Методы бухгалтерского учета

2.Документирование хозяйственных  операций как один из важнейших  элементов метода бухгалтерского учета.

Бухгалтерский документ — это письменное свидетельство, которое подтверждает факт совершения хозяйственных операций, право на их совершение или устанавливает материальную ответственность работников за доверенные им ценности.

Бухгалтерскими документами оформляются любые хозяйственные операции в той последовательности, в какой они совершаются. Это обеспечивает сплошной, непрерывный учет всех объектов бухгалтерского учета; юридическое обоснование бухгалтерских записей, которые делают на основании документов, имеющих доказательную силу; использование документов для текущего контроля и оперативного руководства хозяйственной деятельностью организаций; контроль за сохранностью собственности, так как документами подтверждается материальная ответственность работников за доверенные им ценности; укрепление законности, поскольку документы служат основным источником сведений для последующего контроля правильности, целесообразности и законности каждой хозяйственной операции при документальных ревизиях.

Формы и реквизиты документов. Форма документа определяется совокупностью показателей (реквизитов) и их расположением в документах. Наименование показателей и их количество в документах зависят в основном от содержания отражаемой хозяйственной операции. Некоторые реквизиты являются основными (обязательными) для каждого документа. Они определяют содержание отражаемых операций и придают документу доказательную силу. К таким реквизитам относят наименование документа, дату составления; наименование организации, от имени которой составлен документ; содержание хозяйственной операции; измерители хозяйственной операции (в натуральном и денежном выражении); наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления; личные подписи указанных лиц. Перечень должностей лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов, утверждает руководитель организации по согласованию с главным бухгалтером.

В зависимости от характера операции и технологии обработки данных в  первичные документы могут быть включены дополнительные реквизиты.

Первичные документы должны быть составлены в момент совершения операции, а  если это не представляется возможным - непосредственно по окончании операции.

Ответственность за своевременное  и доброкачественное создание документов, передачу их в установленные сроки для отражения в бухгалтерском учете, достоверность содержащихся в документах данных несут лица, создавшие и подписавшие эти документы.

Своевременное и достоверное создание первичных документов, передача их в установленных порядке и сроки для отражения в бухгалтерском учете производятся в соответствии с утвержденным в организации графиком документооборота.

Первичные учетные документы принимаются  к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных (типовых) форм первичной учетной документации.

Унифицированные формы первичных  документов должны применяться в  организации без изменений. Формы  первичных документов, не предусмотренных  альбомами унифицированных первичных  документов, разрабатываются организацией самостоятельно. При этом они должны содержать все обязательные реквизиты.

Наряду с унификацией важное значение имеет стандартизация документов, т.е. установление одинаковых стандартных  размеров бланков типовых документов.

Порядок составления и обработки документов. Документы следует составлять на бланках установленной формы с заполнением всех реквизитов. Если некоторые реквизиты не заполнены, то свободное место прочеркивают.

Запись в документах делают чернилами, шариковой ручкой или на пишущих и счетных машинах. В денежных документах сумму указывают цифрами и прописью. Документы должны быть оформлены аккуратно, текст и цифры написаны четко и разборчиво. Если в тексте или цифрах допущена ошибка, ее следует зачеркнуть (так, чтобы можно было прочесть зачеркнутое) и написать сверху правильный текст или сумму. Затем правильный текст или сумму повторяют на полях документа и заверяют подписью лица, оформляющего документ. Текст оговорки таков:

Написанному в исправление ошибки ....................................................... верить  
(новый текст или сумма)  
Дата Подпись

В некоторых документах, например в приходных и расходных кассовых ордерах, исправления делать не разрешается.

Поступающие в бухгалтерию документы  обязательно проверяют. Прежде всего производят проверку по форме, в процессе которой устанавливают необходимое количество заполненных реквизитов, наличие и правильность подписей, четкость и разборчивость заполнения документа. Затем осуществляют арифметическую проверку, при которой определяют правильность подсчетов в документе. После этого документы проверяют по существу, устанавливают законность и целесообразность хозяйственных операций.

Проверенные и принятые бухгалтерией документы подвергаются бухгалтерской  обработке, которая включает в себя их расценку, группировку и разметку (контировку).

Расценка (таксировка) документов - это денежная оценка указанных в документе материальных ценностей.

Группировка - это подбор однородных документов в пачки, что позволяет делать записи общими итогами. На основе групп первичных документов часто составляют сводные документы.

Разметка (контировка) - это определение и запись корреспондирующих счетов по каждой хозяйственной операции, отраженной в документах.

После разметки данные документов о  хозяйственных операциях записывают в синтетических и аналитических счетах, а использованные документы сдают в архив. Путь, который проходят документы от момента выписки до сдачи на хранение в архив, называется документооборотом.

Перед сдачей документов в архив их необходимо соответствующим образом подготовить: однородные первичные документы формируют в дела, содержащие обычно до 250 листов при толщине не более 4 см.

При формировании дел необходимо соблюдать  следующие условия: документы постоянного  и временного сроков хранения группируют в дела раздельно; подлинники отделяют от копий, а годовые планы и отчеты — от квартальных и месячных; в дело должно быть включено по одному экземпляру каждого документа.

Каждый документ, помещенный в дело, должен быть оформлен в соответствии с требованиями государственных стандартов и других нормативных актов.

В дело группируются документы одного периода - месяца, квартала, календарного года, — кроме переходящих дел (например, личные дела, не закрывающиеся  по окончании календарного года). При наличии в деле документов за несколько месяцев документы помесячно разделяются листами бумаги с указанием месяца.

Приложения к документам независимо от даты их утверждения или составления  присоединяются к документам, к которым  они относятся.

