Бухгалтерский учёт расчётов с подотчётными лицами в бюджете

Пример 1. Гордеев Д.Н. получил под отчет аванс на приобретение запасных частей к автомашине в сумме 5000 руб. Запчасти приобретены на общую сумму 3500 руб. Остаток денег в сумме 1500 руб. возвращен в кассу учреждения.

Денежные средства поступили в кассу бюджетного учреждения из банка с лицевого счета внебюджетных средств на общую сумму 5000 руб. по подстатье 340 «Увеличение стоимости прочих материальных активов».

В учете будут сделаны следующие записи (табл. 8):

 

Таблица 8

Содержание операции	Дебет	Кредит	Сумма, руб.
Выдан из кассы для приобретения запасных частей аванс	2 208 22 560 Увеличение дебиторской задолженности подотчетных лиц по приобретению материалов	2 201 04 610 Выдача из кассы	5000
Приобретены запасные части	2 105 05 340 Увеличение стоимости прочих материальных запасов	2 208 22 660 Уменьшение дебиторской задолженности подотчетных лиц по приобретению материалов	3500
Возвращен в кассу учреждения остаток   неизрасходованного аванса	2 201 04 510  Поступления в кассу	2 208 22 660 Уменьшение дебиторской задолженности подотчетных лиц по приобретению материалов	1500

 

Пример 2:

Из кассы учреждения за счет средств по внебюджетной деятельности выданы в подотчет Гордееву Д.Н. наличные денежные средства в сумме 5000 руб. на приобретение хозяйственных материалов.

За счет бюджетных средств выданы наличные денежные средства Чернецову Д.Н. на командировочные расходы в сумме 8500 руб., в том числе:

– на оплату суточных – 500 руб.;

– на приобретение проездных документов – 6500 руб.;

– на оплату проживания – 1500 руб.

Подотчетными лицами своевременно были представлены авансовые отчеты.

Согласно авансовому отчету Гордеева Д.Н. хозяйственных материалов было приобретено на сумму 4700 руб.

Согласно приложенным к авансовому отчету Чернецова Д.Н. документам произведенные фактические затраты составили:

– суточные – 500 руб.;

– билеты по проезду на железнодорожном транспорте – 6500 руб.;

– проживание в гостинице – 1400 руб.

Остатки неизрасходованных подотчетных сумм внесены в кассу учреждения.

Отражение данных в бухгалтерском учете представлено в табл. 9.

 

Таблица 9

Содержание операции	Дебет	Кредит	Сумма, руб.
Выданы из кассы денежные средства Петрову С.С. для приобретения хозяйственных материалов	2 208 22 560	2 201 04 610	5000
Выдано из кассы Грачеву И.Г.: – на оплату суточных	2 208 02 560	2 201 04 610	500
– на оплату проживания	2 208 07 560	2 201 04 610	1500
– на приобретение проездных документов	2 208 03 560	2 201 04 610	6500
Отражены расходы по служебной командировке на основании данных авансового отчета: – на оплату суточных	1 401 01 212	2 208 02 660	500
– на оплату проживания	1 401 01 226	2 208 07 660	1400
– на приобретение проездных документов	1 401 01 222	2 208 03 660	6500
Оприходованы хозяйственные материалы на основании первичных документов	2 105 05 340	2 302 22 730	4700
Списаны денежные суммы с Петрова С.С.	2 302 22 830	2 208 22 660	4700
Внесены в кассу остатки подотчетных сумм: – Петровым С.С.	2 201 04 510	2 208 22 660	300
– Грачевым И.Г.	1 201 04 510	1 208 07 660	100

 

Пример 3. Если сотрудник приобрел для организации имущество (основные средства, материальные запасы), работы или услуги, то факт поступления ценностей подтверждается первичным учетным документом. Этот документ поступает от поставщика.

К бухучету принимаются суммы произведенных расходов по авансовому отчету, который утвердил директор.

