Бухгалтерский учёт расчётов с подотчётными лицами в бюджете

Расходовать бюджетные средства можно только на прием иностранных делегаций и отдельных представителей, а принимать представителей российских учреждений и организаций нельзя.

Расходование бюджетных средств на прием и обслуживание иностранных делегаций производится по смете. Она утверждается руководителем учреждения в пределах имеющихся в его распоряжении средств.

Поскольку средства из бюджета выделяются учреждению строго по смете, утвержденной вышестоящим распорядителем, то и расходовать их можно только в этих пределах. Расходовать бюджетные средства на прием делегации можно только в том случае, если расходы на эти цели утверждены вышестоящим распорядителем на соответствующий год.

Если же представительские расходы в смете не утверждены, но по решению руководителя все-таки израсходованы, то это расценивается как нецелевое использование бюджетных средств. За это на должностных лиц учреждения налагается штраф от 4000 до 5000 руб. (ст. 15.14 Кодекса РФ об административных правонарушениях).

Суммы на представительские расходы выделяются учреждениям по виду расходов 125 «Международные культурные, научные и информационные связи» и по коду экономической классификации 290 «Прочие расходы».

На каждое мероприятие оформляются следующие документы:

– приказ руководителя учреждения;

– программа мероприятия;

– смета представительских расходов;

– акт (отчет) о фактических расходах на прием делегации,

утвержденный руководителем.

В документах, составленных на прием делегации, отражается цель представительских мероприятий, дату и место их проведения, программу мероприятий, состав приглашенной делегации, участников принимающей стороны, расчет расходов на представительские цели.

При списании расходов, согласно смете, их необходимо подтвердить оправдательными документами (расчетно-платежными документами, актами, авансовыми отчетами, квитанциями, чеками и т.п.).

Бюджетным учреждениям ведется раздельный учет доходов и расходов, полученных из разных источников – из бюджета и от предпринимательской деятельности.

При исчислении налога на прибыль расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные. Требования к содержанию и оформлению первичных документов для бюджетного учета и предпринимательской деятельности одинаковы.

Между затратами на представительские расходы за счет средств бюджета и за счет предпринимательской деятельности есть принципиальное отличие. За счет бюджета оплачиваются только прием иностранных делегаций, а за счет внебюджетных источников принимаются представителей и российских учреждений.

При налогообложении прибыли к представительским расходам относятся расходы на официальный прием и обслуживание представителей других учреждений, участвующих в переговорах для установления и поддержания взаимного сотрудничества.

Перечень представительских расходов за счет бюджетных источников и коммерческой деятельности в основном совпадает. Но при налогообложении прибыли не оплачивается проживание в гостинице, поскольку такого вида расходов нет. Также не оплачиваются и расходы на культурные мероприятия.

Расчет налоговой базы делается самостоятельно.

Принцип нормирования данных расходов применяется и в налоговом учете. Но подход к нему другой. В течение отчетного (налогового) периода в состав прочих расходов можно включить сумму не более 4 процентов от расходов учреждения на оплату труда за этот же период.

В расчете норматива участвуют только расходы на оплату труда по коммерческой деятельности, а оплату труда за счет бюджетных источников не учитывают.

Суммы НДС, уплаченные по представительским расходам, принимаются к вычету.

 
 

2.7 Учет расчетов по  выданным суммам на иные расходы

 

Из кассы денежные средства выдаются под отчет не только на хозяйственные расходы и командировки, но и на другие цели, а именно: на выплату заработной платы через раздатчиков, оплату наличными деньгами по заключенным договорам, оплату пособий, приобретение ценных бумаг и др.

Приведем пример учета расчетов по авансам, выданным на иные расходы.

Пример 1. Гордееву Д.Н. выданы под отчет для оплаты услуг связи 500 руб. Оплачено согласно авансовому отчету услуги связи в сумме 500 руб.

Операции по этим видам расходов оформляются в том же порядке, что и операции по командировочным и хозяйственным расходам (табл. 10).

