Бухгалтерский учёт расчётов с подотчётными лицами в бюджете

денежных средств в сумме 1200 руб. внесен в кассу бюджетного учреждения

в установленный срок.

Денежные средства поступили в кассу бюджетного учреждения из банка с лицевого счета средств областного бюджета на общую сумму 25 300 руб. по подстатьям:

212 «Прочие выплаты» – 300 руб.;

226 «Прочие услуги» – 5000 руб.;

222 «Транспортные услуги» – 3000 руб.;

310 «Увеличение стоимости основных средств» – 17 000 руб.

В учете операции будут отражены следующим образом (табл. 5):

 

Таблица 5.

Содержание операции	Дебет	Кредит	Сумма, руб.
Выданы под отчет   суточные	1 208 09 560 Увеличение дебиторской   задолженности подотчетных лиц по оплате труда	1 201 04 610   Выбытие из кассы	300
Выдан под отчет аванс на проживание	1 208 07 560 Увеличение дебиторской   задолженности подотчетных лиц по оплате прочих услуг	1 201 04 610   Выбытие из кассы	5 000
Выдано под отчет на   проезд к месту   командирования и   обратно	1 208 05 560 Увеличение дебиторской   задолженности подотчетных лиц по оплате транспортных услуг	1 201 04 610   Выбытие из кассы	3 000
Выдано под отчет на приобретение основных средств	1 208 19 560 Увеличение дебиторской задолженности подотчетных лиц по приобретению основных средств	1 201 04 610   Выбытие из кассы	17 000
Списаны расходы по   оплате суточных	1 401 09 212   Расходы на начисления на   выплаты по оплате труда	1 208 09 660   Уменьшение дебиторской задолженности по оплате труда	300
Списаны расходы по   оплате найма жилья	1 401 09 226 Расходы на прочие услуги	1 208 07 660   Уменьшение дебиторской   задолженности подотчетных лиц по оплате прочих услуг	3 800
Списаны расходы по   оплате транспортных   услуг	1 401 09 222 Расчеты на транспортные услуги	1 208 05 660   Уменьшение дебиторской задолженности подотчетных лиц по оплате транспортных услуг	3 000
Сформирована   стоимость основного   средства	1 106 09 310   Увеличение стоимости основных средств	1 208 12 660   Уменьшение дебиторской   задолженности подотчетных лиц по приобретению основных средств	17 000
Внесен в кассу   остаток неизрасходованного аванса	1 201 04 510   Поступления в кассу	1 208 07 660   Уменьшение дебиторской   задолженности подотчетных лиц по оплате прочих услуг	1 200

Пример 3. Работник направляется в командировку. Ему выдан под отчет аванс (за счет бюджетных средств) в размере 5000 руб., в том числе:

– на оплату проживания – 2750 руб.;

– на оплату транспортных расходов (проезда железнодорожным транспортом) – 1650 руб.;

– на суточные – 600 руб.

Работник по возвращении из командировки отчитался о произведении расходов в размере 4950 руб., в том числе:

– за проживание – 2500 руб.;

– проезд – 1850 руб.;

– суточные – 600 руб.

В учете будут оформлены следующие записи (табл. 6).

 

