Расчеты через кассу

1.Порядок организации  кассы на предприятии

 

 

Организации проводят большой  объем наличных расчетов через кассу. Кассовые операции могут осуществляться с использованием двух видов касс: операционной и главной. Операционные кассы предназначены для получения  наличных денег от населения и  обслуживаются кассирами-операционистами.

Главная касса ведет прием  денежной выручки от операционных касс, сдает и получает деньги из банка, выплачивает заработную плату и  осуществляет расчеты с юридическими лицами.

Наличные денежные средства, полученные в кассу, должны расходоваться  на те цели, на которые они были получены. Фирмы могут иметь в своих кассах остаток денежных средств в пределах лимитов, установленных банками по согласованию с руководителями фирм. При необходимости лимиты остатка денежных средств в кассах могут пересматриваться. Денежные средства сверх лимита обязательно должны быть сданы в банк или инкассаторам, кроме того, организации могут осуществлять перечисление наличных денежных средств на счета, открытые в банках, через отделения связи. Предприятия, которые имеют постоянную денежную выручку, по согласованию с обслуживающими их банками могут расходовать ее на оплату труда и выплату социально-трудовых льгот, выплату командировочных, закупку горюче-смазочных материалов и хозяйственные расходы. Но накапливать в кассах наличные деньги для осуществления предстоящих расходов, в том числе на оплату труда, предприятия не имеют права.

Превышение лимита денежных средств допускается в кассах не свыше трех рабочих дней, включая  день получения их в банке для  оплаты труда, выплат пособий по социальному  страхованию и стипендий.

За сохранность денежных средств в кассе отвечает кассир, с которым заключается договор  о полной материальной ответственности.

Руководителем фирмы должны быть созданы необходимые условия для обеспечения сохранности денег в кассе.

Касса должна отвечать следующим  требованиям:  
• быть изолированной от других помещений;  
• иметь капитальные стены, прочные перекрытия пола, надежные внутренние стены и перегородки;  
• располагаться на промежуточных этажах многоэтажных зданий. В двухэтажных домах кассы размещают на верхнем этаже. В одноэтажных зданиях кассы оборудуют внутренними ставнями, обитыми с двух сторон листовым металлом;  
• закрываться на две двери:  
1. внешнюю, открывающуюся наружу — дощатую (обитую с двух сторон металлом), однодольную, имеющую изнутри металлическую цепочку, смотровой глазок и запирающуюся на два внутренних врезных замка;  
2. внутреннюю — изготовленную в виде решетки и закрывающуюся на навесной замок и металлический засов;  
• оборудоваться специальным окошечком для операций с клиентами, закрывающимся изнутри на деревянную дверцу, обитую металлом с двух сторон. С внутренней стороны дверца запирается на металлическую накладку с надежным навесным замком;  
• укрепляться решетками на оконных проемах между рамами;  
• иметь сейф для хранения денег и ценностей, в обязательном порядке прочно прикрепленный стальными ершами к строительным конструкциям пола и стены;  
• располагать исправным огнетушителем и иметь охранно-пожарную сигнализацию.

После окончания рабочего дня кассир должен пересчитать денежную наличность в кассе, сверить ее с  книжным остатком и опечатать  сейф и помещение кассы. Ключи  от сейфов и печати хранятся у кассира, а дубликаты ключей - у руководителя фирмы. Не реже одного раза в квартал  проводится их проверка комиссией, назначенной  руководителем, результаты ее фиксируются  в акте.

Кассиры-операционисты ведут  «Журнал кассира-операциониста» по типовой форме КМ-4, фиксируя в ней все денежные расчеты, проведенные в операционной кассе. Сдача денег из операционной в главную кассу осуществляется или самим кассиром-операционистом, или уполномоченным лицом.

Нарушение порядка работы с денежной наличностью и порядка  ведения кассовых операций, выразившееся в осуществлении расчетов наличными  деньгами с другими организациями  сверх установленных размеров, неоприходовании (неполном оприходовании) в кассу  денежной наличности, несоблюдении порядка  хранения свободных денежных средств, а также накоплении в кассе  наличных денег сверх установленных  лимитов влечет наложение административного  штрафа в размере  
• от четырех тысяч до пяти тысяч рублей - на должностные лица;  
• от сорока тысяч до пятидесяти тысяч рублей - на юридические лица.

