Ревизия и аудит расчетов с подотчетными лицами

В ходе проверки авансовых отчетов обращается внимание на:

правильность оформления авансовых отчетов;

порядок проведения расчетов с подотчетными лицами;

факты несвоевременности возврата подотчетных сумм и сдачи авансовых отчетов в бухгалтерию;

порядок отражения в учете операций с подотчетными лицами.

Документальная проверка ведется по двум направлениям: по форме и по существу отраженных операций.

При проверке авансовых отчетов по форме анализируются наличие номера и даты составления документа; факт указания подотчетного лица и суммы полученного аванса; израсходованной суммы; суммы остатка или перерасхода; назначение аванса; наличие подписей; порядок заполнения оборотной стороны авансового отчета.

В авансовом отчете в строке «назначение платежа» указывается один из вариантов расходов, это могут быть командировочные расходы, расходы на приобретение ГСМ, на хозяйственные нужды, на закупку ТМЦ, на оплату услуг и др.

К авансовому отчету должны быть приложены следующие документы в подлинниках:

командировочное удостоверение с заверенными отметками о дне прибытия и дне выбытия из места командирования;

проездные документы, подтверждающие фактические расходы по проезду к месту командировки и обратно;

оплаченные счета, квитанции или другие документы, подтверждающие фактические расходы по найму жилого помещения и иные расходы;

письменный отчет по выполнению задания на командировку.

Так, на анализируемом предприятии, на основании приказа концерна от 23.09.2013 №87-ЗК работник был направлен в командировку за переделы Республики Беларусь (г. Москва, Российская Федерация) сроком на 3 дня. Авансовый отчет был представлен 26.09.2013 года. К авансовому отчету приложены 2 документа – проездные билеты: Минск - Москва и Москва – Минск, а также предварительный расчет по командировке. Сверку данных документов, приложенных к авансовому отчету, с данными авансового отчета произведем в таблице 2.1.

При сопоставлении подтверждающих документов по авансовому отчету с данными, изложенными в авансовом отчете, нарушений не обнаружено.

Одновременно надо проверить, имеется ли в организации журнал регистрации командировок, утверждено ли приказом лицо, на которое возложено его ведение.

При командировании работников на автотранспорте необходимо проверить, имеется ли надлежаще оформленный путевой лист.

Если работник организации представляет ее интересы при подписании документов, заключении договоров, то необходимо убедиться имеется ли у подотчетного лица доверенность.

 

Таблица 2.1 - Проверка авансовых отчетов по существу отраженных операций

 

Документ		Содержание операции	Подотчетное лицо	Сумма по авансовому отчету, руб.	Прилагаемые подтверждающие документ	Сумма в соответствии с подтвержд. документами, руб.	Нарушение (отклонение)
№	дата
3-ЗК	26.09.2013	Служебная командировка	Фомина Л.М	2484000	Проездные билеты	2484000	Не обнаружено

 

Источник: собственная разработка

 

Обобщив информацию, можно привести перечень документов, используемых при оформлении служебных командировок в следующей таблице.

 

Таблица 2.2 - Перечень документов, используемых при оформлении служебных командировок

 

Документы	Служебная командировка
	в пределах Республики Беларусь	за границу
Докладная записка	Необязательно	Необязательно
Приказ о командировании	Обязательно	Обязательно
Командировочное удостоверение	Обязательно	Необязательно
Журнал учета работников, выбывающих в командировки	Обязательно	Обязательно
Приглашение	Может быть	Может быть
Журнал регистрации приглашений	Обязательно, при наличии приглашений	Обязательно, при наличии приглашений
Письменное задание по командировке	Может быть	Обязательно
Письменный отчет по командировке (о проделанной работе)	По требованию нанимателя	Обязательно

 

Источник: собственная разработка

 

Таким образом, можно сделать вывод, что документооборот расчетов с подотчетными лицами очень широк и разнообразен. Наличие большого количество оправдательных документов, приложенных к авансовому отчету, а также сопутствующих документов, связанных с выдачей наличных денежных средств под отчет, усложняет для бухгалтера правильность отражения данных хозяйственных операций в бухгалтерском учете, а для ревизора – правильность и достоверность проверки.

