Бухгалтерский учёт расчётов с подотчётными лицами в бюджете

 

 

По результатам проверки учета расчетов с подотчетными лицами выявлено следующее:

Учет расчетов с подотчетными лицами учреждение ГУСО «ЦСО» ведется на счете 20800 000 «Расчеты с подотчетными лицами» в Журнале по расчетам с подотчетными лицами ф. 0504071, главной книге.

Данные аналитического учета соответствуют данным, отраженным в главной книге.

Аналитический учет по счету ведется не по каждой авансовой выдаче, а сгруппирован по подотчетным лицам.

Соблюдается п. 11 Порядка ведения кассовых операций – в учреждении определен перечень лиц, которым предоставлено право получения наличных денег под отчет на хозяйственно-операционные нужды.

Соблюдается Инструкция по бюджетному учёту в ряде случаев денежные средства выдавались под отчёт с письменного распоряжения руководителя и с указанием цели получения аванса.

Для проверки соблюдения сроков отчетов составим следующую вспомогательную ведомость (табл. 14).

 

Таблица 14. – Проверка соблюдения сроков отчетов по выданным подотчетным сумам и наличия остатков неиспользованных сумм

№ авансового отчета, дата	Сумма неиспользованных средств	Срок отчета	Количество дней просрочки	Сумма штрафа	Примечание
№17 от 06.01.09 г	0	10.01.09	нет	нет	Отчет сдан в срок
№18 от 16.01.09	0	16.01.09	нет	нет	Отчет сдан в срок
№19 от 16.01.09	0	16.01.09	нет	нет	Отчет сдан в срок
№20 от 31.01.09	0	1.01.09	нет	нет	Отчет сдан в срок

 

Все случае переплат и недоплат фиксируются в отчете. В январе месяце 2009 года данных нарушений в учреждении не выявлено, благодаря составлению смет расходов на командировки касающиеся длительного периода пребывания в командировке.

Издан приказ руководителя, в котором перечислены работники, имеющие право получать денежные средства в подотчет из кассы организации. В нем указаны срок и цели выдачи подотчетных сумм. Фактические цели выдачи подотчетных сумм соответствуют поименованным в приказе руководителя.

Заявление работника на выдачу подотчетных сумм присутствует и оформлено надлежащим образом.

Форма расходно-кассового ордера, по которому выдавались деньги в подотчет, соответствует его унифицированной форме.

Все бухгалтерские записи, в том числе связанные с обеспечением расчетов с подотчетными лицами, оформляются на основании первичных документов (ст. 9 Федерального закона от 21.11.1996 №129-ФЗ «О бухгалтерском учете», ст. 313 НК РФ).

Подотчетные суммы одним работником другому не передаются.

В учреждении ведется журнал учета выдачи доверенностей, а также оформление и выдача самих доверенностей.

Материальные ценности, отпускаемые поставщиком по наряду, счету, договору, заказу, соглашению учреждению, может получать подотчетное лицо. В этом случае оно действует на основании доверенности, порядок выдачи которой работнику организации установлен гражданским законодательством.

Бухгалтерские проводки по операциям расчетов с подотчетными лицами ведутся правильно с выведением остатков на конец отчетного периода.

Записи авансовых отчетов соответствуют данным регистров бухгалтерского учета.

Существуют ошибки, допускаемые бухгалтерами и самими подотчетными лицами при совершении кассовых операций.

Результат проверки при проверке данного участка:

1. Законность и целесообразность  расходов на хозяйственно –  операционные нужды определяются  путем сопоставления данных авансовых отчетов и приложенных к ним документов на оплату услуг, погашение задолженности поставщикам, приобретение материально – производственных запасов. Проверяется наличие оправдательных документов и их соответствие данным авансового отчета, но и правильность оформления этих документов (товарных чеков, квитанций к приходным кассовым ордерам, талонов, актов выполненных работ, актов закупок и т.п.).

При приобретении подотчетным лицом товаров на предприятии розничной торговли за наличный расчет было проверено наличие документов, подтверждающих расход денежных средств.

