Разработка и оценка эффективности мероприятий по решению проблем на предприятии ООО «Финтранс»

Интересной для рассмотрения является тема внедрения ERP системы  на предприятии, так как при данном виде деятельности существует много нюансов, которые требуют внимания, а сам процесс выполнения оперативности, поскольку сроки проекта ограничены.

Процесс обмена информацией  и контроль отгрузок был бы значительно  проще и точнее, если бы на компьютерах  была установлена корпоративная информационная система.

Задача корпоративной  информационной системы (КИС) обеспечить службу логистики, а также исполнительные и обслуживающие подразделения  информацией и средствами анализа  для принятия оперативных и стратегических решений во всех логистических процессах. Автоматизация логистики - это путь к сокращению потерь в деятельности ООО «Финтранс».

В остальном предприятие  имеет стабильного партнёра по бизнесу, стабильное положение на рынке транспортных услуг и простор для дальнейшего  развития.

3.2 Расчёт основных показателей

 

В последние годы объем  хранимой и обрабатываемой информации неуклонно растет. Это приводит к  необходимости создания все более  мощных и производительных баз данных. При этом ИТ-бюджеты компаний из года в год растут достаточно медленно. В результате через некоторое время большинство компаний сталкиваются с тем, что доступных средств перестает хватать даже на масштабирование существующих решений, не говоря уже о внедрении новых систем.

В период кризиса многие предприятия столкнулись с необходимостью оптимизации расходов в сфере IT. И на этом этапе у большинства возникло большое количество вопросов. Как организовать управление расходами на IT? Как правильно их подсчитать? Совокупная стоимость владения - очень полезная характеристика любого ИТ - решения, поскольку позволяет заранее оценить все, связанные с ним затраты и сопоставить их с возможностями ИТ-бюджета на ближайшие годы. Некоторые ответственные за принятие решений по покупке сотрудники склонны обращать внимание главным образом на стоимость оборудования и программного обеспечения, поскольку эти затраты наиболее ощутимы. Однако расчеты показывают, что они, как правило, составляют очень небольшую часть затрат, связанных с использованием ИТ-решения в последующие годы - всего 10% - 20%, а то и меньше. Таким образом, совокупная стоимость владения позволяет получить объективную картину ИТ-затрат и принимать взвешенные решения о покупке.

Эффективность методики TCO подтверждена временем - она уже  более 20 лет успешно применяется  для анализа сложных информационных систем. На сегодняшний день аудит информационных систем по стандартам Gartner Group является одним из наиболее распространенных приемов, применяемых для выработки рекомендаций по оптимизации затрат на IT.

На протяжении последних лет многими компаниями также велись работы по изучению проблемы определения IT-затрат, вследствие чего появились схожие по сути, но разные по названию методики и подходы: истинная стоимость владения (Real Cost of Ownership - RCO), совокупная стоимость владения приложениями (Total Cost of Application Ownership - TCA) и др.

Даже однократная оценка совокупной стоимости владения IT-инфраструктурой  может повысить эффективность управления затратами, тем самым увеличивая выгоду от использования информационных технологий на предприятии. Если учет затрат на IT-инфраструктуру по методике TCO будет проводиться на регулярной основе - это даст возможность не только оптимизировать затраты на содержание и развитие информационных систем, но и привести план развития IT-инфраструктуры в соответствие основным бизнес-целям предприятия.

Практически в любой  организации совокупная стоимость  владения ИТ - инфраструктурой включает шесть затратных составляющих: первоначальное приобретение аппаратного и программного обеспечения, установка аппаратного и программного обеспечения, обучение персонала, обновления ПО, техническая поддержка и зарплата ИТ-персонала. Седьмым компонентом, который трудно выразить в деньгах, но который, тем не менее, необходимо учитывать, является время простоя в результате сбоев системы. Оценка стоимости интернет-трафика выходила за рамки данного исследования и не была включена в совокупную стоимость владения ИТ-инфраструктурой.

