Ревизия и аудит расчетов с подотчетными лицами

В таблице 1 приводятся основные характеристики внутреннего контроля.

 

Таблица 1.1 - Цели и средства внутреннего контроля

 

Цели внутреннего контроля в области системы бух учета	Примеры средств внутреннего контроля, служащих для достижения целей
1. Система бухгалтерского  учета должна отражать все  санкционированные, и только санкционированные  операции	Контроль доступа к терминалам, с которых осуществляется непосредственный ввод информации (пароли и прочие идентификационные процедуры):  исключительный доступ для ограниченного круга пользователей  контроль за взаимосвязанными операциями  документальное подтверждение и санкционирование всех бухгалтерских записей  проверка полноты бухгалтерских записей при разноске их по счетам бухгалтерского учета и при вводе в компьютер  разделение обязанностей между подготовкой первичных документов, санкционированием хозяйственных операций и разноской по счетам бухгалтерского учета
2. Точная входящая информация	Внутренняя проверка на начальной стадии:  выборочные проверки суммирования расчетов  использование внутрифирменных должностных инструкций, профессиональная подготовка и эффективный надзор  регулярные проверки качества выполненного анализа  анализ внутренними аудиторами ошибок кодирования

 

Окончание таблицы 1

 

3. Точная разноска по регистрам бухгалтерского учета	Регулярная сверка счетов:  регулярное составление пробного баланса  использование документов дебиторов и кредиторов для проверки точности остаток в журналах учета расчетов с дебиторами и кредиторами  сверка выписок банка и кассовой книги  контроль соблюдения сметы и прочие виды контроля за существенными суммами
4. Сохранность учетных  документов	Создание надежных копий банка данных и файлов данных (для компьютеризованной системы), изменяющихся при каждом новом появлении информации:  ограниченный доступ к массиву информации или проверка персонала  обеспечение конфиденциальности и сохранности всех, не дублируемых данных  дублируемое электропитание на случай сбоев в сети
5. Предотвращение злоупотреблений  в результате тайного сговора работников предприятия	Разделение обязанностей:  ротация обязанностей  обязательные регулярные ежегодные отпуска для всех сотрудников  своевременная регистрация документов, активов  регулярная сверка счетов бухгалтерского учета  достаточные трудовые ресурсы в пиковые периоды
6. Обеспечение оперативной  управленческой информации	Использование предельных сроков представления внутренней отчетности  Регулярные консультации о ценности и достаточности представляемой информации
7. Выявление необычных  или аномальных фактов	Обязательное представление документов, если операция превышает установленные лимиты времени  Регулярный анализ существенных отклонений

 

Источник: собственная разработка

 

В процессе контроля выявляют не только недостатки, но и положительные стороны деятельности. Последние как передовой опыт могут стать достоянием других субъектов хозяйствования, благодаря чему реализуется мобилизующая функция контроля.

 

 

2 ОРГАНИЗАЦИЯ И МЕТОДИКА ПРОВЕДЕНИЯ РЕВИЗИИ РАСЧЕТОВ С ПОДОТЧЕТНЫМИ ЛИЦАМИ

 

2.1. Планирование и организация проведения ревизии расчетов с подотчетными лицами

 

Планирование – это разработка контролирующим органом общего плана проверки с указанием ожидаемого объема, графиков и сроков проведения контроля, в том числе разработка программы, определяющей объем, виды и последовательность осуществления контрольных процедур, необходимых для осуществления поставленных задач.

Планирование контрольного мероприятия должно проводиться в соответствии с общими принципами организации контроля, а также в соответствии со следующими частными принципами:

- комплексности планирования;

- непрерывности планирования:

- оптимальности планирования;

- действенности планирования;

- конкретности плановых заданий;

- реальности планирования;

- гибкости и мобильности планирования.