 

2. Порядок хранения  денежных средств и платежных  документов

 

Предприятия, независимо от организационно-правовых форм при осуществлении  операций с денежной наличностью  должны руководствоваться Порядком ведения кассовых операций.

Денежные средства в кассу  предприятия получают с расчетного счета строго на определенные цели. Денежные средства не могут быть использованы не по назначению.

Предприятия могут хранить  в кассе денежные средства только в пределах установленного лимита. Лимит определяется банком, обслуживающим  предприятие, по согласованию с руководителем. Сверх установленного лимита денежные средства могут храниться только для выдачи заработной платы, пособий, но не более 3-х рабочих дней, включая  день получения денежных средств  с расчетного счета.

В настоящее время законодательством  установлено, что юридические лица могут осуществлять расчеты наличными  на сумму не более трех тысяч рублей.

Выполнение кассовых операций производится кассиром. Он является материально-ответственным  лицом. При поступлении на работу с кассиром в обязательном порядке  должен быть заключен договор о материальной ответственности.

Прием и выдачу наличных денег кассир осуществляет на основании  первичных документов типовой межведомственной формы. Прием наличных денег осуществляется по приходным кассовым ордерам, которые  обязательно должны быть подписаны  главным бухгалтером. Лицу, внесшему денежные средства, на руки выдается квитанция  к приходному кассовому ордеру, которая  должна быть заверена штампом кассира. Выдача наличных денежных средств из кассы производится по расходным кассовым ордерам, которые подписываются главным бухгалтером и руководителем предприятия.

Руководитель может не ставить подпись на расходном  кассовом ордере в случае, если к  нему прилагаются документы, на которых  уже имеется разрешительная подпись  руководителя. Приходные и расходные кассовые ордера после осуществления операций по ним подписываются кассиром.

Расходные и приходные  кассовые ордера являются первичными документами. Они выписываются в  бухгалтерии предприятия. Помарки  и подчистки в кассовых ордерах  не допускаются.

Выдача кассовых ордеров  на руки лицам, получающим или вносящим деньги, категорически запрещена. Прием  и выдача наличных денежных средств  по первичным кассовым документам должны производиться в день их выписки.

До передачи в кассу  предприятия приходные и расходные  кассовые ордера регистрируются в бухгалтерии  в специальных журналах регистрации  кассовых ордеров, отдельно по приходу  и отдельно по расходу. Кассир после принятия к исполнению кассовых ордеров производит записи в кассовую книгу.

Кассовая книга – это  регистр аналитического учета операций с наличными денежными средствами. В кассовой книге все листы  сброшюрованы. До начала записей в  кассовой книге все листы нумеруются, прошнуровываются и скрепляются печатью. На обороте последней страницы делается запись: "В настоящей книге всего прошнуровано и пронумеровано № страниц". Данная надпись заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера и печатью предприятия. Записи в кассовую книгу производятся под копирку. Второй экземпляр является отчетом кассира, отрывается и сдается в бухгалтерию. В конце дня кассир должен подсчитать итог операций по приходу и расходу и вывести остаток. Отчет кассира с приложенными приходными и расходными кассовыми ордерами передается в бухгалтерию, где проверяется и является основанием для записей в учетные регистры.

Синтетический учет операций по кассе ведется на счете 50 "Касса" – счет активный, основной, денежный. Остаток показывается в балансе  во 2 разделе актива.

                                                                                      50 "Касса"

Сальдо – остаток денежной наличности в кассе на определенную дату	Выдача денежных средств
Поступление денежных средств  в кассу
Оборот по дебету (ОД)	Оборот по кредиту (ОК)
Сальдо – конечное =CК=СН+ОД-ОК

 

Операции по кредиту счета 50 отражаются в журнале-ордере № 1. К  журналу-ордеру № 1 открывается ведомость  № 1, в которой показываются дебетовые  обороты счета 50 "Касса". Строение журнала-ордера № 1 аналогично журналу-ордеру № 2. Основанием для заполнения журнала-ордера и ведомости № 1 являются отчеты кассира. Основные проводки по движению денежных средств в кассе предприятия.

Получено в кассу по чеку с расчетного счета: Д 50 "Касса"; К 51 "Расчетный счет".