Если сотрудник приобрел для организации имущество (основные средства, материальные запасы), то его стоимость отражается проводками:

Дебет КРБ.0.105.00.340 Кредит КРБ.0.208.22.660

– оприходованы материальные запасы, приобретенные через подотчетное лицо;

Дебет КРБ.0.106.01.310 Кредит КРБ.0.208.19.660

– отражены капитальные вложения в основные средства, приобретенные через подотчетное лицо;

Дебет КРБ.0.106.02.320 Кредит КРБ.0.208.20.660

– отражены капитальные вложения в нематериальные активы, приобретенные через подотчетное лицо;

Дебет КРБ.0.106.04.340 Кредит КРБ.0.208.00.660

– отражены затраты по изготовлению хозяйственным способом объектов, осуществленные через подотчетное лицо.

Пример 4. 3 апреля в рамках приносящей доход деятельности секретарю Ивановой Е.В. выдано 2000 руб. на покупку канцтоваров.

5 апреля Иванова купила канцтовары  на всю эту сумму. Покупка НДС  не облагалась, поскольку продавец применяет упрощенку. В этот же день директор утвердил авансовый отчет сотрудницы и бухгалтер принял полученные материальные запасы к учету.

В учете бухгалтер делает следующие проводки.

3 апреля: Дебет КРБ.2.208.22.560 Кредит  КИФ.2.201.04.610 – 2000 руб. – выданы деньги под отчет Ивановой.

5 апреля: Дебет КРБ.2.105.06.340 Кредит  КРБ.2.208.22.660 – 2000 руб. – получены  канцтовары, приобретенные через  сотрудницу.

Пример 5. В случае если через подотчетное лицо выплачивались зарплата, компенсации, пенсии, пособия социальной помощи населению, то на их сумму делается проводка:

Дебет КРБ.0.302.00.830 Кредит КРБ.0.208.00.660

Если подотчетное лицо принимало работы или услуги (например, сотрудник ремонтировал служебный автомобиль), то на их стоимость делается такая проводка:

Дебет КРБ.0.401.01.200 (КРБ.0.106.04.340) Кредит КРБ.0.208.00.660

Все вышеперечисленные суммы расходов, понесенные через сотрудника, в рамках приносящей доход деятельности, облагаемой НДС, отражаются без НДС. На сумму «входного» налога делается такая проводка:

Дебет КРБ.0.210.01.560 Кредит КРБ.0.208.00.660 – учтен НДС

При расчете налога на прибыль расходы на приобретение за счет средств от приносящей доход деятельности товаров (работ, услуг) через сотрудника можно учесть в уменьшение налогооблагаемой базы. Но для этого должны быть выполнены такие условия:

– расходы, понесенные через сотрудника, должны быть документально подтверждены (авансовым отчетом сотрудника, документами, приложенными к нему);

– приобретенное имущество (работы, услуги) должно использоваться в деятельности, направленной на получение дохода.

В зависимости от того, какое имущество (работы, услуги) сотрудник приобрел для организации, его стоимость относится к разным статьям расходов и в разный момент времени. Например, стоимость полученных канцтоваров списывается в прочие производственные расходы сразу после утверждения авансового отчета сотрудника. А стоимость покупных товаров, приобретенных через сотрудника, учитывается в уменьшение налогооблагаемой базы только после реализации.

Пример 6. При налогообложении расходов по приобретению товаров через подотчетное лицо, в бухучете отражается следующим образом:

3 апреля в рамках приносящей  доход деятельности секретарю  Ивановой Е.В. выдано 2000 руб. на покупку канцтоваров. 5 апреля она приобрела канцтовары на все подотчетные деньги. В этот же день директор утвердил авансовый отчет Ивановой, бухгалтер принял полученные материальные запасы к учету.

В товарном чеке, который приложен к авансовому отчету Ивановой, НДС выделен в сумме 305 руб., однако счет-фактура отсутствует. Бухгалтер «ЦСО» списал «входной» НДС за счет собственных средств учреждения.

В бухучете эти операции он отразил такими проводками.

3 апреля: Дебет КРБ.2.208.22.560 Кредит  КИФ.2.201.04.610 – 2000 руб. – выданы деньги под отчет Ивановой.

