Разработка форм управленческой отчетности, необходимой для принятия управленческих решений

Организационная структура  Общества является линейной (рис. 7). Численность  рабочего штата составляет 10 человек: директор, главный бухгалтер, бухгалтер, два оператора, два водителя, три  монтажника.

Директор

 

Монтажники

Водители

Операторы

Главный бухгалтер

 

 

Бухгалтер

 

 

Рис. 7. Линейная организационная  структура ООО «Техносервис»

Для того чтобы дать экономическую  оценку важнейшим финансовым показателям  Общества, проведём анализ динамики состава и структуры имущества и обязательств предприятия. В Приложении 3 приведем данные в таблице №1 и рассмотрим изменения, происходящие в структуре имущества и обязательств за последние три года.

С каждым годом происходит увеличение активов Общества, что является положительной динамикой. Наибольшую долю в активах занимают запасы и дебиторская задолженность. В 2010 году произошло уменьшение запасов, по сравнению с 2009 годом (444 тыс. руб.), но уже в 2011 они снова увеличили свою стоимость и составили 601 тыс. руб., то же происходило с денежными средствами. Состояние дебиторской задолженности имеет обратную динамику, в 2010 году она увеличилась на 250 тыс. руб., а в 2011 году уменьшилась на 83 тыс. руб. Все это указывает нам на то, что в 2010 году Общество находилось в неустойчивом финансовом положении, а уже в 2011 году его финансовое состояние стабилизировалось, о чем свидетельствует снижение дебиторской задолженности и увеличение запасов.

Наибольший удельный вес в составе пассивов бухгалтерского баланса занимают две наиболее важные статьи, как нельзя лучше отражающие финансовое состояние организации – нераспределенная прибыль и кредиторская задолженность. Обе статьи баланса год от года увеличивались и в 2011 году составили 582 и 767 тыс. руб. соответственно. Другая статья баланса – заемные средства, наоборот, сократилась до нуля.

Обобщая данные двух таблиц можно сделать вывод, что Общество имеет стабильное экономическое  состояние, хотя в 2010 году наблюдалось  ухудшение финансового положения, на что указывает увеличение дебиторской  и кредиторской задолженности, снижение запасов и денежных средств. Ежегодное  увеличение валюты баланса говорит  нам о постепенном расширении деятельности организации, что происходит за счет увеличения как собственных, так и заемных средств.

На основе данных отчета о прибылях и убытках проведем анализ динамики прибыли Общества за 2010 – 2011 гг. (табл. 1). 

Таблица 1

Анализ доходов, расходов и финансовых результатов ООО «Техносервис» в 2010 – 2011 гг., тыс. руб.

Показатель	2010 г.	2011 г.	Абсолютное отклонение
Выручка	3851	2760	-1091
Себестоимость продаж	(2574)	(1886)	(-688)
Валовая прибыль (убыток)	1277	874	-403
Коммерческие расходы	(1361)	(1220)	(-141)
Прибыль (убыток) от продаж	(84)	(346)	(262)
Прочие доходы	3	0	-3
Прочие расходы	(49)	(53)	(4)
Прибыль (убыток) до налогообложения	(130)	(399)	(269)
Чистая прибыль (убыток)	(130)	(399)	(269)

 

Анализируя данную таблицу, можно отметить следующие изменения:

• Снижение прибыли и себестоимости продаж;
• Снижение валовой прибыли и коммерческих расходов;
• Увеличение убытка от продаж;
• Снижение прочих доходов и прочих расходов;
• Увеличение чистого убытка.

Таким образом, в 2011 году произошло  снижение важнейших экономических  показателей, что говорит нам  о финансовой нестабильности предприятия. Дальнейшее продолжение данной динамики  будет отрицательно сказываться  на финансовом состоянии Общества, что в последующем может привести к банкротству.

 

2. Документальное  оформление расчетов с покупателями и поставщиками

Обязательства по расчетам между контрагентами возникают  с момента заключения договора, содержащего  в себе условия и сроки поставок, стоимость закупок, реквизиты обеих организаций и прочие значимые условия договора.