1) Получена наличными  выручка от реализации:

а) работ, услуг, продукции, товаров: Д 50 "Касса"; К 46 "Реализация продукции, работ, услуг";

б) основных средств: Д 50 "Касса"; К 47 "Реализация и прочее выбытие основных средств";

в) прочих активов: Д 50 "Касса"; К 48 "Реализация прочих активов".

Сдан в кассу остаток  подотчетной суммы: Д 50 "Касса"; К 71 "Расчеты с подотчетными лицами".

Получено в кассу в  возмещение задолженности по недостаче: Д 50 "Касса"; К 73 "Расчеты с персоналом по прочим операциям".

Получено наличными от дебиторов: Д 50 "Касса"; К 76 "Расчеты с разными дебиторами и кредиторами".

2)  Выдача наличных денежных средств из кассы

По объявлению на взнос  наличными внесено на расчетный  счет: Д 51 "Расчетный счет"; К 50 "Касса".

Выдано под отчет (на командировочные  расходы, хозяйственные нужды): Д 71 "Расчеты с подотчетными лицами"; К 50 "Касса".

Выдана из кассы заработная плата персоналу предприятия: Д 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда"; К 50 "Касса".

Выдано наличными в  погашение кредиторской задолженности: Д 76 "Расчеты с разными дебиторами и кредиторами"; К 50 "Касса".

Выдано наличными (дотации, единовременные пособия за счет средств  органов социального страхования): Д 69 "Расчеты с органами социального страхования и обеспечения"; К 50 "Касса".

Кроме денежных средств в  кассе предприятия могут храниться  ценные бумаги, бланки строгой отчетности, путевки, марки, билеты и т.п. Они  учитываются на счете 56 "Денежные документы" – счет активный, основной, денежный. Остаток показывается во 2 разделе актива баланса. Операции по кредиту группируются в журнале-ордере № 3. Поступление и выдача денежных документов оформляется приходными и расходными кассовыми ордерами.

При поступлении: Д 56 "Денежные документы"; К 76 "Расчеты с разными дебиторами и кредиторами".

При выдаче: Д 76 "Расчеты с разными дебиторами и кредиторами"; К 56 "Денежные документы".

Трудовые книжки, квитанции  являются бланками строгой отчетности и учитываются за балансом на счете 006 "Бланки строгой отчетности".

Не реже одного раза в  месяц должна проводиться ревизия  кассы. Результаты ревизии оформляются  актом. Излишки, выявленные в кассе, зачисляются в доход предприятия: Д 50 "Касса"; К 80 "Прибыли и убытки". Недостача относится на материально-ответственное лицо (кассира).

 

3. Порядок работы  с первичными кассовыми документами:  заполнение, проверка, таксировка, контировка, исправление ошибок в первичных  документах

 

К оформлению первичных документов нужно относиться очень трепетно. И особенно это касается документов, подтверждающих движение наличных денежных средств. На это приходится обращать серьезное внимание, чтобы не допустить  хищений.

Формы приходных и расходных  кассовых ордеров не могут быть произвольными. В недавнем прошлом формы были другими и в настоящее время старые отменены. Документы, оформление которых не соответствует требованиям действующего законодательства, не могут быть приняты к учету!

Приходный кассовый ордер (ПКО) применяется для оформления поступления  наличных денег в кассу организации. ПКО выписывается в одном экземпляре работником бухгалтерии, подписывается  главным бухгалтером. Квитанция  к приходному кассовому ордеру подписывается  главным бухгалтером и кассиром, заверяется печатью (штампом) кассира  и регистрируется в журнале регистрации  приходных и расходных кассовых документов и выдается на руки сдавшему деньги, а приходный кассовый ордер  остается в кассе.

Расходный кассовый ордер (РКО) применяется для оформления выдачи наличных денег из кассы организации. Выписывается в одном экземпляре работником бухгалтерии, подписывается  руководителем организации и  главным бухгалтером, регистрируется в журнале регистрации приходных  и расходных кассовых документов.

В тех случаях, когда на прилагаемых к расходным кассовым ордерам документах (заявлениях, счетах и др.) имеется разрешительная надпись  руководителя организации, подпись его на расходных кассовых ордерах необязательна.

Расписка в получении  денег может быть сделана получателем  только собственноручно чернилами  или шариковой ручкой с указанием  полученной суммы: рублей - прописью, копеек - цифрами. При получении денег  по платежной (расчетно-платежной) ведомости  сумма прописью не указывается.