Организация учета на предприятиях оптовой торговли

Источниками получения аудиторских доказательств могут быть первичные документы экономического субъекта третьих лиц (счета-фактуры, выданные и полученные, спецификации, товарно-транспортные накладные, путевые листы, журнал учета полученных и выданных счетов-фактур, Книга покупок, Книга продаж, товарные учеты материально-ответственных лиц); регистры бухгалтерского учета экономического субъекта (регистры синтетического и аналитического учета по счетам 41 «Товары», 45 «Товары отгруженные» (если его применение предусмотрено учетной политикой предприятия), 90 «Продажи», 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками», 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками», Главная книга; результаты анализа финансово-экономической деятельности организации; устные высказывания сотрудников и третьих лиц; результаты и инвентаризация товаров проверяемой организации; бухгалтерская отчетность (приложение 19, 20) [17, с. 40]. Свою работу аудиторы должны начинать с ознакомления с проверяемым субъектом, изучить учредительные документы, вид деятельности, учетную политику организации, отчетность организации, ее основные показатели, чтобы выявить масштабы деятельности предприятия.

Только предварительно изучив проверяемый субъект можно определить примерный объем, трудоемкость  работ,  продолжительность аудита.

Специфика деятельности организации, объем, и сложность работы требуют определения четкой последовательности этапов при проведении аудита и правильного определения обязанностей между аудиторами. Необходимым средством для подготовки в аудиту является всесторонне продуманное планирование аудита.

Планирование аудиторских действий и составление программы аудита возможно только на основе предварительного изучения порядка  бухгалтерского учета товарных операций. На основании полученных сведений определяются конкретные аудиторские процедуры по проверке законности операций, их объем и детальность проведения [16, с. 19]. Для получения предварительных сведений о состоянии системы бухгалтерского учета и внутреннего контроля могут использоваться  тесты. Программа тестирования включает вопросы, позволяющие оценить систему бухгалтерского учета товарных операций и установить систему средств контроля за их проведением.

Результаты тестирования помогают аудитору правильно оценить эффективность системы бухгалтерского учета и внутреннего контроля товарных операций. Основываясь на результатах тестов, аудитор устанавливает, какие участки бухгалтерского учета следует проверять более тщательно, а какие менее тщательно (более выборочно) [36, с. 62].

Выяснив состояние системы бухгалтерского учета и внутреннего контроля, аудитор формирует план аудиторской проверки товарных операций. В нем определяются объем выполняемых работ; сроки и продолжительность работ; способы и приемы аудита; проведение инструктажа аудиторов.

В общем, плане на проведение аудита указывается руководитель, состав аудиторской группы, планируемый аудиторский риск, планируемый уровень существенности, планируемые виды работ, период проведения каждого вида работ, исполнители.

На основании плана работ перед началом аудита руководителем бригады аудиторов составляется программа аудиторской проверки товарных операций, в которой определяется аудиторских процедуры для получения документов подтверждающих законность и правильность отражения  учете товарных операций [36, с. 45]. В программе описываются все процедуры необходимые для реализации плана аудиторской проверки. Программа служит базой для контроля за выполнением заданий отдельными аудиторами группе.

Аудиторская проверка товарных операций начинается с ознакомления с отделом бухгалтерского учета, занимающегося учетом операций связанных с поступлением и оприходованием товаров. На этом этапе устанавливается, кто ведет бухгалтерский учет по движению ценностей (образование, стаж, родственные связи); какими нормативными документами пользуется; кому подотчетен бухгалтер; кто его проверяет; наличие схемы документооборота и альбома с перечнем и образцами заполненных первичных типовых документов; обоснованность, оптимальность и целесообразность выбора в учетной политике организационных, методических и технических аспектов по данному участку учета; наличие схем по поступлению и оприходованию товаров на счетах; какие методы внутреннего контроля используются (инвентаризация, документирование); соблюдаются ли сроки проведения инвентаризации и порядок оформления её результатов; правильность оформления договоров о материальной ответственности, наличие журналов регистрации документов (журнал регистрации счетов-фактур), приказов о постоянно действующей инвентаризационной комиссии.

Сохранность товаров зависит от условий хранения, поэтому следующим этапом контроля является проверка состояния складского хозяйства. Аудитор выясняет число и размещение складских помещений, условия хранения ценностей, обеспечение весоизмерительными приборами.

