Инвентаризация в системе аудита

5) производится ежемесячная  проверка счетов основных средств  и амортизации и обесценении  основных средств;

6) в ходе проверки  установлено – на предприятии ТОО «Авеста» отсутствует внутренний контроль, арифметический подсчет проверяет бухгалтер.

 

 

2.2 Документальное оформление  результатов инвентаризации

 

 

Итоги инвентаризации оформляются  инвентаризационной описью основных средств  и сличительной ведомостью результатов  инвентаризации основных средств. Указывается  основание для проведения инвентаризации:

- приказ, постановление,  распоряжение;

- порядковый номер  документа;

- начало и окончание  инвентаризации.

В инвентарной описи  указываются фактические данные и данные бухгалтерского учета. В  сличительной ведомости указываются только те объекты, по которым имеются расхождения. Оба документа подписываются членами инвентаризационной комиссии, материально-ответственными лицами и бухгалтером, который проводил подсчеты.

Инвентаризационные описи  могут быть заполнены как с  использованием средств вычислительной и другой организационной техники, так и ручным способом.

На каждой странице описи  указывают прописью число порядковых номеров материальных ценностей  и общий итог количества в натуральных  показателях, записанных на данной странице, вне зависимости от того, в каких единицах измерения (штуках, килограммах, метрах и т.д.) эти ценности показаны.

Исправление ошибок производится во всех экземплярах описей путем  зачеркивания неправильных записей  и проставления над зачеркнутыми правильных записей. Исправления должны быть оговорены и подписаны всеми членами инвентаризационной комиссии и материально ответственными лицами.

В описях не допускается  оставлять незаполненные строки, на последних страницах незаполненные  строки прочеркиваются. На последней странице описи должна быть сделана отметка о проверке цен, таксировки и подсчета итогов за подписями лиц, производящих эту проверку.

Описи подписывают члены  инвентаризационной комиссии и материально-ответственные  лица. В конце описи материально-ответственные лица дают расписку, подтверждающую проверку комиссией имущества в их присутствии, об отсутствии к членам комиссии каких-либо претензий и принятии перечисленного в описи имущества на ответственное хранение. При проверке фактического наличия имущества в случае смены материально-ответственных лиц принявший имущество расписывается в описи в получении, а сдавший - в сдаче имущества.

Для определения результатов  инвентаризации в бухгалтерии составляется "Сличительная ведомость результатов  инвентаризации основных средств" (ф.№ инв.- 12) (Приложение 4) с включением в нее объектов, по которым выявлены отклонения от учетных данных.

При установлении фактов недостачи или излишков основных средств инвентаризационная комиссия собирает письменные объяснения о причине расхождений у материально-ответственных лиц. Недостачи или порча объектов основных средств возмещаются за счет виновных лиц. По решению администрации предприятия (приказ или распоряжение по итогам работы инвентаризационной комиссии) на него закладывается взыскание. Виновное в недостаче или порче материально-ответственное лицо обязано возместить ущерб предприятию по рыночной стоимости объекта. Разница между рыночной и остаточной стоимостью пропавшего или испорченного объекта отражается в бухгалтерском учете как внереализационные доходы предприятия.

На неучтенные основные средства выписывают новые инвентарные  карточки; по недостающим объектам, списанным с баланса, карточки помещают в раздел картотеки "Архив".

Протокол заседания  инвентаризационной комиссии утверждается руководителем предприятия не позднее 10 дней после окончания инвентаризации.

Результаты инвентаризации находят свое отражение на счетах бухгалтерского учета. Результаты должны быть отражены в учете того месяца, в котором была закончена инвентаризация.

Инвентаризационной комиссией  была выявлена недостача сотового телефона марки Nokia 6210. Причиной недостачи является утеря радиотелефона сотрудником  предприятия. Первоначальная стоимость  телефона - 22950 тенге, начисленный износ  на момент утери – 2150 тенге.

Недостача основных средств  отражена как выбытие основных средств, но с отнесением балансовой стоимости  в начет виновному. Также в  бухгалтерии была составлена "Сличительная ведомость результатов инвентаризации основных средств" с включением в нее объектов, по которым выявлены отклонения от учетных данных. (Приложение 4)

По недостающему основному  средству, списанному с баланса, карточку помещают в раздел картотеки «Архив».

