Расчеты через кассу

Выдачу денег кассир производит только лицу, указанному в расходном  кассовом ордере или заменяющем его  документе. Если выдача денег производится по доверенности, оформленной в установленном  порядке, в тексте ордера после фамилии, имени и отчества получателя денег  бухгалтерией указываются фамилия, имя и отчество лица, которому доверено получение денег. Если выдача денег  производится по ведомости, перед распиской  в получении денег кассир делает надпись: "По доверенности". Доверенность остается в документах дня как  приложение к расходному кассовому  ордеру или ведомости. Сумма прописью в РКО должна быть проставлена  от руки человеком, получающим денежные средства.

По истечении установленных  сроков оплаты труда, выплаты пособий  по социальному страхованию и  стипендий кассир должен:

а) в платежной (расчетно-платежной) ведомости против фамилий лиц, которым  не произведены указанные выплаты, поставить штамп или сделать  отметку от руки: "Депонировано";

б) составить реестр депонированных сумм;

в) в конце платежной (расчетно-платежной) ведомости сделать надпись о  фактически выплаченных и подлежащих депонированию суммах, сверить их с общим итогом по платежной ведомости  и скрепить надпись своей подписью. Если деньги выдавались не кассиром, а  другим лицом, то на ведомости дополнительно  делается надпись: "Деньги по ведомости  выдавал (подпись)". Выдача денег  кассиром и раздатчиком по одной  ведомости запрещается;

г) записать в кассовую книгу  фактически выплаченную сумму и  поставить на ведомости штамп: "Расходный  кассовый ордер № __".

Бухгалтерия производит проверку отметок, сделанных кассиром в платежных (расчетно-платежных) ведомостях, и  подсчет выданных и депонированных по ним сумм. Депонированные суммы  сдаются в банк, и на сданные  суммы составляется один общий расходный  кассовый ордер.

Приходные кассовые ордера и квитанции к ним, а также  расходные кассовые ордера и заменяющие их документы должны быть заполнены  бухгалтерией четко и ясно чернилами, шариковой ручкой или выписаны на машине (пишущей, вычислительной). Подчистки, помарки или исправления в  этих документах не допускаются. Выдача приходных и расходных кассовых ордеров или заменяющих их документов на руки лицам, вносящим или получающим деньги, запрещается. Прием и выдача денег по кассовым ордерам может  производиться только в день их составления.

При получении приходных  и расходных кассовых ордеров  или заменяющих их документов кассир обязан проверить:

а) наличие и подлинность  на документах подписи главного бухгалтера, а на расходном кассовом ордере или  заменяющем его документе разрешительной надписи (подписи) руководителя предприятия  или лиц, на это уполномоченных;

б) правильность оформления документов;

в) наличие перечисленных  в документах приложений.

В случае несоблюдения хотя бы одного из этих требований кассир возвращает документы в бухгалтерию для  надлежащего оформления. Приходные  и расходные кассовые ордера или  заменяющие их документы немедленно после получения или выдачи по ним денег подписываются кассиром, а приложенные к ним документы  погашаются штампом или надписью "Оплачено" с указанием даты (числа, месяца, года). Все документы, приложенные к приходным и расходным кассовым ордерам, а также документы, послужившие основанием для начисления заработной платы, подлежат обязательному гашению штампом или надписью от руки "Получено" или "Оплачено" с указанием даты (числа, месяца, года).

Проверка первичных документов - контроль, проводимый на предмет соответствия документа установленным правилам. Первичные документы, поступающие в бухгалтерию, подлежат обязательной проверке:

 

- по форме (полнота и правильность оформления документа, заполнение реквизитов);

- по содержанию (законность документированных операций, логическая увязка отдельных показателей);

-  подсчета сумм (правильности произведенных вычислений).

При проверке по форме необходимо проконтролировать заполнение обязательных реквизитов документа - оформленный ненадлежащим образом документ, налоговая инспекция может признать недействительным. Все предусмотренные формой документа реквизиты должны быть заполнены с учетом требований по их заполнению, содержать необходимые подписи лиц, ответственных за составление документа, и их расшифровки, а также печать организации, если это предусмотрено бланком формы и действующим законодательством. При этом необходимо учитывать, что в целях налогообложения, первичными документами являются не только накладные, счета-фактуры, платежные поручения, но и договоры, акты сдачи-приемки, гарантийные письма и пр.

Ошибки, выявленные в результате проверки, можно разделить на несколько  групп:

• по причинам возникновения (небрежность, бухгалтерская неграмотность, переутомление, неисправность вычислительной техники и т.п.);
• по месту возникновения ( в тексте или цифрах первичных документов, при разноске в регистры);
• по значению (локальные ошибки (например, в дате) и транзитные -вызывающие автоматические ошибки в нескольких местах).

Ошибки в первичных  документах, созданных вручную (за исключением кассовых и банковских), исправляются следующим образом:

- зачеркивается одной тонкой чертой неправильный текст или сумма так, чтобы можно было прочитать исправленное;

-   надписывается над зачеркнутым исправленный текст или сумма;

- на полях соответствующей строки делается оговорка «Исправлено» за подписью лиц подписавших ранее документ, либо подтверждается подписью лица производившего исправление, а также проставляется дата исправления.

В тексте и цифровых данных первичных документов и учетных регистров подчистки и не оговоренные исправления не допускаются.