Следующим этапом проверки является инвентаризация товаров [30, с. 23]. В зависимости от уровня внутреннего контроля определяется необходимость ее проведения. До начала инвентаризации аудитор должен составить перечень подлежащих инвентаризации ценностей и договориться с руководителем организации о создании комиссии. Руководитель создает соответствующее распоряжение и вручает его членам инвентаризационной комиссии, а председателю комиссии передает контрольный пломбир. В состав инвентаризационной комиссии включают материально-ответственного лица, представителей руководства предприятия, работников бухгалтерии. Проводить инвентаризацию в отсутствие материально-ответственного лица нельзя, если в результате проверки будет установлена недостача товаров, ответственное лицо в этом случае может в последствии оспорить результаты инвентаризации и оспорить факт недостачи. Перед началом инвентаризации материально-ответственное лицо составляет отчет по поступлению и отпуску товаров на дату начала инвентаризации в двух экземплярах. Один экземпляр передается в бухгалтерию предприятия, а другой – аудитору. С ответственного лица берется расписка в том, что все документы, относящиеся к движению товаров, сданы в бухгалтерию, и что никаких не оприходованных или не списанных на реализацию ценностей в их распоряжении нет.

Во время инвентаризации аудитор должен: установить использовались ли складские помещения по назначению; правильно ли складируются товары; проверить, отвечают ли складские помещения требованиям, как они охраняются; удостовериться в аккуратном проведении процедур инвентаризационной комиссии; потребовать пересчета, обмера, взвешивания товаров; фиксировать результаты инвентаризации по каждому виду товаров в инвентаризационных описях, составляемых по месту нахождения (хранения) и по материально-ответственным лицам в единицах измерения принятых в учете.

Если при проверке на складе выявлены товары не принадлежащих предприятию, то на них составляется отдельная опись. А потом встречной проверкой выясняется, кому они принадлежат и почему хранятся на складе другой фирмы.

При проверке также необходимо проверить составляются ли сличительные ведомости в бухгалтерии по товарам, по которым выявлены отклонения от учетных данных (которые подписываются главным бухгалтером и материально-ответственным лицом); нужно получить от материально-ответственных лиц письменные объяснения о причинах выявленных недостач и излишков товарных ценностей; проверить правильность отражения в учете выявленных недостач или излишков ценностей.

После инвентаризации целесообразно провести проверку полноты оприходования, оценки и учета товарных ценностей. Во время проверки аудитор должен: проверить правильность ведения складского учета, обоснованность записей кладовщиком в его учетных документах; проверить полноту оприходования поступивших со стороны товаров. Нарушение порядка оприходования товаров приводит к их хищению, а также созданию излишков товаров, которые затем реализуются без отражения в учете с целью сокрытия доходов от налогообложения и присвоения полученных средств.

При проверке вопросов полноты оприходования товаров, аудитору необходимо произвести анализ платежно-расчетных документов, подтверждающих поступление ценностей от поставщиков. При этом проверке подлежат счета-фактуры, товарно-транспортные накладные с разного рода приложениями (спецификациями, сертификатами, удостоверениями качества и т.д.). Обращается внимание на правильность оформления этих первичных документов.

Далее аудитор проверяет полноту оприходования поступивших на склад товаров. Проверка проводится по первичным документам, а в случае необходимости проводится встречная проверка данных с данными предприятии, которое отгрузило товар. При этом следует помнить, что товары должны приходоваться чистым весом, за вычетом безвозмездных отходов.

При проведении аудиторской проверки поступления товарных ценностей необходимым условием является сопоставление данных первичных документов по поступлению товаров с данными журнала регистрации полученных счетов-фактур, Книги покупок, регистров бухгалтерского учета по счетам 41 «Товары» , 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» и данными Главной книги по этим же счетам (приложение 21) [15, с. 36].

Все полученные от поставщиков счета-фактуры должны быть отражены в обязательном порядке в Книге покупок в сумме, которая указана в счете и должна быть оплачена поставщику. Они должны регистрироваться по мере их поступления, за исключением тех счетов-фактур, в которых имеются подчистки и помарки и которые оформлены с нарушением установленного порядка.

Суммы, указанные в документах, полученных от поставщиков товаров должны соответствовать суммам, отраженным в Книге покупок, а затем данные за отчетный период по этому учетному первичному документу должны сопоставляться с результатами в регистрах бухгалтерского учета по счетам 41 «Товары» и 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками». После этого данные учетных регистров сравниваются с данными Главной книги по этим счетам и данными баланса. При проверке правильности корреспонденции счетов аудитор проверяет, не было ли в учете случаев, когда поступившие товары не приходовались на счет 41 «Товары», а были отнесены на другие счета.

