Расчеты через кассу

Оформление кассовых операций производится первичными документами, составленными по формам, утвержденным Постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 № 88 «Об утверждении унифицированных  форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету  результатов инвентаризации»:

- № КО-1 «Приходный кассовый  ордер»;

- № КО-2 «Расходный кассовый  ордер»;

-№ КО-3 «Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов»;

- № КО-4 «Кассовая книга»;

- № КО-5 «Книга учета  принятых и выданных кассиром  денежных средств».

 

Приходный кассовый ордер  применяется для оформления поступления  наличных денег в кассу организации  как в условиях методов ручной обработки данных, так и при  обработке информации с применением  средств вычислительной техники. Приходный  кассовый ордер выписывается в одном  экземпляре работником бухгалтерии, подписывается  главным бухгалтером или лицом, на это уполномоченным.

Квитанция к приходному кассовому  ордеру подписывается главным бухгалтером  или лицом, на это уполномоченным, и кассиром, заверяется печатью (штампом) кассира и регистрируется в журнале  регистрации приходных и расходных  кассовых документов (форма № КО-3) и выдается на руки сдавшему деньги, а приходный кассовый ордер остается в кассе.

Расходный кассовый ордер  применяется для оформления выдачи наличных денег из кассы организации  как в условиях традиционных методов  обработки данных, так и при  обработке информации с применением  средств вычислительной техники. Выписывается в одном экземпляре работником бухгалтерии, подписывается руководителем организации  и главным бухгалтером или  лицом, на это уполномоченным, регистрируется в журнале регистрации приходных  и расходных кассовых документов (форма № КО-3).

В тех случаях, когда на прилагаемых к расходным кассовым ордерам документах (заявлениях, счетах и др.) имеется разрешительная надпись  руководителя организации, подпись  его на расходных кассовых ордерах  необязательна.

Журнал регистрации приходных  и расходных кассовых документов применяется для регистрации  бухгалтерией приходных и расходных  кассовых ордеров или заменяющих их документов платежных (расчетно-платежных) ведомостей, заявлений на выдачу денег, счетов и др. до передачи в кассу  организации. Расходные кассовые ордера, оформленные на платежных (расчетно-платежных) ведомостях на оплату труда и других приравненных к ней платежей, регистрируются после их выдачи.

 

Книга учета принятых и  выданных кассиром денежных средств  применяется для учета денег, выданных кассиром из кассы организации  другим кассирам или доверенному  лицу (раздатчику), а также учета  возврата наличных денег и кассовых документов по произведенным операциям.

Отметим, что наряду с  выдачей денег из кассы непосредственно  лицу, указанному в РКО (документе, его  заменяющем), допускается выдача денег  по доверенности, оформленной в установленном  порядке.

Согласно п. 4 ст. 185 ГК РФ доверенность на получение заработной платы, пособий, стипендий, а также иных платежей, связанных с трудовыми отношениями, на получение вознаграждения авторов  и изобретателей может быть удостоверена организацией, в которой доверитель работает, жилищно-эксплуатационной организацией по месту его жительства или администрацией стационарного лечебного учреждения, в котором он находится на излечении.

При выдаче денег по доверенности в тексте РКО после фамилии, имени  и отчества получателя денег бухгалтер  должен указать фамилию, имя и  отчество лица, которому доверено получение  денег.

Если деньги выдаются по расчетной (расчетно-платежной) ведомости, то после того как кассир сделал в соответствующей графе запись «По доверенности», доверенное лицо расписывается в получении денег. При этом должны соблюдаться требования, предусмотренные п. 15 Порядка ведения  кассовых операций. Доверенность остается в организации. Она прилагается  к РКО или к ведомости.

При выдаче денег по расходному кассовому ордеру или заменяющему  его документу отдельному лицу кассир требует предъявления документа (паспорта или другого документа), удостоверяющего  личность получателя, записывает наименование и номер документа, кем и когда  он выдан и отбирает расписку получателя. Если заменяющий расходный кассовый ордер документ составлен на выдачу денег нескольким лицам, то получатели также предъявляют указанные  документы, удостоверяющие их личность, и расписываются в соответствующей графе платежных документов. Однако в последнем случае запись о данных документа, удостоверяющего личность, на денежном документе, заменяющем кассовый расходный ордер, не производится. На предприятии выдача денег может производиться по удостоверению, выданному данным предприятием, при наличии на нем фотографии и личной подписи владельца.