 

Таблица 10

Содержание операции	Дебет	Кредит	Сумма, руб.
Выдано из кассы для оплаты услуг связи	0 208 04 560 Увеличение дебиторской задолженности подотчетных лиц по оплате услуг связи	0 201 04 610 Выдано из кассы	500
Оплачены услуги связи	0 401 01 221 Расчеты с подотчетными лицами по оплате услуг связи	0 208 04 660 Уменьшение дебиторской задолженности по оплате услуг связи	500

 

Получая денежные средства под отчет и рассчитываясь с контрагентами, работник (имеющий доверенность) выступает от имени учреждения – юридического лица. Рассмотрим порядок отражения в учете операций с денежными средствами в учреждении.

Расчеты наличными денежными средствами осуществляются через кассу учреждения. Прием, выдача наличных денег и оформление кассовых документов, ведение кассовой книги, хранение денег, ревизии кассы и контроль за соблюдением кассовой дисциплины регламентируются Порядком ведения кассовых операций (утвержден решением совета директоров ЦБ РФ от 22 сентября 1993 г. №40).

В кассе учреждения хранятся наличные деньги в пределах лимита, устанавливаемого обслуживающим его банком, по согласованию с руководителем учреждения (Положение ЦБ РФ от 5 января 1998 г. №14-П) в размере 1000 рублей.

Хранятся в кассе деньги сверх установленных лимитов только для выдачи зарплаты, выплат социального характера не свыше трех рабочих дней, включая день получения денег в банке. Суммы зарплаты, компенсаций и других выплат, не выданных в установленный срок, сдаются в банк на расчетный счет учреждения ГУСО «ЦСО».

Основные первичные документы (наиболее часто используемые):

– Приходный кассовый ордер КО-1 (ф. 0310001) – при выдаче денег из кассы;

– Расходный кассовый ордер КО-2 (ф. 0310002) – при поступлении денег в кассу;

– Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов КО-3 (ф. 0310003);

– Кассовая книга (ф. 0504514).

Выдача наличных денежных средств учреждениям с банковского счета производится по денежным чекам, которое учреждение заполняет каждый раз в соответствии с установленным порядком. Чеки на получение наличных денег из банка выписываются на имя кассира учреждения или лица, его заменяющего.

Выплаты заработной платы, компенсаций, пособий по социальному страхованию возможны по расчетно-платежной ведомости (ф. 0504401 и платежной ведомости (ф. 0504403) без составления расходного кассового ордера (РКО) на каждого получателя. Но при этом на общую сумму выданной заработной платы составляется один РКО, дата и номер которого проставляются на каждой платежной (расчетно-платежной) ведомости. Унифицированные формы представлены в Инструкции по бюджетному учету.

Сдача наличных денег в банк осуществляется по Объявлению на взнос наличными (ф. 0402001), которое состоит из трех документов: непосредственно объявления на взнос наличными, квитанции и ордера.

Квитанцию с печатью и подписью сотрудника банка выдают кассиру учреждения. Ее прилагают к расходному кассовому ордеру, по которому были выданы деньги.

Пример 2. Выдача подотчетных сумм сотруднику из кассы организации.

Секретарю организации Ивановой Е.В. поручено закупить канцтовары (бумагу, ручки, степлеры и т.д.). На эти цели кассир выдал Ивановой 4000 руб.

Выдачу денег под отчет бухгалтер организации отразил так:

Дебет КРБ.1.208.22.560 Кредит КИФ.1.201.04.610 – 4000 руб. – выданы деньги под отчет Ивановой для покупки канцтоваров.

Для целей налогообложения операция по передаче денег под отчет рассматривается как выдача аванса.

До того момента, пока учреждение фактически не получит товары (ей не будут оказаны услуги или выполнены работы), расходов у нее не возникнет. Поэтому выданные подотчетные суммы не уменьшают базу по налогу на прибыль.

Взносы на обязательное пенсионное не начисляются. НДФЛ с подотчетных сумм не удерживается.

