Инвентаризация в системе аудита

Работа инвентаризационной комиссии оформляется протоколом.

В протоколе инвентаризации также указывается информация о проведении теста на обесценение активов в соответствие с Правилами ведения бухгалтерского учета государственных учреждений, утвержденными приказом Министра финансов Республики Казахстан от 3 августа 2010 года № 393, зарегистрированным в Реестре государственной регистрации нормативных правовых актов за № 6443. Наличие факта обесценения активов с объяснением причин возникновения подтверждается независимым экспертом, утверждается администратором бюджетных программ при согласовании с уполномоченным органом по управлению государственным имуществом.

1.3 Отражение в бухгалтерском учете результатов инвентаризации

Для своевременного и  правильного выведения результатов  инвентаризации товаров и тары к моменту ее завершения работники бухгалтерской службы должны выполнить следующие подготовительные работы: проверить, обработать и записать в учетные регистры, все оформленные в надлежащем порядке и представленные материально ответственным лицом отчеты и документы по приходу и расходу ценностей; произвести сверку данных бухгалтерского аналитического натурально-стоимостного учета товаров с натуральным (количественным) складским учетом, оформив актом; при оперативно-бухгалтерском (сальдовом) учете товаров в бухгалтерии вместо акта сверки на день инвентаризации обеспечить составление сальдовой ведомости остатков товаров. В результате этих проделанных подготовительных работ бухгалтерия торговой организации устанавливает учетные остатки товаров и тары на дату инвентаризации, которые затем заносятся в инвентаризационную опись.

Поступившие в бухгалтерию  торговой организации описи от инвентаризационной комиссии, подвергаются обработке, сущность которой заключается в тщательной проверке правильности оформления инвентаризационных описей, правильности указанных цен, таксировки, подсчетов частных и общих итогов по каждой странице и по описи в целом, порядка приемки товарных отчетов, наличие подписей всех членов инвентаризационной комиссии и т.д. Выявленные ошибки должны быть исправлены и оговорены за подписью работника бухгалтерии, проверявшего описи, председателя инвентаризационной комиссии и материально ответственного лица (бригадира).

На оптовых предприятиях (базах, складах, холодильниках и  др.) где ведется натурально-стоимостной учет товарно-материальных запасов, результаты инвентаризации товаров и тары выводятся путем сопоставления учетных данных с данными инвентаризационной описи по количеству и сумме отдельно по каждому наименованию, артикулу, прейскурантному номеру, сорту, цене товаров и тары. Если не обнаружено расхождений, то бухгалтер, ведущий учет товарно-материальных запасов, указывает об этом в конце инвентаризационной описи и подписывается.

По каждому факту  расхождений между показателями бухгалтерского учета и инвентаризационной описи материально ответственные лица обязаны представить инвентаризационной комиссии письменные объяснения по существу расхождений с указанием причины, вызвавшей излишки, сверхнормативные недостачи и пересортицу товаров.

Материалы (результаты) инвентаризации вместе с письменными объяснениями материально ответственных лиц передают на рассмотрение постоянно действующей центральной инвентаризационной комиссии. Последняя устанавливает характер выявленных недостач и излишков, разрабатывает предложения, направленные на предотвращение как излишков, так и недостач и определяет порядок регулирования разницы между инвентаризационными и учетными данными путем зачета пересортиц одноименных товаров, списания суммовых разниц и естественной убыли. Эти предложения рассматриваются и утверждаются руководителем торговой организации.

В процессе инвентаризации может быть выявлена пересортица  товара - недостача одного сорта (товара) при излишке другого одноименных  товаров. Она образуется в случае, когда вместо одного товара оприходован или списан другой товар одноименной группы.

Основные средства, запасы, денежные средства и другие материальные ценности, оказавшиеся в излишке, подлежат оприходованию и зачислению на финансовый результат.

Недостача материальных ценностей, а также порча сверх  норм естественной убыли относится на виновных лиц. В тех случаях, когда виновники не установлены или во взыскании с виновных лиц отказано судом, убытки от недостач и порчи списываются на расходы организации.

В документах, представляемых для оформления списания недостач ценностей и порчи сверх норм естественной убыли, должны быть решения следственных или судебных органов, подтверждающие отсутствие виновных лиц, либо отказ на взыскание ущерба с виновных лиц, либо отказ на взыскание ущерба с виновных лиц, либо заключение о факте ценностей, полученное от отдела технического контроля или соответствующих специализированных организаций (заключение экспертов).

По всем недостачам, излишкам, потерям, связанным с порчей долгосрочных активов и других ценностей, должны быть получены письменные объяснения соответствующих лиц.

На основании представленных объяснений и материалов инвентаризации комиссия устанавливает характер выявленных недостач, потерь от порчи ценностей, а также их излишков, и в соответствии с этим вносит предложения по регулированию разниц между данными инвентаризации и данными бухгалтерского учета.

Результаты инвентаризации должны быть отражены в учете и  отчетности того месяца, в котором  была закончена инвентаризация.

В соответствии с Правилами  составления и представления  бюджетной отчетности государственными учреждениями и администраторами бюджетных программ, утвержденными приказом Министра финансов Республики Казахстан от 8 июля 2010 года № 325, зарегистрированным в Реестре государственной регистрации нормативных правовых актов за № 6352 в пояснительных записках к годовой бюджетной и финансовой отчетности необходимо отражать данные о результатах проведенной инвентаризации.

Таблица 1

Корреспонденция счетов при инвентаризации

Таким образом, по дебету счета 7210 «Административные расходы» списываются недостачи, а также порчи в пределах нормы и сверх нормы. По кредиту счета 6280 «Прочие расходы» учитываются неучтенные активы.

В целях обеспечение  достоверности данных бухгалтерского учета и финансовой отчетности проводится инвентаризация активов и обязательств не менее одного раза в год. При проведении инвентаризации аудитор, с оговоренными раннее условиями, может непосредственно присутствовать на инвентаризации. Он проверяет достоверность инвентаризации. По окончании инвентаризации он оценивает существенность расхождений данных бухгалтерского учета и результатов инвентаризации.