Существуют определенные правила  группировки в дела по видам и  хронологии. Уставы, положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и  группируются вместе с указанными документами; приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу; подлинные экземпляры приказов по основной деятельности систематизируются и подшиваются в дела вместе с приложениями в порядке их номеров. Документы к приказам по основной деятельности группируются и подшиваются отдельно.

Приказы по личному составу группируются в дела в соответствии с установленными сроками их хранения. Документы, являющиеся основанием для издания приказа  по личному составу, подшиваются  в личные дела сотрудников или  образуют самостоятельное дело приложений к данным приказам.

Плановые и отчетные документы  хранятся в делах того года, к  которому они относятся по своему содержанию, независимо от времени  их составления или даты поступления.

Например, отчет за 2002 г., составленный в 2003 г., должен быть отнесен к 2002 г.

Документы в отчетах необходимо располагать в определенной последовательности. Например, документы отчета о финансовой деятельности организации, состоящие  из баланса, объяснительной записки  и приложений к нему, располагают  в таком порядке: объяснительная записка к отчету, баланс, а затем приложения.

Лицевые счета сотрудников организации  по заработной плате группируются в  самостоятельные дела и располагаются  в них в алфавитном порядке  фамилий. Протоколы заседаний совета трудового коллектива или собрания акционеров организации группируются по хронологии и порядку номеров. Документы, подготовленные, к заседаниям, помещаются после протоколов в последовательности рассмотрения вопросов.

Переписка группируется за календарный  год и систематизируется в хронологической последовательности: документ-ответ помещается за документом-запросом. Обзоры, докладные записки, акты, справки и другие документы, отражающие основное содержание деятельности предприятия, группируются в одном деле при условии, что они касаются одного и того же вопроса.

Папки с документами заключаются  в переплет. На титульном листе  указывают наименование организации, название и порядковый номер в  деле с начала года, отчетный период (год, месяц), номер ведомости, общее  количество листов в деле, срок хранения дела.

3.Классификация бухгалтерских  документов,их стандартизация и  унификация.Документооборот.

Все хозяйственные операции должны производиться с оформлением  первичных документов, на основании  которых ведется бухгалтерский  учет.

Документы бухгалтерского учета классифицируются по различным  признакам:

по назначению;

по содержанию хозяйственных  операций;

по объему отраженных в них операций;

по способу использования;

по числу учитываемых  операций;

по месту составления;

по способу заполнения.

Бухгалтерские документы  по назначению можно разделить на группы:

организационно-распорядительные;

оправдательные (исполнительные);

комбинированные;

документы бухгалтерского оформления.

К организационно–распорядительным документам относятся приказы, распоряжения, указания, доверенности и т.п. Эти документы содержат распоряжение, разрешение, поручение либо право на проведение хозяйственной операции. Информация, содержащаяся в этих документах, не заносится в учетные регистры, так как в них не отражается сам факт совершения операции.

К оправдательным (исполнительным) документам относятся накладные, требования, приходные ордера, акты приемки и т.п. Оправдательные документы составляются в момент совершения операции, отражая ее исполнение, и представляют собой источник первичной учетной информации или первый этап учетного процесса. Информация, содержащаяся в них, заносится в учетные регистры.

Существует целый ряд  документов, сочетающих в себе разрешительный и оправдательный характер, такие  документы относят к комбинированным (платежная ведомость, расходный кассовый ордер).

Документы бухгалтерского оформления заполняются бухгалтером  для оправдания записей, не имеющих  других документальных подтверждений. Это различные расчеты и справки, которые играют вспомогательную роль и составляются для облегчения и ускорения работы бухгалтерии (справка бухгалтерии на сторнирование ошибочно сделанной записи; распределение прибыли предприятия, общепроизводственных, общехозяйственных, внепроизводственных расходов и др.). Информация из таких документов также заносится в учетные регистры. 

Унификация документов – это разработка единых документов для учета однородных операций на различных предприятиях и в организациях. Создание унифицированных документов облегчает их составление, разработку типовых проектов механизации и автоматизации учета, позволяет централизовать изготовление специальных бланков документов.  
 
В нашей стране широко применяется также стандартизация документов. 

Стандартизация  документов – это установление одинаковых стандартных размеров бланков для однотипных документов. Стандартизация облегчает бухгалтерскую обработку документов, последующее их хранение. Унификация и стандартизация обеспечивают и защитные функции документов. Унификация и стандартизация документов возложены на Государственный статистический комитет России и его органы на местах. Сотрудникам ОБЭП, следователям, специалистам-бухгалтерам из числа ревизоров, экспертов в процессе анализа бухгалтерских документов следует иметь в виду, что хозяйствующим субъектам при организации и осуществлении бухгалтерского учета разрешается: 

1) устанавливать формы  организации бухгалтерской работы, не противоречащие законодательству; 
2) разрабатывать систему внутрипроизводственного бухгалтерского учета и объективного контроля; 
3) вводить бухгалтерскую отчетность, необходимую для использования в данном хозяйствовании; 
4) предусматривать порядок проведения инвентаризации, методы оценки видов имущества и обязательств; 
5) вносить в рекомендуемые регистры бухгалтерского учета и методы его ведения изменения исходя из конкретных условий хозяйственной деятельности и соблюдая общие методологические принципы.

Документооборот – это путь движения документов через все стадии обработки, начиная с момента выписки документов и кончая сдачей их на хранение в архив. 

Стадии, которые проходят документы, можно условно разделить  на следующие этапы: 
 
1) выписка документов; 
2) проверка документов; 
3) прием документов; 
4) обработка документов; 
5) отражение операций, оформленных документами на бухгалтерских счетах; 
6) сдача на хранение и хранение документов.  
 
На каждом предприятии (в организации, учреждении) к организации документооборота предъявляются требования.