Затраты на приобретение оборудование и программного обеспечения. Эта категория включает стоимость настольных и портативных персональных компьютеров, серверов, периферийных устройств и другого оборудования (например, сетевого), настольных операционных систем, инфраструктурного ПО (системы ИТ-безопасности и т.д.), офисного программного обеспечения (текстовых редакторов, редакторов таблиц, и т.д.) Затраты можно условно разделить на следующие категории:

- затраты на установку  оборудования и программного  обеспечения;

- затраты на обновления;

- затраты на техническую  поддержку;

- зарплата ИТ-персонала;

- время простоя из-за  сбоев системы;

- затраты на обучение  пользователей.

Таблица 1 - Анализ общей  стоимости владения (единовременные затраты)

Наименование	Стоимость, руб.
250 компьютеров	5,000,000
5 серверов	700,000
20 принтеров	150,000
35 ед. сетевого оборудования	265,000
Программное обеспечение	2,250,000
Внедрение КИС	2,000,000
Итого	10,365,000

Все вышеперечисленные  расчёты имеют право на существование, но надо понимать, что итоговый результат  ни что иное, как "средний градус по больнице". В реальной жизни  затраты могут быть в несколько  раз больше.

Таблица 2 - Анализ общей  стоимости владения (ежемесячные затраты)

Наименование	Стоимость, руб.
Аутсорсинг	0
Фонд заработной платы сотрудникам  ИТ	675,000
Отчисления с заработной платы	175,500
Каналы связи (Интернет)	50000
Итого	900500

 

Не менее важно, чем  просто изменить ТСО, её снизить. По экспертным оценкам, при правильном подходе  к снижению непродуктивных затрат, реальная экономия может составить  до трети общих расходов на ИТ.

Хотя универсальных  методов борьбы с финансовым «обжорством» компьютеров не существует и не должно существовать, большинство фирм, производящих не только оборудование, но и программное обеспечение, имеет свои рецепты снижения стоимости владения. Однако при этом надо обращать внимание на следующий факт. Если в самой фирме величина стоимости владения неприлично высока или, хуже того, фирма не в состоянии снизить стоимость владения, может, не стоит иметь дела с ее решениями, которые, возможно, хороши только на глянцевых маркетинговых материалах.

3.3 Оптимизация ресурсов

 

Один из вопросов так  до сих пор остался открытым: ERP-система - дорогой эксклюзив или доступное  решение? Можно по-разному ответить. Одни скажут, что с общей стоимостью владения, примерно, в полмиллиона  долларов и стоимостью внедрения  КИС 400 тыс. долларов, такое могут позволить себе только очень большие компании, которые видят в этой авантюре реальную необходимость.

Еще недавно для российского  бизнеса "облако" было столь загадочным, как квантовая механика. Под плотной  завесой маркетингового шума явно скрывается что-то очень интересное, но как это применить - совершенно непонятно. Но сейчас можно с уверенностью сказать, что все изменилось. По крайней мере, сейчас любой бизнес среднего и большого масштаба уже может на примере оценить все выгоды от внедрения облака.

Облачные вычисления - это новая парадигма, предполагающая распределенную и удаленную обработку  и хранение данных. Облако (раньше это  слово писалось с кавычками, но за последние два года оно так  распространилось именно в своем  компьютерном значении, что можно его использовать уже как термин, а не как метафору) - это не что иное, как некий крупный дата-центр (или сеть взаимосвязанных между собой серверов). Именно в этом дата-центре хранятся файлы, и именно там совершаются все вычислительные операции. Что это значит? Это значит, что автоматически снимаются все проблемы с производительностью компьютера. Теоретически в нём вообще пропадает необходимость.

19 мая 2011 года компания HP совместно со своими партнерами  провела в Москве презентацию  первого "живого" облачного проекта на отечественном рынке - миграцию в облако практически всей ИТ-инфраструктуры Группы компаний "РОЛЬФ", крупнейшего в России импортера и продавца автомобилей иностранных марок.

В рамках проекта задачи, которые выполнялись на 250 серверах в двух центрах обработки данных "РОЛЬФа", начнут предоставляться компании в виде сервисов. Сюда относятся все основные бизнес-приложения: ERP-система "1С: Предприятие 8", интранет-порталы, корпоративный e-mail, CRM-системаMicrosoft Dynamics, а также специализированные приложения, которые обслуживают офисы продаж и сервисные центры. К концу 2012 года все физические серверы будут выведены из эксплуатации.