Типичные ошибки при работе с первичными документами:

- использование форм первичных документов, созданных на предприятии, но не утвержденных в приказе по учетной политике;

- отсутствие в документах не являющихся унифицированными или специализированными обязательных реквизитов;

- отсутствие утвержденного руководителем организации перечня лиц, имеющих право подписи первичных документов;

-   не заполнение обязательных реквизитов первичных документов;

-   наличие подчисток и помарок в документах;

-   нарушение правила исправления ошибок в документах;

-   исправления в кассовых документах;

-   записи простым карандашом;

-   отсутствие прочерков в свободных строках;

- отсутствие штампа или  записи «оплачено» с указанием даты (числа, месяца, года) в документах, прилагаемых к приходным и расходным кассовым ордерам;

-   арифметические ошибки при таксировке документов.

Для осуществления контроля и упорядочения обработки данных о хозяйственных операциях на основе первичных учетных документов составляются сводные учетные документы. После приемки информация с первичного документа переносится в учетные регистры, а на самом документе делается специальная отметка, исключающая возможность ее повторного использования.

Контировка в бухгалтерском учете - совершение в первичном документе бухгалтерской записи, проставление корреспонденции счетов по конкретной хозяйственной операции, вытекающей из содержания документа.

Таксировка - перевод натуральных  и трудовых измерителей в обобщающий денежный измеритель. Таксировка осуществляется в самом первичном документе  путем умножения соответствующего количества в натуре на цену за единицу.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

   4. Работа с банковскими документами

 

 

После того, как вы открыли расчетный счет вам нужно оплатить счет от поставщика или заплатить налоги. Необходимо внести денежные средства в достаточном количестве. Для этого существует документ Объявление на взнос наличными. В большинстве случаев его заполняет работник банка, но можно  оформить и самим.

Объявление на взнос наличными  состоит из трех частей: из объявления, квитанции и ордера (форма 0402001).

Объявление остается в  кассе, квитанция отдается на руки вносителю  наличных средств, а ордер со штампом  операциониста подкалывается к  выписке для последующей выдаче владельцу расчетного счета.

Так, деньги на расчетном  счету есть, теперь сделаем перечисление поставщику за товары. Это делается с помощью документа Платежное поручение.

Платежное поручение –  это поручение предприятия банку  о перечислении определенной суммы  со своего счета на счет другого  предприятия (форма 0401060).

Оно составляется в двух экземплярах и относится в  банк, где на одном экземпляре ставиться  штамп банка и возвращается плательщику, а второй экземпляр остается в  банке. Многие фирмы отправляют свои платежи электронным путем по системе «Банк-Клиент». Для этого нужно заключить договор с банком на установку и обслуживание такой системы.

С ее помощью можно создавать, отправлять в банк, получать из банка  платежные поручения, также в  любой момент получить выписку и  информацию о состоянии своего счета.

Платежные поручения сегодня  в большинстве случаев создаются  в бухгалтерских программах, например в 1С:Бухгалтерия.

Если платежное поручение  составляется на оплату налогов, то необходимо заполнить дополнительные реквизиты, такие как КБК, ОКАТО, основание  платежа, налоговый период, дату документа  и тип платежа (поля 104-110).

Также необходимо в поле 101 (квадратик в верхнем правом углу) заполнить статус составителя. Самые распространенные значения:

• 01 – используется при оплате налогов;
• 02 – используется при оплате налогов, когда организация выступает в качестве налогового агента (например, НДФЛ, НДС);
• 08 – используется при перечислении страховых взносов в ФСС.

Итак, чтобы перевод денег  состоялся, бланк платежного поручения  должен быть заполнен по установленной  форме и без ошибок. Иначе, согласно ст. 864 ГК РФ, неправильно составленное платежное поручение к обслуживанию не принимается.

Когда необходимо снять наличные со своего расчетного счета, используется такой документ, как Денежный чек.

Денежный чек – это  документ установленной формы, содержащий приказ банку о выплате со счета  чекодателя наличными деньгами суммы, указанной в чеке.

Если организация планирует  производить такие операции, как  снятие наличных, то необходимо заранее  получить в банке чековую книжку. По денежному чеку деньги выплачиваются тому лицу, которое указано в чеке.

Аккредитив – это вид  банковского счета, который открывается  для расчетов по договору между плательщиком и получателем средств.

Основное преимущество оплаты аккредитивом заключается в участии  банка в качестве независимого гаранта  осуществления платежа после  выполнения продавцом по сделке всех оговоренных в аккредитиве условий.

Платежное требование –  это расчетный документ, в котором  содержится требование взыскателя денежных средств (кредитора) к должнику (плательщику) о перечислении определенной суммы  на его банковский счет в уплату долга (форма 0401061).

Очень часто этот документ использует сам банк, когда списывает  комиссию за обслуживание счета.

Однако списать средства в безакцептном (без вашего согласия) порядке можно только в случаях, предусмотренных договором (например, с банком), по решению суда либо по основаниям, установленным законодательством.

Инкассовое поручение  является расчетным документом, на основании которого производится списание денежных средств со счета плательщиков в бесспорном порядке (форма 0401071). Например, такое поручение может прийти от налоговых органов или пенсионного фонда и т.д., т.е. от контролирующих органов. Также оно применяется для взыскания по исполнительным документам.

 

5. Выполнение кассовых операций: прием и выдача денежной наличности, оформление соответствующих документов

 

 

 Деньги в кассу организации могут поступать из различных источников. Это могут быть средства, полученные из банка по чеку на выплату заработной платы и хозяйственные нужды, поступления от сотрудников организации в погашение задолженности перед организацией по выданным подотчетным средствам или предоставленным займам, выручка от реализации товаров (работ или услуг).

Расходоваться наличные деньги могут на выплату заработной платы, выдаваться сотрудникам под отчет  на хозяйственно-операционные расходы, сдаваться в уполномоченный банк и т.д.

При приеме денежных билетов  и монет в платежи кассиры  предприятий обязаны руководствоваться  установленными Центральным банком Российской Федерации признаками и  правилами определения платежности  банковских билетов (банкнот) и монет  Банка России.