Порядок и учет начисления отпускных

— высших учебных  заведений — приказом от 13.05.2003 № 2057 (приложения № 1 и 2);

— средних  профессиональных учебных заведений  — приказом от 17.12.2002 № 4426 (приложения № 1 и 2).

В справке-вызове должны быть четко указаны причина  предоставления отпуска и его  продолжительность. Как и любой  другой вид отпуска, учебный отпуск должен быть отражен в соответствующем  графике отпусков. Для него предусмотрена  форма № Т-7, утвержденная постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 «Об  утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» (далее — постановление № 1).

Справку-вызов  необходимо хранить в организации  не менее пяти лет. Об этом говорится  в пункте 165 Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденного Росархивом от 06.10.2000 (далее — Перечень).

Справка-подтверждение

Справка-вызов  образовательного учреждения состоит  из двух частей: непосредственно справки-вызова и корешка к ней — справки-подтверждения. Если сотрудник не представит заполненную  справку-подтверждение, он лишится  права на следующий учебный отпуск. Как составную часть справки-вызова, справку-подтверждение также следует  хранить не менее пяти лет (п. 165 Перечня).

Приказ о  предоставлении учебного отпуска

Приказ о  предоставлении учебного отпуска составляют по унифицированной форме № Т-6, утвержденной постановлением № 1. Приказ подписывает руководитель организации. С документом следует ознакомить работника под роспись. После  этого приказ (его копия) передается в бухгалтерию для расчета  и начисления отпускных (в случае оплачиваемого учебного отпуска). Срок хранения приказа — 75 лет (подп. «б»  п. 6 Перечня).

Записка-расчет

На основании  приказа бухгалтер оформляет  записку-расчет о предоставлении работнику  отпуска согласно унифицированной  форме № Т-60, утвержденной постановлением № 1. На основании записки-расчета  будут начислены и выплачены  отпускные. Их расчет отражается на оборотной  стороне формы № Т-60 «Записка-расчет о предоставлении отпуска работнику».

Согласно  пункту 165 Перечня записку-расчет следует  хранить пять лет.

 

Оплата учебного отпуска

Оплатить  учебный отпуск следует не позднее  чем за три дня до его начала (ст. 136 ТК РФ). Нередко возникают вопросы  по поводу того, как оплачивать отпуск, если работник уходит, например, на четыре месяца: выдавать всю сумму отпускных  сразу или выплачивать частями  ежемесячно в течение отпуска? В  Трудовом кодексе не предусмотрено  особых правил оплаты длительных учебных  отпусков. Поэтому необходимо выплатить  всю сумму не позднее чем за три рабочих дня до начала отпуска.

Обратите внимание: за нарушение  сроков выплаты отпускных статьей 236 Трудового кодекса предусмотрена  материальная ответственность. В этом случае работодатель обязан выплатить  отпускные с уплатой процентов. Размер процентов должен быть не ниже 1/300 действующей в это время  ставки рефинансирования Центрального банка (с 19 июня 2007 года — 10% годовых  согласно телеграмме ЦБ РФ от 18.06.2007 № 1839-У) от не выплаченных в срок сумм за каждый день задержки. Проценты начисляются  со следующего дня после установленного срока выплаты по день фактического расчета включительно. При этом не имеет значения, виноват в задержке выплаты работодатель или нет.

2. Бухгалтерский учет отпускных

Согласно  пунктам 5 и 16 ПБУ 10/99 «Расходы организации» (утверждено приказом Минфина России от 06.05.99 № 33н) сумма начисленных  отпускных относится к расходам по обычным видам деятельности. Указанные  затраты признаются на дату начисления соответствующих сумм и включаются в расходы на оплату труда. Учет отпускных  может производиться с использованием резерва предстоящих расходов на оплату отпусков либо без него. Выбранный  способ обязательно нужно закрепить  в учетной политике (определить предельную сумму отчислений и ежемесячный  процент отчислений в указанный  резерв).

2.1 Формирование резерва

На основании пункта 72 Положения  по ведению бухгалтерского учета  и бухгалтерской отчетности в  Российской Федерации (утверждено приказом Минфина России от 29.07.98 № 34н) организации  могут формировать резерв на предстоящую  оплату отпусков работникам. Резерв позволяет  равномерно включать суммы отпускных  с учетом страховых взносов в  ПФР и ФСС России в издержки производства или обращения отчетного  периода.

Как правило, плательщик ЕНВД перед  началом года определяет сумму резерва  предстоящих отпусков с учетом страховых  взносов на обязательное пенсионное страхование и взносов на случай травматизма, а затем ежемесячно списывает на затраты 1/12 годовой  суммы резерва.

