Организация учета и аудита расчетов по оплате труда

Учет личного состава оформляется следующими первичными документами: [43, c. 268]

• приказ о приеме работника на работу;
• приказ об увольнении с работы;
• приказ о переводе на другую работу;
• приказ о предоставлении отпуска и т.д.

Копии всех приказов поступают в бухгалтерию и на их основании бухгалтер ведет расчет заработной платы.

Отдел кадров для поступающих на работу впервые выписывает трудовую книжку. [30, c. 15]. Она ведется для учета стажа работы, продвижения по служебной лестнице и т.д. Кроме этого с работником заключается индивидуальный трудовой договор.

В нем оговаривается:

• обязанности сторон;
• сроки договора;
• формы оплаты труда;
• премирование.

Индивидуальный трудовой договор - это соглашение в письменной форме между работником и работодателем о месте работы, сроке действия договора, об условиях режима труда, отдыха, оплаты, охраны труда, иных вопросах социально-бытового обеспечения работника, материальной ответственности сторон договора и др. [25, c. 134]

Индивидуальный трудовой договор может быть оформлен на следующие периоды: [25, c. 134]

• неопределенный срок;
• определенный срок;
• время выполнения определенной работы;
• время замещения отсутствующего работника.

Для заключения индивидуального трудового договора работодатель вправе потребовать документы: подтверждающие трудовую деятельность работника (трудовую книжку (при ее наличии) или индивидуальный трудовой договор, либо выписку из приказов о приеме и увольнении); удостоверение личности, свидетельство о присвоении индивидуального социального кода, пенсионный договор, свидетельство о рождении для лиц моложе шестнадцати лет, документ об образовании или профессиональной подготовке и иные документы, предусмотренные законодательством.

Помимо индивидуальных трудовых договоров, работодатель вправе заключать с работником гражданско-правовые договоры (подряда, поручения, оказания услуг и другие). Их заключают на выполнение исполнителем индивидуального конкретного задания, поручения.

Отдел кадров на каждого работника заводит личную карточку, где указывается образование, стаж работы, семейное положение, занимаемая должность и т.д.

Многие вопросы оплаты труда решаются на предприятии с помощью коллективного трудового договора. Он подписывается профкомом от имени работников предприятия и администрацией предприятия.

Кроме того, в коллективные договоры могут быть включены вопросы выполнения производственного задания, условия оплаты труда, улучшения жилищно-бытовых условий работников и другие, установление которых отнесено законодательством к совместной компетенции работодателя и коллектива.

К их числу могут относиться:

• перечень работ и профессий, дающих право на бесплатное получение спецодежды, спецобуви и других средств индивидуальной защиты;
• перечень работ и профессий, дающих право на установление дополнительных льгот и компенсаций для работников, занятых на тяжелых работах, с вредными условиями труда (согласно перечню по отраслям экономики);
• перечень производств, цехов, участков, где вводится суммированный учет рабочего времени.

Учет использования рабочего времени всех категорий работающих ведут в табеле учета рабочего времени для контроля за соблюдением рабочими и служащими установленного режима рабочего времени, получения данных об отработанном времени, расчета заработной платы. Составляется табель в одном экземпляре уполномоченным на то лицом; после соответствующего оформления он передается в бухгалтерию. Отметки в табеле о причинах неявок на работу или о работе неполный рабочий день, о работе в сверхурочное время и других отступлениях от нормальных условий должны быть сделаны только на основании документов, оформленных надлежащим образом (листок нетрудоспособности, справки о выполнении государственных или общественных обязанностей и т.п.).

Учет использования рабочего времени осуществляют в табелях методом сплошной регистрации явок и неявок на работу либо путем регистрации только отклонений (неявок, опозданий и т.д.).

Для учета личного состава, отработанного времени, расчетов с работающими по начислению и выплате заработной платы организации используют унифицированные формы первичных документов, утвержденные постановлением Госкомстата России от 30 октября 1997 г. № 71а. [11]

Форма № Т-1 «Приказ (распоряжение) о приеме на работу» заполняется в одном экземпляре работником отдела кадров на принимаемое организацией на работу лицо. Руководитель подразделения (цеха, отдела) дает заключение о возможности приема на работу (нанимающийся) на оборотной стороне приказа (распоряжения) указываются сведения о том, в качестве кого может быть принят на работу нанимающийся, по какому разряду или с каким окладом и с каким испытательным сроком. Приказ (распоряжение) о приеме на работу работника визируется в соответствующей службе организации для подтверждения оклада, устанавливаемого по штатному расписанию. С приказом (распоряжением), подписанным руководителем организации, работника знакомят под расписку.

