Ревизия и аудит расчетов с подотчетными лицами

При проезде железнодорожным или водным транспортом возмещается стоимость пользования комплектом спальных принадлежностей, а также стоимость бронирования железнодорожных билетов и стоимость набора питания, выдаваемого в поездах международного сообщения, включенная в цену железнодорожного билета (ч. 8 подп. 11.1.1 п. 11 Инструкции о служебных командировках за границу).

Если работник направлен в служебную командировку за границу для участия в международном мероприятии, которое проводится на условиях предварительного внесения взносов, а принимающая сторона возместила в последующем командированному работнику стоимость проезда, оплаченного нанимателем, то суммы возмещения в иностранной валюте полностью вносятся в кассу нанимателя с приложением документов, подтверждающих их возврат (ч. 3 п. 26 Инструкции о служебных командировках за границу).

При служебных командировках за границу расходы по найму жилого помещения возмещаются командированному работнику на основании оригиналов представленных подтверждающих документов (например, счета за проживание, кассового чека и др.) в размерах предельных норм возмещения расходов по найму жилого помещения в сутки, установленных Постановлением о нормах командировочных расходов при служебных командировках за границу. В пределах этих норм командированному за границу работнику возмещаются расходы по бронированию мест в гостиницах (при командировках в пределах СНГ эти расходы возмещаются работнику сверх норм), а также стоимость завтрака, включенная в счет за наем жилого помещения (п. 14, 15, ч. 4 п. 16 Инструкции о служебных командировках за границу).

Без представления подтверждающих оплату за проживание за границей документов командированным работникам возмещаются расходы по найму жилого помещения в размере 5% от предельных норм расходов, установленных Постановлением о нормах командировочных расходов при служебных командировках за границу. Коммерческим организациям и индивидуальным предпринимателям предоставлено право установить для этого случая норму возмещения расходов командированным за границу работникам в пределах от 5 до 20% предельных норм расходов. Конкретный размер оплаты должен установить наниматель в локальном нормативном акте. Водителям грузового и пассажирского транспорта и лицам, командированным вместе с ними, для оплаты расходов за проживание учитывается время нахождения в пути следования. Сверх установленных нанимателем или законодательством норм оплаты расходов по найму жилого помещения при командировании в государства - участники СНГ на основании подтверждающих документов работникам возмещаются их расходы по бронированию мест в гостинице и оплате местных сборов на право проживания в отдельных городах (п. 16 Инструкции о служебных командировках за границу). Если принимающая сторона предоставила за свой счет жилое помещение командированному за границу работнику, то ему не возмещаются расходы по его найму.

При служебных командировках за границу размеры суточных различаются в зависимости от государства командирования и от категории работников (Постановление о нормах командировочных расходов при служебных командировках за границу). Например, работникам, направленным в служебную командировку продолжительностью свыше 60 дней в иностранные государства, в которых отсутствуют дипломатические представительства и консульские учреждения Республики Беларусь, суточные, начиная с 61-го дня, выплачиваются в размере 70% от установленной нормы (абз. 2 п. 2 Постановления о нормах командировочных расходов при служебных командировках за границу). Водителям, осуществляющим международные автомобильные перевозки грузов, работникам, выполняющим строительно-монтажные работы в Российской Федерации, суточные выплачиваются в размере не менее 40% от установленных норм (абз. 5 п. 2 Постановления о нормах командировочных расходов при служебных командировках за границу). Это значит, что организация может выплачивать водителям-международникам от 40 до 100% включительно от общеустановленной нормы суточных при закреплении соответствующей нормы во внутреннем локальном нормативном правовом акте (положении по оплате труда, положении об оплате командировочных расходов и т.п.).

При служебных командировках за границу за время следования по территории Республики Беларусь до дня отъезда из нее либо после дня прибытия в Республику Беларусь суточные выплачиваются в белорусских рублях по нормам, установленным Инструкцией о возмещении расходов при служебных командировках. День отъезда - день отправления из Республики Беларусь пассажирского транспорта, которым работник выезжает в командировку, день прибытия - день приезда указанного транспорта в Республику Беларусь. Эти дни определяются по проездным документам: до 24.00 - текущие сутки, с 0 часов и позднее - последующие сутки (п. 22 Инструкции о служебных командировках за границу).

