Расчеты через кассу

За превышение лимита денежных средств в кассе, помимо случаев, предусмотренных законодательством Российской Федерации (например, в течение трех рабочих дней допускается хранение денежных средств, предназначенных для выплаты заработной платы), сохранена административная ответственность в виде наложения штрафа на должностных лиц в размере от четырех тысяч до пяти тысяч рублей; на юридических лиц - от сорока тысяч до пятидесяти тысяч рублей (часть 1 ст. 15.1 КоАП РФ).

В Положении не содержится указаний на то, что банки систематически проверяют соблюдение предприятиями требований порядка ведения кассовых операций. Вместе с тем в ст. 15.2 КоАП РФ предусмотрена ответственность за невыполнение должностным лицом учреждения банка обязанностей по контролю за выполнением организациями или их объединениями правил ведения кассовых операций.

8. Заполнение кассовой  книги и отчета кассира

 

Регистрация приходных и  расходных кассовых ордеров ведется  в Журнале регистрации приходных  и расходных кассовых документов, предназначенном для контроля за целевым использованием средств.

В случае, если в организации  имеется несколько касс, старший  кассир (гл. бухгалтер) должен вести Книгу учета принятых и выданных кассиром денежных средств, в которой фиксируются суммы принятые (выданные) другим кассирам.

Движение наличных денег  учитывается в Кассовой книге. Организация  обязана вести одну кассовую книгу, прошнурованную, с пронумерованными листами, опечатанную и заверенную подписями руководителя и главного бухгалтера.

Кассовую книгу ведет  кассир. Каждый лист кассовой книги  состоит из 2х одинаковых частей, одна из которых заполняется как  первый экземпляр, а другая - через  копировальную бумагу - как второй. Второй экземпляр отрезается и служит отчетом кассира, к которому в  конце дня подшиваются приходные  и расходные кассовые ордера вместе с подтверждающими документами. Отчет кассира подлежит проверке главным бухгалтером

В случае, если кассовая книга  ведется автоматизировано (на компьютере) она распечатывается по итогам месяца, а в конце года брошюруется, опечатывается  и заверяется необходимыми подписями.

 

 

 

 

 

 

 

 

Графа	Содержание
Номер документа	Порядковый номер приходного или расходного кассового ордера
От кого получено или кому выдано	ФИО физического или наименование юридического лица сдавшего (получившего) деньги и краткое содержание операции
Номер корреспондирующего счета, субсчета	Номер счета, на котором в  корреспонденции со счетом 50 "Касса" отражается движение денег
Приход	Сумма, полученная по приходному ордеру
Расход	Сумма, выданная по расходному ордеру
Итого за день	Общие суммы по приходным  и расходным ордерам
Остаток на конец дня	Определяется по формуле: Остаток на начало дня + Приход за день - Расход за день

 

 

9. Работа на  контрольно-кассовых машинах

 

Проблема применения ККМ  в области торговли на сегодняшний  день актуальна потому, что из-за использования неисправных, незарегистрированных контрольно кассовых машин, или просто в результате неправильного с  ними обращения возникает проблема сокрытия доходов многими предпринимателями  и организациями.

Статьей 2 Закона о применении ККМ установлены следующие обязанности  предприятий и индивидуальных предпринимателей в сфере применения ККМ на предприятиях торговли:

· использовать исправные  ККМ для осуществления денежных расчетов с населением;

· выдавать покупателю (клиенту) вместе с покупкой (после оказания услуги) отпечатанный чек за покупку (услугу), подтверждающий исполнение обязательств по договору купли-продажи (оказания услуги) между покупателем (клиентом) и соответствующим  предприятием. Согласно п. 4 Положения  о применении ККМ организация, осуществляющая денежные расчеты с населением с  применением ККМ, обязана выдавать покупателям (клиентам) чек или вкладной (подкладной) документ, напечатанный ККМ. Чеки погашаются одновременно с выдачей  товара (оказанием услуг) с помощью  штампов или путем надрыва  в установленных местах (п. 6 Положения  о применении ККМ);

· обеспечивать работникам налоговых органов и центров  технического обслуживания контрольно-кассовых машин беспрепятственный доступ к ККМ;

· вывешивать в доступном  покупателю (клиенту) месте ценники  на продаваемые товары (прейскуранты на оказываемые услуги), которые  должны соответствовать документам, подтверждающим объявленные цены и  тарифы.

