Контроль и ревизия

подразделениях, должностных  инструкциях, договорах о материальной ответственности.

Если такие правовые документы не оформлены, это свидетельствует о неэффективности системы управления. Помимо прочего, отсутствие должностных  и других необходимых инструкций и предписаний не позволит предъявить работнику обоснованную претензию  в случае обнаружения фактов, свидетельствующих о нарушении им исполнительской дисциплины.

Составив перечень полномочий и обязанностей, которые прописаны в организационных документах, ревизор может приступить к изучению законности решений должностных лиц.

Инвентаризация решений  должностных лиц на предмет  соответствия этих решений нормативным  документам организации проводится в ходе изучения распорядительных документов. Ревизор должен собрать образцы подписей должностных лиц, чьи решения проверяются.

Все распорядительные документы проверяются но форме на их соответствие правилами делопроизводства: правильно ли проставляются низы, есть ли нужные расшифровки фамилий, ставятся ли даты, соблюдается ли ГОСТ Р 6.30-97 «Унифицированные системы документации, унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», придающий распорядительному документу безусловную юридическую силу. Следует изучить подписи в распорядительных документах на соответствие полномочиям должностных лиц, предоставленных им организационными документами.  

Обязательной  проверке подвергается система контроля исполнения решений, действующая в  организации. Непосредственный контроль решений, отраженных на специальных  носителях, например контрольных карточках, обычно возлагается на делопроизводственный аппарат организации и создаваемую в нем контрольную службу. Ревизор проверяет сроки исполнения решений. Одни решения исполняются согласно указанным в них срокам, другие - согласно действующему законодательству или стандартам, например, в соответствии с Единой государственной системой делопроизводства приказы руководителя организации и решения коллегиального органа, организации исполняются согласно указанному в них сроку, а письма организации с резолюцией её руководителя исполняются в течении 10 дней. Следует провести анализ принимаемых решений.

Повышение эффективности в работе управления связанно с прохождением распорядительных и информационных документов. Ревизор проверяет систему регистрации входящих и исходящих документов, систему движения документов по подразделениям организации.

После проведения ревизии основных участков учета можно сделать вывод обобщающий об управлении организации. Этот вывод, весьма вероятно, будет поверхностным  и приблизительным, но, тем не менее, обобщение результатов ревизии должно быть сделано.  

Планы по контрольно-ревизионной  работе- это дело формируется из перспективных, годовых и квартальных планов работы соответствующего контрольно-ревизионного органа. Не рекомендуется хранить в данном деле программы и планы проведения отдельных ревизий, поскольку они по своему содержанию представляют собой составную часть контрольно- ревизионных материалов. Срок хранения этого дела - постоянно.

Материалы ревизий и проверок - к этому делу относятся акты ревизий и отчеты о результатах проверок, проведенных собственными силами, привлеченными лицами и другими контролирующими органами. Здесь также хранятся программы и планы проведения ревизий и проверок, рабочие записи контролеров, промежуточные акты, сличительные ведомости, копии документов, письменные объяснения должностных и материально ответственных лиц. Рекомендуется также в этом деле хранить копии решений, принятых по результатам ревизий. Срок хранения этого дела - постоянно.     

Журнал учета ревизий  и проверок - в нем указываются наименование проверенной организации, дата проведения ревизии или проверки, период, за который она проведена, дата принятия решения по ее результатам, срок, в который должна быть представлена организацией информация о выполнении решения. Срок хранения этого журнала – постоянно.

Переписка по вопросам контрольно-ревизионной работы -  документы систематизируются, относящиеся к переписке контрольно-ревизионного органа с другими организациями по различным вопросам, связанным с организацией контрольно-ревизионной работы (повышением квалификации работников контрольно-ревизионного аппарата, сборам и представлением информации о состоянии контрольно-ревизионной работы, приказы, указания, постановления). Срок хранения этого дела - не менее 5 лет.

Книга протоколов служит для  регистрации заседаний ревизионной комиссии хозяйственного общества, общественной или кооперативной организации и служебных совещаний в штатных контрольно- ревизионных органах. В нее заносят содержание обсуждавшихся вопросов, выступлений и принятые решения. Срок хранения книги протоколов – постоянно. Кроме того, ведут еще два дела:

- «Заявления и жалобы  работников организации», в котором обычно в

течение 5 лет хранятся все  поступившие заявления, жалобы и  письма работников, а также материалы по результатам их рассмотрения;

- «Журнал регистрации  входящей и исходящей корреспонденции», в

котором в хронологической последовательности регистрируется вся поступающая и исходящая корреспонденция по делопроизводству ревизионной комиссии. Срок хранения этого журнала – 3 года.

 

 

 

 

            

   

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2 Описать порядок проведения ревизии использования трудовых ресурсов, средств на оплату труда и премирования. Составить в табличном варианте рабочий план ревизора

 

2.1 Основные этапы и последовательность контрольно-ревизионной работы

 

 

Планирование, состоит в разработке контролирующей организацией плана с указанием экономического субъекта ожидаемого объема, процедур и сроков проведения контроля.

Перспективные планы разрабатываются  на срок от 3 до 5лет и более, и включают научно - исследовательские работы в области контроля: разработку автоматизированных систем обработки контрольно - ревизионной  информации на ЭВМ, повышение квалификации специалистов по контролю, прочее.

Текущие планы контрольно - ревизионной работы составляются поквартально на предстоящий календарный  год с учетом периодичности ревизии, установленной для предприятий  и организаций, а также наличия  работников контрольно - ревизионной  службы.

Индивидуальные планы (месячные и квартальные) составляются руководителем  контрольно - ревизионной службы на основании текущих планов для  каждого контролера - ревизора. Эти  планы вручаются исполнителям не позже чем за 10 дней до начала месяца для подготовки к ревизии.