К авансовому отчету приложен только товарный чек со штампом «Оплачено» на бумагу 10 пачек по 40 рублей на общую сумму 4000 рублей.

Товарного чека не достаточно для подтверждения использования подотчетных сумм.

Расход денежных средств может быть подтвержден чеком контрольно-кассового аппарата, квитанцией приходного кассового ордера или документами строгой отчетности по формам, утвержденным Минфином России. Для подтверждения использования подотчетных сумм необходимо представить товарный чек и чек КММ.

2. Проверкой установлено, что присутствует  нарушение Порядка ведения кассовых  операций. В отдельных расходных  кассовых ордерах (РКО) не указан  код целевого назначения.

Проверка расчетов с подотчетными лицами по командировкам предполагает признание факта служебной командировки и проверку обоснованности и правильности расходов, связанных с командировкой.

3. Согласно а/о №6 в январе  возмещены командировочные расходы  по командировке в г. Архангельск Вьюнову П.В. в сумме 8 876 руб., в том числе расходы по оплате телефонных междугородных переговоров в сумме 1580 руб. без подтверждения производственного характера этих переговоров, т.е. завышена себестоимость на 1580 руб. Также возмещены расходы по оплате услуг по предварительной продаже авиабилетов «Мурманск-Архангельск» на рейс 2327 в сумме 30 руб. К а/о прилагается авиабилет «Мурманск-Архангельск» на другой рейс (2315), следовательно, завышена себестоимость на 30 руб.

Согласно а/о №8 в марте Коренькову В.С. оплачены суточные за 1 день пребывания в командировке (5 февраля) в сумме 50 руб. Согласно п. 15 Инструкции №62 при командировках в такую местность, откуда командированный имеет возможность ежедневно возвращаться к месту своего постоянного жительства, суточные не выплачиваются. Таким образом, необоснованно завышена себестоимость на 50 руб.

По а/о №91 от 23.03.09 (проведен в апреле) Шестерикову Б.Н. возмещены расходы по командировке в сумме 1 335 руб., в том числе суточные за 1 сутки в сумме 50 руб. В командировочном удостоверении сделана отметка о выбытии и прибытии в г. Мурманск 20 марта. Прилагаются 2 авиабилета: Мурманск-Архангельск – 20.03.01, Архангельск-Мурманск – 21.03.01. Таким образом, отметка в командировочном удостоверении противоречит дате вылета согласно авиабилету. Т.е., оплату суточных в данном случае следует производить по дате прибытия, указанной в авиабилете. Суточные следовало оплатить в сумме 100 рублей из расчета двух суток. Кроме того, следовало возместить работнику расходы по найму жилого помещения без подтверждающих документов в сумме 4,5 руб.

Согласно а/о в марте Шестерикову Б.Н. возмещены расходы по командировке в сумме 3 815 руб. В нарушение п. 2 Инструкции о служебных командировках №62 к а/о не приложено командировочное удостоверение. Согласно п. 6 вышеназванной Инструкции фактическое время пребывания в месте командировки определяется по отметкам в командировочном удостоверении.

 
 

3.3 Основные ошибки при  учете расчетов с подотчетными  лицами

 

Основные нарушения – злоупотребления, хищения, ошибки, несоответствия установленному порядку в области расчетов с подотчетными лицами – могут быть классифицированы следующим образом:

1.           Нарушения порядка выдачи подотчетных сумм.

Выдача денежных средств лицам, не указанным в списке лиц, которым в соответствии с приказом руководителя предприятия могут быть выданы деньги на хозяйственно – операционные расходы.

Выдача денежных сумм из кассы под отчет лицам, не являющимся работником предприятия.

Выдача денег под отчет лицам, не отчитавшимся по ранее полученным авансам.

Несоответствие фактического расхода подотчетных сумм целям, на которые они были выданы.

Списание подотчетных сумм за счет чистой прибыли предприятия.

2. Нарушения при оформлении командировочных  расходов.

