Ревизия и аудит расчетов с подотчетными лицами

ВВЕДЕНИЕ

 

Расчеты наличными денежными средствами периодически осуществляются практически всеми субъектами хозяйствования независимо от их организационно-правовой формы, объемов реализации и прочих финансово-экономических показателей с целью ускорения расчетов и снижения издержек, связанных с оформлением безналичных операций.

Весьма часто расчеты наличными денежными средствами практикуются при приобретении материально-производственных запасов в небольших количествах, при оплате командировочных расходов.

Во всех случаях расчеты наличными денежными средствами должны производиться через подотчетных (материально ответственных) лиц. Особенности этой группы расчетов обусловлены необходимостью соблюдения довольно жестких правил наличного денежного обращения, а также своевременного и правильного документального оформления выдачи денежных средств под отчет и их последующего списания.

Цель данной работы – изучение действующего порядка проведения ревизии расчетов с подотчетными лицами. Для достижения поставленной цели необходимо решить следующие задачи: изучить порядок ведения кассовых операций и расчетов наличными денежными средствами как в национальной, так и в иностранной валюте на территории Республики Беларусь; изучить порядок приема и выдачи наличных денежных средств из кассы; изучить особенности документального оформления при направлении работников в служебную командировку; изучить особенности возмещения командировочных расходов и некоторые другие.

Методологической основой написания курсовой работы являются нормативные документы по ведению бухгалтерского учета и отчетности, учебная литература.

Задачи работы:

рассмотреть порядок учета, состав первичных и учетных регистров расчетов с подотчетными лицами в соответствие с действующими правилами бухгалтерского учета и нормативными документами;

определить задачи и источники информации для ревизии расчетов с подотчетными лицами;

рассмотреть порядок проведения ревизии расчетов с подотчетными лицами;

определить порядок документального оформления материалов ревизии;

выявить особенности планирования проведения и документального оформления аудита расчетов с подотчетными лицами.

Объектом исследования является состояние учета расчетов с подотчетными лицами ООО «Юникомлизинг». Предметом исследования является ревизия и аудит расчетов с подотчетными лицами.

 

1 РАСЧЕТЫ С ПОДОТЧЕТНЫМИ ЛИЦАМИ – ОДИН ИЗ ВАЖНЕЙШИХ ОБЪЕКТОВ ФИНАНСОВО-ХОЗЯЙСТВЕННОГО КОНТРОЛЯ

 

1. Расчеты с подотчетными лицами и задачи их контроля

 

Подотчетными лицами считаются работники организации, получившие авансом денежные средства из кассы. В подотчет выдаются деньги для предстоящих командировочных расходов, а также для оплаты хозяйственных расходов, расходов, связанных с приобретением материалов по мелкому опту в розничной торговле, и на другие хозяйственные нужды. Их учет осуществляется на счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

Целью проверки является установление законности и правильности расчетов с подотчетными лицами.

Основными задачами проверки расчетов с подотчетными лицами являются:

- установление правильного  и целевого использования подотчетных сумм;

- выявление незаконных  и экономически не целесообразных  расходов, осуществляемых наличными  денежными средствами;

- соблюдение установленного  порядка возмещения командировочных  расходов.

Все эти хозяйственные операции связаны с выдачей денежных средств из кассы предприятия или непосредственно из банка под отчет.

При ревизии расчетов с подотчетными лицами необходимо проверить:

- соблюдение действующего порядка выдачи в подотчет наличных денежных средств;

- наличие случаев выдачи в подотчет сумм лицам, не состоящим в списочном составе организации, и выдачи авансов без представления отчета по ранее выданным суммам;

- соблюдение установленных норм возмещения командировочных расходов;

- своевременность представления авансовых отчетов и возврата неиспользованных сумм:

- наличие случаев возврата подотчетных сумм без их использования и возможного скрытого авансирования подотчетных лиц, наличие случаев передачи подотчетных сумм от одного лица другому;

- порядок погашения оправдательных документов, приложенных к авансовым отчетам, с целью предотвращения их повторного использования;

- полноту оприходования товарно-материальных ценностей, приобретенных за счет подотчетных сумм;

- правильность отражения расчетов с подотчетными суммами в аналитическом и синтетическом учете.