Суточные выплачиваются в полном объеме, если принимающая сторона не обеспечивает работников, направленных в командировки, питанием.

Командированному за границу работнику на основании оригиналов подтверждающих документов возмещаются: комиссионные по обмену в банке чека или одного вида иностранной валюты на другой, за совершение операций с использованием банковских пластиковых карточек, расходы по получению служебного паспорта гражданина Республики Беларусь, виз, страхованию от несчастных случаев и болезней на время поездки за границу, по оплате обязательного сбора (пошлины), взимаемого с граждан в аэропортах. Если служебная командировка за границу отменена по независящим от командируемого работника причинам, то расходы по оформлению виз, стоимости установленного перевозчиком тарифа при возврате приобретенных проездных билетов возмещаются ему на основании подтверждающих документов в оригинале (п. 30 Инструкции о служебных командировках за границу).

На основании подтверждающих документов работникам, командированным в государства - участники Содружества Независимых государств, возмещаются расходы по бронированию мест в гостинице и оплате местных сборов за право проживания в отдельных городах (ч. 4 п. 16 Инструкции о служебных командировках за границу).

Инструкцией о служебных командировках за границу (п. 32) установлены виды возмещаемых командировочных расходов работникам, которые направляются в служебную командировку и возвращаются из нее на автотранспорте нанимателя. Данные расходы не относятся к расходам на проезд, по найму жилого помещения и к суточным, это такие расходы, как:

- авансы в иностранной валюте на расходы за границей по приобретению горюче-смазочных материалов, оплате за стоянку, оплате дорожных, таможенных сборов, страхованию автотранспорта и гражданской ответственности перевозчика, вынужденному мелкому ремонту;

- расходы по:

оплате разрешений на проезд по территории иностранных государств;

ветеринарному и фитосанитарному контролю;

мойке транспортных средств;

экологическим налогам и сборам;

эвакуации транспортных средств в случае аварий и технических неисправностей;

- другие расходы, связанные с выполнением международных автомобильных перевозок.

Согласно имеющимся документам произведем проверку правильности возмещения командировочных расходов по служебной командировке за пределы Республики Беларусь, а также правильности отражения на счетах бухгалтерского учета всех хозяйственных операций в таблице 2.3.

Согласно представленным документам работнику возмещались следующие расходы:

суточные – 887 640 = 3 дня*26евро*11 380 руб.;

по проезду к месту служебной командировки и обратно – 343 000 руб.

 

Таблица 2.3 – Проверка правильности возмещения командировочных расходов за границу

 

Содержание хозяйственной операции	По данным ООО «Юникомлизинг», руб.	По результатам проверки, руб.	Отклонение, + (-), руб.
Выдан аванс	Д-т 71 К-т 50 – 1 700 000	Д-т 71 К-т 50 1 700 000	0
Списание задолженности подотчетного лица по утвержденному авансовому отчету	Д-т 26 К-т 71 1 657 375	Д-т 26 К-т 71 1 657 375	0
Возмещение перерасхода по авансовому отчету	Д-т 71 К-т 50 42 625	Д-т 71 К-т 50 42 625	0

 

Источник: собственная разработка

 

Срок командировки – 3 дня. Согласно действующего законодательства на момент отправления сотрудника в командировку, возмещение суточных производится в иностранной валюте с включением дня отъезда из Республики Беларусь и дня прибытия в Республику Беларусь по нормам, установленным для государства, в которое направлен работник в командировку. Таким образом, возмещение суточных за эти 3 дня производилось в белорусских рублях.

По нормам для этой страны (г. Вильнюс) возмещение суточных производится в размере 26 Евро за каждый день командирования. Согласно представленным проездным билетам, мы можем узнать время отправления и прибытия поезда. Стоимость проездного билета г. Минск - г. Вильнюс, проездной документ ВА№2110077189863– 169 750 руб., а стоимость проездного билета г. Вильнюс - г. Минск, проездной документ ВА№211007718978 – 173 250 руб. Таким образом, расходы по проезду к месту служебной командировки и обратно составили 1 657 375 руб. (ПРИЛОЖЕНИЕ Ж)

По результатам проверки правильности возмещения командировочных расходов по служебной командировке за границу и отражения данной операции на счетах бухгалтерского учета расхождений с данными общества не выявлено.