Данная операция была отражена в бухгалтерском учете следующим образом (Таблица 4).

 

Таблица 4

Недостача собственных  основных средств

 

Содержание хозяйственных операций	Сумма, тенге	Корреспонденция счетов
		Дебет	Кредит
Установлена недостача основных средств: На сумму начисленного износа На балансовую стоимость, предъявленную к взысканию На сумму НДС (от балансовой стоимости), 13%	2150 20800 2912	2424 1281 7211	2415 2415 3131
Виновный установлен: На балансовую стоимость объекта На разницу между рыночной и  балансовой стоимостью недостающего объекта Погашение недостачи в установленном порядке На долю разницы между рыночной и балансовой стоимостью (при погашении)	20800 2912 20800 2912	1252 1252 3351 3522	1281 3522 1252 6161

 

Таким образом, основные средства выбывают с баланса предприятия  в результате их ликвидации по причине  износа, в результате их реализации, безвозмездной передаче, а также в процессе выявленной недостачи инвентаризационной комиссии.

 

 

2.3 Совершенствование и унификация инвентаризации.

 

 

На качество, оперативность  и экономичность проведения инвентаризации значительно влияет количественный и качественный состав инвентаризационных комиссий. К проведению инвентаризационной работы должны привлекаться руководители или их заместители, бухгалтера и другие работники, хорошо знающие цены, учёт и отчётность, не маловажное значение имеет образование, а так же стаж работы, непосредственно и стаж работы на занимаемой должности. При проведении контроля материалы инвентаризаций, с целью их достоверности и качества инвентаризационной работы необходимо тщательно проанализировать все нарушения заполнения инвентаризационных описей, обращая особое внимание на признаки, свидетельствующие о хищениях. К ним относятся:

не оговорённое исправление  цены, количества и суммы;

подчистки записей, добавление и дописки цифр;

неправильное сбалансирование единиц товаров по страницам инвентаризационных описей;

не соответствие количества единиц товаров по странице описи  количеству, указанному инвентаризационной комиссией; неправильный подсчёт итогов на отдельных страницах и в  инвентаризационной описи в целом;

указание в инвентаризационной описи завышенных остатков отдельных  товаров;

записи об остатках определённых ТМЦ в описи на конец отчётного  периода в большем объёме, чем  записи тех же ТМЦ в описи на начало периода (если по этим товарам  не было движения).

Для выявления хищений, характеризующиеся указанными признаками, необходимо провести их исследование путём тщательно проведённой  проверки тех операций, которые содержат отдельные формальные признаки злоупотреблений, путём применения приёмов встречной проверки, взаимного контроля, контрольного сличения, с целью выявления факторов, указывающих на определённые способы сокрытия хищений и злоупотреблений. В целях пресечения злоупотреблений и нарушений при составлении инвентаризационных описей и сокращения сроков инвентаризационной работы необходимо совершенствовать технику её проведения.

Совершенствование методов  проведения инвентаризаций должно быть направлено на применение многочисленных документов, в которые будут записываться данные о наличии ценностей специальным шрифтом, воспринимаемым как человеком, так и ЭВМ. Определение результата инвентаризации является одним из ответственных моментов бухгалтерской обработки материалов инвентаризации. Между тем некоторые руководители не рассматривают инвентаризационные описи и не дают по ним своего заключения.

При тщательном изучении инвентаризационных описей представляется возможность определить ТМЦ в  завышенных количествах и принять  меры по рассмотрению или завозу отсутствующих  ТМЦ. Таким образом, инвентаризационные ведомости дают информацию для управления запасами. Задача состоит в том, чтобы в наиболее краткие сроки обеспечить выведение результатов инвентаризации.

Следует рекомендовать  инвентаризационной комиссии определить предварительные результаты на месте, немедленно по окончании инвентаризации и до открытия предприятия. Предварительные результаты определяются путём сравнения остатков по товарно-денежному отчёту с фактическими остатками по описи. Предварительные результаты носят оперативный характер и документального отражения не находят. Улучшению качеству проводимых инвентаризаций и повышению отчётности членов инвентаризационной комиссии и работников способствуют контрольные проверки проведённых инвентаризаций. Поэтому необходимо проверять выполнение планов контрольных проверок, каковы их результаты, какие применяются меры к лицам, проводившим инвентаризацию на низком уровне. Исследования показывают, что иногда они проводятся формально и не компетентными лицами.

