Учет и анализ расчетов с поставщиками и подрядчиками (на материалах ООО «Спецмонтажсервис»)

В настоящее время сверка расчетов происходит вручную по каждому контрагенту на основании заключенных хозяйственных договоров и товаросопроводительных документов (счет-фактур). Сверка осуществляется вручную, поскольку документооборот на предприятии небольшой, однако не стоит забывать, что предприятие динамично развивающееся, с каждым годом возрастает выручка от реализации, следовательно, увеличивается документооборот и сверка данных вручную будет отнимать много рабочего времени у бухгалтерских работников.

Оценивая данную ситуацию руководству можно предложить следующие рекомендации по совершенствованию учета расчетов с поставщиками и подрядчиками:

1. К счету 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» изменить действующие и добавить следующие субсчета:

- 60.1 «Расчеты с поставщиками», 

- 60.3 «Расчеты с подрядчиками» 

- 60.4 «Неотфактурованные  поставки»;

2. К счету 19 «НДС  по приобретенным ценностям»  добавить следующие субсчета:

- 19.1 «НДС по приобретенным  товарам»,

- 19.2 «НДС по оказанным  услугам»,

- 19.4 «НДС по неотфактурованным поставкам».

Предполагается, что в  связи с этими нововведениями объем работ бухгалтерских работников существенно сократится.

Данные рекомендации позволят сделать учет расчетов с поставщиками и подрядчиками более прозрачным, наладить и систематизировать систему расчетов.

Кроме этого на предприятии не предусмотрена  инвентаризации по расчетам, вследствие чего руководитель не всегда видит реальную задолженность перед тем или иным поставщиком. А так же, как отмечалось выше, в настоящее время сверка расчетов происходит вручную по каждому контрагенту на основании заключенных хозяйственных договоров и товаросопроводительных документов. Таким образом, рекомендуем провести автоматизацию бухгалтерского учёта расчётов с поставщиками и подрядчиками.

Автоматизация учёта расчётов с  поставщиками позволит повысить степень  аналитичности, точности, своевременность  получения сведений о состоянии расчётов с поставщиками и покупателями, согласованность записей на счетах. Оперативная обработка данных позволит своевременно взыскивать дебиторскую и погашать кредиторскую задолженность, соблюдая сроки исковой давности.

Оплата и получение денежных средств оформляется платёжными (банковскими) или кассовыми документами. Информация по этим документам обобщается в выписке банка по счетам или в отчёте кассира.

Ввод информации в 1С обеспечит взаимосвязь комплекса учёта расчётов с поставщиками с комплексами учёта кассовых и банковских операций.

Получение или отгрузка материальных ценностей, товаров оформляется товарно-сопроводительными документами, соответствующими актами. Данные о движении материалов, товаров обобщаются в товарных отчётах.

Кроме ввода данных с выписок  банка кассовых и товарных отчётов возникает необходимость использования бухгалтерских справок. Такая необходимость возникает при предъявлении претензий партнёрами хозяйственных отношений, при начислении сумм задолженности.

Информация бухгалтерских справок  при вводе в 1С формирует, наравне с прошлыми данными, внутри машинную базу данных оперативной информации. Макет ввода первичных данных предусматривает наличие обязательных реквизитов, номер, дата обработки документа, код основного и корреспондирующих счетов, субсчетов, аналитических счетов.

При линейно-позиционном способе  учёта, контроль полноты и своевременности расчётов ведётся по каждой совершаемой операции. В этом случае макет ввода данных предусматривает такой реквизит как код аналитического признака корреспондирующего счёта. Если производится ввод данных с товарного счёта, то в качестве аналитического признака выступает номер платёжного документа, по которому был оплачен или получен платёж, соответственно за полученные или реализованные материальные ценности.

Данные, введённые с приходных  товарно-сопроводительных документов при обработке товарных отчётов или других документов по начислению кредиторской задолженности, формируют файлы кредитовых оборотов по счетам поставщиков, подрядчиков. Формирование файла дебетовых оборотов по этим счетам осуществляется на основании данных документов, отражающих оплату полученных материальных ценностей и услуг. Все файлы по расчёту с поставщиками представляют собой внутри машинные регистры аналитического учёта.

Основными машинограммами, заменяющими регистры аналитического учёта являются ведомости аналитического учёта по счетам расчётов с поставщиками. Формы выходных машинограмм зависят от способа учёта.