Таблица 6

Операция	Сумма,  руб.	Корреспонденция счетов
		Дебет	Кредит
Списаны денежные средства с лицевого счета учреждения для получения их в кассу для выдачи аванса на произведение следующих расходов:
– на оплату проживания	2750	121003560	130405226
– на оплату транспортных расходов	1650	121003560	130405222
– на суточные	600	121003560	130405212
Получены денежные средства в кассу учреждения	5000	120104510	121003660
Выдан из кассы подотчетному лицу на произведение расходов:
– на оплату проживания	2750	120809560	120104610
– на оплату транспортных расходов	1650	120805560	120104610
– на суточные	600	120802560	120104610
Подотчетное лицо отчиталось по произведенным расходам, произведенным:
– на оплату проживания	2500	140101226	120809660
– на оплату транспортных расходов	1850	140101222	120805660
– на суточные	600	140101212	120802660
Подотчетное лицо внесло в кассу неизрасходованный остаток аванса, выданного на оплату проживания	250	120104510	120809660
Полученный неизрасходованный остаток от подотчетного лица по расходам на проживание внесен на лицевой счет	250	121003560	120104610
Полученный неизрасходованный остаток от подотчетного лица по расходам на проживание зачислен на лицевой счет	250	130405226	121003660
Списаны денежные средства с лицевого счета учреждения для получения их в кассу для погашения задолженности перед подотчетным лицом по оплате транспортных расходов	200	121003560	130405222
Получены денежные средства в кассу учреждения для погашения задолженности перед подотчетным лицом по оплате транспортных расходов	200	12014510	121003660
Выданы денежные средства подотчетному лицу  для погашения задолженности перед ним по оплате транспортных расходов	200	120805560	120104610

 

При возникновении ситуации, когда денежных средств на лицевом счете недостаточно, но командировку отложить нельзя. Работники направляются в командировку и производят расходы за счет собственных средств. Поэтому в учете и отчетности возникает отрицательное сальдо по счету 0 208 00 000. В дальнейшем работнику возмещаются эти расходы.

В таких случаях возникают вопросы в отношении того, можно ли сначала произвести расход, а потом его возместить. Для ответа на этот вопрос следует обратить внимание на предназначение расчетов с подотчетными лицами и счета 0 208 00 000 «Расчеты с подотчетными лицами». Такие расчеты имеют свою последовательность:

1-й этап расчетов: выданы денежные  средства;

2-й этап расчетов: произведен  отчет о расходовании полученных  средств.

Конечно, прямых указаний на то, что нельзя производить перерасход по расчетам с подотчетными лицами, нет. Однако, по мнению автора статьи журнала «Бухгалтерский учет в бюджетных и некоммерческих организациях» Курочкиной Л.П., если изначально производится расходование средств, то далее можно говорить только о компенсации работнику произведенных им в пользу учреждения расходов, а не о выдаче подотчетных сумм. Поэтому лучше не производить учета расходов через подотчетных лиц, если им не выданы подотчетные суммы.

Если все же есть такая необходимость, то работник пишет заявление на имя директор учреждения о разрешении произвести расход в пользу учреждения за счет собственных средств на определенные цели, обосновав при этом необходимость таких срочных расходов. Руководитель дает разрешение в виде визовой надписи на заявлении либо отдельным распоряжением. Далее работник пишет заявление о компенсации произведенных в пользу учреждения расходов. При этом нет необходимости оформлять авансовый отчет. Достаточно к заявлению приложить оправдательные документы, на основании чего директор издает распоряжение о компенсации произведенных работником расходов.

Пример 4. В учреждении возникла необходимость срочной командировки работника. Средств на лицевом счете недостаточно. Однако размер командированных расходов находится в пределах утвержденных лимитов. Стоимость проезда составила 2000 руб., услуг гостиницы – 1500 руб., суточные – 300 руб. Работник написал заявление с просьбой о направлении его в командировку с указанием ее причины. В заявлении работник указал, что командировочные расходы будут произведены за собственный счет с последующей их компенсацией за счет средств бюджета. На заявлении работник бухгалтерии произвел записи – расчеты о необходимых суммах расходов. Директор издал распоряжение о направлении работника в командировку с указанием предельных сумм командировочных расходов. В учете отражены следующие записи на основании распоряжения директора о компенсации командировочных расходов работника (табл. 7):

 

Таблица 7

Операция	Сумма,  руб.	Корреспонденция счетов
		Дебет	Кредит
Отчет командированного лица по произведенным расходам	3800	140101212	130202730
Списание средств с лицевого счета для получения их в кассу	3800	121003560	130405212
Получение средств в кассу	3800	120104510	121003660
Выдача средств работнику в качестве компенсации за произведенные расходы	3800	130202830	120104610

 

Лучше, конечно, не производить подобных расходов, а использовать традиционную схему расчетов с подотчетными лицами с выдачей необходимой суммы под отчет.

