Характеристика системы "Инфо-бухгалтер"

Изменение периодичности  получения учетных регистров. В  компьютерных системах учетные регистры, в т.ч. синтетические учетные регистры такие, как журналы-ордера и ведомости, главная книга, оборотная ведомость, могут быть сформированы по запросу  бухгалтера в любой момент за произвольный временной период в пределах отчетного  периода: квартала, года.

Отсутствие заранее заданной схемы  группирования данных. Технология ручного  ведения учета не только предписывает строгую последовательность работы с учетными регистрами, но и заранее  определяет, в каких разрезах должны группироваться и обобщаться данные в том или ином учетном регистре. Изменить разрезы группирования  или уровень обобщения данных нельзя, поскольку любой учетный  регистр является бумажным носителем. Именно разрезы группирования данных определяют, прежде всего, структуру  и содержание учетного регистра.

В системах компьютерного учета  единожды введенные данные могут  быть многократно использованы для  получения итоговой информации в  самых разных разрезах и с самой  разной степенью детализации.

Так, при ручной технологии ведения  учета основным группировочным признаком для журнала-ордера по счету "Расчетный счет" и ведомости к нему является "дата". В разрезе дат соответствующего периода по всем корреспондирующим счетам отражаются данные в этом журнале-ордере и ведомости. При ведении компьютерного учета возможна и иная группировка данных.

На приведенном рисунке можно  видеть, что обороты счета представлены в разрезе дней и корреспондирующих  счетов. При этом одновременно отражаются и дебетовый, и кредитовый обороты. Отчет является крупноформатным  и итоги по кредитовому обороту  на экране не видны. 
Таким образом, при использовании обычной группировки по датам данные по корреспондирующим счетам приводятся для каждой даты выбранного периода.

Возможность произвольного отбора данных, включаемых в регистр. Регистры синтетического и аналитического учета, используемые при технологии ручного  ведения учета, отражают все объекты  учета и всю информацию за отчетный период. При компьютерном учете имеется  возможность получать фрагменты  регистров. Можно получить отчет  по отдельным объектам аналитического учета или за определенный интервал дат и т.п.

Изменение формы и структуры  учетных регистров. В настоящее  время автоматизированные информационные системы бухгалтерского учета не имеют каких-либо общих стандартов представления выходной информации: перечня, форм и структур учетных  регистров. Каждая система имеет  свой уникальный набор регистров. Формы этих регистров часто отличаются от традиционных форм, принятых при ручном учете.

Каждый из разработчиков старается  представить информацию в наиболее удобном для работы, компактном виде. Отход от традиционных форм учетных  регистров и представление их в компактном виде вызвано тремя  причинами:

• стремлением обеспечить более удобную работу с информацией на экране монитора; 
  наличием ограничений со стороны стандартных печатающих устройств;
• возможностью применения более гибкого механизма выборки данных и их группировки.

В Инфо – Бухгалтер включены учетные регистры – стандартные отчеты такие, какие наиболее часто включаются в АИС-БУ.

Хронологические регистры. К ним  относятся Журнал учета хозяйственных  операций, журнал бухгалтерских проводок. Они содержат все операции и проводки отчетного периода. Документы, выводимые  на печать, должны отражать основные реквизиты  соответствующей базы учетных данных – массива информации о хозяйственных  операциях. Общая сумма всех бухгалтерских  операций (итог оборота за период) в  этих журналов имеет важное контрольное  значение при сличении результатов  обработки данных отчетного периода. Желательно, чтобы программа позволяла  создавать фрагментарные журналы  по заданным критериям отбора данных, например, за определенный интервал дат, по заданной валюте, по отдельному счету  и т.д.

На малых предприятиях, применяющих  упрощенную форму учета без использования  регистров учета имущества, книга (журнал) учета хозяйственных операций становится единственным документом, достаточным при проведении ревизии.

Регистры синтетического учета. Цель составления этих выходных документов состоит в систематизации бухгалтерских  записей, ранее зарегистрированных в хронологическом порядке, в  разрезе синтетических счетов. Как  правило, программы поддерживают формирование следующих стандартных отчетов:

• журналы-ордера и ведомости по счету;
• главная книга (обороты счета);
• оборотная ведомость по счетам;
• шахматная ведомость.

