Инвентаризация в системе аудита

Если время инвентаризации товарно-материальных запасов не позволяет  аудитору наблюдать за ее проведением, то это может трактоваться как  ограничение объема аудита, что в свою очередь может привести к выражению мнения аудитора, не являющегося безоговорочно положительным. В этом случае аудиторское заключение может содержать следующий фрагмент завершающей части: "Мы не наблюдали за проведением инвентаризации материально-производственных запасов, проведенной по состоянию на 31 декабря 20(XX) г., поскольку наше назначение в качестве аудиторов организации "YYY" состоялось после указанной даты. Мы не смогли получить необходимых подтверждений количества материально-производственных запасов на указанную дату с помощью других аудиторских процедур. По нашему мнению, за исключением корректировок (при наличии таковых), которые могли бы оказаться необходимыми, если бы мы имели возможность наблюдать за ходом инвентаризации материально-производственных запасов и тем самым убедиться в достоверности остатков по счетам бухгалтерского учета на начало отчетного периода, финансовая (бухгалтерская) отчетность организации "YYY" отражает достоверно во всех существенных отношениях".

В целях обеспечения  достоверности данных бухгалтерского учета и финансовой отчетности проводится инвентаризация активов и обязательств не менее одного раза в год.

Количество инвентаризаций в отчетном периоде, даты их проведения, перечень активов и обязательств, проверяемых при каждой из них, устанавливаются организацией.

Инвентаризация проводится:

-перед составлением годовой финансовой отчетности;

-при смене материально-ответственных лиц  (на день приема - передачи);

-при установлении факта хищений или злоупотреблений, а также порчи ценностей;

-в случае пожара или стихийных бедствий и других чрезвычайных ситуациях;

-при ликвидации, реорганизации (при слиянии и присоединении, разделении, выделении и преобразовании) государственного учреждения как юридического лица.

Для проведения инвентаризации приказом руководителя организации создается постоянно действующая инвентаризационная комиссия, устанавливаются сроки начала и окончания инвентаризации,

Инвентаризационная комиссия создается из работников организации в составе не менее 3 человек, включая главного бухгалтера.

Инвентаризационная комиссия возглавляется руководителем организации или его заместителем.

Руководитель организации обеспечивает условия для полной и точной проверки фактического наличия объектов учета в установленные сроки.

В учреждениях  с большой номенклатурой ценностей  в межинвентаризационный период по распоряжению руководителя государственного учреждения проводятся выборочные инвентаризации материальных ценностей в местах их хранения и переработки.

На крупных предприятиях оптовой (базах и складах) и розничной торговли (универсамах, гастрономах и т.д.) в целях ускорения снятия фактических остатков ценностей во всех местах их хранения могут создаваться несколько инвентаризационных подкомиссий, которые работают под руководством председателя инвентаризационной комиссии. В состав каждой подкомиссии входят представитель администрации (председатель подкомиссии), работник бухгалтерской службы и материально ответственные лица (заведующие предприятия, отделов, секции или их заместители) или один или несколько членов бригады материально ответственных лиц. Председатель инвентаризационной комиссии организует работу подкомиссии, обеспечивает проведение инвентаризации в целом по предприятию.

Председатель комиссии и материально ответственное лицо (бригадир) по данным итогов всех инвентаризационных описей, составленных под комиссиями, оформляют сводный акт о наличии товарно-материальных запасов по всему предприятию, который ими и подписывается.

Для повышения эффективности инвентаризационной работы и обеспечения реальности и объективности результатов инвентаризации в торговых организациях создают постоянно действующие центральные инвентаризационные комиссии, которые оказывают помощь директорам и главным бухгалтерам торговых предприятий в организации и проведении инвентаризации. Комиссию возглавляет руководитель организации или его заместитель и в ее состав входят главный бухгалтер, начальники структурных подразделений (служб), представители общественности. Состав этих комиссий и порядок их работы утверждаются приказом руководителя торговой организации.

