплаты за работу в праздники рассчитывается на основании указанных праздников в календаре, с учетом того, являлся ли праздник для сотрудника рабочим днем с учетом коэффициента за работу в праздники. Сверхурочные часы проставляются вручную, на основании общего количества часов рассчитывается сумма.