Характеристика системы "Инфо-бухгалтер"

Документальная регистрация хозяйственных  фактов, отражаемых в учете, является одним из основополагающих принципов  ведения бухгалтерского учета. Поэтому  все записи в регистрах бухгалтерского учета ведутся на основе документов. При осуществлении любой производственно-хозяйственной  или финансовой операции формируется  первичный оправдательный документ, подтверждающий ее совершение, законность и достоверность. Он является основанием для отражения хозяйственной  операции в информационной базе учета.

Документы, используемые в бухгалтерском  учете, классифицируются по разным признакам (рисунок.1).

Рисунок 1. Классификация первичных документов Первичные документы  АИС «Инфо – Бухгалтер»: Банк-касса - платежное поручение, платежное требование, приходный кассовый ордер, расходный кассовый ордер, платежная ведомость, кассовая книга; Склад - накладная на отпуск материалов, товарно-транспортная накладная, товарная накладная, доверенность, счет-фактура, счет на оплату, расходная накладная; Основные средства и Нематериальные активы - акт приемки-передачи основных средств, акт на списание основных средств, инвентарная карточка учета основных средств, карточка учета нематериальных активов; Книга покупок, Книга продаж; Командировка - командировочное удостоверение, авансовый отчет; Документы - Заявление о выдаче заграничного паспорта, Доверенность на право управления транспортным средством, Заявление о перемене ФИО, Заявление о покупке жилого помещения, Заявление о постановке автотранспорта (по довер.) на учет, Исковое заявление о возмещении ущерба, Претензия к торговому предприятию, Сберкнижка, Переводной вексель, Простой вексель; Договора - договор аренды, договор комиссии, договор подряда, договор купли-продажи, договор поставки.

9.  Модели документооборота АИС-БУ

Документооборот – движение документов на предприятии с момента их получения или создания до трансформации их в систему записей на бухгалтерских счетах или до завершения исполнения и сдачи в архив.

В настоящее время существует два основных подхода при работе с операционными учетными документами.

При первом подходе в компьютерных системах бухгалтерского учета применяется  одна из следующих трех моделей документооборота:

• модель, в которой документ рассматривается как дополнение к хозяйственной операции;
• модель, в которой документ рассматривается как средство формирования записи массива информации о хозяйственных операциях;
• модель, в которой документ рассматривается как вспомогательный информационный объект.

Модель документооборота – это порядок формирования, регистрации, хранения, обработки и трансформации документов в систему записей на бухгалтерских счетах.

Первая модель рассматривает документ как дополнение к хозяйственной  операции, отраженной в информационной базе – массиве информации о хозяйственных  операциях. Эта модель реализует технологию работы с первичными документами и отражению их данных в учетных информационных базах по схеме: возникновение хозяйственной операции -> запись в массиве информации о хозяйственных операциях) -> первичный документ.

Вторая модель рассматривает документ как средство формирования записей  массива информации о хозяйственных  операциях. Эта модель реализует  технологию работы с первичными документами  по следующей схеме: возникновение хозяйственной операции -> первичный документ -> запись в массиве информации о хозяйственных операциях.

Данная модель интерпретации первичных документов реализована в ранних версиях программ "Инфо-Бухгалтер".

Третья модель рассматривает документ как вспомогательный информационный объект. Основной целью реализации этой модели является отделение действий по регистрации документов в базе данных от их преобразования в записи массива информации о хозяйственных операциях. Эта модель реализует технологию работы с первичными документами по схеме: возникновение хозяйственной операции -> первичный документ -> совершение хозяйственной операции -> запись в массив информации о хозяйственных операциях (реализована в более поздних версиях Инфо – Бухгалтер).

Модель полного документооборота реализуется в корпоративных  информационных системах, где бухгалтерский  программный комплекс является одной  из функциональных подсистем управления предприятием.

10. Способы ввода данных и формирования записей о хозяйственных операциях

Основа эффективного функционирования АИС– высокая степень автоматизации ввода данных и формирования записей о хозяйственных операциях. Даже в рамках одной системы автоматизации бухгалтерского учета реализуются различные способы ввода данных и формирования записей о хозяйственных операциях. Распространены три основные способа ввода данных и формирования записей о хозяйственных операциях :

• ручной ввод бухгалтерских операций/проводок;
• автоматизированная генерация бухгалтерских операций и проводок на основе типовых операций;
• автоматическая генерация бухгалтерских операций и проводок на основе электронных форм документов.

Рисунок 2. Классификация способов ввода данных и формирования записей о хозяйственных операциях

Наряду с формированием  первичных документов, а также  некоторых отчётов (налоговых деклараций, сведений и расчётов), Инфо – Бухгалтер автоматически формирует хозяйственные операции и предлагает ввести их в журнал хозяйственных операций. Это действие выполняется после завершения ввода данных в поля бланка и нажатия клавиши F9 или кнопки Пересчитать на панели инструментов  

11. Классификация выходной информации

Массив информации о хозяйственных  операциях является хранилищем бухгалтерских проводок, из которого система позволяет получить любую интересующую бухгалтера информацию для проведения разностороннего анализа финансово-хозяйственной деятельности предприятия и контроля учетного процесса.