Выдача приходных и  расходных кассовых ордеров или  заменяющих их документов на руки лицам, вносящим или получающим деньги, запрещается.

При получении приходных  и расходных кассовых ордеров  или заменяющих их документов кассир обязан проверить:

а) наличие и подлинность  на документах подписи главного бухгалтера, а на расходном кассовом ордере или  заменяющем его документе разрешительной надписи (подписи) руководителя предприятия  или лиц на это уполномоченных;

б) правильность оформления документов;

в) наличие перечисленных  в документах приложений.

В случае несоблюдения одного из этих требований кассир возвращает документы в бухгалтерию для  надлежащего оформления. Приходные  и расходные кассовые ордера или  заменяющие их документы немедленно после получения или выдачи по ним денег подписываются кассиром, а приложенные к ним документы  погашаются штампом или надписью «Оплачено» с указанием даты (числа, месяца, года).

 

6. Подготовка документов  для передачи в архив, работа  с архивом

 

Какие категории документов передают в архив?

Обычно в архив организации  сдают документы постоянного хранения и временного больше 10 лет хранения. В последнем случае, прежде всего, имеют в виду дела по личному составу.

Дела менее 10 лет хранения обычно в архив не попадают, они остаются в отделах (где они заведены) до момента истечения сроков их хранения и утраты практической надобности. Но все же в отдельных случаях по решению руководства допускается передавать и такие дела в архив (например, нет места для хранения в отделе). Затем можно будет составить акт на уничтожение документов с временными сроками хранения.

За какие годы дела подлежат передаче в архив?

Согласно правилам документы  сдаче в архив подлежат не позднее 3-х лет после завершения их в  делопроизводстве. Можно оформить передачу дел в архив и через год. Но сильно рано не рационально, потому что «свежие» документы могут  понабиться в текущем делопроизводстве. Из-за этого будет много суеты, чтобы запрашивать их из архива.

График приема-передачи дел.

В соответствии с существующими  требованиями передача дел в архив  должна происходить по графику. Этот график составляется в произвольной форме, из которого можно понять, какое  структурное подразделение (можно  даже указать конкретного исполнителя) и когда будет осуществлять передачу документов в архив.

Срок приема-передачи лучше  указывать не 15.10.2011, а в более  широком варианте – октябрь. Возможно, именно 15 октября случится кризис, а  так у вас будет временное  пространство для маневра.

 

График составляет ответственный  за архив, согласовывает его с  начальниками отделов, которым предстоит  передача документов. Затем график утверждает руководитель организации. Или допустимо его утверждение  руководителем службы делопроизводства, в состав которой обычно входит архив.

Порядок передачи дел в  архив.

В результате проведенной  экспертизы ценности документов отобранные для приема-передачи дела необходимо включить в установленной формы  сдаточную опись.

Звучит заумно. Но если все  формулировать упрощенно, то это  обозначает следующее. По номенклатуре дел необходимо наметить дела постоянного и долговременного хранения и внести в график сведения о сроках и участниках передачи документов в архив (заранее на предстоящий год).

Уже во время подготовки дел к передаче в архив не забудьте поинтересоваться у исполнителей о  наличии в отделе других дел данных категорий. Так как они могли  завести дополнительные дела в течение  года и даже не проинформировать службу делопроизводства об этом (поэтому  их и нет в номенклатуре). Такие  дела тоже надо включать в сдаточную  опись.

Если обнаруживается отсутствие какого-либо дела, то служба делопроизводства имеет право запросить справку  о причинах.

И, как правило, на этапе  подготовки документов к сдаче в  архив одновременно в структурных  подразделениях проводится контроль правильности формирования дел и их оформления. И не только дел, готовящихся к  передаче в архив, а смотрят так  же как ведутся дела на стадии текущего делопроизводства. Если дел образовывается много, то знакомятся выборочно, чтобы  составить представление о состоянии  делопроизводства в отделе. В случае необходимости специалист архива раздает  направо и налево ценные указания по устранению, улучшению и т.д.