Постоянно действующие центральные инвентаризационные комиссии проводят профилактическую работу по обеспечению сохранности товарно-материальных запасов, организуют проведение инвентаризации, проводят инструктаж членов рабочих инвентаризационных комиссий, осуществляют контроль за ходом проведения инвентаризации и правильностью выведения ее результатов, обоснованность предложенных зачетов по пересортице ценностей в местах хранения, участвуют в рассмотрении результатов инвентаризации, а в случае выявления крупных недостач и других нарушений проводят по поручению руководителя организации повторные сплошные инвентаризации, рассматривают объяснения, полученные от лиц, допустивших недостачу или порчу ценностей, а также другие нарушения и дают по ним заключения и предложения по совершенствованию организации приемки, хранения и отпуска товарно-материальных запасов, их учета и контроля в целях обеспечения полной сохранности ценностей.

Создание центральной  инвентаризационной комиссии, проведение инвентаризации в организациях, обслуживаемых централизованной бухгалтерией, утверждение календарного плана проведения инвентаризации, а также распределения работников для участия их в инвентаризационных комиссиях утверждается приказом руководителя организации. На основании этого приказа руководителями организации, обслуживаемых централизованной бухгалтерией, назначаются свои инвентаризационные комиссии.

Инвентаризационная комиссия проводит инвентаризацию материальных ценностей и денег по местам их хранения отдельно по материально-ответственным лицам.

Проверка фактического наличия имущества производится при непосредственном участии материально  ответственных лиц.

Инвентаризация  проводится инвентаризационной комиссией только в полном составе.

Инвентаризации товарно-материальных запасов должны начинаться в строго указанное в распоряжении (приказе) о проведении инвентаризации время и проводиться в сжатые и строго ограниченные сроки, которые устанавливаются руководителем торговой организации при назначении инвентаризации. Строго установленые сроки продолжительности каждой инвентаризации, исходя из состояния и условия хранения товаров, позволяют организовать более целеустремленную работу по проверке фактического наличия и состояния ценностей, не допускать ослабления темпов этой сложной и ответственной работы и обеспечить быстрое завершение инвентаризации, что необходимо для максимально возможного сокращения перерывов в работе торговых предприятий, отрицательно отражающихся на объеме товарооборота.

Прежде чем приступить к проверке фактического наличия  материальных ценностей инвентаризационная комиссия производит:

-опломбирование подсобных помещений, подвалов и других мест хранения ценностей, имеющих отдельные входы и выходы;

-проверку исправности всех вес о измерительных приборов;

-получить последние на момент инвентаризации отчеты о движении материальных ценностей и денег.

На день до начала инвентаризации должна быть закончена обработка  всех документов по приходу и расходу ценностей, произведены соответствующие записи в карточках (книгах) аналитического учета и выведены остатки.

Материально-ответственные  лица, до начала инвентаризации дают расписку в том, что к началу инвентаризации все документы, относящиеся к приходу и расходу ценностей, сданы в бухгалтерскую службу и все ценности, поступившие на их ответственное хранение, оприходованы, а выбывшие списаны в расход.

На складах  и в других местах хранения материальные ценности должны быть рассортированы и уложены по наименованиям, сортам, размерам и прочим параметрам. На материальные ценности должны быть повешены ярлыки с подробными сведениями, характеризующими эти ценности, с указанием их количества, массы (веса) и меры.

Наличие материальных ценностей  при инвентаризации определяется путем  обязательного подсчета, взвешивания, обмера. По материалам и товарам, хранящимся в неповрежденной упаковке поставщика, количество этих ценностей в виде исключения определяется на основании документов при обязательной проверке фактического наличия части этих ценностей. Определение массы (веса или объема) навалочных материалов допускается проводить на основании обмеров и технических расчетов, о чем в описях делается соответствующая отметка.