Перед началом проверки ревизор проводит подготовительную работу, связанную с изучением данной организации, подготовкой программы и плана проведения ревизии. При этом изучаются нормативные акты, касающиеся особенностей деятельности проверяемого объекта. Такое изучение дает возможность ревизору заранее определить наиболее неблагополучные участки в работе этого предприятия, и таким образом, очертить основное направление работы во время ревизии.

Программа ревизии может включать перечень основных вопросов, подлежащих проверке, период, за который должна быть проведена ревизия, и используемые способы и приемы контроля.

При согласовании программы проведения ревизии уточняются вопросы, относящиеся к компетенции контрольного (надзорного) органа, круг должностных и материально ответственных лиц ревизуемой организации, присутствие которых необходимо при производстве ревизии, а также специалистов (экспертов) других ведомств и организаций, привлечение которых необходимо для проведения проверок и экспертиз, дачи заключений по вопросам, не входящим в компетенцию контрольных (надзорных) органов.

На основании полученных заданий члены ревизионной группы составляют рабочие планы (графики) проведения ревизии порученных им участков деятельности организации, которые утверждаются руководителем ревизионной группы. (ПРИЛОЖЕНИЕ Г)

Последовательность и порядок проведения ревизии зависят от задания на ревизию и объема деятельности любого предприятия, его структуры, состояния учета и контроля  за расчетами.

Ревизия расчетов с подотчетными лицами проводится сплошным способом в такой последовательности. Проверяют:

– правильность выдачи денег под отчет;

– законность и целесообразность расходования подотчетных сумм;

– правильность оформления авансовых отчетов и приложенных к ним документов и своевременность представления их в бухгалтерию предприятия;

– состояние учета расчетов с подотчетными лицами.

Источниками ревизии являются:

-  приказы и распоряжения по предприятию;

– авансовые отчеты с приложенными документами, данные аналитического и синтетического учета по счету «Расчеты с подотчетными лицами» (журнал-ордер, оборотная ведомость, Главная книга), баланс и т.п.

Ревизионный процесс состоит из целого ряда последовательных этапов. Каждый из этапов имеет свое содержание, функциональное назначение и отделен по времени.

После окончания организационной работы на предприятии ревизор начинает документальную и фактическую проверки. На протяжении ревизии на отдельных листах бумаги (или в рабочей тетради или журнале) ревизор систематизирует материалы ревизии, регистрирует факты нарушений, злоупотреблений, группируя их за однородными признаками и соответственно структуре основного акта ревизии, то есть по его разделам.

До проведения ревизии составляется план проверки, в который после проверки вносятся фактические данные. (ПРИЛОЖЕНИЕ Д)

Таким образом, ревизионный процесс состоит из целого ряда последовательных этапов. Каждый из этапов имеет свое содержание, функциональное назначение и отделен по времени.

Планирование контрольно-ревизионного процесса является неотъемлемой, составной частью порядка проведения проверки на всех уровнях ее осуществления.

 

2.2. Проверка соблюдения  порядка и правильности документального  оформления выдачи наличных денежных  средств подотчетным лицам

 

Подотчетные суммы имеют природу денежных авансов, которые  могут выдаваться работникам организации как из кассы, так и перечисляться в безналичном порядке на хозяйственные или командировочные расходы.

Проверка расчетов с подотчетными лицами производится, как правило, сплошным порядком, то есть проверке подлежат все расчеты с подотчетными лицами в хронологической последовательности, и включает контроль за проведенными операциями по расходованию средств, выданных в подотчет.

Приступая к проверке расчетов с подотчетными лицами, необходимо сначала проверить остатки подотчетных сумм по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» и сопоставить их с Главной книгой по данному счету на первое число месяца начала проверки и одновременно установить сроки образования задолженности. При наличии расхождений надо установить их причины и одновременно проверить, все ли денежные средства, выданные в подотчет из кассы (проведенные по кредиту счета 50 в журнале-ордере №1) или с расчетного счета (проведенных по кредиту счетов 51, 52, 55 в журналах-ордерах №2, 2/1, 3), записаны в журнал-ордер №7.