 

2.3. Проверка целесообразности  использования наличных денежных  средств и правильности возмещения  расходов подотчетным лицам в  связи со служебными командировками  на территории РБ

 

В соответствии с п. 1 ч. 2 ст. 95 ТК при служебных командировках наниматель обязан возместить командированному работнику расходы по проезду к месту служебной командировки и обратно. В состав таких расходов входят расходы по проезду транспортом общего пользования (кроме такси) к месту служебной командировки и обратно к месту постоянной работы по фактическим затратам на основании подлинных проездных документов.

Командированному работнику возмещаются расходы по оформлению проездных документов (бронирование билетов и предварительная продажа билетов, комиссионные сборы), за пользование постельными принадлежностями при наличии подтверждения их оплаты, а также набора питания, включенная в цену проездного документа.

Расходы по проезду транспортом общего пользования регулярного сообщения (кроме такси) к станции, пристани, аэропорту подлежат возмещению на основании подлинных проездных документов.

Не подлежат возмещению расходы на проезд при направлении в служебную командировку:

в случаях, когда командированный работник имеет право бесплатного проезда либо когда проезд обеспечивается транспортными средствами организации;

дополнительно по проезду в пределах места служебной командировки, т.к. оплачиваются за счет суточных.

В полном размере возмещается стоимость проездного документа, включая стоимость услуг по его оформлению, в случае отмены служебной командировки по независящим от работника причинам при возврате приобретенного проездного документа работнику (ч. 6 подп. 4.1 п. 4 Инструкции о возмещении расходов при служебных командировках).

Расходы по найму жилого помещения возмещаются работникам, командированным в пределах Республики Беларусь, на основании подлинных документов (чеков с приложенными счетами, а в случае проживания у индивидуального предпринимателя - квитанций к приходному кассовому ордеру с приложенным договором), подтверждающих оплату расходов, и без предоставления таких документов.

Если представлены подлинные документы, подтверждающие оплату, то возмещаются расходы по найму жилого помещения по фактическим затратам, но не выше стоимости одноместного номера (одного места в номерах с количеством мест для проживания два и более). Возмещение расходов за проживание в номерах высшей категории допускается с разрешения нанимателя с учетом характера задания, выполняемого работником.

Если не представлены документы, подтверждающие расходы по найму жилого помещения, то работнику возмещаются расходы с даты прибытия в место служебной командировки и по дату выбытия из него в размерах, установленных законодательством, - 20000 руб. в сутки (абз. 4 п. 1 Постановления о размерах возмещения расходов при служебных командировках в пределах Республики Беларусь). При этом время, составляющее менее половины суток, исключается, а время, равное половине суток и более, принимается за полные сутки.

Размер возмещения суточных устанавливается Министерством финансов Республики Беларусь (Постановление о размерах возмещения расходов при служебных командировках в пределах Республики Беларусь, Постановление о нормах командировочных расходов при служебных командировках за границу). Так, при служебных командировках по Республике Беларусь размер суточных составляет 60000 руб. за каждый день служебной командировки; при однодневных служебных командировках и служебных командировках в другую местность, находящуюся на незначительном расстоянии от места постоянной работы, - 30000 руб. (абз. 2, 3 п. 1 Постановления о размерах возмещения расходов при служебных командировках в пределах Республики Беларусь).

Если сторона, принимающая командированного работника, обеспечивает за свой счет его питанием либо расходы на питание оплачивает направляющая сторона путем безналичного перечисления, суточные выплачиваются только за время нахождения в пути, если в эти дни питание не было предоставлено. Если командированному работнику принимающей или направляющей стороной предоставлялось одноразовое питание, суточные выплачиваются в размере 70%, двухразовое - 30%, трехразовое - 15% от установленной нормы (подп. 4.3 п. 4 Инструкции о возмещении расходов при служебных командировках).