При проведении проверки ревизор во всех случаях должен обращать внимание на наличие в организации первичных оправдательных документов, относящихся к данному виду расчетов, а также на правильность и законность их оформления.

Источниками информации при проверке данных хозяйственных операций являются: приказы и распоряжения по организации (ПРИЛОЖЕНИЕ А), авансовые отчеты с приложенными к ним оправдательными документами об использовании подотчетных сумм, отчет кассира с приложенными приходными и расходными кассовыми документами.

Расчеты с подотчетными лицами проверяются, как правило, сплошным способом. При этом устанавливаются:

- соблюдение правил выдачи  авансов;

- своевременность предоставления  авансовых отчетов и документальная обоснованность использования подотчетных сумм;

- целесообразность и законность  использования подотчетных сумм;

- порядок погашения оправдательных документов с целью предотвращения их повторного использования;

- своевременность возврата  неиспользованных сумм;

- обоснованность и правильность  авансовых отчетов по служебным  командировкам в пределах РБ  и за границу;

- обоснованность произведенных  через подотчетное лицо представительских  расходов;

- правильность составления  корреспонденции счетов по операциям с подотчетными лицами.

Аудитор проверяет, предоставило ли подотчетное лицо в течение трех дней по возвращении из командировки или после выполнения поручения авансовый отчет об использовании подотчетных сумм; приложены ли к авансовому отчету ли удостоверение на командировку, оформленную в установленном порядке (с отметками о выбытии и прибытии), железнодорожный и другие билеты, копии товарных чеков, приемные акты или расписки лиц, которые приняты от подотчетного лица приобретенные ценности и тому подобное. (ПРИЛОЖЕНИЕ Б)

Таким образом, отметим, что большая роль при этом отводится бухгалтерскому учету, с помощью которого сплошным образом, непрерывно и взаимосвязано отражаются все документально подтвержденные хозяйственные операции, чем обеспечивается достоверность, своевременность и точность информации. Правильная организация учета расчетов с подотчетными лицами обеспечивает действенный контроль за использованием на предприятии денежных средств, а также позволяет предприятию избежать конфликтных ситуаций во взаимоотношениях с проверяющими органами.

 

1.2 Нормативно-правовое регулирование  и информационное обеспечение  проверки операций с подотчетными  лицами

 

Служебной командировкой признается поездка работника по распоряжению нанимателя на определенный срок в другую местность для выполнения служебного задания вне места его постоянной работы. Такая норма установлена ч. 1 ст. 91 Трудового кодекса Республики Беларусь (далее - ТК)).

Основным документом, регулирующим контрольно-ревизионную деятельность в Республике Беларусь, является Указ Президента Республики Беларусь от 16.10.2009 №510 “О совершенствовании контрольной (надзорной) деятельности в Республике Беларусь” (в ред. от 09.03.2010 №143). Данный документ определяет порядок организации и проведения проверок, содержит перечень контролирующих (надзорных) организаций и сфер их контрольной (надзорной) деятельности.

Указ Президента Республики Беларусь от 22.06.2010 №325 “О ведомственном контроле Республике Беларусь” содержит перечень государственных органов и иных государственных организаций, республиканских государственно-общественных объединений, их структурных подразделений (подчиненных организаций), осуществляющих ведомственный контроль.

 Так постановление Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 30.07.2010 N 115 (ред. от 10.02.2012) «Об утверждении Инструкции о порядке и условиях предоставления гарантий и компенсаций при служебных командировках за границу и признании утратившими силу некоторых постановлений Министерства труда Республики Беларусь и Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь» определяет порядок и условия предоставления гарантий и компенсаций работникам. Основанием для расчета и выплаты денежных средств командированным работникам является приказ (распоряжение) нанимателя о направлении работника в командировку. (ПРИЛОЖЕНИЕ В)

Что касается направления работников в служебную командировку за границу, то наниматель независимо от организационно-правовой формы и формы собственности должен установить задание на служебную командировку Указ Президента Республики Беларусь от 13.06.2005 N 274 (ред. от 06.06.2013) «Об утверждении Положения о порядке направления в служебные командировки за границу».