Таким образом, проверка правильности возмещения расходов подотчетным лицам по служебным командировкам является важнейшим этапом проверки, так как данный вид хозяйственных операций занимает наиболее значительный удельный вес в общем объеме расчетов с подотчетными лицами. Также данные операции являются более трудоемкими и уязвимыми при совершении каких-либо нарушений, причиной этому может быть часто изменяющееся нормативно-правовое регулирование.

 

2.5. Проверка правильности  расчетов с подотчетными лицами  в связи с хозяйственно-операционными  расходами

 

Административно-хозяйственные расходы – это непроизводственные накладные расходы, связанные с содержанием административных служб и управлением предприятием в целом.

К административно-хозяйственным расходам относятся канцелярские, почтово-телеграфные расходы, приобретение материалов по мелкому опту в розничной торговле и расходы на прочие операционные нужды.

При проверке законности выдачи сумм в подотчет на хозяйственные и операционные нужды в первую очередь определяется наличие списка работников организации, которым могут выдаваться в подотчет наличные деньги. Данный список утверждается приказом или распоряжением руководителя организации. В список включаются только постоянно работающие в организации лица либо выполняющие разовые работы для организации на основании договора подряда. При этом ревизор должен знать, что организации имеют право выдавать наличные деньги под отчет на хозяйственные, операционные и иные цели в размере и на сроки определяемые руководителем организации, не более предельного размера, установленного обслуживающим учреждением банка для расчетов между субъектами хозяйствования наличными деньгами в соответствии с законодательством Республики Беларусь и на сроки:

не более 3 рабочих дней - на расходы, производимые в месте нахождения организации;

не более 10 рабочих дней - на расходы, производимые вне места нахождения организации;

до 30 рабочих дней - в сумме, не превышающей размера одной базовой величины, в целом по организации.

Лица, получившие наличные деньги под отчет на предстоящие расходы, обязаны не позднее 3 рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, предъявить в бухгалтерию отчет об израсходованных суммах и возвратить в кассу неиспользованные наличные деньги.

Следует также проверить, соблюдаются ли работниками сроки составления отчетов об израсходованных суммах для возмещения средств, использованных ими в интересах организации посредством личных или корпоративных карточек.

Ревизору следует выяснить, не числятся ли подотчётные суммы за уже уволенными работниками, а также принимает ли бухгалтерия авансовые отчёты, дата составления которых противоречит датам, указанным на первичных оправдательных документах, подтверждающих расходование подотчётных средств.

Выдача наличных денежных средств под отчёт производится при условии полного отчёта конкретного подотчётного лица по ранее выданному ему авансу. Здесь ревизор прослеживает была ли при дебетовом сальдо по конкретному работнику на начало месяца выдача ему наличных денег из кассы раньше, чем составлен первый авансовый отчёт за этот месяц. Это нарушение можно увидеть в журнале-ордере или в авансовом отчёте.

Передача выданных под отчёт наличных денег одним лицом другому запрещается.

Ревизору следует обратить внимание на фамилию лица, указываемого как «плательщик» в квитанции к приходному ордеру, подтверждающему факт оплаты при закупке ТМЦ подотчётным лицом. Зачастую эта фамилия не совпадает с фамилией подотчётного лица, составившего авансовый отчёт.

Представленные подотчётными лицами авансовые отчёты об израсходованных суммах и приложенные к ним оправдательные документы в бухгалтерии подвергаются счётной проверке, а также проверке по существу. При этом проверяются правильность оформления документов, целесообразность расходов и соответствие их назначению аванса. Проверенные бухгалтерией авансовые отчёты утверждаются руководителем организации.

Согласно имеющимся документам произведем проверку законности расходования подотчетных сумм в следующей таблице.

 

 

Таблица 2.4 – Поверка законности расходования подотчетных сумм

 

Израсходовано на покупку ТМЦ по авансовому отчету, руб.	Стоимость ТМЦ согласно копий чеков, оплаченных подотчетным лицом	Оприходовано ТМЦ в руб.	Отклонения данных авансового отчета, +, (-), руб.
117 150	117 150	117 150	0