Если инвентаризация материальных ценностей, находящихся  на складах или в других закрытых помещениях, не закончена в тот  же день, помещения должны быть опечатаны  при уходе инвентаризационной комиссии. Печать на время инвентаризации хранится у председателя инвентаризационной комиссии. Во время перерывов в работе инвентаризационных комиссий (в обеденный перерыв, в ночное время, по другим причинам) описи должны храниться в закрытом помещении, где проводится инвентаризация (в шкафу, сейфе).

Сведения о фактическом наличии объектов учета записываются в инвентаризационные описи (сличительные ведомости (Форма Инв-12, Инв-13, Инв-14)) или акты инвентаризации.

Инвентаризационная опись  составляется в одном экземпляре комиссией отдельно по каждому местонахождению объекта ценностей и должностному лицу, ответственному за сохранность ценностей. До начала инвентаризации от каждого лица или группы лиц, отвечающих за сохранность ценностей, берется расписка. Расписка включена в заголовочную часть формы. При выявлении объектов, которые не отражены в учете, а также объектов, по которым отсутствуют данные, характеризующие их, комиссия должна включить недостающие сведения в инвентаризационную опись. После оформления в установленном порядке опись передается в бухгалтерию для составления сличительной ведомости.

Акт (далее по тексту «описи») составляется в двух экземплярах и подписывается  инвентаризационной комиссией и материально-ответственным лицом. Один экземпляр передается в бухгалтерию организации (индивидуального предпринимателя), второй остается у материально-ответственного лица. До начала инвентаризации от материально-ответственного лица, отвечающего за сохранность ценностей, берется расписка. Расписка включена в заголовочную часть формы. При смене материально-ответственного лица акт составляется в трех экземплярах (материально-ответственному лицу, сдавшему материальные ценности, материально-ответственному лицу, принявшему материальные ценности, и бухгалтерии).

Описи подписываются  председателем и всеми членами  инвентаризационной комиссии. В конце описи материально-ответственные лица дают расписку, подтверждающую проверку инвентаризационной комиссией имущества в их присутствии, об отсутствии к членам инвентаризационной комиссии каких-либо претензий и принятии перечисленного в описи имущества на ответственное хранение.

На ценности, пришедшие  в негодность, составляется отдельная  инвентаризационная опись. В протоколе  инвентаризационной комиссии они отмечаются отдельно с указанием причин их порчи  и/или виновных в этом лиц.

Описи заполняются вручную или с помощью компьютерной техники, без подчисток и помарок.

На каждой странице описи  указывается прописью число порядковых номеров материальных ценностей  и общий итог количества ценностей  в натуральных показателях, записанных на данной странице, вне зависимости от того, в каких единицах измерения (в штуках, килограммах, метрах) эти ценности показаны.

Исправления ошибок производится во всех экземплярах описей путем  зачеркивания неправильной записи и  проставления над зачеркнутыми данными  правильных записей. Исправления должны быть оговорены и подписаны всеми членами инвентаризационной комиссии и материально-ответственными лицами.

В описях не допускается  оставлять незаполненные строки.

На последних листах описей в незаполненных строках  ставятся прочерки.

На последней странице описи должна быть сделана отметка  о проверке цен, таксировки  и  подсчете итогов за подписями лиц, производивших  эту проверку.

При проверке фактического наличия объектов учета в случае смены материально-ответственных  лиц, принявший ценности, расписывается в описи в их получении, а сдавший - в их сдаче.

По окончании инвентаризации оформленные описи сдаются в  бухгалтерскую службу организации для проверки, выявления и отражения в учете результатов инвентаризации.

Данные бухгалтерского учета, проставляемые в описях, подтверждаются подписью главного бухгалтера организации.

Все материальные ценности, а также арендованные долгосрочные активы, учтенные на забалансовых счетах, инвентаризируются в порядке  и в сроки, установленные для ценностей, учитываемых на балансе.

По окончании инвентаризации проводятся контрольные проверки с  целью установления правильности проведения инвентаризации.

Контрольные проверки инвентаризации должны проводиться с участием членов инвентаризационных комиссий и материально-ответственных лиц по окончании инвентаризации, но обязательно до открытия склада (кладовой, секций), где производилась инвентаризация.