Характеристика системы "Инфо-бухгалтер"

Сохранение отчета в архиве обеспечивает возможность неоднократно возвращаться к сформированному отчету. Это  может быть необходимо в тех случаях, когда отчет строится достаточно долго. Кроме того, имеет смысл  сохранять в архивах электронные  копии уже сданных государственным  органам регламентированных отчетов.

Экспорт отчета в текстовый или  табличный процессор. При составлении  некоторых бухгалтерских документов, например пояснительной записки, входящей в состав годовой бухгалтерской  отчетности, приходится приводить данные, которые не нашли отражения в  формах годовой отчетности, или которые  раскрывают содержимое отдельных статей баланса. Такие данные, как сведения об объемах реализации продукции, товаров, услуг, работ по видам деятельности, по географическим рынкам сбыта или раскрытие статей прочих активов и пассивов, могут быть получены в системах компьютерного учета. Но сформированные отчеты должны быть преобразованы и экспортированы во внешние файлы, чтобы с ними мог в дальнейшем работать любой внутренний и внешний пользователь. Просмотр отчета перед его печатью и печать отчета. Системы компьютерного учета позволяют настраивать некоторые параметры печати и печатающего устройства. Особенно богатые возможности предоставляют программы, созданные для использования в среде Windows. Многие из них дают возможность отпечатать отчет в альбомной форме, сжать его по ширине, изменить шрифт, задать колонтитулы, количество экземпляров и т.д. При печати отчета на нескольких листах он должен иметь титульный лист с названием отчета и датой, временем создания, а каждый следующий лист – нумерацию.

Перед печатью отчета некоторые  системы компьютерного учета  позволяют просмотреть его в  том виде, в котором он будет  напечатан (режим предварительного просмотра). 
Отпечатанный отчет при передаче внешним пользователям должен быть подписан, т.е. юридически правильно оформлен.

13. Процедуры завершения отчетного периода

Выявлению финансового результата и составлению отчетности предшествует значительная подготовительная работа. Бухгалтеру приходится выполнять ряд  регламентных процедур, связанных с  закрытием месяца и отчетного  периода. В системах компьютерного  учета эти процедуры реализуются  с разной степенью автоматизации. Каждая программа, предполагает использование  определенной технологии закрытия месяца, отчетного периода, следовать которой  должен бухгалтер.

К завершающим регламентным процедурам месяца относятся:

1. Исчисление амортизации основных средств и нематериальных активов.
2. Выполнение расчетов по отнесению доли ранее понесенных затрат, предстоящих расходов в издержки производства, незаработанных доходов в доходы отчетного периода.
3. Определение налогов и сборов, относимых на издержки производства.
4. Распределение накладных издержек между объектами калькулирования и/или их прямое списание на реализованную продукцию (работы, услуги).
5. Определение фактической себестоимости продукции, работ, услуг.
6. Выявление реализационной прибыли (убытка).
7. Выявление прибыли (убытка) от операций по реализации основных средств и прочих активов.
8. Выявление общего финансового результата деятельности предприятия.

В редакциях типовой конфигурации программы при проведении документа "Закрытие месяца" выполняюся с11ледующие действия:

• Перенос остатков общепроизводственных (счет 25) и общехозяйственных (счет 26) расходов на счет производства (счет 20). При этом остатки распределяются по видам деятельности по каждому подразделению предприятия, пропорционально доле затрат на данный вид деятельности в общих затратах на оплату труда.
• Перенос остатков основного производства (счет 20) по видам деятельности, связанным с выпуском продукции, на счет выпуска продукции (счет 37). Затем последующий перенос остатков счета выпуска продукции (счет 37) в дебет счета реализации (счет 46). При этом, в зависимости от сальдо счета выпуска продукции (счет 37) проводка создается либо с положительной, либо с отрицательной суммой.
• Перенос остатков счета основного производства (счет 20) по видам деятельности, связанным с выполнением работ и оказанием услуг на счет реализации (счет 46).
• Определение прибыли или убытка с переносом остатков счетов реализации (счет 46, счет 47, счет 48) на счет прибылей и убытков (счет 80).