Первичная документация служит основанием для принятия к учету  дебиторской и кредиторской задолженности, а именно расчетов с поставщиками (подрядчиками) и покупателями (заказчиками). К первичной документации относятся расчетные документы – счета-фактуры, а также документы, свидетельствующие о факте совершения сделки – акты выполненных работ и оказанных услуг, товарные накладные. Рассмотрим документальное оформление вышеприведенных расчетных документов на данном предприятии.

Счет-фактура - документ, являющийся основанием для принятия предъявленных  сумм НДС к вычету или возмещению¹⁴.

В Приложении 4 приведена выданная счет-фактура от 29 октября 2012 г. В строках Продавец, Адрес, ИНН/КПП продавца, Грузоотправитель указаны все данные и реквизиты рассматриваемого предприятия. Далее указаны данные Грузополучателя, указан платежно-расчетный документ, к которому был составлен счет-фактура, а также в строке Валюта: наименование, код указан Российский рубль и код 643, являющийся единым для всех предприятий. Ниже в таблице указаны три наименования товаров и одно наименование оказанных работ, затем указаны единицы их измерения и количество, цены за единицу, посчитана общая стоимость. Данные товары и работы облагаются налогом по ставке 18%, в следующей графе указаны суммы налога по каждому товару и работе в отдельности, а затем стоимость товаров уже с учетом НДС. Поскольку два наименования товаров являются импортными, в графе «Страна происхождения товара» указаны наименование страны – Китай, и код данной страны – 156 (код каждой страны указан в Общероссийском классификаторе стран мира), а также прилагается номера таможенных деклараций.

По итогам данного документа, изначальная сумма без налога составляет 2979,03 руб., сумма налога, предъявляемая покупателю, составляет 536,23 руб., и конечная стоимость с  учетом НДС составила 3515,26 руб. Ниже стоят подписи руководителя организации  и главного бухгалтера, которые подтверждают достоверность и правильность составленного  документа.

Таким образом, выше мы рассмотрели  порядок заполнения счет-фактуры на примере выбранного предприятия. Счет-фактура является обязательным к заполнению документом, поскольку необходим для формирования налоговой базы для уплаты налога на добавленную стоимость в бюджет или их возмещению из бюджета. Счет-фактура составляется по каждой конкретной сделке в двух экземплярах, один из которых остается у продавца, а второй направляется покупателю.

Помимо счет-фактур, каждое предприятие ведет журнал учета полученных и выставленных счетов-фактур, книги покупок и продаж.

В журнале учета полученных и выставленных счетов-фактур регистрируются и хранятся все полученные и выставленные счета-фактуры. Данный журнал обязателен к заполнению и составляется на один налоговый период (квартал). Регистрация  данных осуществляется в хронологическом  порядке.

Книга покупок ведется  покупателем, и предназначена для  регистрации счетов-фактур, выставленных поставщиком, в целях определения суммы налога на добавленную стоимость, предъявляемой к вычету (возмещению) в установленном порядке¹⁵.

Книга продаж ведется продавцом, и предназначена для регистрации счетов-фактур, составленных продавцом при увеличении стоимости отгруженных товаров (работ, услуг, имущественных прав) в том же налоговом периоде, в котором произведена их отгрузка¹⁶.

Следующим рассматриваемым  документом является акт о выполнении работ и оказании услуг.

Акт о приемке выполненных  работ – это двусторонний документ, отражающий факт выполнения работы (оказания услуги), ее стоимость и сроки  этих отношений¹⁷. Он составляется с целью зафиксировать выполнение услуги или работы согласно договора.

В Приложении 5 приведем акт от 29 октября 2012 г., составленный выбранной организацией.

В данном акте указаны название и адрес организации исполнителя работ, т.е. нашей организации. Далее указан Заказчик: ООО «Группа компаний «Деловой мир». В таблице приведено наименование выполненной работы, указано количество и цена. Затем приведена сумма – 3898,31 руб., начисленный НДС – 701,69 руб. и общая сумма с учетом НДС – 4600 руб.