Контрольные проверки должны возглавлять авторитетные лица. Желательно, чтобы контрольные проверки осуществляли и вневедомственные органы. Проверке должны подлежать ценности, количество которых вызывает сомнение у проверяющего.

Рекомендуется проверять  одноимённые ценности, находящиеся  в одном помещении, но записанные в разных местах инвентаризационной описи, а также ценности, записанные в конце описи. Имели место случаи, когда результаты инвентаризаций искажались по причине некачественной и несвоевременной проверки бухгалтером товарно-денежных отчётов материально ответственных лиц за инвентаризационный период. Что свидетельствует о целесообразности проведения при необходимых обстоятельствах после инвентаризации документальной ревизии, анализа товарных запасов, поступления, реализации и внутреннего перемещения товаров, а так же своевременности и полноты оприходования товаров, отпущенных поставщиками по оплаченным и не оплаченным документам, сдачи выручки. Только при этом условии контрольные проверки будут действенны и достигнут.

В настоящее время  широкое распространение при обработке инвентаризационных документов получили самые разнообразные средства вычислительной и организационной техники. Объясняется это прежде всего большим объёмом счётной технической работы, которую необходимо выполнить в сжатые сроки с наименьшими трудовыми запасами.

Для упрощения ведения бухгалтерского учета на предприятиях, и соответственно упрощения процесса инвентаризации, вводятся унифицированные формы первичной документации.

Унификация в документоведении рассматривается как сокращение исходного количества форм документов и приведение их к единообразным правилам оформления.

Унифицированная система  документации (УСД) — система документации, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности.

Непосредственные разработчики конкретных форм документов и систем документации — министерства (ведомства), осуществляющие координацию той  или иной отрасли деятельности. Ими  же утверждаются унифицированные формы  документов, Так, министерство финансов отвечает за бухгалтерские документы, министерство здравоохранения РФ - за медицинские.

Общегосударственные унифицированные формы документов разрабатываются с учетом возможности  их компьютерной обработки. Они обязательны  для применения во всех учреждениях, организациях и на предприятиях независимо от их подчиненности и формы собственности Унификация документов проводится в целях сокращения количества применяемых документов, типизации их форм, повышения качества, снижения трудоемкости их обработки, достижения информационной совместимости различных систем документации по одноименным и смежным функциям управления, более эффективного использования вычислительной техники.

В Приказе Министра финансов Республики Казахстан от 21 июня 2007 года № 216 "Об утверждении форм первичных учетных документов" утверждены следующие формы первичных учетных документов при инвентаризации:

• Форма Инв-1. Инвентаризационная опись долгосрочных активов
• Форма Инв-2. Инвентаризационная опись биологических активов
• Форма Инв-3. Инвентаризационная опись нематериальных активов
• Форма Инв-4. Инвентаризационная опись запасов
• Форма Инв-5. Акт инвентаризации товаров отгруженных
• Форма Инв-6. Инвентаризационная опись запасов, принятых (сданных) на ответственное хранение
• Форма Инв-7. Акт инвентаризации запасов, находящихся в пути
• Форма Инв-8. Акт инвентаризации драгоценных металлов и изделий из них
• Форма Инв-9. Инвентаризационная опись финансовых инвестиций
• Форма Инв-9а. Инвентаризационная опись бланков строгой отчетности
• Форма Инв-10. Акт инвентаризации денежных средств
• Форма Инв-11. Акт инвентаризации дебиторской и кредиторской задолженности
• Форма Инв-12. Сличительная ведомость результатов инвентаризации объектов долгосрочных активов
• Форма Инв-13. Сличительная ведомость результатов инвентаризации биологических активов
• Форма Инв-14. Сличительная ведомость результатов инвентаризации запасов
• Форма Инв-15. Акт инвентаризации инвестиций
• Форма Инв-16. Инвентаризационный ярлык