При завершении квартала перед составлением промежуточной отчетности кроме  перечисленных процедур дополнительно  выполняются еще ряд расчетов. В их числе:

1. Расчет сумм налогов и сборов, расходы по уплате которых относят на финансовый результат предприятия (налог на имущество предприятий, местные налоги и сборы).
2. Переоценка остатков имущества и обязательств, стоимость которых выражена в иностранной валюте.
3. Расчет налога на прибыль.
4. Расчет налогов и сборов, расходы по уплате которых относятся на уменьшение чистой прибыли.

Как и процедуры завершения месяца, указанные действия выполняются  в системах компьютерного учета  с разной степенью автоматизации. Обычно наиболее полно реализуются только действия по переоценке остатков имущества  и обязательств, стоимость которых  выражена в иностранной валюте.

В результате проведения документа "Переоценка валюты" автоматически формируются  проводки по начислению курсовых разниц по всем валютам и всем счетам, требующим переоценки.

По завершении года перед составлением годовой отчетности кроме вышеперечисленных выполняются процедуры:

1. Проведение инвентаризации для документального подтверждения наличия и состояния активов и обязательств организации и ввод в информационную базу учета необходимых проводок.
2. Реформация баланса.

Только после выполнения перечисленных  процедур, формирования по ним проводок и отражения их в информационной базе учета, выполнения пересчета итогов оборотов и остатков по счетам, субсчетам, объектам аналитического учета можно  приступить к составлению промежуточной  или годовой бухгалтерской отчетности.

14. Понятия отчетный и учетный период.

В системах автоматизации бухгалтерского учета следует различать два  понятия: "отчетный период" и "учетный  период".

Отчетный период отражает цикличность  в технологии ведения учетных  работ. Учетный период связан с технологией  обработки данных, принятой в конкретной автоматизированной системе. Понятие "учетный период" шире понятия "отчетный период". В рамках учетного периода отчетный период рассматривается  как некоторый временной интервал, за который могут быть составлены стандартные отчеты и сформирована регламентированная внешняя отчетность предприятия.

Любая компьютерная система учета  поддерживает традиционную цикличность  работ: месяц – квартал – год, характерную для ручного учета. Однако многие компьютерные системы позволяют формировать отчеты за произвольный период, указанный пользователем. Данные, включаемые в отчет, могут относиться не только к текущему периоду, но и к предыдущим периодам. Поэтому система должна обеспечивать доступ к информации о сальдо и итогах оборотов по бухгалтерским счетам предшествующих периодов. Учетный период в компьютерных системах характеризуется:

• возможностью выбора временного интервала при построении выходных форм;
• способами ведения системы переходящих сальдо синтетических и аналитических бухгалтерских счетов;
• составом ограничений, которые накладывает система при внесении изменений в учетные данные предшествующих отчетных периодов.

В системах автоматизации учета  реализуются разные модели организации  учетного периода. Среди них выделяются три основные:

• модель бесконечного учетного периода;
• модель гибкого учетного периода;
• модель фиксированного учетного периода.

Модель бесконечного учетного периода. В системах с моделью бесконечного учетного периода отчеты могут быть получены за любой произвольный интервал дат, а учетные данные – корректироваться за любой период. В таких системах хранятся все данные с начала внедрения системы, они не разделяются по отчетным периодам. Поэтому в них можно вносить любые изменения за любой период, рассчитывать остатки и итоги оборотов по бухгалтерским счетам и формировать отчеты за любой указанный интервал дат.

Модель бесконечного периода имеет  две разновидности. В первой из них  построение любых отчетов требует  полного пересчета итоговых данных за всю предысторию использования  системы .

Чтобы избежать пересчета данных от начала функционирования системы, была разработана вторая разновидность  данной модели. Она предполагает использование  контрольных точек.

Контрольная точка (К) – точка, в  которой формируются и хранятся остатки синтетических и аналитических  счетов. Обычно она совпадает с  началом (Кн) и концом (Кк) отчетного периода (месяцем, кварталом, годом), но может и не совпадать.

Период расчета итогов и формирования отчетов задается в виде интервала  дат: начало и конец периода.

