Учет денежных средств

На каждом из субсчетов  может отражаться денежная наличность, выраженная в национальной валюте (долларах США, немецкой марке и т.п.). для их учета открывается субсчет 4 «Касса в иностранной валюте».

Напомним, что при соответствующих  условиях организация должна вести  книгу принятых и выданных денежных средств (ф.№ КО-5). Используется она  для учета наличных денежных средств, выданных кассиром организации, другим кассиром или раздатчикам (доверенным лицом) и возврата документов, подтверждающих их выплату или оставшуюся денежную наличность.

При журнально-ордерной форме учета кассовые операции. Записанные по кредиту счета 50, отражаются в журнале-ордере №1. Обороты по дебету этого счета записываются в разных журналах-ордерах и, кроме того, контролируются ведомостью №1.

      Таблица 5

Журнал-ордер  №1

по кредиту счета 50 «Касса»  в дебет счетов (извлечение) за март 2006г.

Субсчет 1 «Касса организации»

№ п/п	Дата (или за какое  число)	51 «Расчетные счета»	76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами)	57 «Переводы в пути»	70 «Расчеты с персоналом по оплате труда»	71 «Расчеты с  подотчетными лицами»	91 «Прочие доходы и расходы»		Итого
1            03-06            370                  -                  -           63630                 125                                                          64125 2            07-31              -                1170           17400       68910                 850                                                          88330
Итого                      370              1170            17400      132540                975                                                        152455

            

Таблица 6

Субсчет 3 «Денежные документы»

 

№ п/п	Дата (или за какое  число)	51 «Расчетные счета»	76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами»	57 «Переводы в пути»	70 «Расчеты с персоналом по оплате труда»	71 «Расчеты с  подотчетными лицами»	91 «Прочие доходы и расходы»		Итого
1 2	03-06 07-31	- -	- -	- -	- -	- -	- 600		- 600
Итого		-	-			-	600		600
Всего по кредиту счета           370                1170          17400        132540               975                   600                               153055 50 «Касса»

 

                                                                                                                                                                                           Таблица 7

Ведомость № 1

по кредиту  счета 50 «Касса» в кредит счетов (извлечение) за март 2006г.

Субсчет 1 «Касса организации»

 

№ п/п	Дата (или за какое  число)	51 «Расчетные счета»	73 «Расчеты с  персоналом по прочим операциям» (предоставленным займам)	76 «Расчеты с  разными дебиторами и кредиторами»		Итого
1 2	03-06 07-31	64800 86780	- 2000	- -		64800 88480
Итого		151280	2000	-		153280

Сальдо на конец месяца -     945руб.

       Сальдо на начало месяца -

 

 

Таблица 8

Субсчет 3 «Денежные  документы»

 

№ п/п	Дата (или за какое  число)	51 «Расчетные счета»	73 «Расчеты с  персоналом по прочим операциям» (предоставленным  займам)	76 «Расчеты с  разными дебиторами и кредиторами»		Итого
1 2	03-06 07-31	- -	- -	- 1200		- 1200
Итого		-	-	1200		1200
Сальдо на конец месяца -       600руб.                                                                                                                  Сальдо на начало месяца -      120руб. Всего по дебету  счета 50 «Касса»        151280                          2000                                  1200                                        154480 Бухгалтер                                                                                                Сальдо на конец месяца -     1545руб.

 

Основанием  для заполнения журнала-ордера №1 и  ведомости №1 служат отчеты кассира. Каждому отчету в регистре отводится  одна строка независимо от периода, за который составлен кассовый отчет. Количество занятых строк в журнале-ордере и ведомости должно соответствовать количеству сданных кассиром отчетов.

В кассе организации  могут храниться не только наличные денежные средства, но и ценные бумаги, денежные документы, являющиеся бланками строгой отчетности.

К денежным документам относятся путевки в дома отдыха и санатории, почтовые марки, марки  госпошлины, единые и проездные билеты (трамвайные, троллейбусные, автобусные).

Бланки строгой  отчетности (трудовые книжки и вкладные листы к ним, квитанции путевых листов автотранспорта и т.п.) учитываются на забалансовом счете 006 «Бланки строгой отчетности».

Далее рассмотрим, как происходит на предприятии ревизия кассы.

Кассир несет  полную материальную ответственность  за сохранность всех принятых им ценностей и за всякий причиненный в связи с неправильным их хранением ущерб организации. Руководитель организации обязан после издания приказа о назначении кассира ознакомить его с порядком ведения кассовых операций, после чего кассир заполняет письменное обязательство (договор) о материальной ответственности.

Ревизия наличия  денежных средств в кассе производится в сроки, установленные приказом руководителя согласно Положению о  порядке ведения кассовых операций. Ревизия кассы производится внезапно комиссией, назначенной приказом руководителя организации, в присутствии кассира. При этом полистно проверяются наличные деньги, денежные документы, ценные бумаги, бланки строгой отчетности.

Расписки на выданные суммы наличными, не оформленные  расходными кассовыми ордерами, в остаток по кассе не включаются. Хранение в кассе денежных средств, не принадлежащих организации, запрещается, и при их обнаружении они считаются излишками. Результаты инвентаризации оформляются актом инвентаризации наличных денежных средств (ф.№ инв.15).