Суточные за государственные праздники, праздничные и выходные дни, установленные в соответствии с законодательством, не возмещаются, если командированный работник использовал их в месте командировки до начала или после ее окончания в личных целях (п. 6 Инструкции о возмещении расходов при служебных командировках).

Суточные при однодневных служебных командировках в пределах Республики Беларусь и при командировках в другую местность, находящуюся на незначительном расстоянии от места постоянной работы, выплачиваются в размере 30000 руб. (абз. 3 п. 1 Постановления о размерах возмещения расходов при служебных командировках в пределах Республики Беларусь). При командировании работника в другую местность, находящуюся на незначительном расстоянии от места постоянной работы, в приказе указывается, может ли работник ежедневно возвращаться из места служебной командировки к месту жительства (месту пребывания) с учетом расстояния, условий транспортного сообщения, характера выполняемого задания, а также необходимости создания работнику условий для отдыха (п. 3 Инструкции о возмещении расходов при служебных командировках).

Так, направление работника в командировку осуществлялось на основании приказа ООО «Юникомлизинг» от 24.09.2013 года №65-ком с выдачей командировочного удостоверения. Согласно данному приказу – срок командировки составляет 2 дня, с 24.09.2013 по 26.09.2013г. В командировочном удостоверении имеются все необходимые отметки, заверенные печатью организаций, в которые работник направлялся, а также подписью уполномоченного должностного лица. По возвращении из служебной командировки работник предоставил в бухгалтерию авансовый отчет 27.09.2013 г. Таким образом, срок предоставления авансового отчета не был нарушен. Согласно представленным документам работнику возмещались следующие расходы:

суточные – 120 000 руб. (2 дн.*60000);

за проживание – 200 000 руб.

Итого: 320 000 руб.

При этом произведены следующие бухгалтерские записи:

Д-т 26 К-т 71 на сумму 120 000 руб.

Д-т 90.10 К-т 71 на сумму 200 000 руб.

По результатам проверки следует отметить, что отклонений по данным общества не обнаружено. (ПРИЛОЖЕНИЕ Е)

Однако следует отметить, что до отправление в командировку аванс сотруднику не был выплачен.

Организации имеют право самостоятельно в локальных нормативных актах (например, в приказе) устанавливать конкретные размеры возмещения других командировочных расходов. Перед направлением в служебную командировку работник вправе согласовать с нанимателем вопрос о дополнительных расходах, которые будут понесены им в период служебной командировки. Непредвиденные расходы могут быть обусловлены, например, выполнением возложенных на работника обязанностей (приобретение канцелярских принадлежностей, спецодежды), интересами направившей его организации (приобретение справочной литературы, материалов, сырья) и т.д.

 

2.4. Проверка целесообразности использования наличных денежных средств и правильности возмещения расходов подотчетным лицам в связи со служебными командировками в страны ближнего и дальнего зарубежья

 

При служебных командировках за границу командированному работнику возмещаются расходы по проезду воздушным, железнодорожным, водным, автомобильным транспортом до места командирования и обратно, подтвержденные документами в оригинале. Состав этих расходов определен в п. 11 Инструкции о служебных командировках за границу.

В состав расходов на проезд, возмещаемых при служебных командировках за границу, входят расходы по проезду на вокзал, в аэропорт, на пристань, а также с вокзала, аэропорта или пристани на внутренних линиях водного, воздушного, автомобильного пассажирского транспорта общего пользования (кроме такси) либо в пассажирских поездах или вагонах во внутригосударственном сообщении к месту отправления, назначения и пересадок, если они находятся за пределами населенного пункта (кроме случаев, если работнику предоставляются бесплатные средства перемещения) (подп. 11.2 п. 11 Инструкции о служебных командировках за границу).