При линейно-позиционном способе  расчётов по товарным операциям, обязательными реквизитами машинограмм являются: код (наименование) предприятия или структурного подразделения, по товарным операциям которого производятся расчёты; код аналитического счёта, в качестве которого выступает код товарного партнёра; код аналитического признака, в качестве которого выступают номера расчётных или товарно-сопроводительных документов; номер отчёта; номер и дата документа; код операций, код корреспондирующего счёта, субсчёта; код корреспондирующего аналитического счёта.

Каждая сторона машинограммы соответствует одной машинной записи, введённой при обработке товарных, отчётов, выписок банка или бухгалтерских справок. Группировка строк ведётся по аналитическим признакам. Например, при обработке товарного отчёта в качестве аналитического признака был указан номер платёжного поручения-обязательства, по которому была произведена предварительная оплата полученного товара. В машинограмме первая строка по данному аналитическому признаку будет содержать сведения об оплате товара, введённые при обработке выписки банка. Вторая строка отражает получение оплаченного товара. По этим двум строкам подводится итог. Этот итог второй степени по аналитическому счёту. В нём приводятся данные об оборотах, наличии или отсутствии дебиторской или кредиторской задолженности по каждой операции. Итог первой степени подводится по каждому партнёру. В нём указывается сумма оборотов и сальдо по всем операциям, совершённым за расчётный период с данным партнёром. Более высокую степень обобщения информации предоставляют итоги по субсчёту и синтетическому счёту.

Машинограмма описанного вида составляется по счёту «Расчёты с поставщиками и подрядчиками». Вторая группа машинограмм аналитического учёта применяется для обобщения информации по счёту «Расчёты с поставщиками и подрядчиками по плановым платежам».

Эти машинограммы не содержат реквизита. Строки в ведомости распечатываются по каждой совершённой операции. Итоги подводятся по каждому хозяйственному партнёру, по субсчёту и счёту в целом. Выходные видеограммы выдаются в разрезе хозяйственных партнёров в виде карточек аналитического учёта. Они содержат те же обязательные реквизиты, что и машинограммы.

Кроме этого выяснилось, что на предприятии не проводится инвентаризация по расчетам с поставщиками, в следствии чего не осуществляется контроль по расчетам с поставщиками.

Для совершенствования контроля обязательным является проведение инвентаризации расчетов с поставщиками и подрядчиками. Руководству ООО «Спецмонтажсервис» необходимо сформировать инвентаризационную комиссию.

Инвентаризационная комиссия, в ходе своей работы, должна установить:

• правильность расчетов с банками, финансовыми, налоговыми органами, внебюджетными фондами, другими организациями, а также со структурными подразделениями организации, выделенными на отдельные балансы;
• правильность и обоснованность числящейся в бухгалтерском учете суммы задолженности расчетов с поставщиками и подрядчиками по недостачам и хищениям;
• правильность и обоснованность сумм дебиторской, кредиторской и депонентской задолженности расчетов с поставщиками и подрядчиками, включая суммы дебиторской и кредиторской задолженности, по которым истекли сроки исковой давности.

Состав инвентаризационной комиссии представлен в таблице 3.2.1

 

Таблица 3.2.1

Инвентаризационная комиссия

Ф.И.О	Состав инвентаризационной комиссии	Должность
Козырева Н.И.	чл.комиссии	гл. бухгалтера
Тихонова И.Р.	чл.комиссии	юрист
Тороицкая Н.В.	чл.комиссии	бухгалтер

 

В части совершенствования  системы внутреннего контроля рекомендуются следующие мероприятия:

• создать комиссию по работе с дебиторской задолженностью расчетов с поставщиками и подрядчиками, в обязанности которой входят систематическое наблюдение за состоянием расчетной дисциплины, проведение регулярных сверок расчетов. Важной составной частью оперативной работы комиссии должно стать ведение картотеки напоминаний должникам, и своевременное предъявление претензий по оплате продукции;
• необходимо производить анализ состава и структуры дебиторской и кредиторской задолженности по конкретным поставщикам и подрядчиком, а также по срокам образования задолженности или сроках их возможного погашения, что позволит своевременно выявлять просроченную задолженность и принимать меры к ее взысканию. Ввести документооборот (табл. 3.2.2), так как данные о сроках образования (погашения) задолженности должны быть регулярными и оперативными, их целесообразно аккумулировать в отдельном документе, например: реестр старения счетов поставщиков и подрядчиков. Составлять такой реестр можно в виде матрицы, по строкам указываются субъекты задолженности, по столбцам указываются субъекты задолженности,