Выбор объекта ревизии осуществляется исходя из характера деятельности организации: не выполняются планы, не обеспечивается сохранность ценностей, отмечается нерентабельная работа и др. Потребность в специалистах, которых необходимо привлечь для проведения ревизий, определяется ее объемом и содержанием. После этого издается приказ или распоряжения руководителя ревизующей организации о ревизии, в котором указывается наименование проверяемого предприятия, период за который проверяется его деятельность, состав ревизионной бригады, срок проведения и вид ревизии. Руководителем ревизионной бригады, как правило, привлекается работник контрольно - ревизионной службы, имеющий специальное образование и практический опыт ревизионной работы.

Подготовка ревизии начинается с изучения состояния ее объекта. ревизионной бригадой до выезда на объект контроля, изучаются планы торговой и финансово - хозяйственной деятельности предприятия и их выполнение за ревизуемый период. Источниками информации являются:

1. торгово-финансовый план,
2. годовая и периодическая бухгалтерская и статистическая отчетность,
3. акт предыдущей ревизии и решения по ней;
4. документы тематических проверок, различного рода служебных

расследований и принятых по ним решений.

На данном этапе контрольно - ревизионной работы анализируются  внутренние и внешние факторы, влияющие на хозяйственную деятельность предприятия; организационно управленческая структура; виды деятельности, структура капитала; технологическая структура; уровень  рентабельности; основные контрагенты; порядок распределения прибыли, остающейся в распоряжении предприятия; система внутреннего контроля; принципы формирования оплаты труда персонала. На основе данных анализа разрабатывается  программа ревизии, в которой  устанавливаются объекты ревизии, методы и последовательность проверки, периоды выборочного и сплошного  контроля.

Этот этап завершается  оформлением рабочего плана ревизора, в котором для каждого исполнителя  определяется участок выполняемых  работ и время их выполнения.

Обследование ревизуемого  объекта состоит в изучении ревизионной  бригадой структуры предприятия, расположения мест хранения денежных средств и  ТМЦ, а также осуществления торговой деятельности. Одновременно изучают  организационно - распорядительные документы, изданные за ревизуемый период, распределение  обязанностей между руководством предприятия  и функциональными службами управления. При этом проверяют выполнение решения  вышестоящей организации по предыдущей ревизии, оперативному контролю деятельности предприятия, а так же устранение недостатков, выявленных другими контролирующими  органами. При необходимости может  осуществляться корректировка программы  ревизии.

Выполнение контрольно - ревизионных процедур в соответствии с программой ревизии и рабочими планами ревизоров может осуществляться параллельно (одновременно проверяется несколько участков деятельности) или последовательно (после проверки одного участка переходят к проверке другого участка) в зависимости от численности ревизионной бригады. Но все объекты контроля изучаются во взаимосвязи.

Оформление результатов  ревизии является одним из завершающих этапов контрольно - ревизионной работы. Осуществляется группировка выявленных недостатков, обсуждение их с руководством ревизуемого предприятия, обобщение и отражение результатов ревизии в акте. В случаях, когда со стороны руководства ревизуемого предприятия имеются возражения по содержанию недостатков, размеров ущерба и ответственности за него, производится повторна проверка документов, отражающих данную хозяйственную операцию, и регулирующих ее нормативно - правовых документов. По результатам повторной проверки вносятся соответствующие коррективы в первоначальные результаты ревизии.

Результаты ревизии оформляются  актом, который подписывается руководителем  ревизионной группы (а при необходимости  и членами ревизионной группы), руководителем и главным бухгалтером ревизуемой организации под роспись в получении с указанием даты получения. В случаях отказа руководства ревизуемой организации подписать и принять акт он может быть направлен по почте с уведомлением, что будет свидетельствовать о дате его получения.

Возражения и замечания  со стороны руководства ревизуемой организации могут быть оговорены  перед подписью и одновременно указаны  в письменном виде отдельным документом, который приобщается к материалам ревизии.

Акт ревизии состоит из вводной и описательной части.

Вводная часть акта ревизии  содержит информацию о ревизии (наименование темы ревизии; дата и место составления  акта; кем на каком основании произведена ревизия; проверяемый период и сроки проведения ревизии), а также всю информацию о проверяемой организации (наименование, реквизиты, ИНН, ведомственная принадлежность, наименование вышестоящей организации, сведения об учредителях, цели и виды деятельности, имеющиеся лицензии на осуществление отдельных видов деятельности, перечень и реквизиты счетов в кредитных учреждениях, депозитные и лицевые счета в ОФК, лицо имеющее на проверяемый период право первой подписи в организации, лицо являвшееся на проверяемый период главным бухгалтером), а также кем и когда проводилась предыдущая ревизия, что сделано за прошедший период по устранению выявленных ею недостатков и нарушений.

Описательная часть акта ревизии должна состоять из разделов в соответствии с вопросами, указанными в программе ревизии.

Акт ревизии должен характеризоваться  объективностью, обоснованностью, четкостью, лаконичностью, доступностью и системностью изложения.

Материалы ревизии состоят  из акта ревизии и приложений к  нему. Приложения представляют собой  документы или копии их, на которые  имеются ссылки в акте ревизии.

По результатам проведенной  ревизии руководитель контрольно - ревизионного органа направляет руководителю проверенной организации представление  для принятия мер по пресечению выявленных нарушений, возмещению причиненного государству  ущерба и привлечению к ответственности  виновных лиц (выводы и предложения по результатам ревизии).

Контроль за выполнением решений осуществляется путем направления материалов ревизии в ОФК, правоохранительные органы, органы государственной власти субъектов РФ, органы местного самоуправления, вышестоящей организации либо органу, осуществляющему общее руководство деятельностью ревизуемой организации.