Для отражения предстоящей оплаты отпускных своим сотрудникам  используется счет 96 «Резервы предстоящих  расходов».

Это следует из Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций и инструкции по его  применению, утвержденных приказом Минфина  России от 31.10.2000 № 94н.

Соответствующие выплаты отпускных  за счет резерва отражаются по дебету счета 96 в корреспонденции с кредитом следующих счетов:

— 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» — на сумму среднего заработка, сохраняемого на время отпуска;

— 69 «Расчеты по социальному страхованию  и обеспечению» — на сумму страховых  взносов в ПФР и ФСС России, начисленных с суммы отпускных.

Пример 1

ООО «Невада» применяет систему  налогообложения в виде ЕНВД. В  учетной политике компании установлено, что в бухгалтерском учете  формируется резерв на предстоящую  оплату отпусков. Предполагаемая сумма отпускных за 2009 год равна 420 000 руб. с учетом страховых взносов на обязательное пенсионное страхование и взносов на случай травматизма. Работнику компании К.Л. Петрову (1973 года рождения) с 1 июля 2009 года предоставлен отпуск продолжительностью 28 календарных дней. Сумма отпускных равна 27 978,44 руб. Страховой тариф по взносам в ФСС России для ООО «Невада» установлен в размере 0,2%.

Рассчитаем сумму НДФЛ, страховых  взносов в ПФР и ФСС России. Отразим в бухгалтерском учете  указанные суммы и размер выплаченных  отпускных. Для простоты не будем  делить страховые взносы на обязательное пенсионное страхование на финансирование страховой и накопительной частей трудовой пенсии.

Решение. Размер ежемесячных отчислений в резерв предстоящих расходов на оплату отпусков равен 35 000 руб. (420 000 руб.: 12 мес.).

При выплате отпускных с К.Л. Петрова нужно удержать НДФЛ в  размере 3637,2 руб. (27 978,44 руб.* 13%). На руки работник получит 24 341,24 руб. (27 978,44 руб. – 3637,2 руб.).

На сумму отпускных нужно  начислить страховые взносы на обязательное пенсионное страхование в размере 3916,98 руб. (27 978,44 руб.* 14%) и на обязательное социальное страхование от травматизма в размере 55,96 руб. (27 978,44 руб.* 0,2%). Отражение отчислений на отпускные и страховые взносы в бухгалтерских проводках ООО «Невада» представлены в таблице 1.

Таблица 1 – Отражение ежемесячных отчислений в резерв предстоящих расходов на оплату отпусков в бухгалтерских проводках ООО «Невада»

№ п/п	Содержание операции	Дата	Дебет	Кредит	Сумма, руб.	Документ
1	2	3	4	5	6	7
250	Сформирован резерв на предстоящую  оплату отпусков	01.06.2009	44	96	35 000	Учетная политика, бухгалтерская справка
288	Начислена за счет резерва предстоящих  расходов на оплату отпусков сумма отпускных работнику	23.06.2009	96	70	27 978,44	Записка-расчет о предоставлении отпуска работнику
290	Начислены за счет резерва страховые  взносы на случай травматизма	23.06.2009	96	69-2	55,96	Бухгалтерская справка-расчет
292	Удержан НДФЛ с суммы отпускных	25.06.2009	70	68	3637,2	Бухгалтерская справка, налоговая  карточка
293	Выплачены отпускные работнику	25.06.2009	70	50	24 341,24	Расходный кассовый ордер

 

В конце календарного года организации  необходимо проверить правильность и обоснованность созданного резерва. Для этого проводится инвентаризация резерва предстоящих расходов на оплату отпусков. Такая обязанность  закреплена в Методических указаниях  по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, которые утверждены приказом Минфина России от 13.06.95 № 49.

Вероятнее всего в результате инвентаризации «вмененщик» выявит перерасход либо излишек резерва. Порядок корректировки  величины резерва зависит от того, планирует ли плательщик ЕНВД на следующий  год вновь создавать резерв.

Допустим, организация, применяющая  систему налогообложения в виде ЕНВД, посчитала целесообразным продолжать формировать резерв предстоящих  расходов на оплату отпусков работников. В данном случае в бухгалтерском  балансе на конец отчетного года по отдельной строке указываются  остатки резерва, переходящие на следующий год. Об этом сказано в  пункте 72 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ.