После сдачи документов в  архив проводится их научно-техническая  обработка (в том числе они  прошиваются в твердую обложку). При этом дела, как правило, переформировываются и оформляются в соответствии с нормативными требованиями (ведь в текущем делопроизводстве могут иметь место некие отступления от правил). Хоть данные требования понять не так уж и сложно, но, тем не менее, все попытки оформления дел специалистами отделов обычно бесполезны. Так как обработчик потом все переделывает. Во всяком случае, ему проще сделать все правильно заново, чем пытаться исправить уже сделанное.

Поэтому в структурных  подразделениях на стадии подготовки дел к передаче в архив самое  главное – проверить полноту  отражения информации на обложке  дел. Саму обложку не требуется переделывать, особенно если ее изначально при заведении  дела оформили в установленном порядке. Просто посмотрите, чтобы все необходимые  сведения были отражены на обложках дел (если нет, то дописать хоть ручкой).

Итак, когда в сдаточную  опись включены все намеченные дела постоянного и долговременного  хранения, то их доставляют в помещение  архива. Вся информация о составлении  описи документов в архив приведена  в отдельной статье (образец и  порядок ее заполнения). Если принято  решение о передаче в архив  дел временного срока менее 10 лет хранения, то такие дела можно передавать без составления описей. В этом случае допускается их учет вести по номенклатуре дел.

 

7. Расчет лимита кассы

 

 

В организации нет кассового  аппарата и соответственно нет наличной выручки. Наличные поступления в  организации происходят с расчетного счета только для выдачи заработной платы работникам. Надо или не надо рассчитывать и утверждать лимит остатка кассы в 2012 году?

Организация, не осуществляющая налично-денежные расчеты, за исключением  выплат заработной платы, от составления  расчета кассового лимита не освобождается. Полученный в результате расчетов нулевой  лимит должен быть утвержден приказом (распоряжением) по организации.

С 1 января 2012 года вступило в силу Положение Банка России от 12.10.2011 N 373-П "О порядке ведения  кассовых операций с банкнотами и  монетой Банка России на территории РФ".

В соответствии с п. 1.2 Положения  для ведения кассовых операций юридическое  лицо самостоятельно устанавливает  максимально допустимую сумму наличных денег, которая может храниться  в месте для проведения кассовых операций, определенном руководителем  юридического лица, после выведения  в кассовой книге суммы остатка  наличных денег на конец рабочего дня. Об установленном лимите остатка  наличных денег юридическое лицо издает распорядительный документ, который  хранится в порядке, определенном руководителем  юридического лица или иным уполномоченным лицом.

Определяющим для расчета  лимита в этом случае является объем  выдачи наличных денег, за исключением  сумм, предназначенных для выплат заработной платы, стипендий и других выплат работникам. Как следует из запроса, наличные поступления денежных средств возможны только для осуществления  выплат заработной платы. Следовательно, лимит остатка наличных денег  для вашей организации будет  равен нулю.

 

До вступления в силу нового Положения лимит остатка наличных денег в кассе устанавливался учреждениями банков ежегодно всем предприятиям, независимо от организационно-правовой формы и сферы деятельности, имеющим  кассу и осуществляющим налично-денежные расчеты. При этом по предприятию, не представившему расчет на установление лимита остатка наличных денег в  кассе, лимит остатка кассы считался нулевым (п. 2.5 Положения Банка России от 05.01.1998 N 14-П "О правилах организации  наличного денежного обращения  на территории Российской Федерации" (утверждено Банком России 19.12.1997 года)). В новом Положении такой оговорки нет. Случаи, в которых организация  имела бы право не осуществлять расчет и утверждение лимита, Положением не оговорены.

В связи с изложенным, по нашему мнению, организация, не осуществляющая налично-денежные расчеты, за исключением  выплат заработной платы, от составления  расчета кассового лимита не освобождается. Полученный в результате расчетов нулевой  лимит должен быть утвержден приказом (распоряжением) по организации.