Под таблицей указанная сумма  и НДС прописывается буквами. Далее прописано, что вышеперечисленные  услуги выполнены полностью и  в срок, и что заказчик не имеет  претензий по объему, качеству и  срокам оказания услуг. Данное уточнение  является обязательным, в связи со спецификой составляемого документа, и ниже документ подтверждается подписями  исполнителя (директора) и заказчика (директора).

Таким образом, акт выполненных  работ (оказанных услуг) документально  подтверждает выполнение работы или  оказание услуги, в нем прописывается  сумма, на которую были выполнены работы, а также делается отметка о качестве произведенных работ (наличие или отсутствие претензий).

Последний рассматриваемый  расчетный документ – это товарная накладная.

Товарная накладная (форма  № ТОРГ-12) — применяется для  оформления продажи (отпуска) товарно-материальных ценностей сторонней организации  и составляется в двух экземплярах, из которых первый экземпляр остается в организации, сдающей товарно-материальные ценности, и является основанием для  их списания, а второй экземпляр  передается сторонней организации  и является основанием для оприходования  этих ценностей¹⁸.

В Приложении 6 приведем товарную накладную от 26.10.12. Как и в обоих вышеприведенных документах, в товарной накладной указаны название, адрес и реквизиты поставщика и грузополучателя. В таблице приведены наименование товара, количество – 2 шт., цена – 576,27 руб., сумма без учета НДС – 1152,54 руб., ставка и сумма НДС – 18% и 207,46 руб. соответственно, и сумма с учетом НДС – 1360 руб. Ниже указывается количество порядковых номеров записей, в данном случае одна, а также ставятся подписи ответственного лица, разрешившего отпуск груза – директора, главного бухгалтера, и лица, производившего отпуск груза -  директора. В свою очередь, со стороны, получающей товар, также ставятся подписи лица, на которого возложена ответственность принимать груз, а также грузополучателя. В произведенной сделке лицо принимающее груз – водитель, имеющий доверенность, номер которой также указан в накладной.

Таким образом, в товарной накладной, помимо количества и стоимости товара, указаны лица, ответственные за передачу и прием товара, поскольку в случае недостачи необходимо будет возложить сумму недостачи на ответственное лицо, на которое была возложена ответственность.

Данная документация используется для принятия управленческих решений, связанных с поставками товаров  и оказанием услуг. Например, при получении товаров, их количество не совпадает с количеством, указанным в товарной накладной, или поставленный товар имеет несоответствующее качество. В этом случае, руководитель на основании накладной вправе принять одно из следующих решений:

• О выставлении претензий;
• О возврате некачественного товара;
• О получении скидки на товар;
• О допоставке товара и др.

Акт выполненных работ  используется руководителям в таких  же целях, что и товарная накладная. Если заказчик имеет претензии по объему, качеству или срокам оказания услуги, то руководитель вправе отказаться от подписания данного акта. Кроме того, он составляет акт-претензию, в котором указывает имеющиеся к поставщику претензии. Затем на их основании принимает решение об отказе от оказанной услуги или, например, о получении на нее скидки.

На основании всех вышеперечисленных  документов на данном предприятии формируются регистры синтетического и аналитического учета по счетам 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» и 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками». Данные регистры, как уже было описано в первой главе, являются базой для формирования и принятия управленческих решений, поскольку на их основе происходит подготовка к принятию управленческого решения, а затем анализ полученных результатов. Поэтому, необходимо обеспечить правильное оформление и своевременную регистрацию первичных расчетных документов, что, безусловно, влияет на качество и результат принятия управленческих решений.

В данном параграфе мы рассмотрели документальное оформление расчетов с покупателями и поставщиками, включающее в себя следующую документацию:

• Счет-фактура;
• Товарная накладная;
• Акт выполненных работ (оказанных услуг);
• Журнал учета полученных и выставленных счетов-фактур;
• Книга покупок;
• Книга продаж.