Указанный остаток следует уточнить исходя из количества дней неиспользованного  отпуска, среднедневной суммы расходов на оплату труда работников (с учетом установленной методики расчета  среднего заработка) и обязательных отчислений в ФСС России, Пенсионный фонд РФ и на медицинское страхование (п. 3.50 Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств).

Чтобы плательщику единого налога определить сумму резерва в части  неиспользованных отпусков, нужно среднедневную  сумму расходов на оплату труда работников умножить на количество дней неиспользованных отпусков на конец года.

«Вмененщик» решил в следующем  году не формировать резерв предстоящих  расходов на оплату отпусков. Если сумма  фактически начисленного резерва превышает  сумму подтвержденного инвентаризацией  расчета, в бухгалтерском учете 31 декабря отчетного года производится сторнировочная запись затрат на производство и расходов на продажу. В учете при этом делается следующая проводка:

ДЕБЕТ 20 (23, 25, 26, 44) КРЕДИТ 96

- скорректирован резерв предстоящих  расходов на оплату отпусков  на сумму неизрасходованных денежных  средств. 

Также возможна обратная ситуация: на оплату отпусков было потрачено больше денежных средств, чем находилось в  резерве. В этом случае 31 декабря  отчетного года плательщику ЕНВД нужно сделать запись по включению  дополнительных отчислений в затраты  на производство и расходы на продажу.

2.2 Если резерв не создан

Если учетной политикой не предусмотрено  создание резерва предстоящих расходов на оплату отпусков, то суммы начисленных  отпускных, а также страховых  взносов в ПФР и ФСС России отражаются по дебету счетов затрат на производство или продажу (20, 23, 25, 26 и 44) в корреспонденции с кредитом счета 70.

Однако в расходы текущего месяца будут включаться только те суммы  отпускных, которые относятся к  данному месяцу. Другая часть отпускных, начисленная за следующие месяцы, учитывается на счете 97 «Расходы будущих  периодов» и относится на счета  учета затрат в последующие месяцы. Такой же порядок распространяется и на суммы страховых взносов  на обязательное пенсионное страхование, а также взносов от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний.

Пример 2

ООО «Свирель», осуществляющее автотранспортные перевозки грузов, уплачивает ЕНВД. Сотруднику фирмы А.П. Булкину (1969 года рождения) с 21 июля 2009 года предоставлен отпуск на 14 календарных дней. Сумма отпускных за 14 календарных дней отпуска равна 11 904,76 руб., из них за 11 дней июля — 9353,74 руб. и за три дня августа — 2551,02 руб. Отразим в бухгалтерском учете сумму начисленных А.П. Булкину отпускных.

Решение. Отпускные должны быть выплачены не позднее чем 18 июля 2009 года. Начисление взносов на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний в данном случае рассматривать не будем.

Бухгалтерские проводки ООО «Свирель»  представлены в таблице 2.

Таблица 2 – Отражение сумм начисленных отпускных по дебету счетов затрат в бухгалтерских проводках ООО «Свирель»

№ п/п	Содержание операции	Дата	Дебет	Кредит	Сумма, руб.	Документ
1	2	3	4	5	6	7
301	Начислены отпускные работнику  за часть отпуска, приходящуюся на июль	16.07.2009	20	70	9353,74	Записка-расчет о предоставлении отпуска  работнику
302	Начислены страховые взносы в ПФР	16.07.2009	69-2-1	69-2-2, 69-2-3	1309,52 (9353,74# #14%)	Бухгалтерская справка-расчет
303	Начислены отпускные работнику  за часть отпуска, приходящуюся на август	16.07.2009	97	70	2551,02	Записка-расчет о предоставлении отпуска  работнику
304	Начислены страховые взносы в ПФР	16.07.2009	69-2-1	69-2-2, 69-2-3	357,14 (2551,02# #14%)	Бухгалтерская справка-расчет
305	Удержан НДФЛ с суммы отпускных	16.07.2009	70	68	1547,62 (11 904,76# #13%)	Бухгалтерская справка, налоговая  карточка
306	Выплачены отпускные работнику	17.07.2009	70	50	10 357,14 (11 904,76 – – 1547,62)	Расходный кассовый ордер
307	Перечислен НДФЛ в бюджет	17.07.2009	68	51	1547,62	Расходный кассовый ордер
...	...	...	...	...	...	...
325	Перечислены страховые взносы в  ПФР	01.08.2009	69-2-2, 69-2-3	51	1666,66 (1309, 52 + + 357,14)	Расходный кассовый ордер
326	Включены отпускные за август в  затраты основного производства	01.08.2009	20	97	2551,02	Бухгалтерская справка