Журналы-ордера и ведомости  по счету. В журналах-ордерах дается расшифровка по корреспондирующим счетам кредитового оборота каждого синтетического счета в разрезе дат и хозяйственных операций, а в ведомостях – его дебетового оборота. Это комбинированный регистр, так как каждая его запись носит как хронологический, так и систематический характер. Часто журналы-ордера и ведомости заменяются другими формами группировки данных, из которых однако может быть получена вся требуемая аналитическая информация. 
Создаваемые программами журналы-ордера различаются по форме представления, признакам группировки, возможностям настройки. Журналы-ордера и ведомости могут иметь форму с горизонтальным и вертикальным расположением корреспондирующих счетов.

Особенность построения форм журналов-ордеров  и ведомостей в некоторых программах состоит в том, что для любого счета структура формы одинакова, т.е. представление журналов-ордеров  и ведомостей ко всем счетам здесь  унифицировано. Фактически большинство  бухгалтерских программ позволяют  формировать только один тип журналов-ордеров  – аналоги журналов-ордеров № 1 и № 2 и ведомостей к ним. Если при ручном учете их назначение зарезервировано  для учета денежных средств в кассе и на расчетном счете, то во многих программах выходные формы данной структуры могут быть получены для любого счета.

Иногда понятие журнала-ордера в компьютерных программах трактуется расширительно как группировка  данных по любому набору классификационных  реквизитов.

Главная книга показывает расшифровку  по корреспондирующим счетам дебетового оборота синтетического счета за некоторый временной период без  детализации по датам и операциям. Это систематический регистр.

Формы представления Главной книги, как и журналов-ордеров, могут  быть самые разные.

Главная книга, получаемая при компьютерном учете, имеет ряд отличий от ее традиционной формы. Обычно в программах она создается для каждого  синтетического счета отдельно.

Отчет может формироваться за квартал, месяц, произвольный интервал дат, с  начала года, квартала и т.д.

Оборотная ведомость позволяет  выявить ошибки, допущенные в учетном  процессе. Оборотные ведомости различаются  по типам и формам представления. 
Тип оборотной ведомости определяется уровнем детализации ее счетов. 
Первый тип оборотной ведомости строится на уровне синтетических счетов (субсчетов). Такая оборотная ведомость представляет собой динамический баланс, который помимо остатков на начало и конец периода по счетам включает обороты по ним за тот же период. Она является регистром синтетического учета.

Оборотная ведомость представлена в разрезе счетов и субсчетов. При настройке параметров отчета пользователь может задать вывод  данных только по синтетическим счетам. Кроме того, можно задать, чтобы  в ведомости сальдо активно-пассивных  счетов отражалось свернуто или развернуто. В используемом нами примере остатки  на начало периода не задавались. Поэтому  соответствующие графы отчета пусты.

Второй тип оборотной ведомости  создается для конкретного синтетического счета в разрезе открытых на нем  аналитических счетов. Эта оборотная  ведомость является регистром аналитического учета.

Системы компьютерного учета позволяют  формировать оборотные ведомости  не только по окончании отчетного  периода, но и за любой произвольный временной интервал. Возможно также  формирование оборотных ведомостей в разных группировках. Например, оборотная  ведомость первого типа может  создаваться не только в разрезе  синтетических счетов, но и в разрезе  субсчетов с обобщением итогов по счетам. Можно составить оборотную  ведомость второго типа не по всем объектам аналитического учета, а одному или группе объектов учета, т.е. создавать  фрагменты ведомости. Все это  разнообразие в формах составления  оборотных ведомостей достигается  за счет гибкой настройки форм отчета перед его формированием.

Шахматная ведомость – это табличное  представление оборотов между счетами  за определенный период. Это удобная  наглядная форма отчета, которую  часто используют бухгалтеры в работе при просмотре и анализе движения средств и обязательств предприятия. 
В колонке таблицы отражается кредитовый оборот счета и его расшифровка по корреспондирующим счетам, а в строке – дебетовый оборот счета и его расшифровка по корреспондирующим счетам. По каждому из счетов в зависимости от его вида либо по строке, либо по колонке отражается начальный остаток и рассчитанный исходящий остаток. В таблице указываются итоговые суммы оборотов, а также и начальных и конечных остатков.