 

2.4 Налогообложение командировочных  расходов

 

Необходимость налогового учета расходов по командировкам возникает в тех случаях, когда формирование налоговой базы предполагает включение в нее сумм выплат, произведенных работникам, или начислений на них.

Таким образом, налоговый учет указанных расходов может иметь место в отношении следующих налогов:

– НДС – по суммам налоговых вычетов по стоимости произведенных расходов – в случае если командировка осуществляется в рамках деятельности, приносящей доход (предпринимательской деятельности);

– НДФЛ и ЕСН – по суммам выплат, превышающим установленный законодательством лимит;

– налог на прибыль организаций – по суммам, принимаемым для целей налогообложения в полном размере, и по суммам, которые при формировании налоговой базы не учитываются.

Таким образом, от обложения НДФЛ суточные за дни командировки работников на территории Российской Федерации освобождаются:

– до 01.01.2008 – в пределах норм, установленных Постановлениями №93 и 729;

– после 01.01.2008 – в размере, выплачиваемом организацией работникам в соответствии с законодательством Российской Федерации, но не более 700 руб. за каждый день нахождения в командировке на территории Российской Федерации.

Налог на прибыль.

Учреждение списывает в налоговом учете суточные полностью. Такие изменения внесены в подпункт 12 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса РФ. Соответственно, из перечня расходов, не учитываемых при налогообложении прибыли, исключены суммы сверхнормативных суточных. Предельный размер суточных по служебным поездкам определен во внутренних документах. Это необходимо, чтобы инспекторы не предъявили претензий в отношении того, что расходы на суточные не подтверждены документально.

После того как авансовый отчет сотрудника, вернувшегося из командировки, будет утвержден директором, суточные можно признать в составе расходов – на дату утверждения авансового отчета.

ЕСН и пенсионные взносы

От ЕСН суточные освобождены в пределах норм. Но при этом единственными нормами в данном случае могут быть те, которые утверждены в коллективном или трудовых договорах, приказах, положении об оплате труда, положении о командировках и т.п. (ст. 168 Трудового кодекса РФ). Аналогичную точку зрения высказал и Минфин России в письме от 2 февраля 2009 г. №03–04–06–02/5. Получается, что по суточным не надо платить ЕСН, равно как и взносы в ПФР, в любом случае. Если суммы выплачены в размерах, установленных в локальных документах компании, то под ЕСН они не подпадают как компенсации на основании статьи 238 Налогового кодекса РФ. А на суточные сверх внутренних норм (что в принципе бывает крайне редко) организации не начисляют ЕСН на основании пункта 3 статьи 236 Налогового кодекса РФ.

 

2.5 Учет хозяйственных  расходов

 

К хозяйственным расходам относятся расходы по приобретению хозяйственных материалов, канцтоваров, горюче-смазочных материалов, запасных частей к оборудованию и т.д.

Учреждение выдает наличные деньги из кассы на хозяйственные нужды. Для выдачи из кассы заполняется расходный кассовый ордер (форма №КО-2).

Выдача наличных денег производится при условии полного отчета подотчетного лица по ранее выданному ему авансу.

Бухгалтер проверяет целевое расходование средств, выданных работнику.

Все хозяйственные операции, осуществляемые организацией, оформляются оправдательными документами.

Выдача наличных денежных средств на хозяйственные нужды осуществляется на срок не более 30 календарных дней.

Установлена сумма средств, выданных в подотчет на хозяйственные расходы, в размере не более 20 – кратного минимального размера оплаты труда.

Рассмотрим ситуации по использованию денежных средств, выданных на хозяйственные расходы.