Составляя отчет о расходовании полученного аванса в белорусских рублях, работник прилагает к нему чеки кассового суммирующего аппарата либо специальной компьютерной системы, выданные ему в обменном пункте (кассе банка), свидетельствующие о покупке соответствующей суммы иностранной валюты. В этом случае при составлении отчета об израсходованных суммах иностранной валюты перерасчет осуществляется согласно Инструкции о ведении кассовых операций в наличной иностранной валюте, утвержденной Постановление Правления Национального банка Республики Беларусь от 29.03.2013 N 185.

Сроки представления работником в бухгалтерию организации заполненного отчета об израсходованных суммах (авансового отчета) отсчитываются со дня возвращения работника из служебной командировки, исключая день прибытия. Такой порядок установлен Постановлением Правления Национального банка Республики Беларусь от 29.03.2011 N 107(ред. от 12.11.2012) «Об утверждении Инструкции о порядке ведения кассовых операций и порядке расчетов наличными денежными средствами в белорусских рублях на территории Республики Беларусь и о признании утратившими силу некоторых постановлений Правления Национального банка Республики Беларусь и их отдельных структурных элементов».

Отметим, что за нецелевое использование и (или) невозвращение в установленный срок средств в иностранной валюте, выданных под отчет, в том числе на оплату расходов по командировкам за пределы Республики Беларусь, возможно применение к нанимателям административной ответственности в виде штрафа в размере до пятикратной суммы этих средств. За нарушение должностным лицом либо кассиром юридического лица или индивидуальным предпринимателем порядка ведения кассовых операций может быть применен административный штраф в размере до 10 базовых величин. Такая норма присутствует в Кодексе Республики Беларусь от 21.04.2003 N 194-З (ред. от 12.07.2013)

 

1.3 Общая характеристика  системы внутреннего контроля  организации

 

Внутренний контроль есть процесс, направленный на достижение целей компании, и являющийся результатом действий руководства по планированию, организации, мониторингу деятельности компании в целом и ее отдельных подразделений.

Система внутреннего контроля организуется руководством предприятия. Это первое и основное отличие внутреннего контроля от прочих видов контроля.

Внутренний контроль - это система мер, организованных руководством предприятия и осуществляемых на предприятии с целью наиболее эффективного выполнения всеми работниками своих обязанностей при совершении хозяйственных операций. Внутренний контроль определяет законность этих операций и их экономическую целесообразность для предприятия.

Целями организации системы внутреннего контроля на предприятии являются:

- осуществление упорядоченной и эффективной деятельности предприятия;

- обеспечение соблюдения политики руководства каждым работником предприятия;

- обеспечение сохранности имущества предприятия.

Важной задачей системы учета является обеспечение контроля за наличием и движением имущества и его рациональным использованием в соответствии с утвержденными нормами, нормативами и сметами. Эффективная система учета также должна не допускать возникновения ошибок и возможности злоупотреблений (искажений) работников организации.

 Так внутренний контроль – это контроль изнутри компании, в противоположность внешним видам контроля, таким как законодательное регулирование, контроль со стороны внешних контролирующих организаций и т.п. в данном контексте понятие внутреннего контроля синонимично понятиям управленческого контроля, операционного контроля.

Необходимо также отметить такую важную деталь, что внутренний контроль полезен только в том случае, если направлен на достижение конкретных целей и, прежде чем оценивать результаты контроля, необходимо определить эти цели.

Любая хозяйственная деятельность предполагает осуществление хозяйственных операций и ведение бухгалтерского учета этих операций. Бухгалтерский учет включает в себя процедуру сбора данных, их регистрации и обработки. Такие процедуры могут выполняться как вручную, так и с помощью компьютеров. Соответствующие процедуры, выполняемые на компьютере, называются программируемыми процедурами бухгалтерского учета. Система на базе компьютера обычно, включает в себя набор как ручных, так и компьютеризованных процедур, обеспечивающих регистрацию данных по хозяйственным операциям с самого начала и до занесения в Главную книгу.