В АИС «Инфо-бухгалтер» используется модель гибкого учетного периода. В системах, которые реализуют эту модель, предполагается, что длина учетного периода может переопределяться произвольно. Существует две разновидности этой модели. Первый вариант устанавливает только начало учетного периода, второй – начало и конец периода. 
     В этой модели предшествующий учетный период закрыт для изменения данных. В конечной контрольной точке предшествующего периода рассчитываются остатки счетов, и они становятся начальными остатками следующего учетного периода, а контрольная точка – начальной. От нее рассчитываются все итоги оборотов и исходящее сальдо счетов.

Период для составления отчетов  может задаваться любой в интервале  от даты контрольной точки (начала периода) и больше ее. Если конечная дата интервала  совпадает с установленным отчетным периодом, то отчеты получаются в целом  за период, нет – то внутри периода. 
    По истечении определенного периода пользователь может закрыть один или нескольких месяцев предшествующих месяцев. Эта процедура должна выполняться, когда есть уверенность, что все данные закрываемого месяца введены и не требуют дальнейшей корректировки. После закрытия вносить изменения в данные закрытого месяца уже нельзя. Однако данные всегда можно просмотреть и использовать при построении выходных форм.

Закрытие месяца в системе является формальной процедурой. Периодичность  закрытия никак не регламентируется программой и может выполняться  в произвольные моменты времени, например, по завершении обработки  данных квартала или года. Суть операции состоит в том, что система  вычисляет остатки счетов на конец  закрываемого месяца и переносит  все его проводки в архив, где  они доступны только для просмотра  и получения отчетов. Сведения об остатках и оборотах счетов закрываемого месяца также переносятся в архив, где хранятся в течение 5 лет и  используются для составления отчетности и финансового анализа.

Во второй модели при задании периода устанавливаются его начало и конец – контрольные точки. Программа рассчитывает остатки и обороты счетов на начало периода. Вводимые в текущем периоде данные изменяют обороты счетов. Если изменяются данные, предшествующие началу текущего периода, то сразу же пересчитываются остатки и обороты в начальной контрольной точке. Следом оперативно пересчитываются обороты счетов текущего периода

Модель фиксированного учетного периода. Наиболее часто в программах используется модель фиксированного учетного периода. Фиксированный период задается при  разработке системы. Как правило, им является месяц.

В отличие от традиционной ручной технологии ведения учета здесь возможно:

• формировать большинство отчетов не только за текущий месяц, но и за любое число месяцев, так как в базе данных сохраняются сальдо и обороты по счетам предшествующих месяцев. 
  получать отчеты за любой интервал дат, а не только за месяц в целом.
• вносить изменения в данные предшествующих месяцев с последовательным пересчетом сальдо и оборотов последующих месяцев. Эта функция называется часто в программах "откатом" назад.

Модель фиксированного учетного периода достаточно естественна и потому ее часто применяют при создании программного обеспечения АИС-БУ в разных вариантах. При этом, несмотря на их различия, такие системы должны обеспечивать:

• настройку длины периода. Пользователь должен иметь возможность установить в качестве основного периода: месяц или квартал в зависимости от цикла работ, принятого на хозяйственном субъекте (предприятии, фирме и т.д.).
• понятный для бухгалтера и прозрачный (незаметный для бухгалтера) переход от одного периода к другому и возможность корректировки данных прошлых периодов. При этом права пользователей на выполнение данной корректировки должны регулироваться системой.
• автоматический или полуавтоматический пересчет итогов по всей цепочке периодов вплоть до отчетного периода при корректировке данных предшествующих периодов
• оперативный пересчет оборотов текущего периода при вводе/корректировке/удалении каждой бухгалтерской записи. Поддержание оборотов счетов в актуальном состоянии позволит сэкономить время на составлении отчетов, поскольку в этом случае обращение идет не массиву записей, а к итогам оборотов и сальдо счетов.
• возможность одновременной работы с данными двух смежных отчетных периодов: текущего и предшествующего периодов.
• доступ к данным последних двух лет при построении отчетов. Это требование особенно необходимо для систем, которые предполагается использовать на предприятиях с иностранным капиталом, где приходится составлять отчетность по двум учетным стандартам, а также внутрифирменные отчеты за финансовый год.