Таким образом, можно сделать вывод о том, что при сопоставлении оборотов по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами», отраженных в Главной книге и журнале-ордере №7, отклонений не обнаружено.

Выдача наличных денег под отчет на хозяйственные расходы производится в размере и на сроки, определяемые руководителями субъектов хозяйствования, но не более предельного размера, установленного законодательством при осуществлении расчетов наличными денежными средствами между субъектами хозяйствованиями, а также правилами ведения кассовых операций в Республике Беларусь.

На данном этапе проверки надо установить, имеется ли утвержденный руководителем организации список лиц, которым выдаются суммы под отчет.

В процессе проверки документов, приложенных к авансовым отчетам, надо установить их достоверность и законность, если приобретались материальные ценности через подотчетных лиц, надо проверить оприходованы ли они на склад организации. То есть, необходимо проверить, имеются ли в организации внутренние документы, подтверждающие факт оприходования материальных ценностей на склад: акт о приемке оборудования, приходный ордер.

В случае оплаты работ и услуг необходимо проверить документы, подтверждающие факт выполнения работ (оказания услуг), к которым относятся: акт или иной документ, подтверждающий факт выполнения работ (оказания услуг), а также платежные документы.

Порядок расчета и учет командировочных расходов всегда оказываются предметом пристального внимания всех контролирующих органов. Об этом, прежде всего, говорит количество нормативно-правовых актов, устанавливающих меры ответственности субъектов хозяйствования за нарушение порядка расчетов по командировочным расходам. Направление работника в командировку, как и любую другую хозяйственную операцию, необходимо правильно оформить документально. Сделать это грамотно, без ошибок.

При этом работнику кадровой службы, бухгалтерии и иных подразделений необходимо составить целый комплекс документов, часть которых предшествует направлению в командировку, другие – ее сопровождают, третьи – оформляются после прибытия из командировки.

Так, согласно Трудового кодекса РБ направление работников в служебную командировку оформляется приказом (распоряжением) нанимателя с выдачей командировочного удостоверения установленной формы соответственно.

При проверке данных документов, следует помнить, что приказ о направлении работника в служебную командировку должен содержать следующие сведения:

фамилию, имя, отчество работника;

наименование должности, профессии, структурного подразделения;

указание страны и места командирования;

срок и цель командировки;

основание для издания приказа.

При проверке командировочных удостоверений, следует помнить, что данный документ отражает время прибытия работника к месту командировки и время выбытия из него. Поэтому надо установить имеются ли на командировочных удостоверениях отметки о пребывании в пунктах командировок, нет ли подчисток или неоговоренных исправлений дат. С этой целью даты на удостоверении сверяются с датами на проездных билетах. Также следует помнить, что отметки в командировочном удостоверении заверяются печатью организации, предприятия, учреждения, в которые направлялся работник, а также подписью уполномоченного должностного лица. При выезде работника в несколько пунктов назначения отметки о прибытии и выбытии делаются отдельно в каждом из них. При отсутствии данных отметок в командировочном удостоверении расчеты по командировке не должны производиться.

В командировочном удостоверении в обязательном порядке указываются:

фамилия, имя и отчество работника;

наименование структурного подразделения, в котором он работает, а также его должность (профессия);

место назначения и цель командировки;

продолжительность командировки в календарных днях.

Наниматель при командировании работников за границу устанавливает задание на командировку, которое должно носить конкретный характер и не содержать общих и нечетких формулировок. Задание на служебную командировку является основным документом, подтверждающим, что направление работника в командировку обусловлено производственной необходимостью. Именно этот аспект позволит правильно отразить сумму командировочных расходов на соответствующих счетах бухгалтерского учета, а в необходимых случаях произвести соответствующие корректировки для целей налогового учета.

Задание подписывается командированным работником и утверждается нанимателем.

При возращении из командировки работник обязан представить в бухгалтерию авансовый отчет.