На оборотной  стороне акта материально ответственное  лицо пишет объяснение о причинах излишков или недостач, установленных  инвентаризацией, а руководитель организации по результатам инвентаризации принимает решение об их списании. Выявленные излишки наличных денег приходуются с последующим перечислением их в доход организации бухгалтерской записью:

Дебет счета 50 «Касса»

Кредит счета 99, субсчет 1 «Прибыли и убытки»

В случае выявления  недостач их суммы подлежат взысканию  с материально ответственного лица (кассира) и оформляются бухгалтерской записью:

1. Дебет счета 94 «Недостача и потери от порчи ценностей»

Кредит счета 50 «Касса»

2. Дебет счета 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям»

Кредит счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей».

При осуществлении внешнеэкономической деятельности и ведении переговоров с иностранными партнерами у организации может возникнуть необходимость в использовании наличной иностранной валюты. Отдельного счета для учета ее движения не предусмотрено, поэтому в составе счета 50 «Касса» следует открыть отдельный субсчет, например субсчет; «Касса в иностранной валюте». Для проведения операций в иностранной валюте обычно открывают отдельную кассовую книгу или в имеющейся кассовой книге выделяют несколько страниц в зависимости от предполагаемого объема операций. Учет операций организуется по видам валют. В настоящее время банк выдает предприятию наличную инвалюту только на командировочные расходы.

При получении  валюты в банке оформляются бухгалтерские  записи:

Дебет счета 50, субсчет; «Касса в иностранной валюте»

Кредит счета 52, субсчет 2 «Текущий валютный счет»,

Субсчет; «Специальный транзитный валютный счет»;

при ее выдаче под  отчет –

Дебет счета 71, субсчет « «Расходы с подотчетными лицами по загранкомандировкам»

Кредит чета 50, субсчет 4 «Касса в иностранной валюте».

В любом случае, как и по счету 52 «Валютные счета», учет движения наличной валюты ведут в двух оценках в валюте и в рублях. Для этого могут быть использованы такие учетные регистры, как журнал-ордер №1/1 и ведомость №1/1.

Остатки кассовой наличности в валюте подвергаются переоценке при изменении курса рубля  по отношению к имеющейся у  организации иностранной валюте.

Результат переоценки отражается в корреспонденции счета 50, субсчет 4 «Касса в иностранной  валюте», со счетом 91 «Прочие доходы и расходы».

ЦБ РФ возложил на коммерческие банки обязательства  по контролю за соблюдением организациями работ с денежной наличностью. В приложении №7 к Положению о правилах организации наличного денежного обращения на территории России приведены «Рекомендации по осуществлению кредитными организациями проверок соблюдения организациями порядка работ с денежной наличностью».

Периодичность и круг организаций, подлежащих проверке, определяются руководителем банка самостоятельно в зависимости от имеющейся в банке информации о соблюдении организациями установленного порядка и условий работы с денежной наличностью. Период, за который рассматривается состояние кассовой дисциплины на месте, должен быть не менее трех месяцев.

При проверке представитель банка выясняет правильность ведения кассовой книги, ежедневного отчета кассира по произведенным кассовым операциям в соответствии с приходно-расходными документами, расчетно-платежными ведомостями, их оформление; полноту оприходования денежной наличности, полученной в банке, соответствие записей в кассовой книге данным банка (по суммам, полученным из банка и сданным в банк). В случаях расхождения между данными банка и записями в кассовой книге выясняются причины этих расхождений. Проверяются также целевое использование наличных денег, полученных в банке (на цели, указанные в чеке), и расходование наличных денег из выручки.

Одним из важных элементов проверки является проверка соблюдения предельного уровня расчетов наличными деньгами между юридическими лицами (до 10 тыс.руб.) и установленного банком лимита кассы. Кроме того, при необходимости в ходе проверки могут рассматриваться другие вопросы, относящиеся к порядку ведения кассовых операций.

Результаты  проверки оформляются справкой о  кассовых операциях (ф.№0408026), составляемой в трех экземплярах. Справка подписывается руководителем, главным (старшим) бухгалтером организации и представителем банка. Если при проверке нарушений не установлено, проверяющий ограничивается заполнением справки с указанием, что проверка произведена в соответствии с требованиями порядка ведения кассовых операций и замечаний не установлено.

В случаях установления нарушений результаты проверки в  трехдневный срок рассматриваются руководителем банка или его заместителем. После этого банк направляет первый экземпляр справки в налоговые органы по месту учета налогоплательщиков, представления с приложением копий справок по указанным проверкам для принятия мер финансовой и административной ответственности. Третий экземпляр передается предприятию, второй остается в банке.

 

 

2.3. Учет денежных документов

 

 

 Учет наличия денежных документов объясняется необходимостью приобретения организацией путевок в дома отдыха и санатории, проездных документов, почтовых марок, марок государственной пошлины и т.п. Все они имеют цену приобретения.

Учет поступления  денежных документов и их списания оформляется выпиской приходных  и расходных кассовых ордеров. Бухгалтерия  открывает книгу движения денежных документов, но отчет по поступившим и выбывшим документам один-два раза в месяц составляется кассиром в кассовой книге, в которой для этого отводится определенная зона. Книга-регистр аналитического учета ведется кассиром. При журнально-ордерной форме синтетический учет организуется бухгалтером в журнале-ордере №1. По окончании отчетного периода производится взаимосверки остатков по журналу-ордеру и книге движения денежных документов.