Информацию, полученную в результате обработки данных указанного массива, называют результатной информацией. Она  подразделяется на основную и вспомогательную информацию. Основная результатная информация – это систематизированная, обобщенная информация синтетического и аналитического учета. Она представляется в форме выходных документов, которые в системах компьютерного учета называют отчетами. Вспомогательная информация носит справочный характер и получается выборкой данных непосредственно из массива информации о хозяйственных операциях часто без их обобщения. Представляется она, как правило, в форме видеограмм.

Выходные документы бывают двух видов: одни предназначены для внутреннего, а другие – для внешнего использования (рисунок 3).

Рисунок 3. Классификация выходных документов

Выходные документы внутреннего  назначения подразделяются на стандартные  и специализированные отчеты.

Стандартные отчеты отражают бухгалтерские итоги на уровне счетов, субсчетов, объектов аналитического учета в разбивке по разным периодам, в разрезе разных валют, но они могут содержать и детальные проводки. Стандартные отчеты – это учетные регистры, форма представления которых в системах компьютерного учета имеет отличия от традиционных форм. С каждой системой автоматизации учета поставляется некоторый набор стандартных отчетов. Алгоритмы расчета показателей этих отчетов обычно изменить нельзя, но перед формированием отчета через настройку параметров можно поменять состав включаемых показателей и его

Специализированные отчеты – это отчеты, предназначенные для представления специфической информации различных разделов бухгалтерского учета в печатных формах особого вида.

Регламентированные отчеты – это отчеты, предназначенные для передачи различным контролирующим инстанциям. Для них установлена определенная периодичность представления. Они подразделяются на государственную, отраслевую и региональную отчетность. К государственной отчетности относятся бухгалтерская отчетность, отчеты для налоговых инспекций, отчеты для внебюджетных фондов, статистическая отчетность и т.п. Эта отчетность, как правило, имеет унифицированную форму. Вспомогательная информация справочного характера в системах компьютерного учета представляется в форме видеограмм, отражающих различные выборки из журналов операций, проводок и документов. Методы и порядок построения подобного рода выборок рассматривались в главе 4 при разборе основных элементов пользовательского интерфейса работы с журналами.

12. Учетные регистры и особенности их представления в АИС-БУ

Синтетические и большинство аналитических учетных регистров отражают обобщенную информацию по счетам, субсчетам, объектам аналитического учета. Поэтому при их формировании любая компьютерная система бухгалтерского учета обеспечивает выполнение специальной процедуры обобщения учетных данных.

Обобщение учетных данных – это получение итогов оборотов и остатков по счетам, субсчетам и аналитическим счетам. По объектам аналитического учета, для которых предусмотрен количественный учет, итоги оборотов и остатки рассчитываются также в натуральном выражении. Если система ведет и валютный учет, то итоги оборотов и остатки могут рассчитываться по каждой валюте отдельно: как в единицах иностранной валюты, так и в эквиваленте национальной валюты.

Обобщение данных в системах компьютерного  учета может выполняться как  в автоматическом режиме, так и  по запросу пользователя.

Учетные регистры в автоматизированной информационной системе бухгалтерского учета представляются в виде стандартных  отчетов.

За учетными регистрами, как и  в условиях ручной технологии, сохраняется  функция обобщенного представления  бухгалтерской информации. Это позволяет  бухгалтеру на протяжении отчетного  периода: анализировать информацию в различных разрезах, осуществлять поиск ошибок, быстро находить интересующую его информацию, вести контроль учетного процесса.

Вместе с тем, технология формирования учетных регистров и форма  их представления в автоматизированных системах имеют значительные отличия  от традиционных, принятых при ручном учете.

Они состоят в:

• применении многовариантной технологии получения учетных регистров;
• изменении периодичности получения регистров;
• отсутствии заранее заданной схемы группирования данных в регистрах;
• возможности произвольного отбора данных, включаемых в регистр;
• изменении формы и структуры учетных регистров;
• использовании интерактивной технологии работы с информацией учетных регистров.

Технология ручного ведения  учета предписывает строгое соблюдение последовательности выполнения действий по регистрации, накоплению и обработке  данных в учетных регистрах с  целью получения финансовой отчетности. Так, при журнально-ордерной форме  учета процедура бухгалтерского учета предполагает следующую последовательность действий: первичный документ -> накопительные и группировочные ведомости (журнал хозяйственных операций, карточки, кассовая книга) -> журналы-ордера -> главная книга -> оборотная ведомость -> отчетность.

При компьютерном учете такая технология обработки данных не является обязательной. Здесь не существует строгой последовательности обобщения и переноса данных из одного регистра в другой.

За счет возможности многократного  пересчета данных и высокой производительности современных компьютеров программы  для ведения бухгалтерского учета  позволяют получать хронологические, синтетические и аналитические учетные регистры в любой последовательности. Внутренняя технологическая цепочка выполнения расчетов остается скрытой от бухгалтера, поскольку выполняется системой автоматически. Поэтому можно сначала получить оборотную ведомость, а затем главную книгу, аналитический регистр или журнал-ордер. Конечно, в процессе формирования оборотной ведомости программа выполнит необходимое обобщение данных, вычислит остатки и обороты за указанный период, но это произойдет незаметно для пользователя. В то же время, при большом объеме исходных данных, время, необходимое для выполнения расчетов и построение печатных форм регистров может быть весьма значительным.

Укрупненная схема последовательности регистрации, накопления и обобщения  данных и формирования учетных регистров  при компьютерном учете представлена на рисунке 3.

Рисунок 3. Укрупненная схема последовательности регистрации, накопления, обобщения и формирования регистров в АИС-БУ