2.1 Отсутствие приказов (распоряжений о направлении работников в командировку.

2.2 Отсутствие командировочных  удостоверений с отметками в  месте пребывания в командировке.

2.3 Несоблюдение установленных  норм командировочных расходов.

2.4 Отсутствие приказов (распоряжений) об оплате суточных сверх норм.

2.5 Отсутствие аналитического учета  командировочных расходов в пределах  норм и сверх норм.

3. Нарушение порядка налогообложения  при оформлении командировочных  расходов.

3.1 Нарушение порядка удержания  налога на доходы с сумм  превышения командировочных расходов сверх установленных норм.

3.2 Некорректное выделения НДС  в суммах командировочных расходов.

4. Нарушения при приобретении  материальных ценностей, оплате  работ, услуг подотчетными лицами

4.1 Выделение сумм НДС расчетным  путем от стоимости материальных ценностей, приобретенных за наличный расчет в розничной торговой сети.

4.2 Списание на затраты сумм  НДС от стоимости материальных  ценностей, приобретенных через  подотчетных лиц у изготовителей, в оптовой торговле.

5. Нарушение порядка учета представительских расходов

5.1 Несоответствие фактического  размера представительских расходов  утвержденной смете.

5.2 Отсутствие аналитического учета  представительских расходов в  пределах норм и сверх норм.

6. Нарушения порядка ведения  синтетического учета расчетов с подотчетными лицами

6.1 Некорректное составление бухгалтерских  проводок по операциям расчетов  с подотчетными лицами.

6.2 Неправильное выведение остатков  на конец отчетного периода.

6.3 Несоответствие записей в  авансовых отчетах и журнале-ордере «Расчеты с подотчетными лицами» или других регистрах.

 

3.4 Рекомендации по автоматизации  расчетов с подотчетными лицами  в учреждении

 

Бухгалтерский учет отличает большая трудоемкость, сложность и частота выполняемых расчетов, а также высокие требования, предъявляемые к правильности, точности и своевременности его ведения.

В ходе своей деятельности учреждение приобретает различные материальные ценности, работы или услуги. Для их оплаты могут использоваться не только банковские счета или лицевые счета, открытые в органах федерального казначейства, но также и наличные деньги.

Приобретение ценностей и услуг за наличный расчет осуществляется уполномоченными на это сотрудниками, которые получают под отчет необходимые суммы (авансы) из кассы учреждения.

Прикладные программы служат для выполнения разнообразных задач, необходимых пользователям. На рынке компьютерных программ в России представлен большой выбор бухгалтерский программ от самых простейших, способных выполнять минимальный набор операций, до очень разветвленных, осуществляющих расширенный комплекс операций с глубокой аналитикой. Самые распространенные следующие: бухгалтерские компьютерные программы семейства «1С», «БЭСТ-5. Бюджет» и др.

Учет по Инструкции изначально ориентирован на применение информационных систем. Примером системы, в которой реализованы все новые требования по учету расчетов с подотчетными лицами, является программный комплекс «БЭСТ-5. Бюджет».

Расчеты с подотчетными лицами ведутся в подсистеме «Касса. Подотчеты». Общие принципы работы с первичными документами заключаются в следующем. При регистрации очередного авансового отчета сотрудника система показывает бухгалтеру все незакрытые авансовые отчеты, которые числятся за этим подотчетным лицом. Таким образом, достаточно выбрать все нужные документы из данного списка, чтобы программа автоматически рассчитала сумму остатка или перерасхода предыдущего аванса. Аналогично система предоставляет и список расходных кассовых ордеров, по которым выдавались подотчетные суммы сотруднику. По выбранным бухгалтером кассовым документам программа определяет общую сумму аванса и автоматически переносит ее в соответствующее поле авансового отчета. Далее бухгалтеру надо отразить сведения о предъявленных сотрудником документах, которые подтверждают факты и цели произведенных расходов. Иначе говоря, надо ввести непосредственно строки авансового отчета.