 

Таблица 3.2.2

Документооборот

№ п/п	Создание документа				Обработка документа			Срок сдачи в архив
1	2	3	4	5	6	7		8
1	Документ	Ответственный за выписку	Ответственный за оформление	Срок исполнения	Ответственный за обработку	Срок исполнения		Ежемесячно
2	Приходный, расходный кассовый ордер	Бухгалтерия	Бухгалтерия	Ежедневно	Бухгалтерия	Ежедневно		Ежемесячно
3	Кассовая книга	Бухгалтерия	Бухгалтерия	Ежедневно	Бухгалтерия	Ежедневно		Ежемесячно
4	Авансовый отчет	Подотчетное лицо	Подотчетное лицо	По мере расходования наличных денежных средств, но не позднее 30 (31) числа текущего месяца	Бухгалтерия	Ежедневно		Ежемесячно
5	Платежное поручение	Бухгалтерия	Бухгалтерия	Ежедневно	Бухгалтерия	Ежедневно		Ежемесячно
6	Счет-фактура	Бухгалтерия	Бухгалтерия	5 дней с момента отгрузки	Бухгалтерия		До 5 числа следующего месяца	По истечении месяца
7	Счет на оплату	Бухгалтерия	Бухгалтерия	Ежедневно	Бухгалтерия		Ежедневно	По истечении месяца
8	Акт выполненных работ	Бухгалтерия	Бухгалтерия	Ежедневно	Бухгалтерия		Ежедневно	По истечении месяца
9	Акт на списание материалов	Завхоз	Бухгалтерия	В конце месяца	Бухгалтерия		В конце месяца	По истечении месяца
10	Инвентарные карточки	Бухгалтерия	Бухгалтерия	Ежедневно	Бухгалтерия		Ежедневно	По истечении месяца
11	Внутренние приходные  товарные накладные	Завхоз	Завхоз	Ежемесячно	Бухгалтерия		В конце месяца	По истечении месяца

 

Реестр может оперативно выявлять тех должников, успешная работа с которыми может принести наибольший результат для предприятия, а  также тех с которыми должны устанавливаться особые отношения;

• постоянно следить за соотношением расчетов с поставщиками и подрядчиками, так как значительное преобладание дебиторской задолженности создает угрозу финансовой устойчивости предприятия и делает необходимым привлечение дополнительных источников финансирования, а превышение кредиторской задолженности над дебиторской может привести к неплатежеспособности предприятия;
• контролировать оборачиваемость дебиторской и кредиторской задолженности, а также состояние расчетов по просроченной задолженности, так как в условиях инфляции всякая отсрочка платежа приводит к тому, что предприятие реально получает лишь часть стоимости поставленной продукции, поэтому желательно расширить систему авансовых платежей;
• в сложившейся ситуации можно посоветовать организовать на предприятии систему аналитического учета дебиторской задолженности расчетов с поставщиками и подрядчиками не только по срокам, но и по размерам, местонахождению юридических лиц, физических лиц и предлагаемых условий оплаты;
• на высоком уровне организовать работу с договорами, в карточке клиента отличать работает он под реализацию или по системе предоплаты.

Таким образом, введение инвентаризационной комиссии позволит делать меньше ошибок в работе и ускорит ее процесс.

С учётом вышеизложенного в организации ООО «Спецмонтажсервис» необходимо осуществить автоматизацию бухгалтерского учёта расчётов с поставщиками и подрядчиками, что позволит своевременно осуществлять контроль за состоянием расчётов, кроме того освободит работников бухгалтерии от трудоёмких расчётов.

 

Заключение

 

Выпускная квалификационная работа на тему «Учёт и анализ расчётов с поставщиками и подрядчиками», проведена по материалам ООО «Спецмонтажсервис». На примере этого предприятия исследован порядок проведения бухгалтерского учёта проведен и экономический анализ расчётов ООО «Спецмонтажсервис»

Бухгалтерский учет ведётся согласно учётной политике, принятой на предприятии, положению о бухгалтерском учёте и отчётности, инструктивным материалам. На данном предприятии применяется журнально-ордерная форма учёта.

Анализируя работу ООО «Спецмонтажсервис» за 2009 год, выяснили, что в целом предприятие работало неплохо. Чистая прибыль предприятия составила 54 тыс. руб., за два предшествующих года она составила 63 тыс. руб. и 290 тыс. руб. соответственно.