Приказ (распоряжение) о приеме на работу передается в бухгалтерию организации, где открывается лицевой счет на вновь принятого работника.

Форму № Т-2 «Личная карточка» заполняют и ведут в отделе кадров на всех работников организации.

Формой № Т-5 «Приказ (распоряжение) о переводе на другую работу» оформляется перевод работника из одного подразделения организации в другое. Ее заполняет в двух экземплярах сотрудник отдела кадров. Один экземпляр хранится в отделе кадров, другой передается в бухгалтерию для внесения изменений в лицевой счет.

В распоряжении указываются: основание перевода, размер тарифной ставки, оклада, надбавки по прежнему и новому месту работы, сведения о не сданных работником материальных ценностях и др. Распоряжение подписывают начальники подразделений, руководитель организации и сам работник.

Форма № Т-6 «Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска» применяется для оформления ежегодного отпуска и отпусков других видов, предоставляемых членам трудового коллектива в соответствии с действующими законодательными актами и положениями, коллективным договором и графиком отпусков. Приказ заполняется в двух экземплярах (один остается в отделе кадров, другой передается в бухгалтерию), подписывается начальником структурного подразделения, руководителем организации и самим работником.

В бухгалтерии в этом документе указываются выплаты, произведенные работнику за отпуск и удержание из нее. Эти данные переносят в лицевой счет.

Форма № Т-8 «Приказ (распоряжение) о прекращении трудового договора (контракта)» оформляется при увольнении работника и заполняется в двух экземплярах: один остается в отделе кадров, другой передается в бухгалтерию. Приказ подписывается начальником структурного подразделения (цеха, отдела) и руководителем организации. Делается отметка о полученных, но не сданных работником материальных ценностях.

Непосредственно в приказе рассчитывается заработная плата увольняемого: определяются средний заработок, начисленная сумма причитающейся заработной платы, размер компенсации за неиспользованный отпуск, выходное пособие, а также сумма удержаний НДФЛ, страховых взносов в Пенсионный фонд и другие фонды. Эти данные переносятся в лицевой счет работника.

Форма № Т-12 «Табель учета использования рабочего времени и расчета заработной платы» применяется для контроля за соблюдением установленного режима рабочего времени персонала организации, получения данных об отработанном времени, расчета заработной платы; ведется табельщиком (мастером) и подписывается начальником структурного подразделения. Данные табельного учета используют при составлении статистической отчетности и начислении заработной платы. Это документ, на основании которого начисляется заработная плата за отработанное время работникам с повременной оплатой труда и с окладом по штатному расписанию.

Форма № Т-13 «Табель учета использования рабочего времени» применяется для тех же целей, что и форма № Т-12, при автоматизированной обработке данных. В ней ведется только учет явок и неявок, отработанного времени и проводятся данные для начисления заработной платы по видам и направлениям затрат. Все остальные необходимые сведения для статистической отчетности и бухгалтерского учета получают с помощью вычислительных машин.

Данные о начисленной оплате труда, удержаниях, вычетах и выплатах, о состоянии расчетов по заработной плате отражаются в формах № Т-49 «Расчетно-платежная ведомость», № Т-53 «Платежная ведомость» и № Т-54 «Лицевой счет». Форма № Т-54-а «Лицевой счет» в отличие от формы № Т-54 содержит только справочные данные и принимается там, где расчеты по оплате труда ведутся с помощью вычислительных машин. Получаемые расчетные листки в виде машинограммы по расчету заработной платы за каждый месяц вкладываются в лицевой счет работника.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2 Оценка сложившейся  системы учета расчетов по  оплате труда в ООО «ТЦ Пчелка»

 

2.1 Организация  учета расчетов по оплате труда  в ООО «ТЦ «Пчелка»

 

При организации учета расчетов по оплате труда используются законодательные и нормативные документы, а также учетная политика предприятия, которая формируется главным бухгалтером на начало каждого отчетного года. При формировании учетной политики ООО «ТЦ «Пчелка» соблюдены имущественная независимость и непрерывность деятельности предприятия, а также последовательность применения выбранной учетной политики.