5 апреля: Дебет КРБ.2.105.06.340 Кредит  КРБ.2.208.22.660 – 1695 руб. (2000 руб. – 305 руб.) – получены канцтовары, приобретенные  через сотрудницу;

Дебет КРБ.2.210.01.560 Кредит КРБ.2.208.22.660 – 305 руб. – учтен НДС по приобретенным канцтоварам;

Дебет КДБ.2.401.01.130 Кредит КРБ.2.210.01.660 – 305 руб. – списан НДС за счет собственных средств учреждения.

При расчете налога на прибыль бухгалтер включил в прочие производственные расходы 1695 руб.

Пример 7. Предъявлен к вычету «входного» НДС по услугам, приобретенным подотчетным лицом:

3 апреля в рамках приносящей  доход деятельности водителю  Колесову Ю.И. выдано 5000 руб. на ремонт служебной машины в автосервисе.

5 апреля Колесов отремонтировал  автомобиль. За это он заплатил 5000 руб. В этот же день директор утвердил авансовый отчет сотрудника. Согласно счету-фактуре, который приложен к отчету, «входной» НДС по услугам автосервиса составил 763 руб. К отчету также приложен акт, который подтверждает факт их оказания. Отремонтированный автомобиль организация использует в деятельности, облагаемой НДС.

Бухгалтер сделал в учете следующие проводки.

3 апреля: Дебет КРБ.2.208.08.560 Кредит  КИФ.2.201.04.610 – 5000 руб. – выданы деньги  под отчет Колесову.

5 апреля: Дебет КРБ.2.106.04.340 Кредит КРБ.2.208.08.660 – 4237 руб. (5000 руб. – 763 руб.) – отражена стоимость услуг по ремонту автомобиля;

Дебет КРБ.2.210.01.560 Кредит КРБ.2.208.08.660 – 763 руб. – учтен НДС по услугам, оказанным автосервисом;

Дебет КДБ.2.303.04.830 Кредит КРБ.2.210.01.660 – 763 руб. – поставлен к вычету НДС по услугам, оказанным автосервисом.

Однако по расходам, которые нормируются при расчете налога на прибыль (например, командировочным и представительским расходам), зачесть можно не весь «входной» НДС. О том, как в таком случае рассчитать сумму налога, которую можно принять к вычету, подробнее см. Как принять к вычету НДС по нормируемым расходам.

Пример 8. Включение НДС в стоимость товаров, приобретенных через подотчетное лицо:

3 апреля в рамках приносящей  доход деятельности сотруднику Кондратьеву А.С. выдано 25 000 руб. на покупку принтера.

5 апреля сотрудник приобрел  принтер за 24 000 руб. (включая НДС  – 3661 руб.), а остаток в сумме 1000 руб. (25 000 руб. – 24 000 руб.) внес в кассу. В этот же день директор  утвердил авансовый отчет сотрудника и бухгалтер принял принтер к учету.

Организация планирует использовать принтер в деятельности, не облагаемой НДС. Поэтому «входной» налог бухгалтер учел в стоимости приобретенного принтера.

В учете были сделаны следующие записи.

3 апреля: Дебет КРБ.2.208.19.560 Кредит КИФ.2.201.04.610 – 25 000 руб. – выданы деньги под отчет Кондратьеву.

5 апреля: Дебет КРБ.2.106.01.310 Кредит  КРБ.2.208.19.660 – 24 000 руб. (20 339 руб. + 3661 руб.) – учтен принтер, приобретенный  через сотрудника;

Дебет КИФ.2.201.04.510 Кредит КРБ.2.208.19.660 – 1000 руб. – внесен в кассу остаток подотчетных средств.

В остальных случаях (если «входной» НДС нельзя поставить к вычету и включить в расходы) при расчете налога на прибыль НДС списывается в расходы без уменьшения налогооблагаемой прибыли.

 

2.6 Учет представительских  расходов

 

Законодательство позволяет учреждениям направлять бюджетные средства на представительские расходы. Но только на прием иностранных делегаций или отдельных лиц. Причем перечень расходов и их размер ограничен.

Как и в каком размере расходовать бюджетные средства на представительские нужды, определено постановлением Правительства РФ от 21 марта 1994 г. №222 (далее – постановление №222). Нормы, установленные этим постановлением, применяются с учетом изменений, внесенных приказом Минфина России от 6 июля 2001 г. №50н.