 

Денежные расчеты с  населением при осуществлении торговых операций или оказания услуг на территории РФ производится всеми юридическими лицами, а равно физическими лицами, осуществляющими предпринимательскую  деятельность без образования юридического лица с обязательным применением контрольно-кассовых машин. Исключение из этого правила допускается только для отдельных категорий организаций, предприятий, учреждений, их филиалов.

Выдаваемые индивидуальными  предпринимателями счета, квитанции  и другие документы не освобождают  их от применения ККМ при приеме денежных средств от населения, за исключением  случаев, предусмотренных указанным  постановлением.

Для осуществления денежных расчетов с населением ИП обязаны:

1)   регистрировать ККМ;

2)   использовать исправные ККМ;

3)  выдавать покупателю чеки, на которых должны отражаться следующие реквизиты:

а) наименование ИП;

б) ИИН индивидуального  предпринимателя;

в) заводской номер ККМ;

г) порядковый номер чека;

д) дата и время покупки;

е) стоимость покупки;

ж) признак фискального  режима;

4) обеспечивать работникам  налоговых органов и центров  технического обслуживания (ЦТО)  ККМ беспрепятственный доступ  к ККМ.

ККМ выставляется на видном месте так, чтобы табло было со стороны покупателя. В доступном  покупателю месте обязательно вывешиваются ценники на продаваемые товары, которые  должны соответствовать документам, подтверждающим объявленные цены и  тарифы.

 

При этом следует отметить, что фирмы должны использовать ККМ  только с фискальной памятью. Кроме  того, на территории РФ можно применять  только те их модели, которые включены в Государственный реестр контрольно-кассовых машин, утвержденный Государственной  межведомственной экспертной комиссией  по контрольно-кассовым машинам (ГМЭК). Вместе с покупкой торговое предприятие  обязано выдать покупателю чек, отпечатанный контрольно-кассовой машиной.

Паспорт кассовой машины, журнал кассира-операциониста, контрольные  ленты и другие документы должны храниться у директора магазина или у главного бухгалтера не менее  пяти лет.

Перед тем как начать работать на ККМ, кассир получает у администрации  магазина все необходимое для  работы, а именно: ключи от кассовой кабины; ключи от привода кассовой машины и от денежного ящика; разменную  монету и купюры в количестве, необходимом  для расчетов с покупателями; принадлежности для работы и обслуживания машины.

 

 

10. Проведение ревизии  кассы

 

Действия при недостаче  в кассе.

Расхождения между учетными данными и фактическим наличием денег в кассе могут возникнуть у любой организации, работающей с денежной наличностью. Особенно часто  с такой проблемой сталкиваются супермаркеты и торговые центры, имеющие  значительные объемы наличной выручки  и большой штат кассиров. Разберемся, какие действия следует предпринять  организации и как отразить недостачу  в налоговом и бухучете.

Недостача денежных средств  в кассе обычно выявляется самим  кассиром (работником, выполняющим  функции кассира) или его непосредственным руководителем либо в ходе инвентаризации или ревизии кассы. Ревизию кассы проводит специальная комиссия, назначенная для этих целей приказом руководителя организации. Кроме того, проверять фактическое наличие денег в кассе вправе учредители (участники, акционеры) организации, вышестоящая (головная) организация, а также независимые аудиторы или аудиторские компании на основании заключенных c ними договоров на оказание аудиторских услуг.

Порядок проведения ревизии  кассы.

Внезапная (без предупреждения материально ответственного лица) ревизия кассы  проводится в сроки, установленные руководителем организации, например, не реже чем один раз в месяц или ежеквартально. Кроме того, ревизия кассы должна проводиться перед составлением годовой бухгалтерской отчетности, а также при смене материально ответственного лица (кассира), обнаружении фактов хищения, злоупотребления или порчи имущества и возникновении чрезвычайных ситуаций (стихийного бедствия, пожара и др.). Об этом говорится в пункте 37 Порядка и пункте 2 статьи 12 Федерального закона от 21.11.96 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете".