Денежные документы учреждение учитывает на счете 201 05 000 «Денежные документы». Основное отличие денежных документов от других в том, что они всегда имеют свою номинальную стоимость, на сумму которой можно получить определенный объем услуг (товаров, работ). К денежным документам относят оплаченные талоны на бензин, почтовые марки и т.п.

Денежные документы хранятся в кассе. Поступление их в кассу оформляют ПКО, выбытие – РКО.

Ордера регистрируются в Журнале регистрации ПКО и РКО, обособленно от операций по денежным средствам.

Аналитический учет денежных документов ведется в карточке учета средств и расчетов, где указывают их вид или наименование. В бухучете делают следующие записи (табл. 11):

 

Таблица 11

Содержание операции	Дебет	Кредит
Поступили в кассу учреждения путевки (за счет средств ФСС России)	201 05 510	302 03 730 «Увеличение кредиторской задолженности по начислениям на оплату труда»
Выданы путевки работнику учреждения	208 03 560 «Увеличение дебиторской задолженности подотчетных лиц по начислениям на оплату труда»	201 05 610 «Выбытия денежных документов»

 

В целом учреждение работает в соответствии законодательством Российской Федерации. Бухгалтерия руководствуется в работе Инструкцией по бухгалтерскому учету в бюджетных учреждениях, Постановлениями Администрации Псковской области, Законами о бюджете Псковской области, Налоговым кодексом РФ, Постановлениями Правительства РФ, Порядком ведения кассовых операций, Положением Центрального банка РФ и другими нормативными документами.

 
 
 

3. Контроль расчетов  с подотчетными лицами

 

Контроль, будучи одной из форм управленческого цикла, представляет собой систему наблюдения, сопоставления, проверки и анализа функционирования управляемого объекта с целью оценки обоснованности и эффективности принимаемых и принятых управленческих решений, выявления степени их реализации, наличия отклонений фактических результатов от заданных параметров и нормативных предписаний, принятия решений по их ликвидации.

Бюджетный контроль – составная часть финансово-экономического контроля. Он рассматривается как совокупность мероприятий, проводимых государственными органами по проверке законности, целесообразности и эффективности действий в образовании, распределении и использовании денежных фондов РФ, субъектов РФ и местных органов самоуправления, выявлении резервов увеличения поступлений доходов в бюджет, улучшении бюджетной дисциплины.

Объект бюджетного контроля – денежные отношения, возникающие между государством и юридическими и физическими лицами по поводу мобилизации и перераспределения валового внутреннего продукта на территориальном, социальном и отраслевом разрезах с целью выполнения государством своих функций.

В зависимости от того, кто осуществляет бюджетный контроль, различают:

—государственный бюджетный контроль, осуществляемый органами государственной власти. Он обеспечивает интересы государства и общества, проверяет выполнение налогоплательщиками обязательств перед бюджетом и целевое использование бюджетных ассигнований;

—ведомственный контроль, проводимый контрольно-ревизионными управлениями министерств и ведомств. Ведомственный контроль ограничен кругом юридических лиц, находящихся в административной подчиненности от контролирующего министерства или ведомства. При этом проверяется расходование бюджетных средств, выделенных по ведомственному признаку бюджетной классификации, а также использование бюджетных ссуд, субсидий, субвенций и другой финансовой помощи из бюджета. Следует отметить, что в пореформенные годы значение данного вида контроля снизилось. Ведомства стали ликвидировать свои ревизионные управления, что позволяет многим из них тратить бюджетные средства практически бесконтрольно (на фоне ослабления государственного контроля). Поэтому представляется целесообразным усилить эффективность и значение ведомственного контроля. Основными задачами ведомственного контроля являются: проверка законности финансово-хозяйственных операций, произведенных предприятиями, соблюдение ими финансовой, бюджетной, сметной и налоговой дисциплины; выявление хищений, злоупотреблений и незаконного расходования материально-денежных средств и ценностей и т.д.;