Однако с громоздкой формой шахматной  ведомости сложно работать на экране, а при печати приходится выводить отдельные фрагменты (полосы) на отдельные  листы и потом склеивать их. Поэтому желательно, чтобы система  компьютерного учета позволяла  строить шахматную ведомость  для группы отобранных счетов. Но в  этом случае это уже не будет шахматная  ведомость в традиционных понятиях бухгалтерского учета.

Регистры аналитического учета. В  системах компьютерного учета имеется  большое разнообразие в составе, формах и содержании поставляемых регистров  аналитического учета. Рассматривать  их все не представляется возможным. Однако помимо рассмотренных выше оборотных  ведомостей аналитического учета укажем еще на ряд регистров, которые  позволяют бухгалтеру контролировать учетный процесс и анализировать  движение средств и обязательства  предприятия. Вот некоторые из них:

Отчет по конкретному аналитическому объекту учета в разрезе всех синтетических счетов, на которых  встречается данный объект. Формирование такого регистра позволяет, например, получить полную картину взаиморасчетов в тех случаях, когда, например контрагент выступает одновременно и как  поставщик, и как покупатель, и  как заемщик.

В качестве конкретного значения аналитического счета можно было бы задать группу контрагентов, например, "Поставщики". В этом случае отчет включал бы сведения по каждому поставщику в  разрезе синтетических счетов и  субсчетов. С помощью настройки  можно задать не один, а несколько (2 или 3) вида аналитических счетов. В этом случае программа выведет в отчет сведения по их комбинации. Например, остатки и обороты синтетических счетов и субсчетов по конкретному договору с конкретным контрагентом.

Отчет о динамике изменения сальдо на счете, в котором после каждой хозяйственной операции выводится  текущее сальдо счета. Такая информация позволит быстро выявить операции, приводящие к кредитовому сальдо у активных счетов или дебетовому у пассивных счетов.

Отчет об оборотах и остатках по счету  на каждую дату периода позволяет  проследить изменения во времени  средств или обязательств предприятия, а составленный для "Расчетного счета" и "Валютного счета" сравнить данные по этим счетам с выпиской банка на определенную дату.

Отчет об оборотах между объектами  аналитического учета одного вида и  объектами аналитического учета  другого вида. Например, часто приходится выяснять, какая продукция, каким  покупателям была отгружена или  какую продукцию отгрузили конкретному  покупателю. На вопросы подобного  рода и позволяет ответить информация данного регистра.

12. Процедуры работы с учетными регистрами

Каждый из стандартных отчетов  – учетных регистров – обычно вызывается пользователем из главного меню системы. С вызванным отчетом  система позволяет выполнять  ряд стандартных процедур. К числу  их относятся:

• настройка параметров отчета перед его формированием;
• формирование отчета;
• просмотр отчета;
• сохранение отчета в архиве;
• экспорт отчета в текстовый или табличный процессор;
• просмотр отчета в том виде, как он будет отпечатан;
• печать отчета.

Такие процедуры, как формирование отчета, просмотр отчета и печать отчета выполняются любой системой компьютерного  учета. Другие процедуры реализуются  не всеми системами. Рассмотрим особенности  процедур работы с отчетами.

Настройка параметров отчета перед  его формированием. Системы компьютерного  учета позволяют изменять форму, состав включаемых в отчет данных и получаемых итогов непосредственно перед формированием выходного документа. Это обеспечивается за счет гибкости настройки параметров формирования отчетов, которой обладают многие программы. В разных системах автоматизации используются разные наборы критериев отбора данных и параметров настройки отчетов. Они задаются пользователем в специальных экранных формах настройки отчетов. Указанные пользователем параметры настройки влияют на алгоритм обработки информации.

Иногда приходится неоднократно формировать  отчет с заданными параметрами  его настройки. Чтобы каждый раз  заново не вводить параметры система  должна сохранять однажды введенный  набор параметров настройки. Однако это делают далеко не все программы.

Просмотр отчета. Отчет может  быть сформирован и отображен  на экране монитора в табличном или  текстовом редакторе конкретной системы. Представление сформированного  отчета для просмотра в редакторе  таблиц обеспечивает большую наглядность  и удобство работы. При просмотре  отчета система должна иметь развитые средства навигации по отчету, позволять  выполнять быстрый поиск отдельных  позиций отчета, а также накапливать  отдельные суммы в буфере обмена. Из режима просмотра сформированного  отчета некоторые программы позволяют  выполнять перенастройку его  формы и заново сформировать отчет.