Ревизию кассы (как внезапную, так и плановую) проводит комиссия, назначенная приказом руководителя организации. Проверка проходит в присутствии материально ответственного лица. Только если кассир был вынужден внезапно оставить свое рабочее место либо не вышел на работу из-за болезни или по другой уважительной причине, находящиеся в кассе деньги пересчитывает другой кассир или иное должностное лицо, которому они передаются. Такой пересчет производится в присутствии руководителя и главного бухгалтера организации либо в присутствии комиссии, назначенной руководителем организации. По результатам пересчета и передачи денежных средств и иных ценностей другому материально ответственному лицу составляется акт ревизии за подписями соответствующих лиц. 

В организациях, имеющих  одного кассира, при необходимости  его временной замены исполнение обязанностей кассира возлагается  на другого работника по письменному  приказу руководителя организации  и при условии заключения c этим работником договора о полной материальной ответственности. 

До начала ревизии кассы от каждого материально ответственного лица, отвечающего за сохранность денежных средств, берется расписка о том, что все расходные и приходные документы на денежные средства он сдал в бухгалтерию организации и оприходовал все денежные средства, поступившие в кассу, а выбывшие - списал в расход.

Во время ревизии кассы  комиссия осуществляет полный пересчет денежной наличности и проверку других ценностей, находящихся в кассе. После пересчета фактический  остаток денежной наличности в кассе  сверяется c данными, отраженными в  кассовой книге. По результатам составляется акт ревизии наличных денежных средств, который подписывают председатель и все члены комиссии и материально ответственное лицо. Акт обычно составляется в двух экземплярах. Один экземпляр акта передается в бухгалтерию организации, второй остается у материально ответственного лица.

Акт ревизии наличных денежных средств необходимо оформлять независимо от результатов проверки (даже при отсутствии каких-либо расхождений c учетными данными). Но если комиссия выявила недостачу или излишек ценностей в кассе, то в акте следует также указать сумму недостачи (излишка) и взять c материально ответственного лица письменное объяснение причин ее (его) возникновения. Если кассир отказывается давать какие-либо объяснения, данный факт отражается в соответствующем акте. Затем материалы ревизии кассы передаются на рассмотрение руководителю организации (иному уполномоченному лицу), который должен принять решение по результатам ревизии. 

Ответственность кассира.

Кассир несет полную материальную ответственность за сохранность  всех принятых им ценностей и за ущерб, причиненный организации  как в результате умышленных действий, так и по причине небрежного или  недобросовестного отношения к  своим должностным обязанностям. Иными словами, в случае недостачи  денежных средств, вверенных кассиру, он обязан возместить причиненный работодателю прямой действительный ущерб в полном размере. Работники в возрасте до 18 лет несут полную материальную ответственность только за умышленное причинение ущерба, за ущерб, причиненный  в состоянии алкогольного, наркотического или иного токсического опьянения, а также за ущерб, нанесенный в  результате совершения преступления или административного проступка .

После издания приказа  о назначении кассира на работу c ним заключается договор о  полной материальной ответственности. Он может быть заключен только c совершеннолетним работником, то есть c работником, достигшим  возраста 18 лет. Работодатели вправе заключать  письменные договоры о полной индивидуальной или коллективной (бригадной) материальной ответственности лишь c теми работниками, которые принимаются на должности  или фактически выполняют работы. Значит, заключение c кассиром или другим работником, выполняющим обязанности  кассира (например, бухгалтером, старшим  бухгалтером, экономистом), договора о  полной материальной ответственности  не противоречит требованиям действующего законодательства.

В каких случаях кассир освобождается от материальной ответственности.

В статье 239 ТК РФ указано, что  работника нельзя привлечь к материальной ответственности, если ущерб возник вследствие:

- непреодолимой силы (чрезвычайного  и непредотвратимого при данных  условиях обстоятельства, например  стихийного бедствия или пожара);

- нормального хозяйственного  риска. К нормальному хозяйственному  риску могут быть отнесены  действия работника, соответствующие  современным знаниям и опыту,  когда поставленная цель не  могла быть достигнута иначе  и объектом риска являлись  материальные ценности, а не жизнь  и здоровье людей. При этом  сам работник надлежащим образом  выполнил возложенные на него  должностные обязанности, проявил  определенную степень заботливости  и осмотрительности, а также принял  меры для предотвращения ущерба;