По оценкам "РОЛЬФ", за счет перевода корпоративных приложений в ЦОДы HP, в ближайшие пять лет группе компаний удастся сэкономить более 50 миллионов рублей только на одной ИТ-инфраструктуре - серверах, лицензировании программного обеспечения и обслуживающем персонале дата-центров. Одна из составляющих этой экономии - многократное сокращение затрат на обновление серверного парка.

После завершения проекта  заказчик сможет гибко управлять  используемой ИТ-инфраструктурой, подключать дополнительные ресурсы серверов и  систем хранения по мере развития бизнеса  и снизить риски потерь, связанных  с перебоями в работе ИТ. Например, открытие новых офисов "РОЛЬФ", дилерских центров и сервисных станций будет происходить быстро и с минимальными затратами на оборудование (не надо будет закупать дополнительные серверы для филиалов и тратить время на их установку и наладку). А чем быстрее открыт филиал и качественнее предоставляется сервис, тем выше маржинальность всей компании.

Кроме того, после завершения проекта у "РОЛЬФа" освободятся  помещения, в которых раньше размещались  его ЦОДы.

По оценке экспертов, проект с "РОЛЬФ" одним махом удвоил объем рынка облачных услуг в России. И можно быть уверенным, что за таким рывком последует перемена в сознании бизнеса. А за ней уже - новые интересные проекты. Но пока давайте поговорим об этом - мы еще многое можем рассказать. Вот некоторые из плюсов:

- нет необходимости вкладываться в приобретение компьютерного парка, софта, внедрение всего этого;

- кардинальное сокращение затрат времени до начала работы.

Сейчас во всём мире, в  том числе и в России приобрела  популярность тенденция передавать некоторые функции на предприятиях крупного, среднего и даже мелкого бизнеса сторонним компаниям (аутсорсинг), специализирующимся на выполнении данных функций. К таким функциям относятся, например, хозяйственные функции (уборка помещений…), обслуживание компьютерной и офисной техники и т.д.

Одним из первооткрывателей  аутсорсинга в сфере ИТ - задач  считается всемирно известная фирма Kodak. В начале 90-ых годов прошлого века руководство компании пришло к  неожиданному решению - достижение мирового лидерства в сфере высоких технологий не является основной целью компании. В результате, топ-менеджеры решили передать все ИТ-задачи на обслуживание в компанию IBM, которая как раз и стремилась к лидерству в упомянутой сфере. Процесс, как и предполагалось, оказался взаимовыгодным. Kodak обеспечила себе отличное обслуживание информационных систем, а IBM получила очень выгодный долгосрочный контракт. Сотрудники IBM получили возможности дальнейшего повышения квалификации.

Эффективность данного  применения данного подхода доказана годами. Вкратце можно лишь упомянуть, что передача определённых функций на аутсорсинг ведёт к существенному снижению издержек. К ним могут относиться:

- заработная плата  менеджеров;

- страховые взносы;

- выплаты социального  характера;

- аренда площади рабочих мест;

- компьютеры;

- программное обеспечение;

- и т.д.

В итоге все выше описанные  методы сокращения затрат могут существенно  повлиять на экономику предприятия. На первый взгляд эффективность от применения инновационных решений  не даёт должной отдачи в краткосрочной перспективе, но если посмотреть на эту проблему с перспективы, то становиться очевидным, что применённые методы помогают существенно сократить затраты, связанные с внедрение информационных систем.

Таблица 3 - Анализ общей стоимости владения (единовременные затраты)

Наименование	Стоимость, руб.
250 компьютеров	2,500,000
5 серверов	100,000
20 принтеров	150,000
35 ед. сетевого оборудования	265,000
Программное обеспечение	2,250,000
Внедрение КИС	2,000,000
Итог	7,265,000

 

 

 

 

Таблица 4 - Анализ общей  стоимости владения (ежемесячные  затраты)

Наименование	Стоимость, руб.
Аутсорсинг	360,000
Фонд заработной платы сотрудникам  ИТ	0
Отчисления с заработной платы	0
Каналы связи (Интернет)	50,000
Итог	410,000