Большое значение имеет правильность отражения в учете (выделение на счете 19) и принятие к зачету (возмещению) налога на добавленную стоимость (НДС). Здесь следует помнить, что сумма НДС по приобретенным товарам подлежит зачету (возмещению) только тогда, когда организацией выполнены следующие условия законодательства: сумма НДС должна быть выделена отдельной строкой, как в расчетных документах, так и в первичных учетных документах, а также в документах, на основании которых проводились расчеты при бартерных сделках, предварительной оплате, расчетах с использованием векселей и зачете взаимных требований.

В случаях, когда при приемке товаров выявлены расхождения по количеству и качеству, то приемка должна быть оформлена актами. Все акты должны быть составлены комиссией, которая создается по распоряжению руководителя. Без надлежащего оформления актов, претензии не могут быть предъявлены виновной стороне и не могут быть признаны действительными, а, следовательно, они не могут отражаться в учете за счет виновных лиц [30, с. 34].

При проведении аудита следует обратить внимание на правильность переоценки товаров, в результате которой изменяется их продажная цена и порядок переоформления документов по переоценке, и их отражения в бухгалтерском учете. Результаты переоценки должны быть оформлены письмом-актом, где помимо наименования, количества и другой информации о товаре указывается старая и новая цена, стоимость товаров в новых и старых ценах, сумма до оценки при повышении цен и сумма уценки при снижении цен. Результаты переоценки должны быть отражены на счете 14 «Переоценка материальных ценностей».

Проверку операции связанных с реализацией товаров и списанием их с материально-ответственных лиц целесообразно начать с проверки договоров на наличие печатей, подписей, реквизитов и условий сделки.

Особое внимание следует также обратить на правильности оформления первичных документов: накладные, товарно-транспортные накладные, счета-фактуры выставленные покупателям и другие документы. Их необходимо проверить на наличие порядковых номеров и дат выписки; наименования, адреса и ИНН покупателя; печатей, подписей и других реквизитов [28, с. 51].

Важным при проведении аудита является проверка Книги продаж. Аудитор должен убедиться, что все счета-фактуры зарегистрированы в том налоговом периоде, в котором возникло налоговое обязательство, и что оформление Книги продаж соответствует требованиям установленным законодательством [15, с. 38].

Особое внимание аудитору при проверке следует обратить на правильность оценки товаров при их списании с материально-ответственных лиц. Поэтому аудитору необходимо проверить обоснованность, полезность для управления и правильность использования выбранного в учетной политике варианта оценки товаров. Для того чтобы проверить правильность оценки списанных товаров, аудитор должен самостоятельно сделать расчет за любой период и сравнить свои данными с расчетами представленными бухгалтером.

При проведении аудита проверяющий должен обратить внимание на правильность и своевременность составления материально-ответственными лицами товарных отчетов [15, с. 41]. Сроки сдачи отчетов в зависимости от объема реализации должны соответствовать установленным срокам (от 1 до 10 дней).

При проведении аудита проверки операций по реализации товаров необходимым является встречная сверка данных первичных документов по продаже товаров с данными Книги продаж, регистров бухгалтерского учета по счетам 41 «Товары», 45 «Товары отгруженные», 90 «Продажи», 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками» и данными Главной книги по этим счетам (приложение 21, 22).

Все эти регистры взаимосвязаны между собой, а поэтому в них необходимо проверить полноту и своевременность отражения в учете себестоимости отгруженных товаров и выручки от их продажи, правильность списания себестоимости отгруженных товаров.

Все суммы отраженные в первичных документах должны соответствовать суммам, указанным в Книге продаж, ее данные в свою очередь должны соответствовать данным регистров бухгалтерского учета по счетам 90 «Продажи», субсчет 1 «Выручка», 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками», а итоговые суммы по этим регистрам должны быть сопоставимы с суммами по этим счетам отраженные в Главной книге и сданными отчета о прибылях и убытках. Правильность оборотов по кредиту счета 90 и 62 можно также  установить путем встречной сверки этих данных с записями по дебету счета 50 «Касса» (приложение 23) и 51 «Расчетный счет» (приложение 24).

Необходимо также произвести встречную сверку оборотов по дебету счета 45 «Товары отгруженные» с дебетовым оборотом по счету 90 «Продажи», субсчет. 2 «Себестоимость продаж» и с кредитовым оборотом по счету 41 «Товары». Все эти суммы должны соответствовать сумма указанным в Главной книге по этим счетам и данным отчета о прибылях и убытках.