Свою деятельность бухгалтерия организует на основе Закона и положений о бухгалтерском учете. Функциональные обязанности каждого в отделе расписаны в должностных инструкциях.

Учет и расчет заработной платы на предприятии осуществляет бухгалтер.

Так как ООО «ТЦ «Пчелка» осуществляет розничную торговлю продовольственной продукции в кафе «Пчелка» и непродовольственной продукции  в аптеке «Пчелка», заработная плата ООО «ТЦ «Пчелка» формируется в кафе за счет повременной формы оплаты труда, за основу расчета при которой берется оклад или фактически отработанное время. А в аптеке заработная плата формируется за счет начислений по окладу.

Специфика расчетов с персоналом в кафе «Пчелка» по всем видам начислений и удержаний заключается, прежде всего, в следующем:

• на расчеты по оплате труда и подготовку всей необходимой документации отводятся сжатые и строго определенные сроки. При этом наличие множества различных факторов, определяющих размер начислений оплаты труда, порядок налогообложения, удержаний и т.д., делает расчет в каждом конкретном месяце непохожим на предыдущие.
• в процессе начисления и выплаты сумм заработной платы бухгалтеру необходимо руководствоваться значительным числом нормативных актов, регулирующих выполнение операций по бухгалтерскому учету.
• важна не только правильность осуществления самих расчетов, но и точность оформления первичных документов, служащих основанием для расчетов с работниками. Первичные учетные документы должны быть составлены по установленной форме, и содержать все необходимые реквизиты.

В связи с этим и определяются задачи бухгалтерского учета труда и заработной платы в кафе: [47]

• контроль за рабочим временем, а также за соблюдением установленных штатов, должностных ставок, окладов, положений об оплате труда;
• правильное и своевременное начисление заработной платы и выдача ее в установленные сроки;
• правильное и своевременное удержание и перечисление налога на доходы физических лиц;
• рациональное использование средств, направляемых на расходы по оплате труда.

Учет оплаты труда, заработной платы и расчетов с работниками кафе ведет на основе принятых в Российской Федерации законодательных норм регулирования трудовых отношений.

Юридической формой взаимоотношений работников в кафе выступает трудовой договор, по которому работник обязуется выполнять работу по определенной специальности, квалификации или должности с подчинением правилам внутреннего трудового распорядка, а предприятие обязуется выплачивать ему заработную плату и обеспечивать условия труда, предусмотренные законодательством о труде и соглашении сторон.

Прием на постоянную работу осуществляется на основании приказов о приеме на работу в пределах штатного расписания, устанавливаемого кафе самостоятельно в соответствии с законодательством. Штатное расписание утверждается директором кафе в соответствии с необходимым количеством рабочих и служащих для полного осуществления его хозяйственной деятельности. В штатном расписании кафе предусмотрены должности материально ответственных лиц (кладовщик, бармены, повара), с которыми при приеме на работу наряду с трудовым договором заключается договор о материальной ответственности.

Сведения о приеме, перемещении и увольнении работников регистрируются на основании приказов в их личных карточках и трудовых книжках.

Ведение и хранение трудовых книжек осуществляется ООО «ТЦ «Пчелка». В кафе работники приобретают трудовые книжки самостоятельно.

Если принимаемый на работу не имел трудового стажа, трудовая книжка, а также пенсионное свидетельство оформляется работодателем – ООО «ТЦ «Пчелка».

На основании личной карточки бухгалтерия заполняет лицевой счет по форме №Т-54, который составляется для отражения сведений о заработной плате за прошлые периоды. В него заносятся записи обо всех видах начислений и удержаний из заработной платы на основании первичных документов по учету труда, отработанного времени и документов на различные виды выплат. Исходя из лицевого счета вычисляется средний заработок, необходимый для проведения начислений при оплате отпуска, по больничным листкам и т. д. Каждый год на каждого работника открывается новый лицевой счет. [34, c. 412]